BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.4 Pengelolaan Arsip Dinamis
2.4.7 Pemeliharaan Arsip Dinamis
Pemeliharaan arsip dinamis sangat penting dilakukan oleh setiap instansi.
Karena pemeliharaan merupakan suatu kegiatan yang dapat melindungi arsip dari segala kerusakan. Menurut Martono (1994, 81) “pemeliharaan merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, merawat, melestarikan, mengawasi dan mengambil langkah-langkah agar terjamin keselamatannya baik fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya”.
Kegiatan pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek, yaitu:
pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai musuh arsip.“Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan” (Ig Wursanto, 1991, 220).
Sehubungan dengan pemeliharaan Arsip, Barthos (2007, 50) menyatakan bahwa dalam pemeliharaan arsip mencangkup hal yang harus diketahui, yaitu sebagai berikut: Beberapa Jenis Musuh Kertas:
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam:
1) Kertas, arsip-arsip yang sebagian besar terdiri dari kertas mempunyai sifat yang unik. Seperti apa yang kita ketahui bahwa kertas terjadi dari suatu proses yang dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, flas, merang, kayu dan lain-lain. Untuk itu penggunaan kertas arsip hendaknya dipilih kertas yang baik lagi kuat dan yang tidak mengandung kayu atau serabut, agar kertas arsip dapat tahan lama.
2) Tinta, dalam penulisan arsip tentulah memerlukan tinta. Oleh karena itu gunakanlah tinta yang baik yang terbuat dari arang hitam supaya tidak menimbulkan reaksi kimia, yang tidak akan merusak kertas.
3) Pasta/lem, pasta/lem yang dipergunakan sebagai perekat juga mempunyai peranan yang meragukan dalam daya tahan kertas dan kulit. Lem dapat menyebabkan kerusakan terhadap kertas. Untuk itu lem dapat diganti dengan perekat sentetis agar kertas arsip dapat lebih tahan lama.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar:
1) Kelembaban, akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur, pasta/lem hilang. Untuk itu perlu diaturnya kelembapan tempat ruangan penyimpanan arsip, agar kertas arsip tidak rusak akibat timbulnya jamur di ruang penyimpanan arsip.
2) Udara yang terlampau kering, udara yang terlampau kering akan merusak kertas, untuk itu perlu diatur temperatur udara di antara 65°F dan 85°F, sinar Matahari, sinar matahari memang penting untuk membasmi musuh-musuh kertas. Akan tetapi panasnya sinar ultraviolet sangat membahayakan bagi kertas-kertas arsip. Oleh karena itu tidak boleh ada sinar yang jatuh secara langsung atas bundel-bundel kertas ataupun pada kertas sendiri.
3) Debu, debu bermacam-macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu-debu yang dibawa oleh angin. Bagaimanapun kecil debu-debu ini, tetap merupakan musuh kertas yang ganas, bahkan kulitpun dapat rusak karena debu. Untuk menghadapi debu-debu ini dapat dipergunakan filter electrostatic. Atau pasanglah jaring kawat yang halus (wire mesh) pada pintu-pintu jendela.
4) Kekotoran Udara, kekotoran udara yang disebabkan oleh suphler dioxide sangat membahayakan kertas karena gas-gas baik yang berdiri sendiri maupun yang ada hubungannya dengan materi kertas dapat menimbulkan reaksi kimia yang akan merusak kertas atau bundelnya.
5) Jamur dan sejenisnya, jamur adalah akibat langsung dari kelembapan dan karena temperatur udara yang tidak terkontrol. Jamur ini nampak sebagai lapisan tipis yang keputih-putihan. Usaha yang bisa dilakukan, yaitu menempatkan arsip pada ruang yang kering dan berfentilasi sempurna.
6) Rayap, usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat ialah mengadakan pencegahan dengan meniadakan penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah.
7) Ngengat, ngengat (silverfish) yang sering merusakan kertas, biasanya terdapat pada dinding-dinding yang basah. Jika kertas-kertas arsip selalu menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat ataupun jenis- jenis serangga lainnya. Oleh karena itu jagalah arsip-arsip tidak bersentuhan dengan dinding. Untuk menghindarinya pergunakanlah rak-rak yang dipasang antara jarak dinding/lantai dengan raknya paling sedikit 6 inchi.
Pemeliharaan arsip secara fisik menurut Sedarmayanti (2003, 110-113) dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut
1. Pengaturan Ruangan
Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara 60-75 Derajat), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.
3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip
Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut.
4. Kebersihan
Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan serangga.
Pemeliharaan Arsip Menurut Peraturan Pemerintah RI nomor 28 tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan yaitu “Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip. Pemerliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah”.
Pemeliharaan arsip harus dijauhkan dari faktor penyebab kerusakan arsip, faktor penyebab kerusakan arsip yaitu:
1. Faktor Fisika, seperti cahaya. Sinar matahari akan membuat cahaya arsip kertas menjadi kuning, kecoklatan, rapah dan rusak. Sinar ultra violet dan sinar listrik/lampu dapat merusak fisik dan tulisan bahan cetak. Arsip diusahakan terhindar dari sinar langsung.
2. Faktor Kimia
Dalam kertas kandungan asam yang terdapat dalam kertas karena penggunaan bahan-bahan kimia ketika proses pembuatan kertas seperti lingnin, zak pemutih, alum-rosin sizing dan lain-lain, menyebabkan kertas menjadi coklat.
3. Faktor Biota
Fungsi/Jamur : kerta yang terdiri dari selulosa merupakan tempat ideal untuk dihinggapi spora. Kelembaban yang melebihi 70 persen dan suhu memadai akan mebuat spora berkembang dan menyebar diatas permukaan kertas. Jamur mengeluarkan ensim yang menghidrolisa rantai polimer selulosa menjadi fraksi-fraksi kecil. Jamur juga memproduksi asam oksalat, asam sitrat, asam formiat yang menyebabkan kertas menjadi asam dan rapuh. Selain itu juga membentuk noda merah kecoklatan (foxing) yang sulit dihilangkan.
4. Faktor penggunaan dan penanganan yang salah.
Manusia sebagai pengelola informasi seringkali keliru dalam penggunaan dan pemakaian arsip, seperti penyimpanan, reproduksi arsip (foto kopi), transit, penggunaan dan pameran.
5. Faktor bencana alam dan musibah.
Perlu memperhatikan faktor-faktor keamanan termasuk langkah-langkah antisipasi dan reaksi menghadapi kerusakan yang disebabkan bencana dan musibah untuk meminimalkan kerusakan dan kerugian.
Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk menyelamatkan fisik arsip. Dan arsiparis harus diberi ilmu serta pelatihan yang cukup dalam memelihara arsip, supaya arsip bisa dikelola dengan optimal dan efisien.