BAB II KEWENANGAN MAJELIS PENGAWAS NOTARIS
B. Mekanisme Pengawasan, Pemeriksaan, dan Penjatuhan Sanksi
2. Pemeriksaan Notaris
Pasal 70 huruf b UUJN dan Pasal 16 ayat (1) Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor M.02.PR.08.10 Tahun 2004, menentukan bahwa MPD berwenang melakukan pemeriksaan terhadap Protokol Notaris secara berkala 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun atau setiap waktu yang
102
G.H.S. Lumban Tobing (op.cit., hlm. 310) memberikan beberapa contoh perbuatan yang bertentangan dengan keluhuran dan martabat jabatan Notaris: 1. mengadakan persaingan yang tidak jujur di antara sesama Notaris (oneerlijke concurentie); 2. mengadakan kerjasama dengan cara yang tidak diperkenankan dengan orang-orang perantara (misalnya dengan memberikan kepada perantara sebagian dari honorarium yang diterimanya); 3. menetapkan honorarium yang lebih rendah dari yang berlaku umum di kalangan para Notaris (setempat), dengan maksud untuk menarik kepadanya klien-klien dari Notaris lain atau untuk memperluas jumlah klien-klien, dengan merugikan yang lain. Contoh lainnya seperti : 1. memberikan penilaian atau menyatakan salah atas akta yang dibuat Notaris lain di hadapan para kliennya; 2. menahan berkas milik kliennya, karena tidak jadi (batal) membuat akta kepadanya.
103
Hasil Wawancara dengan Ibu Juraini Sulaiman, Sekretaris MPW Notaris Wilayah Sumut pada tanggal 15 April 2009.
dianggap perlu. Majelis atau Tim Pemeriksa dengan tugas seperti ini hanya ada pada MPD saja, yang merupakan tugas pemeriksaan rutin atau setiap waktu yang diperlukan, dan langsung dilakukan di kantor Notaris yang bersangkutan. Tim Pemeriksa ini sifatnya insidentil (untuk pemeriksaan tahunan atau sewaktu-waktu) saja, dibentuk oleh Majelis Pengawas daerah jika diperlukan.104
Pemeriksaan yang dilakukan Tim Pemeriksa meliputi pemeriksaan105 : 1. Kantor Notaris (alamat dan kondisi fisik kantor);
2. Surat pengangkatan sebagai Notaris; 3. Berita Acara sumpah jabatan Notaris; 4. Surat keterangan izin cuti Notaris; 5. Sertifikat cuti Notaris;
6. Protokol Notaris yang terdiri dari : 1) Minuta akta;
2) Buku daftar akta atau reportorium;
104
Kewenangan MPD untuk memeriksa Notaris secara berkala (tahunan) atau setiap waktu yang dianggap perlu oleh MPD dengan datang langsung kepada kantor Notaris yang bersangkutan atau pemeriksaan langsung dilakukan di kantor Notaris yang bersangkutan. Kewenangan MPD seperti ini tidak sesuai dengan makna kata Majelis. Kata Majelis yang berasal dari bahasa Arab, yaitu Majelis, berarti tempat duduk (baik bersila ataupun di kursi) atau merupakan suatu lembaga atau sekelompok orang yang merupakan satu kesatuan yang memiliki tujuan bersama, Ensiklopedi Hukum Islam, Ichtiar Baru van Hoeve, Jilid 3, Jakarta, 2003, hlm. 1055 dan 1058. Berdasarkan pengertian tersebut, jika MPD masih ingin disebut sebagai suatu Majelis Pengawas sesuai dengan arti kata Majelis, maka dalam menjalankan tugasnya, MPD tidak perlu berpindah dan bergerak mengunjungi langsung kantor Notaris untuk melakukan pemeriksaan, tapi harus berada di suatu tempat. Dalam menjalankan tugasnya seharusnya MPD berada di suatu tempat (kantor yang ditentukan MPD sendiri) dan memanggil Notaris yang akan diperiksa untuk datang pada waktu yang telah ditentukan agar membawa protokol Notaris 1 (satu) tahun terakhir untuk dilakukan pemeriksaan.
105
3) Buku khusus untuk mendaftarkan surat di bawah tangan yang disahkan tandatangannya dan surat di bawah tangan yang dibukukan;
4) Buku daftar nama penghadap atau klapper dari daftar akta dan daftar surat di bawah tangan yang disahkan;
5) Buku daftar protes; 6) Buku daftar wasiat;
7) Buku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris berdasarkan ketentuan
perundang-undangan.
7. Keadaan arsip;
8. Keadaan penyimpanan akta (penjilidan dan keamanannya);
9. Laporan bulanan pengiriman salinan yang dipindahkan dari daftar akta, daftar
surat di bawah tangan yang disahkan, dan daftar surat di bawah tangan yang dibukukan;
10.Uji petik terhadap akta;
11. Penyerahan protokol berumur 25 tahun atau lebih; 12. Jumlah pegawai yang terdiri atas :
1) sarjana; dan 2) non sarjana.
13.Sarana komputer, antara lain :
1) komputer;
3) lemari; 4) kursi tamu; 5) mesin ketik; 6) filling kabinet;
7) pesawat telepon/faksimili/internet. 14.Penilaian pemeriksaan, dan
15.Waktu dan tanggal pemeriksaan.
Di Sumatera Utara sendiri, berdasarkan hasil penelitian di lapangan dimana jumlah Notaris yang pernah dipanggil pihak Kepolisian untuk diperiksa sesuai dengan data yang diperoleh dari Majelis Pengawas Notaris Wilayah Sumatera Utara dapat dilihat pada tabel di bawah ini :
Tabel 1. Notaris Yang Dipanggil Pihak Kepolisian di Sumatera Utara (Tahun 2006- 2008)
Tahun Perdata Pidana Jumlah
2006 21 45 66
2007 11 31 42
2008 11 9 20
Sumber : Majelis Pengawas Wilayah (MPW) Notaris Sumatera Utara Kantor Wilayah Departemen Hukum dan HAM Tahun 2009.
Pada tahun 2006 pihak Kepolisian memanggil 66 Notaris untuk diperiksa yaitu 21 Notaris pada Kasus Perdata dan 45 Notaris pada Kasus Pidana, pada tahun 2007 pihak Kepolisian memanggil 42 Notaris untuk diperiksa yaitu 11 pada Kasus Perdata dan 31 Notaris pada Kasus Pidana serta pada tahun 2008 pihak Kepolisian
memanggil 20 Notaris untuk diperiksa yaitu 11 pada Kasus Perdata dan 9 Notaris pada Kasus Pidana. Permasalahan yang paling banyak terjadi hingga menyebabkan diperiksanya Notaris pada Tahun 2006-2008 adalah masalah penerbitan Akta Jual Beli Tanah.
Untuk mengetahui laporan bulanan Notaris dari beberapa wilayah di Provinsi Sumatera Utara yang telah diperiksa oleh Majelis Pengawas Wilayah dapat dilihat pada tabel di bawah ini :
Tabel 2. Laporan Bulanan Notaris Wilayah Sumatera Utara Tahun 2008
Wilayah Kerja Notaris
Reportorium Legalisasi Warmeeking Jlh Notaris
Asahan/Kisaran/ Tanjung balai 167 120 99 17 Kab. Karo 36 25 9 7 Rantau Parapat/ Labuahan Batu 77 76 36 17 Serdang Bedagai 117 52 30 43 Sidikalang-Dairi 2 1 1 3 Tapanuli Selatan/ Sibolga 101 54 72 17 Tapanuli Tengah 43 35 21 7 Tebing Tinggi 49 35 46 12 Toba Samosir 12 9 10 1
Sumber : Majelis Pengawas Wilayah (MPW) Notaris Sumatera Utara Kantor Wilayah Departemen Hukum dan HAM Tahun 2009.
Tahun 2005-2007 banyak Notaris di Sumatera Utara yang belum memahami UUJN, misalnya terlambat mengirim laporan bulanan bahkan sama sekali tidak mengirimkannya, namun karena masih dalam tahap preventif, pihak Majelis Pengawas Wilayah (MPW) Notaris Sumatera Utara banyak memberikan bimbingan dan pengarahan-pengarahan. Dari tahun 2008 hingga sampai sekarang telah ada peningkatan, para Notaris di Sumatera Utara tidak terlambat lagi mengirim laporan bulannya. Ini membuktikan bahwa pengawasan oleh Majelis Pengawas Wilayah
(MPW) Notaris Sumatera Utara telah menunjukkan hasil yang membaik.106
Berdasarkan hasil penelitian di lapangan, Notaris mencatat bukan di buku repotorium tapi di buku agenda biasa. Hal ini terjadi karena tidak adanya anggaran dari pihak Majelis Pengawas Wilayah (MPW) Notaris Sumatera Utara dalam melakukan kegiatan pengawasan ke daerah-daerah. Oleh karena itu pengarahan-pengarahan dan sosialisasi tentang UUJN dilakukan melalui Notaris yang mendaftar
Fidusia di Kanwil Departemen Hukum dan HAM Sumut.107