BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1.5. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Tugas dan tanggung jawab dari berbagai jabatan yang terdapat dalam struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Manajer
Tugas dan tanggung jawab Manajer yaitu:
a. Mengkompilasi penyusunan rencana anggaran belanja dalam pertahun perusahaan terhadap kebun.
b. Menandatangani dan mengecek dokumen, formulir dan laporan sesuai dengan sistem prosedur yang berlaku.
c. Mengarahkan kegiatan-kegiatan kepada semua personil yang ada dibawahnya secara langsung.
d. Membuat manajemen kebun kepada direksi dan distrik.
e. Menyusun dan melaksanakan kebijakan sesuai dengan norma pedoman dan instruksi.
f. Menjalin hubungan dengan pemerintahan setempat sebagai perpanjangan tangan direksi dalam program CSR (Coorporate Social Responbility) dan KBL (Kemitraan Bina Lingkungan)
g. Menelaah dan mendisposisi surat-surat masuk untuk penyelesaiaan selanjutnya.
h. Membina dan meningkatkan kesejahteraan sosial karyawan.
i. Membina suasana kekeluargaan dan kerja sama yang baik antara asisten, karyawan, dan warga serta memelihara keamanan.
j. Membina dan mengawasi serta mempertanggungjawabkan jalannya koperasi.
k. Bertanggung jawab atas keamanan seluruh aset perusahaan yang berada dalam lingkungan kerja.
2. Asisten Kepala (Askep)
Untuk wewenang Askep A dan B berdasarkan afdeling. Afdeling I s/d Afdeling IV dan wewenang askep A dan Afdeling V dan VII wewenang askep B.
Tugas dan tanggung jawab Asisten Kepala yaitu: a. Menerima instruksi kerja dan kebijakan dari manajer.
b. Mengkoordinasi perencanaan dan pelaksanaan kegiatan asisten. c. Melaporkan data serta kegiatan produksi pada manajer.
d. Mengawasi kegiatan-kegiatan produksi pada manajer.
e. Mengajukan saran dan usulan untuk mengingkatkan efisiensi kebun. f. Mengkordinir pelaksanaan panen dan pegangkutan produski yang ada
di wilayahnya.
g. Mempertanggungjawabkan masing-masing afdeling secara kuantitas, kualitas dan administrasi.
3. Asisten Tanaman
Tugas dan tanggung jawab Asisten Tanaman adalah:
a. Menerapkan kepada personil yang ada di bawah naungan bidang tanaman, kebijakan mutu dimengerti/dipahami oleh seluruh karyawan bagian tanaman.
b. Menjamin bahwa semua aktivitas yang dilakukan dibagian tanaman sesuai dengan prosedur mutu dan catatan mutu.
c. Mempersiapkan agenda meeting untuk tinjauan manajemen yang berhubungan dengan problem-problem tanaman.
d. Mengajukan permintaan bahan-bahan atau peralatan untuk kepentingan tanaman sesuai perencanaan yang telah dibuat.
e. Memelihara semua dokumen prosedur mutu dan catatan-catatan di bagian tanaman.
f. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan terhadap semua personil yang ada pada pengawasannya di bidang tanaman.
g. Bertanggung jawab atas keberhasilan dan peningkatan hasil kebun. h. Membuat laporan hasil kebun yang dipertanggungjawabkan kepada
manajer, dikoordinasi oleh asisten kepala yang dihubungkan dengan pencapaiannya yang berpedoman pada instruksi kerja dan standar/ norma yang berlaku.
i. Membuat agenda untuk perawatan dan pemupukan pada kebun. j. Memberikan instruksi dan program kerja pada mandor kebun. k. Berkoordinasi dengan papam kebun mengenai keamanan.
l. Merencanakan pembuatan anggaran 1 tahun yang disebut RKAP dan bertanggung jawab dalam merealisasikannya.
4. Asisten Teknik
Tugas dan tanggung jawab asisten teknik adalah:
a. Menerapkan kepada personil yang ada di bawah naungan teknik, kebijakan mutu dimengerti/ dipahami oleh seluruh karyawab bagian teknik.
b. Menjamin bahwa semua aktifitas yang dilakukan di bagian teknik sesuai dengan prosedur mutu dan catatan mutu.
c. Mempersiapkan agenda meeting untuk tinjauan manajemen yang berhubungan dengan problem-problem teknik.
d. Mengajukan permintaan bahan-bahan alat/ mesin untuk kepentingan teknik sesuai perencanaan yang telah dibuat.
e. Memelihara semua dokumen prosedur mutu dan catatan-catatan mutu di bagian teknik.
f. Merencanakan semua peralatan/ mesin-mesin untuk dipelihara baik secara rutin maupun break down maintenance.
g. Bertanggung jawab terhadap pemakaian sparwe part dan mencatatnya pada kartu onderdil/
h. Menandatangani laporan pemeliharaan rutin dan break down maintenance.
i. Mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan terhadap semua personil yang ada pada pengawasannya.
j. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kalibrasi alat-alat pemeriksaan pengukuran dan alat-alat uji yang digunakan di kebun.
k. Menindaklanjuti tindakan-tindakan perbaikan yang ditemukan pada temuan internal quality audit.
l. Mengatur dan mengawasi aktifitas semua kendaraan yang ada.
5. Asisten Tata Usaha (ATU)
Tugas dan tanggung jawab Asisten Tata Usaha atau disingkat ATU adalah :
a. Mengkordinir administrasi mengenai keuangan kebun.
b. Menjamin bahwa semua personil dibagian tata usaha mengerti, menerapkan dan memelihara kebijakan mutu yang telah ditetapkan oleh Top Management.
c. Mengkordinir pekerjaan bidang administrasi dan keuangan. d. Mengkoordinir proses pembukuan untuk laporan bulanan.
e. Mengkoordinir proses pembuatan RKAP/ RKO bekerja sama dengan bagian terkait.
f. Melaksanakan dan mengawasi proses permintaan barang, penyimpanan barang dan pengeluaran barang dari gudang.
g. Pelaksanaan administrasi kas dan bank.
h. Melaksanakan dan mengawasi proses keuangan. i. Bertanggung jawab kepada manajer.
6. Asisten Personalia Kebun (APK)
Tugas dan tanggung jawab Asisten Personalia Kebun atau disingkat APK adalah:
a. Mengkordinir pekerjaan bidang personalia, umum, jamsostek/ dapenbun dan bidang Laporan Peristiwa Masalah Umum (LPMU)/kependudukan.
b. Menjamin bahwa semua personil dibagian personalia dan tata usaha mengerti, menerapkan dan memelihara kebijakan mutu yang telah ditetapkan oleh Top Management.
c. Menjamin bahwa semua aktivitas-aktivitas pelatihan dengan prosedur mutu dan catatan mutu yang telah didokumentasikan dan diterapkan sampai dengan efektif
d. Mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan untuk semua personil yang ada di bagian personalia.
e. Mempersiapkan daftar program pelatihan untuk yang membutuhkan program pelatihan.
f. Mengkoordinir pelatihan termasuk fasilitas yang dilatih, pelatih, dan mampu mempersiapkan materi pelatihan yang diterima pada bagian terkait.
g. Menyusun schedule tanggal pelatihan untuk disampaikan ke bagian terkait.
h. Menjamin bahwa daftar hadir pelatihan, identifikasi kebutuhan pelatihan, sertifikat dan catatan-catatan mutu lainnya yang berhubungan dengan aktifitas-aktifitas pelatihan dipelihara dan disimpan dengan baik di bagian personalia.
j. Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan bila ada masalah yang berhubungan dengan personalia dan umum dengan persetujuan manajer.
7. Papam (Pengawas Pengamanan)
Tugas dan tanggung jawab Papam adalah:
a. Bertanggung jawab terhadap keamanan seluruh aset perusahaan yang ada.
b. Melakukan dan membuat jadwal serta laporan mengenai pengamanan dan situasi kebun.
c. Berkoordinasi kepada bagian lain mengenai pengamanan. d. Memberikan laporan pengamanan kepada manajer.
