BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.4 Rangkuman Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan, melalui proses analisis data yang menjaga keabsahan data serta melakukan triangulasi, maka diperoleh kategori pengelolaan arsip nasabah dinamis aktif adalah sebagai berikut.
Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian
Kategori Indikator
4.2.1.1 Sumber Arsip 1. Surat Masuk dari Rumah Sakit atau Instansi Lain
2. Surat ijin penelitian
3. MoU atau perjanjian antar instansi
4. Surat ijin tidak bekerja 5. Surat perintah tugas
2. Kode penyimpanan berdasarkan ketetapan dari pihak RSU Sari Mutiara dan disesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun
1. Berdasarkan sistem kronologis 2. Dimasukan kedalam Map File 3. Disimpan dilemari arsip 4.2.1.4 Sistem Temu Balik
Arsip Dinamis
1. Sistem manual
2. Pencarian berdasarkan kode yang ditetapkan pihak RSU Sari
1. Sumber arsip dinamis Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara adalah surat Surat Masuk dari Rumah Sakit atau Instansi Lain, Surat ijin penelitian, MoU atau perjanjian antar instansi, Surat ijin tidak bekerja, Surat perintah tugas, Surat Dinas Kesehatan, Jamsostek, Surat Peringatan, Daftar Hadir Pegawai, Pengalaman Kerja, Surat Administrasi Umum, Nota Tugas, Surat Penawaran.
2. Proses pengelolaan arsip dinamis dilakukan masih secara manual, kode surat berdasarkan ketetapan Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara, nomor dan kode surat dicatat kedalam buku besar, dan sumber arsip berupa tercetak dan tulis tangan.
3. Penyimpanan arsip dinamis berdasarkan sistem kronologis seperti kode surat yang ditetapkan oleh Bagian Tata Usaha dan berdasarkan tanggal, bulan tahun.
Penuimpanan dimasukkan kedalam Map File dan disimpan kedalam lemari arsip.
4. Sistem temu balik arsip dilakukan secara manual, pencarian berdasarkan kode dan kronologis dan sesuai dengan jenis arsipnya.
5. Kendala dalam pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara yaitu terletak pada Penyimpanan arsip, peralatan penyimpanan arsip, Sumber daya manusia.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh dari wawancara secara langsung, dapat disimpulkan pengelolaan arsip dinamis dalam memudahkan temu kembali arsip khususnya di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan (RSU Sari Mutiara) yaitu pengelolaan arsipnya masih dilakukan secara manual untuk temu kembali arsipnya. Arsip yang tercipta dalam bentuk tercetak dan tulis tangan. Pengelolaan dilakukan belum tersistem kedalam komputer, seperti arsip yang diciptakan harus mendapat persetujuan dari Direktur RSU Sari Mutiara baru bisa diproses lebih lanjut.
Kendala dalam pengelolaan arsip dinamis terdapat pada penyimpanan arsip seperti peralatan arsip tidak mencukupi, petugas arsip yang tidak berlatar belakang kearsipan, temu balik arsip terkadang lama karna orang yang membutuhkan tidak mengetahui jenis dan tanggal arsip, serta gudang arsip Bagian Tata Usaha yang bercampur dengan gudang arsip lain RSU Sari Mutiara lainnya.
Berdasarkan hasil penelitian dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan arsip dinamis dalam memudahkan temu balik arsip di RSU Sari Mutiara adalah:
1. Temu kembali arsipnya masih dilakukan secara manual, maksudnya arsip yang dibutuhkan di periksa di buku besar lalu dicarikan di lemari arsip. Temu kembali arsip belum memiliki aplikasi untuk mempermudah proses temu balik.
2. Pengelolaan arsip masih dilakukan secara manual yaitu dengan cara arsip yang tercipta dan arsip yang diterima diberikan kode sesuai yang ditetapkan lalu dicatat ke buku besar dan disimpan ke dalam map file.
3. Penyimpanan arsip dinamis dan temu balik arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan menggunakan sistem kronologis dan pemberian kode sesuai ketetapan yang ditentukan oleh pihak RSU Sari Mutiara tersebut.
4. Petugas kearsipan sudah memadai dalam pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha walaupun tidak berlatar belakang pendidikan arsiparis.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan yang telah dijelaskan maka saran yang diberikan oleh peneliti kepada Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan yaitu:
1. Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara Medan hendaknya memiliki sistem aplikasi untuk temu kembali arsip agar mempermudah pekerjaan dalam proses temu kembali arsip dinamis.
2. Penambahan pegawai yang berlatar belakang pendidikan kearsipan.
3. Tidak mencampurkan gudang penyimpanan arsip khusus arsip Bagian Tata Usaha dengan arsip-arsip lain yang ada di RSU Sari Mutiara.
4. Penambahan peralatan arsip seperti lemari penyimpanan arsip
DAFTAR PUSTAKA
Afrizal. 2014. Metode Penelitian Kualitatif: Sebuah Upaya Mendukung Penggunaan Penelitian Kualitatif dalam Berbagai Disiplin Ilmu. Jakarta:
rajawali Pers.
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Arikunto, S. 2002. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:
Rineka Cipta.
Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Basrowi dan Suwandi. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rineka Cipta.
Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Kualitatif; komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.
Hamalik, Oemar. 2008.Pengelolaan Sistem Informasi. Bandung: Trigenda.
Karya.
---. 1993. Pengelolaan Sistem Informasi. Bandung: Trigenda Karya.
Hariandja, Marihot Tua Efendi. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia:
Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan PeningkatanProduktivitas Pegawai. Jakarta: PT Grasindo.
Hasibuan, Malayu. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2002 Tentang Jabatan fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara.
Martono, Boedi. 1994. Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan.
Jakarta:Pustaka Sinar Harapan.
Maulana, M.N. 1996. Administrasi Kearsipan. Jakarta: Bharatara.
Mustari. 2009. Perancangan jadwal Retensi Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2014 Tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Komunikasi dan Informatika Pasal 1.
Read, Judith and Gin. Mary Lea. 2008. Recods Management. Canada: Nelson Education.
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.Mandar Maju: Bandung.
Subagyo, Joko P. 2006. Metode Penelitian dalam Teori dan Praktek. Jakarta:
Rineka Cipta.
Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media.
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
---. 2010. Metode Penelitian. Jakarta. Penaku.
Widjaja, A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.
Widjaya, A.W. 1986. Administrasi Kearsipan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persaja Wiyasa, Thomas. 2005. Tugas Sekretaris: Dalam Mengelola Surat dan Arsip
Dinamis. Jakarta: Pradnya Paramita.
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius.
---.1999. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius.
Lampiran 1
PEDOMAN WAWANCARA
1. Berlatar belakang pendidikan apa pegawai arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
2. Arsip apa saja sumber arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
3. Bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
4. Prosedur apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah Umum Sakit Sari Mutiara?
5. Bagaimana keadaan lingkungan kerja khusus kearsipan di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Sari Mutiara?
6. Azas pengorganisasian arsip apakah yang digunakan di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
7. Sistem penyimpanan seperti apa yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Sari Mutiara?
8. Berapa ukuran ruangan tempat penyimpanan arsip dinamisdi Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
9. Apa saja fasilitas yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
10. Siapa saja yang pemakai arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara setiap harinya?
11. Bagaimana cara menentukan arsip dinamis aktif dan inaktif agar pada proses temu balik arsip agar tidak terjadi kesalahan di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
12. Bagaimana sistem temu balik arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
13. Apakah dalam temu balik arsip di Bagian Tata Usaha telah memiliki sistem aplikasi untuk mempermudah proses temu balik arsip ?
14. Apa yang menjadi kendala atau hambatan dalam temu balik arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Sari Mutiara?
Lampiran 2
HASIL WAWANCARA Hari / Tanggal : 26 Desember 2016
Bagian : Tata Usaha
1. Berlatar belakang pendidikan apa Bapak/Ibuk yang menangani arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara ?
I1 : Saya berlatar belakang pendidikan Sarjana Ekonomi.
I2 : Pendidikan terakhir saya Sarjana Ekonomi.
2. Arsip apa saja sumber arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
I1 : Arsip yang diterima dan dikeluarkan Bagian Tata Usaha yaitu surat masuk seperti surat ijin penelitian yang terlebih dahulu disetujui oleh Direktur Rumah Sakit Umum Sari Mutiara, MoU atau hubungan kerjasama dengan instansi lain, surat perintah tugas dari pihak RSU Sari Mutiara kepada pegawai, surat ijin libur bekerja, Jamsostek, surat peringatan, surat pengalaman kerja, BUMN, Pemko, Surat Permohonan dan lainnya”.
I2 : Arsip yang kami terima yaitu surat masuk dari rumah sakit lain, surat ijin penelitian, MoU, surat dinas kesehatan, jamsostek, surat penawaran. Sedangkan arsip yang kami keluarkan yaitu surat ijin tidak bekerja, surat perintah tugas,surat peringatan, daftar hadir pegawai, pengalaman bekerja, surat administrasi umum pasien, nota tugas.
3. Bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
I1 : Pengelolaan arsip di RSU Sari Mutiara masih manual, tidak menggunakan sistem dan semua yang berhubungan dengan pengelolaan arsip dikerjakan oleh kami sendiri. Yaitu dengan cara arsip yang diterima nomor surat kami tulis kedalam buku besar beserta jenis dan kodenya berdasarkan ketetapan dari Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara.
I2 : Pengelolaan arsip dari dahulu sampai sekarang kami berdua yang mengelola, berbagi tugas. Arsip dimasukan kedalam map file yang sudah tersedia oleh pihak RSU Sari Mutiara. Arsip tersebut berupa tercetak dan ditulis angan dengan format yang telah tersedia.
4. Prosedur apa yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah Umum Sakit Sari Mutiara?
I1, I2 : Prosedur yang kami lakukan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu pertama kali arsip yang diterima kami catatat jenisnya, tanggal, bulan, dan tahun. Setelah itu kami beri kode sesuai yang telah ditetapkan Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara dan disimpan di dalam map file dan dimasukkan kedalam lemari penyimpanan arsip dinamis.
5. Bagaimana keadaan lingkungan kerja khusus kearsipan di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Sari Mutiara?
I1, I2 : Keadaan lingkungan kerja di Bagian Tata Usaha RSU Sari Mutiara nyaman dan bersih. Pekerjaan yang sibuk setiap hari terutama di bagian administrasi dan tata usaha menyebabkan banyaknya arsip yang tercipta disini.
6. Azas pengorganisasian arsip apakah yang digunakan di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
I1 : Azas yang kami gunakan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu azas desentralisasi, maksudnya arsip yang kami kelola disini arsip yang dikumpulkan dan dikelola sehingga beragam arsip yang kami terima I2 :Azas yang sesuai dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu azas
desentralisasi.
7. Sistem penyimpanan seperti apa yang dilakukan dalam pengelolaan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Sari Mutiara?
I1 : Penyimpanan arsip berdasarkan kronologis, jenis dan kodenya. Arsip sangat penting untuk kegiatan administrasi, oleh karena itu kami disini sebisa mungkin mengelola dan menyimpan secara teratur. Dan arsip yang sudah 5 tahun terakhir kami simpan kedalam gudang yang bergabung dengan arsip lain di RSU Sari Mutiara ini.
I2, : Penyimpanan dilakukan dengan cara arsip yang tercipta kami buat pertinggalnya dan di masukkan kedalam map file. Terlebih dahulu arsip kami beri kode sesuai yang ditetapkan Bagian Tata Usaha RSU
Sari Mutiara. Setelah itu arsip kami simpan di lemari penyimpanan arsip dengan disusun secara tegak.
8. Berapa ukuran ruangan tempat penyimpanan arsip dinamisdi Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
I1, I2 : Ukuran ruangan Bagian Tata Usaha ini sekitar Panjang 10 Meter dan Lebarnya 3Meter.
9. Apa saja fasilitas yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
I1, I2 : Fasilitas yang kami gunakan dalam penyimpanan arsip dinamis yaitu 3 lemari arsip dan map file arsip.
10. Siapa saja yang pemakai arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara setiap harinya?
I1 : Pemakai arsip dinamis disini yaitu para pegawai di RSU Sari Mutiara, dokter, Direktur RSU Sari Mutiara.
I2 : Kebanyakan arsip dinamis yang sering digunakan oleh pegawai RSU Sari Mutiara dan keluarga pasien yang membutuhkan surat administrasi.
11. Bagaimana cara menentukan arsip dinamis aktif dan inaktif agar pada proses temu balik arsip agar tidak terjadi kesalahan di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
I1, : Cara menentukan arsip dinamis dengan arsip inaktif kami lihat dari kronologis waktunya. Kami melakukan penyusutan arsip sekali 5 tahun. Arsip inaktif tersebut kami masukkan kedalam gudang
penyimpanan arsip. Temu balik arsip masih dilakukan secara manual tanpa menggunakan sistem.
I2 : Temu balik arsip disesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun, dan jenisnya. Apabila telah mengetahui maka petugas arsip mencari kodenya di dalam buku besar tersebut dan arsip yang diminta di ambil dilemari penyimpanan arsip.
12. Bagaimana sistem temu balik arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Umum Sari Mutiara?
I1 : Temu balik arsip disesuaikan dengan jenis arsipnya dan sesuai dengan tanggal, bulan dan tahunnya.
I2 : Temu balik arsip terjadi apabila ada permintaan oleh seseorang yang membutuhkannya. Terlebih dahulu kita tanyakan jenis arsipnya apa, tanggal, bukan, tahun terciptanya arsip tersebut. Setelah itu kami lihat dibuku besar kode arsip dan dicarikan di lemari penyimpanan arsip.
13. Apakah dalam temu balik arsip di Bagian Tata Usaha telah memiliki sistem aplikasi untuk mempermudah proses temu balik arsip ?
I1 : Dalam proses temu balik arsip masih dilakukan secara manual. Dan kami juga belum memiliki sistem aplikasi untuk mempermudah proses temu balik arsip disini.
I2 : Belum ada diterapkan atau digunakan sistem untuk mempermudah proses temu balik arsip. Kami juga akan mengusulkan untuk diterapkan sistem aplikasi proses temu balik tersebut, agar membantu mempermudah proses temu balik arsip disini.
14. Apa yang menjadi kendala atau hambatan dalam temu balik arsip di Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Sari Mutiara?
I1 : Kendala yang memperlambat pekerjaan yaitu belum mendapatkan persetujuan dari Direktur RSU Sari Mutiara dikarenakan sibuk atau tidak berada ditempat. Tidak mengetahui jenis dan waktu arsip yang dibutuhkan sehingga memperlambat proses temu balik arsip.
I2 : Kendala yang lainnya yaitu kurangnya peralatan atau fasilitas seperti lemari penyimpanan arsip, pegawai arsip tidak berlatar belakang pendidikan arsip sehingga kurang memahami dalam hal pengelolaan arsip, dan gudang penyimpanan arsip yang telah inaktif dicampurkan dengan arsip-arsip lain di RSU Sari Mutiara tersebut.