BAB 4 PERANCANGAN INSTRUMEN PENELITIAN
4.1 Pemetaan Knowledge Management Readiness
Dalam penelitian ini, perancangan instrumen penelitian dilakukan dengan cara mengumpulkan KMCSF (Knowledge Management Success Factor) dari lima penelitian tentang KMCSF yang sudah pernah dilakukan , yaitu : penelitian Mamaghani et al (2011), Ling C. N. (2011), Toloie A dan Akbari A. (2011), Valmohammadi C. (2005), dan Wong K.Y. (2005), serta komponen-komponen pada infrastruktur KM Fernandez (2004). Detail KMCSF untuk masing-masing sumber dapat dilihat pada tabel 4.1 dibawah ini:
Tabel 4.1 KMCSF
Mamaghani ef al (2011) Ling C.N. (2011)
1. Knowledge Strategy 1. Culture 2. Management Support 2. Leadership
3. Performance Measurement 3. Employee participation 4. Organizational Structure 4. ICT
5. Organizational learning 5. Organizational Structure 6. Financial support
7. Organizational culture 8. Motivational encouragement
9. Communication and Group working
10. Technical infrastructure 11. Integration of Operation 12. Security
Toloie A. dan Akbari A. (2011) Valmohammadi C. (2010)
1. Managerial factors 1. Management leadership and support
2. Cultural factors 2. Organizational culture 3. IT infrastructure 3. KM strategy
4. Encouraging and supportive factors 4. Removal of resource constraints 5. Structural and processing factors 5. Processes and activities
6. Strategic factors 6. Human resource management 7. Organizational infrastructure 8. Performance measurement 9. Training and education 10. Information technology 11. Rewarding and motivation 12. Benchmarking
29
Universitas Indonesia Wong K. Y. (2005) KM Infrastruktur Fernandez (2004)
1. Management leadership and support
1. Organization culture
2. Culture 2. Organization structure
3. Information technology 3. Information Technology infrastructure
4. Strategy and Purpose 4. Common knowledge
5. Measurement 5. Physical environment
6. Organizational infrastructure 7. Processes and activities 8. Motivational aids 9. Resources
10. Training and education 11. HRM
Pada tabel 4.1 dapat dilihat bahwa KMCSF Mamaghani et al (2011) terdiri dari dua belas faktor, KMCSF Ling C. N. (2011) terdiri dari lima faktor, KMCSF Toloie A. dan Akbari A. (2011) terdiri dari enam faktor, KMCSF Valmohammadi C (2010) terdiri dari dua belas faktor, dan KMCSF Wong K. Y. terdiri dari sebelas faktor. Sedangkan KM infrastruktur Fernandez (2004) terdiri dari lima komponen.
Dari jumlah keseluruhan lima puluh satu faktor tersebut, kemudian diidentifikasi faktor-faktor mana yang memiliki kesamaan maksud atau makna. Proses
identifikasi dilakukan dengan cara memetakan KMCSF, apabila ditemukan kesamaan maksud atau makna maka akan digabung menjadi satu faktor. Berdasarkan pemetaan dihasilkan usulan faktor yang terdiri dari: Strategy,
Organization, Culture, IT, Motivation, Human Resources, dan Process (lebih
lengkap mengenai pemetaan KMCSF dapat dilihat pada lampiran 1). Setelah melakukan pemetaan dan menghasilkan usulan faktor, maka pemetaan dan usulan faktor tersebut kemudian diajukan kepada manajemen untuk memperoleh masukan serta melihat kesesuaian faktor dengan kondisi organisasi. Berdasarkan rekomendasi manajemen, tidak terdapat perubahan faktor dari yang diusulkan dan ditetapkan bahwa faktor penilaian pengukuran tingkat kesiapan implementasi
knowledge management pada PT. XYZ menggunakan tujuh faktor seperti
dibawah ini:
Tabel 4.2 Tabel Faktor Penilaian KM Readiness PT. XYZ
NO. FAKTOR 1 Strategy 2 Organization 3 Culture 4 IT 5 Motivation 6 Human Resources 7 Process
Dengan telah ditentukannya faktor yang menjadi penilaian pengukuran, maka selanjutnya adalah membuat instrumen penilaian yang dibuat menggunakan metode analisis gap Taylor dan Schellenberg (Taylor dan Schellenberg, 2008).
31
Universitas Indonesia Pada bagian pertama adalah Effectiveness untuk mengukur kondisi saat ini, kemudian bagian kedua adalah Important untuk mengukur seberapa penting pertanyaan pada kuesioner terhadap kemajuan lembaga XYZ di masa mendatang. Penskoran masing-masing bagian dapat dilihat pada tabel dibawah ini yang menggunakan skala dari The Impact of Event Scale-Revised (IES-R; Weiss & Marmar,1997):
Tabel 4.3 Scoring Kuesioner
Dengan tabel scoring diatas, maka akan didapatkan analisis kesenjangan antara kondisi saat ini dengan kondisi ideal yang akan dicapai. Berdasarkan faktor-faktor penilaian yang sudah ditentukan sebelumnya maka variabel-variabel yang digunakan sebagai parameter penelitian adalah:
1. Aspek Strategy
Individu di dalam perusahaan memahami definisi dan manfaat dari
Knowledge Management dan kontribusi-nya bagi peningkatan daya saing
perusahaan. Perencanaan strategis Knowledge Management di dalam perusahaan tercermin di dalam visi, misi, dan tujuan perusahaan.
2. Aspek Organization
Infrastruktur organisasi yang tepat merupakan salah satu aspek penting dalam implementasi Knowledge Management. Hal ini menyiratkan kebutuhan tentang perlu adanya sejumlah peran-peran atau tim yang berfungsi memungkinkan berjalannya knowledge management. Peran atau tim dapat saja ditujukan kepada sumber daya yang sudah ada misalnya kepada divisi TI atau HR. Selain itu, besarnya organisasi juga menentukan proses knowledge management, jika struktur organisasi ramping maka
akan memudahkan bagi individu untuk berkomunikasi dan berbagi pengetahuan baik hubungan secara vertikal maupun horizontal.
3. Aspek Culture
Budaya organisasi menentukan keyakinan, nilai-nilai, norma, dan sosial yang mengarahkan bagaimana cara individu bertindak dan berperilaku di dalam organisasi. Budaya organisasi yang perlu untuk diperhatikan adalah perilaku mencari pengetahuan baru dan best practice, dokumentasi pengetahuan yang dimiliki, berbagi pengetahuan, dan bekerja sama. 4. Aspek Technology
Kemampuan teknologi sudah berkembang dari yang tadinya merupakan arsip statis informasi menjadi media penghubung antara manusia dan informasi juga manusia dan manusia. Teknologi memungkinkan pencarian informasi secara massal, akses, dan penerimaan informasi. Namun, TI hanyalah alat dan bukan sebuah solusi akhir. (Wong, 2005) Aspek ini berkaitan dengan tersedianya fasilitas TI di perusahaan untuk berbagi pengetahuan, individu merasa nyaman, terbiasa menggunakannya serta memperoleh manfaat dan pada akhirnya menunjang kegiatan perusahaan.
5. Aspek Motivation
Suksesnya implementasi knowledge management membutuhkan peran serta aktif karyawan. Agar karyawan bersedia melaksanakan aktivitas
knowledge management atas dasar keinginan pribadi, maka perlu untuk di
motivasi. Motivasi tersebut diantaranya adalah adanya insentif dan penghargaan sehingga merangsang individu untuk belajar, berbagi dan menerapkan pengetahuan.
33
Universitas Indonesia Proses knowledge management mengacu kepada sesuatu yang bisa diselesaikan dengan menggunakan pengetahuan, aktivitas tersebut adalah penciptaan, penyimpanan, berbagi, dan menggunakan pengetahuan. Pelaksanaan aktivitas tersebut kemudian di fasilitasi oleh perusahaan sehingga memungkinkan adanya siklus pengetahuan dalam kegiatan perusahaan.
7. Aspek Human Resources
Menurut Davenport dan Volpel (Davenport dan Vopel, 2001) ”Managing
knowledge is managing people, and managing people is managing knowledge” . Sumber daya manusia merupakan faktor penting kesuksesan knowledge management. Pengelolaan sumber daya manusia berkaitan
dengan pengetahuan perusahaan, secara vital dapat dilakukan melalui fokus pada area perekrutan karyawan, pengembangan individu, dan retensi karyawan (Wong, 2005). Melalui perekrutan yang efektif, maka pengetahuan yang diperlukan namun tidak dimiliki perusahaan dapat dibawa masuk kedalam perusahaan. Pengembangan individu perlu dilakukan secara berkesinambungan agar setiap individu dapat menghasilkan kontribusi yang maksimal untuk perusahaan. Sedangkan Retensi karyawan adalah melalui upaya tindakan pencegahan agar karyawan yang memiliki pengetahuan tetap bertahan sehingga pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan tidak hilang jika individu tersebut meninggalkan perusahaan.