BAB 4. PEMBAHASAN
4.3 Pembelian dan Pengadaan Barang
Pengadaan merupakan hal sangat penting dan perlu diperhatikan dalam suatu apotek karena berkaitan dengan ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya di apotek. Pembelian dan pengadaan obat bertujuan agar ketersediaan obat di apotek dapat terpenuhi sehingga pasien akan selalu mendapatkan barang yang dicari di apotek sehingga apotek tidak mengalami loss of sale (kehilangan penjualan). Pengadaan barang ini harus dapat dikelola dengan baik. Pengelolaan pengadaan yang baik dan efektif akan menguntungkan apotek, sementara pengelolaan pengadaan yang buruk akan merugikan apotek. Perencanaan pembelian barang harus disesuaikan catatan di buku defecta. Selain itu dalam pembelian dan pengadaan barangharus diperhatikan stok level agar tidak terjadi penumpukan maupun kekurangan stok. Agar tidak terjadi kekosongan barang atau stok mati, maka sebelum dilakukan pembelian harus diperhatikan stok minimum dan waktu tunggu. Apotek jangan sampai mengalami kekosongan dalam waktu yang lama karena akan
menurunkan citra apotek di mata konsumen. Apotek dengan ketersediaan obat yang lengkap akan memiliki citra yang baik di mata konsumen. Pengadaan obat dan perbekalan farmasi lainnya pada apotek Erra Medika ini dilakukan bedasarkan anggaran yang tersedia, harga, pola konsumsi masyarakat, pola penyakit, pola variasi obat dalam penulisan resep dokter dan stok persediaan barang.
Pemesanan dan pembelian obat di apotek dilakukan dengan menggunakan SP (Surat Pemesanan) yang ditandatangani oleh APA (Apoteker Pengelola Apotek) atau AA (Asisten Apoteker) yang ditujukan kepada PBF (Pedagang Besar Farmasi). Pihak PBF umumnya datang ke apotek dua kali seminggu yaitu hari Senin dan hari Kamis. Pemesanan dapat dilakukan secara langsung ketika pihak PBF datang ke apotek dengan menyerahkan SP yang sudah ditandatangani oleh APA atau AA yang berisi jenis obat yang dipesan dan jumlahnya. Pada keadaan mendesak, dapat dilakukan pemesanan cito. Pemesanan cito dilakukan melalui telepon dari pihak apotek kepada pihak PBF dengan menyebutkan jenis obat, kekuatan dan jumlah yang akan dipesan. SP diserahkan kepada pihak PBF pada saat pesanan obat diantar. Surat Pemesanan terbagi menjadi 3 jenis, yaitu surat pemesanan obat biasa, surat pemesanan untuk obat psikotropika, dan surat pemesanan untuk obat narkotika. Surat pemesanan obat biasa merupakan surat pemesanan yang digunakan untuk pemesanan obat selain obat psikotropika maupun obat narkotika. Surat pemesanan obat bebas tersebut dibuat 2 rangkap, satu untuk PBF dan satu untuk arsip pembelian apotek. Surat pemesanan psikotropika terdiri dari dua rangkap dan ditujukan kepada distributor resmi. Lembar yang asli diberkan kepada distributor dan salinannya disimpan apotek sebagai arsip. Khusus untuk surat pemesanan narkotika, dalam satu SP hanya boleh memesan 1 jenis obat saja, dimana pemesanan obat narkotika tersebut diakukan kepada PT. Kimia Farma sebagai distributor tunggal obat golongan narkotik. Surat pemesanan narkotika terdiri atas 4 rangkap. Tiga rangkap termasuk aslinya diserahkan kembali kepada P T. Kimia Farma sedangkan 1 rangkap selanjutnya merupakan arsip apotek.
Kegiatan pembelian dan pengadaan barang di apotek Erra Medika ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan apotek dalam jangka waktu yang tidak lama karena apotek tidak memiliki gudang untuk menyimpan barang serta untuk mencegah obat kadaluarsa jika disimpan terlalu lama. Pemenuhan kebutuhan dalam jangka waktu pendek ini kurang efektif karena dapat menyebabkan risiko terjadinya
kekosongan barang. Namun, hal ini tetap dilakukan karena ketidaktersediaan gudang di apotek. Barang yang sudah dipesan biasanya akan dikirim oleh PBF pada hari yang sama ketika obat tersebut dipesan atau akan dikirim beberapa hari kemudian tergantung kebijakan masing-masing PBF. Namun, ada beberapa barang yang dipesan memerlukan waktu lebih dari 24 jam. Hal ini menjadi perhatian khusus oleh pegawai apotek yang ditugaskan dalam hal pembelian untuk selalu memantau stok minimum obat dan menuliskan di buku defecta. Pada apotek Erra Medika, salah satu AA akan ditugaskan mengenai pengadaan barang ini dan disebut sebagai koordinator apotek. Saat barang yang dipesan datang, petugas apotek akan melakukan pemeriksaan dan mencocokkan apakah barang yang datang sesuai dengan yang tertera pada SP atau tidak meliputi jenis barang, merk, jumlah, harga satuan, jumlah harga per jenis barang, dan jumlah harga keseluruhan obat yang tetera di dalam faktur. Obat yang sudah diterima diperiksa nomor batch dan tanggal kadaluarsanya untuk mencegah kemungkinan diterimanya obat yang sudah kadaluarsa atau mendekati kadaluarsa. Jika obat sudah sesuai, maka petugas apotek yang menerima barang akan menandatangani faktur dan memberikan cap stempel apotek di lembar faktur tersebut.
Tahap selanjutnya adalah memindahkan data-data faktur ke dalam buku penerimaan barang dan sistem komputer yang berisi nama obat dan jumlah barang yang masuk, beserta tanggal kadaluarsanya. Data pada sistem komputer dipakai sebagai data kartu stok dan obat akan diberi harga, serta dilakukan pencatatan di buku rincian faktur pembelian dan kartu stok. Selain itu, dibuat pula arsip faktur barang berdasarkan nama PBF. Seminggu setelah penyerahan barang, PBF melakukan tukar faktur dimana faktur asli diberikan kepada apotek serta menentukan tanggal pembayaran. Selain melakukan pengadaan obat melalui pembelian secara kredit, apotek juga menerima titipan (konsinyasi) perbekalan farmasi, di mana apotek menerima komisi bila barang tersebut terjual. Komisi disini adalah pihak apotek langsung menjual barang titipan tersebut dengan harga jual diatas harga jual pihak yang menitipkan produk konsinyasi tersebut. Bila barang tersebut tidak terjual sampai batas waktu yang telah disepakati ataupun sampai batas kadaluarsa, barang tersebut dapat dikembalikan kepada pemiliknya. Seringkali, pihak yang menitipkan produknya mengontrol dan mengecek jumlah persediaan pada apotek atau
melakukan pergantian produk secara berkala sebelum masuk waktu kadaluarsanya. Contoh produk konsinyasi adalah madu, jamu herbal, teh celup herbal, susu formula dan lain-lainnya.
Selain perencanaan dan pengadaan barang, penjualan yang terjadi setiap harinya juga dicatat di buku penjualan, baik jenis, jumlah, maupun harganya. Pencatatan penjualan tersebut dibedakan antara obat OTC dan obat ethical atau resep. Hal tersebut dimaksudkan untuk mempermudah pemeriksaan terhadap hasil penjualan apotek dan harga barang sebelumnya. Kegiatan administrasi seperti ini di apotek sudah berjalan dengan baik dan teratur.
4.4 Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika
Pengelolaan obat golongan narkotika dan psikotropika di apotek Erra Medika dilakukan secara khusus mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pemesanan obat-obat golongan narkotika dan psikotropika dilakukan dengan Surat Pemesanan khusus yang telah dibuat dan ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). Pesanan obat-obat narkotik dan psikotropik yang datang diterima dan diperiksa oleh APA atau Asisten Apoteker untuk menghindari penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Untuk obat narkotik dan psikotropika, pembayaran dilakukan secara tunai pada saat obat datang.
Sediaan narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus dan terpisah dengan obat lain. Lemari penyimpanan obat narkotik dan psikotropik di apotek Erra Medika berukuran cukup besar dan memiliki dua pintu terpisah yang masing-masing memiliki kunci tersendiri. Lemari tersebut terletak di ruang racik dan bersebelahan dengan lemari pendingin. Obat golongan narkotika dan psikotropika tidak bisa diberikan dan diperjualbelikan secara bebas. Obat-obat yang termasuk kedua golongan ini hanya dapat diberikan kepada pasien yang membawa resep asli dari dokter. Resep yang mengandung narkotika dan psikotropika tidak boleh diulang dan jika tidak ditebus semua, sisa obat lain yang belum ditebus hanya bisa dibeli di apotek yang sama (apotek asal tempat menebus pertama kali). Resep yang mengandung narkotika diberi garis merah sementara resep yang mengandung psikotropika diberi garis biru dan resep yang mengandung kedua golongan obat ini dipisahkan dengan resep lainnya. Setiap pengeluaran obat-obat golongan narkotika
dan psikotropika dicatat pada buku pengeluaran khusus narkotika dan psikotropika serta pada kartu stok masing-masing. Kartu stok narkotika dan psiktropika disimpan terpisah di dalam lemari penyimpanan narkotika dan psikotropika.
Penggunaan narkotika dan psikotropika harus dibuat oleh apotek dan dilaporkan setiap bulannya. Pelaporan penggunaan narkotika dan psikitropika ini dibuat tiga rangkap yang ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kota Depok, Balai POM Jawa Barat, dan satu rangkap disimpan sebagai arsip apotek. Pelaporan dilakukan paling lambat tanggal 10 setiap bulannya.