BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN
PEMBEKALAN STUDI KELAYAKAN DAN PENYUSUNAN RENCANA USAHA
Berikut ini 9 langkah untuk menyusun rencana bisnis. Semua informasi tidak harus ada dalam rencana bisnis anda. Anda boleh menambah atau mengurangi informasi sesuai dengan jenis bisnis yang akan dilakukan sepanjang hal tersebut dapat lebih meyakinkan calon investor atau kreditor.
Wirausahawan melihat adanya kebutuhan Mengumpulkan data dan mendefinisikan konsep-konsep Menguraikan masalah-masalah Menggunakan daya ingat untuk
mencari kesamaan
Menemukan kesamaan dan gagasan
yang berhubungan Melihat bagaimana
menggabungkan kesamaan dan gagasan
yang berhubungan Mencari pemecahan sementara Meneliti pemecahan dengan hati-hati Bergerak terus jika semuanya baik Mencapai keberhasilan
82 | P a g e 3. Analisis pasar dan strategi pemasaran 9. Pertimbangan lain 8. Outline perencanaan kedepan 7. Perencanaan finansial 6. Implementa si usaha 5. Organisasi pengelola 4. Deskripsi produk 1. Rencana Bisnis 2. Deskripsi bisnis
Informasi apakah yang ada harus disesuaikan dengan karakter spesifik bisnis dan apa yang dibutuhkan oleh investor atau kreditor. Bila diperlukan anda dapat berkonsultasi dengan calon potensial investor atau kreditor sebelum dokumen diserahkan untuk mengecek apakah prasyarat yang dibutuhkan telah cukup.
Langkah 1. Mulailah membuat rencana bisnis dengan ringkasan
Sebagian besar investor dan kreditor dibanjiri dengan proposal yang berpotensi dan berpeluang, sehingga hendaknya dibuat satu atau dua halaman ringkasan yang fokus dan jelas. Ringkasan akan memberi kesan awal apakah bisnis yang diusulkan meyakinkan untuk diteliti lebih jauh. Rencana bisnis anda harus dapat menunjukkan keunikan usaha.
____ Uraikan lima atau enam faktor utama yang akan menjamin keberhasilan usaha anda. Juga jelaskan titik kelemahan bisnis anda dan apakah upaya anda bila situasi tersebut terjadi serta bagaimana mengatasinya. Misalnya, apakah usaha anda sangat tergantung pada potensi kemampuan personel yang bekerja di R & D dan tenaga kerja terampil? Maka jalan keluarnya adalah menjalin kerjasama strategis dengan lembaga pendidikan teknologi yang terakreditasi.
____ Pelanggan: Daftar pelanggan utama saat ini berikut pelanggan potensial dimasa depan. Pada aspek ini tekankan pada hasil analisis pasar yang telah dilakukan. ____ Gambaran Finansial: Jelaskan prakiraan finansial kedepan dan bagaimana cara
menentukannya. Sertakan pula berbagai asumsi yang relevan misalnya pembagian pasar (market share), potensi pasar, penetrasi pasar dll. Tuliskan keadaan finansial yang anda inginkan dan bagaimana dana akan dialokasikan. Tunjukkan kapan dan bagaimana uang akan dibayarkan kembali.
____ Halaman Sampul: Termasuk disini nama perusahaan, nama pemilik, alamat bisnis dan nomor telepon/fax/e-mail
____ Diskripsi Usaha: Secara ringkas jelaskan apakah jenis bisnisnya. Misalnya bisnis dibidang komputer, teknologi informasi, pembibitan tanaman, perbenihan udang, jasa travel, penerbitan, dan sebagainya. Bila perusahaan telah berdiri maka jelaskan sejarah perusahaan dengan menggaris bawahi sejarah keberhasilan/pencapaiannya. Juga sertakan tujuan jangka pendek dan jangka panjang serta tujuan akhirnya. Diantara tujuan tunjukkan mana yang telah mampu dicapai.
____ Jelaskan Maksud dibuatnya Rencana Usaha. Apakah rencana usaha dibuat untuk mencari bantuan finansial dari kreditor dan investor atau untuk menarik minat manajer potensial guna mengelola usaha?
_ ___ Jelaskan tentang produk/jasa usaha seseorang yang telah familiar dengan teknologi atau industri akan dengan mudah memahami dalam fase atau status perkembangan produk apakah masih konsep, prototipe, atau sudah siap dipasarkan. Jelaskan perkembangan selanjutnya yang masih dibutuhkan untuk keberhasilan komersialisasi produk/jasa. Garisbawahi faktor kunci keberhasilan dalam pengembangan bisnis yang sama. Jelaskan mengapa produk/jasa anda lebih baik daripada produk/jasa sejenis yang telah ada. Jangan lupa menjelaskan adanya keunggulan kompetitif yang berlanjut (sustainable). Misalnya apakah anda memiliki paten? Apakah lokasi bisnis anda membatasi masuknya pesaing usaha?
84 | P a g e
Pada bagian ini gambarkan kondisi bisnis anda saat ini terutama tentang tujuan utama dan sasarannya.
Langkah 3. Analisis pasar dan tentukan strategi pemasaran
Memahami kondisi pasar adalah kunci penting bagi keberhasilan bisnis anda. Produk yang baik belum cukup untuk menjamin keberhasilan pemasaran. Misalnya, anda menghasilkan suatu produk yang bagus sekali tetapi tidak ada orang yang membelinya. Bila ini terjadi maka disinilah perlunya analisis pasar yang khusus ditujukan pada peningkatan kepercayaan pelanggan. Mungkin dalam hal ini diperlukan satu halaman ringkasan tentang rencana pemasaran yang berbasis pada analisis pasar dan bila dibutuhkan beberapa dokumen pendukung dapat dilampirkan.
Berikut petunjuk praktis untuk memahami analisis pasar:
____ Deskripsi bisnis. Jelaskan bergerak dibidang apa perusahaan yang anda akan atau sedang jalankan. Misalnya apakah dibidang produksi barang atau jasa sebab semua itu memberikan konsekuwensi terhadap layanan yang diberikan, target pasar, juga kompetitor yang akan anda hadapi.
Uraikan pula sejarah perusahaan, kondisi bisnis saat ini, tren bisnis, dan apa yang unik dari usaha tersebut. Untuk membantu penulisan pada bab ini cobalah menjawab pertanyaan berikut:
Kapan dan mengapa usaha dibentuk?
Apakah basis usaha yang dihasilkan, produksi barang/jasa?
Adakah keberhasilan yang pernah dicapai selama ini?
Apakah keunggulan kompetitif bisnis yang anda?
Deskripsikan tujuan (objectives) dan tujuan akhir (goals) dalam jangka pendek dan jangka panjang?.
Dimanakah posisi usaha pada akhir tahun ini, tiga tahun mendatang, dan lima tahun mendatang?
Apakah visi anda terhadap masa depan usaha ini?
Tunjukkan kapan dan bagaimana dana akan dialokasikan serta uang akan dibayarkan kembali?
____ Potensi Pasar: Pada bagian ini anda menggambarkan keadaan pelanggan. Sampaikan pemahaman anda yang komprehensif dan luas serta dipisahkan berdasar tentang demografi pelanggan, perilaku pembeli, minatnya, kebutuhan khusus, dan sebaran geografisnya. Jelaskan bagaimana anda melakukan penelitian pasar, sumberdaya yang digunakan, metode studi yang digunakan, kelompok kunci yang menjadi indikator. Informasi ini dapat pula saudara peroleh dari berbagai dokumen yang dikeluarkan oleh departemen terkait atau biro pusat statistik. Sebagai petunjuk praktis untuk mengetahui potensi pasar beberapa pertanyaan dibawah ini dapat dijadikan pedoman:
Identifikasilah: apa keluhan, problem, dan komplen-komplen pelanggan dari produk/jasa anda maupun pesaing!
Apakah yang dibutuhkan oleh pelanggan?
Bagaimana cara memenuhi kebutuhan tersebut?
Temukan ide kreatif tentang barang/jasa apa yang dapat mengatasi keluhan, problem, dan komplen-komplen tersebut!
Tentukan segmen pasar, lalu target pasar dari produk/jasa usaha anda!
Siapakah calon pelanggan anda? Berapa banyak dan dimana calon pelanggan anda!
Apakah karakter yang membuat mereka mirip? Apakah yang membedakannya?
Bagaimana perilaku mereka dalam membeli?
Berapakah prakiraan volume pasar produk barang atau jasa anda?
Dimanakah produk akan dijual? Dimanakan pelanggan berada?
86 | P a g e
____ Penjualan: Sertakan prakiraan volume penjualan, berapakah yang akan dapat dicapai dalam waktu tiga tahun kedepan? Pastikan dalam bentuk nilai uang (rupiah) walaupun telah disertakan dalam bentuk unit barang/jasa. Bila terdapat pengaruh musiman dalam penjualan atau faktor unik lain yang mempengaruhi penjualan maka harus dapat anda jelaskan.
Karena biaya penjualan biasanya merupakan pengeluaran yang terbesar dalam perusahaan maka prakiraannya harus disusun sesesuai mungkin dengan kenyataan. Pisahkan pengeluaran untuk tenaga kerja dengan biaya tambahan (overhead cost) yang nyata-nyata akan mempengaruhi komponen pembiayaan. Misalnya, pada perusahaan HiTek maka komponen peralatan dan tenaga kerja biasanya memerlukan biaya tinggi.
____ Analisis daya saing/kompetitif: Sekarang anda harus mempertimbangkan dan mempelajari kompetitor produk barang/jasa yang akan/sudah dihasilkan. Bagaimana mereka memasarkan produknya dan mengapa masyarakat membeli produknya. Tentukan kekuatan dan kelemahannya, posisi dan status tawarnya di pasar (artinya apakah berkembang, stabil atau melemah). Investor akan merasakan adanya suatu yang tidak benar bila wirausahawan menyatakan bahwa tidak ada pesaing pada produk barang atau jasa yang dihasilkan. Sebab pada kenyataannya terdapat dua pesaing yang harus diwaspadai yaitu yang secara langsung dan tidak langsung. Pesaing langsung menghasilkan barang atau jasa yang sama dan memiliki pasar yang sama. Pesaing tidak langsung memiliki hasil barang atau jasa yang sama namun pasarnya berbeda. Didalam bab ini anda harus membahas keduanya. Dalam analisis pesaing informasi berikut ini hendaknya dapat disertakan. Informasi tersebut adalah:
Nama pesaing usaha
Lokasi pesaing
Produk barang atau jasa yang diberikan
Bagian pasarnya dan nilai nominal penjualannya
Performen perusahaan saat ini
Kekuatan dan Kelemahannya
Sembutkan kompetitor lain yang saat ini sudah tidak menjadi pesaing lagi dan apakah alasan penyebabnya?
Tabel 1. Form Beberapa Pertanyaan untuk Menganilis Daya Saing Usaha Pelanggan mencari: Kompetitor Menawarkan: Anda Menawarkan:
Kualitas Ekslusivitas Harga rendah Lini produk Pelayanan produk Keandalan Delivery Lokasi Informasi Kesediaan Jaminan
Saran terhadap pelanggan
Assesoris
Pengetahuan
88 | P a g e
____ Kelayakan Pasar: Jelaskan mengapa pasar akan mendukung bisnis anda. Berikut tren bisnis anda, analisis ekonomi apakah berbasis pada skenario optimistik atau pesimistik. Sekalilagi referensi berbagai pustaka yang melakukan bisnis sejenis adalah sangat diperlukan, terutama yang membahas berbagai sejarah keberhasilannya. Dalam analisis ini juga diantisipasi dampaknya terhadap hukum dan peraturan yang ada dan terkait dengan pemasaran barang atau jasa yang anda hasilkan.
____ Strategi Pemasaran: Jelaskan bagaimana anda akan menjual produk yang anda hasilkan dan bagaimana anda akan memasuki pasar yang baru. Tentukan cara teknik memasarkan yang rencananya akan digunakan. Misalnya sebagaimana dapat dilihat pada serangkaian pertanyaan dibawah ini yaitu:
Bagaimana rencana untuk mengidentifikasi, menghubungi dan menjual kepada pelanggan potensial?
Bagaimana cara anda mendistribusikan produk barang/jasa? Apakah akan menjualnya secara langsung, melalui agen, perantara atau yang lain?
Bagaimana anda memberikan harga pada produk barang/jasa yang dihasilkan? Punyakah struktur pemberian harga yang berbeda pada pemasaran yang berbeda misalnya pada pengecer, kulakan (grocer) dan katalog? Bila akan menentukan harga hendaknya mempertimbangkan tentang material bahan baku dan penyediannya, tenaga kerja dan proses operasional produksi, Kompetisi dan keuntungan yang direncanakan. Sertakan daftar harga yang direncanakan dalam dokumen.
Bilakah rencana pengenalan (launching) produk barang/jasa akan dilakukan? Sertakan kalender sementara pengenalan produk barang/jasa serta target pasarnya.
Sertakan rencana promosi termasuk anggaran yang dibutuhkan. Pastikan apakah akan menggunakan media elektronik, cetak, atau secara langsung dan menggunakan public relation. Lampirkan laporan atau brosur pemasaran dalam dokumen ini.
Jelaskan produk barang/jasa dengan terminologi yang mudah difahami. Uraikan lingkungan yang anda miliki dan keunggulan kompetitif mengapa orang lebih memilih produk yang anda hasilkan dari pada pesaing anda, keuntungan memilih barang/jasa, dan bagaimana cara untuk melanggengkan penjualannya.
____ Keunggulan Produk: Uraikan secara rinci manfaat produk barang dan jasa yang anda hasilkan. Harus diingat pula bahwa gambaran dan karakteristik produk barang/jasa akan secara otomatis mengikutinya. Manfaat yang paling medekati kebenaran adalah pelanggan anda merasa puas dengan produk barang/jasa yang anda hasilkan. Sebagai contoh sebuah perusahan telepon menghasilkan telepon otomatis yang dapat memindahkan saluran kelokasi saluran lain bila ada panggilan masuk atau bila ada kegagalan saluran. Manfaat semacam ini akan memuaskan pelanggan potensial dan berdampak tidak akan menurunkan pada volume penjualan.
Oleh karena itu agar dokumen meyakinkan, jelaskan bagaimana anda menemukan produk, menghasilkan dan mengembangkannya. Apakah merakit sendiri keseluruhannya atau membeli sebagian pada penjual lain (vendors)? Apakah anda menggunakan kontrak perakitan? Apakah produk barang/jasa dihasilkan oleh tenaga kerja sendiri atau sebagian oleh tenaga kerja kontrak? Bila usaha anda manufaktur/retail maka sebutkan rata-rata biaya pemasok dan waktu pemasokan. ____ Keunikan barang/jasa: Jelaskan keuntungan kompetitif produk yang dihasilkan.
Apakah yang membuat produk barang/jasa yang anda hasilkan lebih baik, lebih tahan lama dsb. Sertakan setiap gambaran keunggulan yang ada pada produk. Apakah memiliki hak paten, copyrights, merek dagang, juga bagaimana akan tahan dalam kompetisi persaingan.
90 | P a g e
Dibagian ini harus anda jelaskan bagaimana struktur organisasi berikut sistem pengelolaannya. Sebutkan nama-nama staf, manajer, pemilik dan tim manajemen yang bertanggung jawab serta kualifikasinya. Untuk menulis bagian ini mungkin modul-modul yang lain dapat membantu anda, misalnya bagaimana menentukan struktur yang tepat dalam bisnis anda. Pastikan pula bahwa anda telah menyertakan bahasan:
____ Struktur Organisasi: Jika bisnis anda sudah eksis maka jelaskan struktur organisasinya. Jika baru mulai jelaskan apakah pilihan organisasi anda, apakah bentuk korporate, perusahaan terbatas, joint venture atau yang lainnya maka ada baiknya berkonsultasi dengan Inkubator Bisnis apakah bentuk secara hukum yang paling sesuai.
____ Tim Manajemen: Dalam aspek ini tunjukkan bahwa anda memiliki tim yang cocok dan sesuai tempatnya untuk mendukung produksi barang/jasa, memasarkan dan menjual, dan mengelola finansialnya. Jelaskan pula bagaimana cara merekrut termasuk kriteria penjaringannya, pelatihan dan rencana penggajian dan manfaat didalam struktur serta sistem evaluasi dan penjaminan mutu. Investor dan kreditor akan melihat dengan teliti siapakah orang-orang yang duduk mengelola usaha tersebut. Oleh karena itu, tim bisnis terutama dibidang yang berfungsi penting haruslah memiliki cukup pengalaman dan ahli dibidangnya. Misalnya bagian-bagian R & D, pemasaran dan penjualan, produksi atau keuangan (finance). Gambar struktur organisasi dapat pula disertakan untuk memperjelas fungsi dan interaksi antar bagian.
____ Ringkasan/CV: Lampirkan ringkasan lengkap biografi/CV (Curricullum Vitae) semua personal inti di dalam bagian lampiran.
____ Pimpinan/Anggota): Jika memiliki maka sertakan nama dan CV nya dan kedudukannya. Bila memiliki konsultan maka sertakan pula mereka kedalam lampiran.
Dibagian ini harus dijelaskan secara ringkas bagaimana perusahaan dijalankan atau operasional usaha. Jelaskan secara lebih rinci tentang lokasi usaha, fasilitas, peralatan, bahan baku dan ketersediaannya, serikat pekerja, jam kerja dan metode pencatatannya. Oleh karena itu pastikan untuk memuat hal-hal berikut:
____ Manufaktur atau proses produksi: Sebutkan secara berurutan proses dasar untuk menghasilkan barang/jasa. Bilamana dianggap perlu dapat disajikan dalam bentuk diagram alur proses produksi dan penjelasannya.
____ Lokasi dan Fasilitas: Jelaskan keuntungan dan kekurangannya. Lokasi dan fasilitas dalam mambangun kesan bisnis dimasa depan. Terutama dalam rangka meningkatkan keunggulan kompetitif. Bila perlu dipersiapkan rancang bangun eksterior dan interior untuk mengantisipasi jika pelanggan ingin mengunjungi lokasi dan fasilitas perusahaan.
____ Peralatan: Sebutkan dalam daftar peralatan penting untuk memproduksi produk barang atau jasa. Dalam hal ini juga sertakan sistem sewa peralatan, layanan dan garansinya.
____ Bahan baku dan pemasok: Daftar bahan/materials yang termasuk dalam proses produksi hasil barang/jasa dan siapa yang akan memasoknya. Kredibilitas pemasok dan sistem pergudangan (Storages) bila dibutuhkan adalah hal penting yang menjadi perhatian investor atau kreditor.
____ Analisa Staf: Serikat pekerja dan proyeksi masa depan harus tercermin dalam fungsi atau departemen atau bagian di kurun waktu tertentu. Dalam analisa ini tidak hanya menunjukkan rencana yang baik dalam pengangkatan tenaga kerja tetapi juga membuktikan kepada investor ataqu kreditor akan sensitifitas analisis anda. Terutama terhadap peronal kunci dan job diskripsinya akan menjadi lebih jela bila dapat terlampirkan kedalam lampiran dokumen ini.
92 | P a g e
Semua bentuk bisnis membutuhkan prakiraan pembiayaan. Prakiraan ini akan menunjukkan tidak hanya berapa dana yang dibutuhkan namun juga potensi nilai investasi atau kemampuan pembayaran kredit dimasa depan. Penyusunan prakiraan finansial yang baik adalah modal pertama yang penting dalam bisnis anda. Hal ini bagi investor atau kreditor juga akan merupakan tingkat kelayakan bisnis anda. Oleh karena itu, rencana kerja membutuhkan:
Tentukan kebutuhan dana dalam jumlah yang diminta
Tunjukkan kemampuan anda untuk mewujutkan investasi atau pembayaran pinjaman
Tunjukkan pemahaman anda terhadap aspek finansial dan pengaruhnya terhadap rencana pertumbuhan bisnis anda
Prakiraan dibuat paling tidak untuk tiga tahun kedepan, karena merupakan periode realistis untuk asumsi dan menghindari spekulasi. Prakiraan tersebut harus dapat di pecah dalam siklus bulanan paling tidak sampai dengan menunjukkan neraca positif. Hal ini penting karena siklus tahunan dapat menyembunyikan beberapa permasalahan yang seharusnya dapat diperlihatkan dalam rencana bisnis.
Langkah 8. Outline perencanaan untuk masa depan
Hal penting yang senantiasa harus diingat, apakah rencana bisnis untuk usaha yang baru atau memperluas usaha yang telah ada, yaitu anda dapatkah menunjukkan laba yang terus berlanjut. Oleh karena itu pastikan untuk menyertakan dalam penulisan dokumen:
____ Rencana awal usaha: Apakah pekerjaan-pekerjaan yang terkait, prioritas pekerjaan, berapa lama waktu dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan, dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap pekerjaan. Uraikan hal ini paling tidak untuk periode setahun pertama.
____ Rencana bisnis untuk tiga tahun: Begitu pula dijelaskan bagaimana proyeksi bisnis anda akan bersaing selama tiga sampai lima tahun mendatang. Hampir semua rencana biasanya menyangkut soal finansial namun semua itu harus didukung oleh penjelasan yang mudah difahami.