UNIVERSITAS INDONESIA
ANALISIS PENGUKURAN TINGKAT KESIAPAN
IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA
PERUSAHAAN PT. XYZ
KARYA AKHIR
NUGROHO
1006800522
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
UNIVERSITAS INDONESIA
ANALISIS PENGUKURAN TINGKAT KESIAPAN
IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA
PERUSAHAAN PT. XYZ
KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi
NUGROHO
1006800522
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
iv Universitas Indonesia KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan pada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi Fakultas Ilmu Komputer – Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak dalam penyusunan Karya Akhir ini, akan sulit bagi saya untuk dapat menyelesaikannya. Untuk itu, pada kesempatan ini saya mengucapkan terima kasih kepada :
1. Ibu Yova Ruldeviyani S.Kom., M.Kom. sebagai dosen pembimbing yang telah bersedia, dan menyediakan waktu dan tenaga untuk dapat membimbing saya dalam menyelesaikan Karya Akhir ini.
2. Bpk. Ir. Dana Indra Sensuse M.LIS., Ph.D. dan Bpk. Dr. Indra Budi S.Kom., M.Kom selaku dosen penguji yang telah memberikan saran dan
arahan kepada penulis selama sidang dan penyelesaian Karya Akhir ini.
3. Bpk. Steven S. selaku Presiden Direktur PT. XYZ yang telah membantu dalam kelancaran hubungan dan pekerjaan.
4. Ibu Julia S. selaku Team lead dari IMMS Project serta rekan kerja yang telah bersedia memberikan waktu bagi penulis untuk menyelesaikan Karya Akhir ini.
5. Seluruh rekan-rekan PT. XYZ yang telah bersedia meluangkan waktu dan membantu penyelesaian penelitian.
6. Bpk. Supandi, Ibu Sunarmi, Bpk. Uut Suryadi, ibu Jubaedah (orang tua tercinta) dan saudara penulis yang memberikan dukungan moril dan materil, dan waktu yang diberikan bagi penulis untuk menyelesaikan Karya Akhir.
7. Istri tercinta Dahribil, yang selalu ada untuk sedia meluangkan waktu, tenaga, pikiran, dan perhatian dengan penuh kasih sayang selama masa
thing in my life.
Semoga bantuan yang telah diberikan dapat memacu penulis untuk menjadi lebih baik lagi. Penulis juga berharap Tuhan Yang Maha Esa dapat memberkati rekan-rekan sekalian dengan berkelimpahan atas bantuan rekan sekalian. Semoga karya Tulis ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Jakarta, 01 Desember 2013 Penulis
Nama : Nugroho
Program Studi : Teknologi Informasi
Judul : Analisis Pengukuran Tingkat Kesiapan Implementasi
Knowledge Management pada Perusahaan PT. XYZ
PT. XYZ menyadari bahwa pengetahuan dan pengalaman karyawan merupakan aset intangible yang sangat berharga, dan pengetahuan tersebut tersimpan dalam pikiran tiap individu yang bisa saja hilang ketika karyawan tersebut tidak lagi berada di dalam organisasi. Perusahaan menganggap perlu adanya pengelolaan pengetahuan atau knowledge management (KM). Namun kenyataannya implementasi KM di suatu organisasi tidak selalu dapat dengan mudah berhasil seperti yang diharapkan. Oleh sebab itu, penting bagi PT. XYZ untuk melaksanakan pengukuran kesiapan sebelum implementasi KM. Pengukuran kesiapan dilakukan berdasarkan hasil ekstraksi lima penelitian terdahulu serta KM infrastruktur dan diperoleh tujuh aspek penelitian, yaitu Strategy, Organization,
Culture, Technology, Motivation, Process, dan Human Resources. Pengukuran
aspek menunjukkan bahwa secara keseluruhan PT. XYZ telah dalam kondisi siap untuk implementasi knowledge management. Namun tiga aspek (Strategy,
Culture, dan Process) masih berada di level Preliminary, karena itu perusahaan
perlu untuk melakukan langkah-langkah strategis untuk meningkatkan kesiapannya sehingga implementasi KM ke depan dapat berjalan dengan sukses.
viii Universitas Indonesia ABSTRACT
Name : Nugroho
Study Program : Information Technology
Titled : Readiness Level Measurement Analysis of Knowledge Management Implementation at PT. XYZ
PT . XYZ realizes that the knowledge and experience of the employees are very valuable intangible assets, and the knowledge which stored in the minds of individuals who could have been lost when the employee is no longer in the organization. The company deems it necessary for implementing knowledge management. But in reality the implementation of knowledge management in an organization is not always easily succeed as expected . Therefore, it is important for PT . XYZ to implement readiness assessment before the implementation of KM. Readiness measurement conducted by extraction of five previous studies related to knowledge management critical success factors and KM infrastructure then obtained seven research aspects namely Strategy, Organization, Culture, Technology, Motivation, Process, and Human Resources. Measurement result showed that the overall aspect of PT. XYZ has been in a ready condition for the implementation of knowledge management. However, three aspects ( Strategy , Culture , and Process ) are still at the Preliminary level, therefore organization need to do strategic steps to improve its readiness so the future of KM implementation can run successfully .
HALAMAN JUDUL ...i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH ... vi
ABSTRAK ...vii
ABSTRACT ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ...xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Perumusan Masalah ... 4 1.3 Pembatasan penelitian ... 4 1.4 Tujuan penelitian ... 5 1.5 Manfaat penelitian ... 5 1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 7
2.1 Knowledge... 7
2.1.1 Definisi Knowledge ... 7
2.1.2 Klasifikasi Knowledge ... 8
2.1.3 Lokasi Penyimpanan Knowledge ... 9
2.2 Knowledge Management... 10
2.2.1 Definisi Knowledge Management ... 10
2.2.2 Knowledge Management Process ... 11
2.2.3 Infrastruktur Knowledge Management ... 13
2.2.4 Knowledge Management Readiness ... 14
2.2.5 Knowledge Management Critical Success Factors (KMCSF) ... 15
2.3 Penelitian Sejenis ... 19
BAB 3 METODE PENELITIAN ... 21
3.1 Metodologi riset ... 21
3.2 Kerangka Pikir ... 21
x Universitas Indonesia
3.4 Jenis dan Sumber data ... 26
BAB 4 PERANCANGAN INSTRUMEN PENELITIAN ... 27
4.1 Pemetaan Knowledge Management Readiness ... 27
4.2 Tingkat Kesiapan KM ... 33
4.3 Kisi-kisi instrumen Knowledge Management Readiness ... 48
4.3.1 Kisi-kisi instrumen penelitian ... 48
4.4 Perancangan Kuesioner ... 50
4.5 Uji Validitas dan Reliabilitas ... 50
4.6 Pembentukan Kuesioner KM Readiness ... 51
BAB 5 PROFIL PERUSAHAAN ... 52
5.1 Profile Perusahaan PT. XYZ ... 52
5.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 53
5.3 Struktur organisasi ... 53
BAB 6 ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 54
6.1 Perolehan Data ... 54
6.2 Tahapan Analisis ... 55
6.3 Hasil analisis ... 56
6.3.1 Analisis Aspek Strategy ... 56
6.3.2 Analisis Aspek Organization ... 58
6.3.3 Analisis Aspek Culture ... 59
6.3.4 Analisis Aspek Technology ... 60
6.3.5 Analisis Aspek Motivation... 62
6.3.6 Analisis Aspek Process ... 63
6.3.7 Analisis Aspek Human Resources ... 64
6.4 Implikasi Penelitian ... 68
6.4.1 Implikasi Teoretis ... 68
6.4.2 Implikasi Manajerial ... 69
BAB 7 KESIMPULAN DAN SARAN ... 71
7.1 Kesimpulan ... 71
7.2 Saran ... 73
Gambar 2.1 Lokasi Penyimpanan Knowledge (Fernandez, 2004) ... 9
Gambar 2.2 KM Process (Fernandez, 2004) ...12
Gambar 3.1 Kerangka Pikir Penelitian ...21
Gambar 3.2 Tahapan Penelitian...23
Gambar 5.1 Struktur Organisasi PT. XYZ ...53
Gambar 6.2 Grafik Analisis Aspek Organization ...58
Gambar 6.3 Grafik Hasil Analisis Aspek Culture ...59
Gambar 6.4 Grafik Hasil Analisis Aspek Technology ...60
Gambar 6.5 Grafik Hasil Analisis Aspek Motivation ...62
Gambar 6.6 Grafik Hasil Analisis Aspek Process...63
Gambar 6.7 Hasil Analisis Aspek Human Resources...64
xii Universitas Indonesia DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Data Karyawan PT. XYZ Periode 2012 – 2013 (PT. XYZ, 2013) ... 2
Tabel 4.1 KMCSF ...27
Tabel 4.2 Tabel Faktor Penilaian KM Readiness PT. XYZ ...30
Tabel 4.3 Scoring Kuesioner ...31
Tabel 4.4 Knowledge Management Readiness Level PT. XYZ ...41
Tabel 4.5 Tabel Kisi-kisi Instrumen Penelitian ...48
Tabel 6.1 Pemetaan Responden Berdasarkan Pendidikan dan Jenis Kelamin ...54
Tabel 6.3 Hasil Analisis Keseluruhan Dimensi KM...65
Tabel 6.4 Hasil Analisis Gap ...67
Lampiran 1 : Pemetaan KMCSF ... 77
Lampiran 2 : Rancangan Kuesioner... 77
Lampiran 3 : Uji Validitas - Important ... 92
Lampiran 4 : Uji Validitas - Effectiveness ... 95
Lampiran 5 : Hasil Uji Validitas - Important dan Effectiveness ... 98
Lampiran 6 : Uji Reliabilitas Important ... 99
Lampiran 7 : Uji Reliabilitas Effectiveness ... 100
Lampiran 8 : Kuesioner KM Readiness PT. XYZ ... 101
Lampiran 9 : Tabulasi Important ... 114
Lampiran 10 : Tabulasi Effectiveness ... 116
1 Universitas Indonesia BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi dan perkembangan teknologi yang semakin pesat saat ini, menuntut organisasi untuk dapat melakukan perubahan secara cepat agar dapat bertahan di dalam kompetisi pasar. Organisasi dapat menjadi unggul di dalam persaingan jika organisasi tersebut mampu beradaptasi dan berubah mengikuti perkembangan zaman. Bermacam pilihan media komunikasi ditawarkan ke konsumen, terlebih pilihan produk dan jasa yang diperbaharui terus menerus dihadirkan oleh kompetitor. Organisasi tidak dapat selalu mengharapkan bahwa produk yang laku menjadi nomor satu atau metode yang sukses di masa lalu dapat berlaku juga di masa yang akan datang (Davenport, 1994).
Kondisi ketatnya persaingan pasar ini menyebabkan perubahan paradigma dari sebelumnya resource-based competitiveness menjadi knowledge-based competitiveness (Yuliazmi, 2005). Pada masa sebelumnya, sumber daya berupa
tanah, tenaga kerja, bahkan modal adalah faktor penting untuk menjadi unggul. Namun pada masa knowledge economy saat ini, organisasi yang dianggap unggul dan kompetitif adalah organisasi yang mampu mengelola ilmu pengetahuan dan teknologi sebagai sumber daya pengetahuan.
PT. XYZ adalah perusahaan lokal Indonesia yang bergerak di bidang IT konsultan. Di dalam menjalankan usahanya tidak terlepas dari persaingan usaha. Perusahaan dituntut untuk selalu memberikan solusi yang efisien dan efektif. Setiap karyawan PT. XYZ memiliki perannya masing-masing, mulai dari pengumpulan informasi kebutuhan pelanggan, pemetaan kondisi pelanggan saat ini, penentuan metode pendekatan yang akan dilakukan untuk perbaikan
pelanggan, sampai dengan menghasilkan paket solusi. Selain itu terdapat juga karyawan yang berperan sebagai pendukung berjalannya operasional perusahaan. Perusahaan menyadari bahwa pengetahuan dan pengalaman karyawan baik dalam melakukan pekerjaannya maupun memecahkan permasalahan yang sudah dialami oleh masing-masing individu setelah sekian lama bekerja di perusahaan, merupakan aset intangible yang sangat berharga. Pada gambar 1.1 ditampilkan trend jumlah karyawan pada periode 2012 sampai dengan 2013.
Tabel 1.1 Data Karyawan PT. XYZ Periode 2012 – 2013
2012 2013
Masuk Keluar Jumlah Masuk Keluar Jumlah
Jan 2 1 22 Feb 4 0 24 Mar 4 2 26 Apr 0 0 26 Mei 4 0 30 Jun 0 0 30 Jul 10 6 1 35 Agu 2 0 12 3 0 38 Sep 3 0 15 3 0 41 Okt 6 0 21 7 2 46 Nov 0 0 21 8 0 54 Des 0 0 21 13 3 64 Sumber: PT. XYZ, 2013
Pengetahuan tersebut tersimpan dalam pikiran tiap individu yang bisa saja hilang ketika karyawan tersebut tidak lagi berada di dalam organisasi, misalnya karena mengundurkan diri, pensiun, atau meninggal dunia, sehingga penting untuk
3
Universitas Indonesia dikelola dengan baik. Namun sebaliknya, apabila pengelolaan pengetahuan ini dilakukan dengan benar maka akan banyak sekali manfaat yang dapat diambil oleh perusahaan, diantaranya adalah :
1. Explicit knowledge berupa dokumen dan prosedur akan semakin banyak dan terdokumentasi dengan baik.
2. Pemecahan masalah (solusi) akan lebih cepat didapatkan karena sumber-sumber pengetahuan (expert) mudah diakses.
3. Dengan didokumentasikan-nya best practice, maka dari waktu ke waktu setiap proses bisnis akan berubah menjadi semakin efisien.
4. Kesalahan yang sama tidak akan terjadi berulang-ulang.
5. Akan terbentuk budaya kolaborasi sebagai efek dari budaya sharing yang berakibat munculnya inovasi. (Kusno Prijono, 2008)
Selain itu, manfaat lain penggunaan pengetahuan organisasi adalah meningkatkan kompetensi bisnis inti, akselerasi inovasi, mempercepat penetrasi ke pasar, mempercepat pengambilan keputusan dan membangun keunggulan kompetitif (Davenport dan Prusak, 1998).
Karena itu perusahaan memerlukan sebuah mekanisme untuk mengelola pengetahuan atau Knowledge Management, sehingga pengetahuan-pengetahuan tersebut dapat menjadi pengetahuan organisasi atau dengan kata lain pengetahuan yang dimiliki oleh individu-individu dapat juga dimiliki dan dimanfaatkan pula oleh seluruh karyawan yang bekerja di organisasi.
Namun kenyataannya implementasi knowledge Management di suatu organisasi tidak selalu dapat dengan mudah berhasil seperti yang diharapkan. Beberapa periset menyatakan bahwa tingkat kegagalan dalam proyek Knowledge
Management mencapai 50 persen. Namun Daniel Morehead, Direktur British
Telecommunications PLC di Reston, menegaskan bahwa tingkat kegagalannya bisa mencapai hingga mendekati 70 persen. (Ambrosio, 2000). Kegagalan tersebut terjadi diantaranya karena strategi penerapan KM hanya mementingkan faktor IT saja, kurangnya peran serta pengguna dalam mendesain tools KM, serta
keengganan individu di dalam organisasi untuk membagi pengetahuan yang mereka miliki demi kepentingan organisasi. (Rao, 2005; Becerra 2004)
Oleh sebab itu, penting bagi PT. XYZ untuk melaksanakan pengukuran sebelum implementasi KM. Dengan adanya pengukuran tingkat kesiapan perusahaan terhadap implementasi KM, maka memungkinkan manajemen perusahaan untuk mengetahui sudah sejauh manakah tingkat kesiapan perusahaan untuk implementasi KM, kemudian seberapa besar kesenjangan yang ada dari masing-masing aspek, dan strategi yang perlu dilakukan untuk mencapai level siap. Jika berdasarkan hasil analisis ditemukan kesenjangan dan tidak ada upaya yang dilakukan untuk menutup kesenjangan tersebut, maka akan memungkinkan timbulnya resistensi dan implementasi KM akan gagal. Melalui pengukuran kesiapan organisasi, dapat diketahui kebutuhan apa saja yang sesuai dengan perusahaan dan aspek mana saja yang perlu ditingkatkan agar level perusahaan menjadi siap untuk penerapan KM.
1.2 Perumusan Masalah
Dari latar belakang diatas dapat diambil pernyataan penelitian yaitu:
1. Sejauh mana tingkat kesiapan perusahaan PT. XYZ dalam menerapkan
Knowledge Management?
2. Seberapa besar kesenjangan antara kondisi praktik saat ini dengan harapan organisasi ke depan dari masing-masing aspek?
3. Langkah-langkah apa yang perlu dilakukan PT. XYZ guna meningkatkan tingkat kesiapan knowledge management untuk aspek yang berada di bawah level siap?
1.3 Pembatasan penelitian
Dalam melakukan penelitian ini, peneliti membatasi permasalahan pada hal-hal sebagai berikut:
5
Universitas Indonesia 2. Penelitian hanya mengukur tingkat kesiapan perusahaan PT. XYZ dan tidak sampai pemilihan metodologi implementasi di perusahaan PT. XYZ.
1.4 Tujuan penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tingkat kesiapan PT. XYZ guna mendukung perusahaan dalam kesuksesan implementasi KM sehingga dapat mewujudkan visi dan misi organisasi.
1.5 Manfaat penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah : 1. Manfaat akademis
Diharapkan penelitian ini dapat menjadi tambahan referensi yang dapat memperkaya pengetahuan dalam mengukur kesiapan KM.
2. Manfaat perusahaan
Hasil analisis penelitian ini diharapkan dapat menjadi sumbangan bagi perusahaan PT. XYZ dalam penerapan KM, sehingga KM yang akan diimplementasikan nanti dapat berjalan dengan sukses dan bermanfaat bagi organisasi.
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan penelitian ini akan dituliskan menggunakan sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah, permasalahan, pembatasan masalah, tujuan, manfaat, dan sistematika penelitian
.
Bab ini menjelaskan berbagai teori yang relevan dengan penelitian yang mencakup teori knowledge, knowledge management, dan
knowledge management readiness.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini menjelaskan pola pikir penelitian dan penjelasannya. Adapun sistematika penelitian adalah dari perumusan masalah akan dilakukan studi literatur, perencanaan penelitian, kuesioner survey, penyebaran dan pengumpulan kuesioner, analisis data hasil survey, hasil analisis dan kesimpulan.
BAB IV PROFIL ORGANISASI
Bab ini menjelaskan profil organisasi perusahaan PT. XYZ .
BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Bab ini membahas tentang hasil analisis data hasil jawaban dari responden berdasarkan kuesioner yang diajukan. Analisis data menggunakan software SPSS 21.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
7 Universitas Indonesia BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Knowledge
Pengetahuan (knowledge) merupakan salah satu aset utama di dalam sebuah organisasi. Sebagaimana pernyataan P. Drucek yang dikutip dari buku
Knowledge Management : Challenges, Solution, dan technologies yaitu
“Pengetahuan telah menjadi sumber daya kunci bagi kekuatan militer suatu Negara yang sama pentingnya dengan kekuatan ekonomi negara tersebut, dimana secara fundamental berbeda dengan sumber daya kunci tradisional lainnya yang berupa tanah, manusia dan modal” (Fernandez, 2004). Melihat pentingnya suatu pengetahuan, maka diperlukan suatu manajemen yang baik untuk mengelola pengetahuan yang dimiliki tersebut.
2.1.1 Definisi Knowledge
Fernandez (2004) membedakan antara pengertian pengetahuan (knowledge) dengan data dan informasi. Data adalah sesuatu yang berkaitan dengan fakta, observasi, dan persepsi. Informasi adalah bagian dari data, hanya termasuk data yang memiliki konteks, relevansi, dan tujuan. Sedangkan pengetahuan adalah suatu informasi yang disertai dengan arahan untuk melakukan tindakan. Pengetahuan berada di tingkatan tertinggi dalam suatu hierarki, sedangkan informasi berada di tingkatan tengah, dan data berada di tingkat bawah (Fernandez, 2004). Pandangan ini sejalan dengan Wiig (1999) dan Awad & Ghaziri (2003) bahwa definisi pengetahuan pada dasarnya adalah berbeda dengan data dan informasi.
Definisi Fernandez mengenai pengetahuan adalah informasi dengan pengambilan keputusan dan tindakan yang mengarah kepada kegunaan dan tujuan (Fernandez, 2004). Sedangkan Awad & Ghaziri menyatakan bahwa definisi pengetahuan
adalah pemahaman yang diperoleh melalui pengalaman dan belajar (Awad & Ghaziri, 2003). Dari kedua pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa pengetahuan merupakan segala sesuatu yang diketahui dan diperoleh melalui pengalaman dan pembelajaran yang digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dan tindakan.
2.1.2 Klasifikasi Knowledge
Fernandez mengklasifikasi pengetahuan menjadi tiga tipe, yaitu: 1. Procedural atau Declarative knowledge
Procedural knowledge berfokus pada keyakinan yang berkaitan dengan urutan
langkah-langkah atau tindakan untuk mencapai hasil dari tujuan yang diharapkan. Sedangkan Declarative knowledge berfokus pada keyakinan mengenai hubungan antar variabel-variabel.
2. Tacit atau Explicit knowledge
Explicit knowledge mengacu kepada pengetahuan yang sudah di ekspresikan
kedalam bentuk kata-kata dan angka-angka. Pengetahuan tersebut dapat dibagikan (dikomunikasikan) secara formal dan sistematis dalam bentuk seperti : data, spesifikasi, manual, gambar, audio dan video, program komputer, dan paten. Sebaliknya, Tacit knowledge lebih bersifat wawasan, intuisi, dan firasat. Pengetahuan tacit tidak mudah untuk di ekspresikan dan di formalkan, karena itu tidak mudah untuk dibagikan (dikomunikasikan). Pengetahuan tacit lebih kepada personal yang didasarkan kepada pengalaman-pengalaman dan aktivitas-aktivitas individu tersebut.
3. General atau Specific Knowledge
General Knowledge pengetahuan yang umumnya dimiliki oleh sejumlah besar
individu dan karena bersifat umum maka dapat di transfer secara mudah antar individu. Sedangkan Specific Knowledge, dimiliki oleh sebagian kecil individu karena pengetahuan ini merupakan pengetahuan yang mendalam tentang suatu
9
Universitas Indonesia area tertentu, dan perlu biaya mahal untuk melakukan transfer pengetahuan jenis ini.
(Fernandez, 2004).
2.1.3 Lokasi Penyimpanan Knowledge
Sebelum kita mengetahui bagaimana suatu pengetahuan dikelola, maka kita sebaiknya mengetahui lebih dahulu lokasi penyimpanan dari suatu pengetahuan. Gambar 2.1 berikut akan menggambarkan mengenai lokasi penyimpanan
pengetahuan (Fernandez, 2004):
Gambar 2.1 Lokasi Penyimpanan Knowledge (Fernandez, 2004)
Pada gambar 2.1 terlihat bahwa terdapat tiga lokasi utama penyimpanan pengetahuan, yaitu manusia (individu dan group), artefak (praktik, teknologi, dan tempat penyimpanan),dan entitas organisasi (unit, organisasi, dan hubungan organisasi).
Pengetahuan yang ada pada tiap individu di dapat dari pengalaman dan pembelajaran. Beberapa pengetahuan ini tersimpan pada individu dalam suatu organisasi. Pengetahuan tersimpan di dalam group terjadi ketika individu-individu di dalam organisasi tersebut saling berinteraksi, terutama jika mereka sudah cukup lama ada dan bekerja sama di dalam organisasi tersebut. Masing-masing sudah mengetahui kekurangan dan kelebihannya, mengerti pendekatan yang harus dilakukan untuk masing-masing individu dan aspek-aspek yang perlu dikomunikasikan. Konsekuensinya, di dalam group akan membentuk keyakinan tentang apa saja solusi yang dapat berjalan dengan baik dan tidak, dan pengetahuan ini ada di dalam group.
Pengetahuan yang tersimpan di artefak terdapat pada praktik, teknologi, dan tempat penyimpanan. Pada praktik, pengetahuan tertanam pada prosedur. Selain itu, pengetahuan juga tersimpan pada teknologi dan sistem. Dalam rangka menyimpan data, teknologi informasi dapat menyimpan pengetahuan dan hubungan yang berkaitan (misalnya sistem komputerisasi kebutuhan material memiliki pengetahuan yang berhubungan antara pola kebutuhan, waktu terima barang sejak di order, dan kuantitas order). Sedangkan pengetahuan repositori dapat berupa kertas (seperti buku-buku), atau media elektronik.
Pengetahuan yang tersimpan di entitas organisasi terbagi menjadi tiga level, yaitu unit organisasi, organisasi, dan hubungan antar organisasi. Pada unit organisasi, pengetahuan tersimpan pada hubungan antar anggota di dalam unit organisasi tersebut. Selain itu, terdapat pula pengetahuan yang tersimpan di organisasi. Pengetahuan ini berupa norma-norma, nilai-nilai, prosedur, dan budaya organisasi. Selanjutnya, terdapat pengetahuan yang tersimpan di hubungan antar organisasi, misalnya ketika suatu organisasi berhubungan dengan pelanggan dan Supplier. Organisasi dapat belajar dari pengalaman pelanggan terhadap produk-produk yang mereka pakai serta bagaimana cara untuk meningkatkan kualitas produk. (Fernandez, 2004)
2.2 Knowledge Management
Melihat dari pentingnya pengetahuan, maka diperlukan sebuah pengelolaan yang baik untuk menjaga agar pengetahuan yang ada tidak begitu saja hilang atau terbuang sia-sia. Proses untuk melakukan pengelolaan dari suatu pengetahuan inilah yang kita kenal sebagai knowledge management.
2.2.1 Definisi Knowledge Management
Menurut Fernandez, definisi Knowledge Management adalah “Performing the
activities involved in discovering, capturing, sharing, and applying knowledge so as to enhanced, in a cost-effective fashion, the impact of knowledge on the unit’s goal achievement” (Fernandez, 2004). Menurut mereka Knowledge Management
11
Universitas Indonesia (discovering), menangkap (capturing), membagikan (sharing), dan mengaplikasikan (applying) pengetahuan untuk meningkatkan implikasi dari
knowledge bagi suatu pencapaian goal dari suatu unit organisasi.
Turban et al menjelaskan bahwa “ Manajemen Pengetahuan adalah suatu proses yang dapat membantu organisasi untuk mengidentifikasi, memilih, mengorganisasi, menyebarluaskan, dan mentransfer informasi penting dan keahlian yang termasuk bagian memori organisasi dan umumnya berada di organisasi dalam pola yang tidak terstruktur”. Manajemen pengetahuan merupakan sistematis dan pengelolaan aktif dari ide-ide, informasi, dan pengetahuan yang dimiliki karyawan (Turban, 2011).
Menurut Gartner, Manajemen Pengetahuan adalah proses bisnis yang memformalisasi pengelolaan dan penggunaan aset intelektual perusahaan. Manajemen pengetahuan mendorong kolaborasi dan pendekatan integratif pada penciptaan, penangkapan, dan penggunaan aset informasi, termasuk tacit atau pengetahuan manusia yang belum ditangkap (Gartner, IT Glossary).
Dari ketiga definisi manajemen pengetahuan, dapat disimpulkan bahwa pengertian menurut Fernandez(2004), Turban(2011), dan Gartner (2013) memiliki kesamaan, yaitu manajemen pengetahuan adalah proses pengelolaan pengetahuan di organisasi, baik menangkap, menemukan, dan menyebarluaskan pengetahuan, serta menggunakannya untuk mencapai tujuan organisasi.
2.2.2 Knowledge Management Process
Mengacu pada definisi dari knowledge management (KM) yang telah disampaikan sebelumnya, maka kita bisa mendapatkan empat proses utama dari KM. Keempat proses tersebut terhubung dalam suatu alur proses sebagaimana tercantum dalam gambar 2.2 (Fernandez, 2004).
Gambar 2.2 KM Process (Fernandez, 2004)
Dari gambar 2.2 kita dapat melihat keterkaitan dari keempat proses dalam
knowledge management. Dari gambar ini pula kita bisa melihat bahwa
masing-masing proses dalam knowledge management memiliki dua sub proses yang terdiri dari kombinasi, sosialisasi, eksternalisasi, internalisasi, pertukaran, arahan, dan rutinitas dimana empat dari total tujuh sub proses tersebut menggunakan SECI model yang diperkenalkan oleh Nonaka, yaitu socialization, externalization, internalization, dan combination (Nonaka, 1994). Keempat proses utama dalam proses knowledge management (discovery, capture, sharing, dan application) dijelaskan lebih detail sebagai berikut (Fernandez, 2004):
Knowledge discovery : Pengembangan suatu tacit atau explicit knowledge baru dari suatu data dan informasi atau dari suatu kumpulan dari pengetahuan sebelumnya. Dua komponen aktivitas yang terdapat dalam proses ini adalah kombinasi dan sosialisasi.
Knowledge Capture : Proses untuk mengambil suatu eksplisit knowledge ataupun tacit knowledge yang tersimpan dalam suatu tempat penyimpanan pengetahuan(orang, artefak, dan entitas organisasi). Dua aktivitas utamanya adalah eksternalisasi dan internalisasi.
Knowledge sharing : Proses untuk mengkomunikasikan antara suatu tacit knowledge atau eksplisit knowledge dari seorang individu kepada individu lainnya. Dua aktivitas utamanya adalah sosialisasi dan pertukaran pengetahuan.
13
Universitas Indonesia Knowledge application : Proses untuk menghasilkan suatu arahan aksi dari suatu individu kepada individu lain tanpa men-transfer pengetahuan dari suatu arahan itu sendiri. Aktivitas yang dilakukan pada proses ini adalah arahan dan rutinisasi.
2.2.3 Infrastruktur Knowledge Management
Infrastruktur KM adalah fondasi tempat berdirinya Knowledge Management. Fernandez (2004) menjelaskan bahwa terdapat lima komponen utama infrastruktur knowledge management, yaitu : organization culture, organization
structure, information technology infrastructure, common knowledge, dan physical environment.
Organization culture atau budaya organisasi mencerminkan norma-norma dan
keyakinan yang dapat mengarahkan tingkah laku dari individu di dalam organisasi tersebut. Budaya organisasi yang mendukung, dapat membantu memotivasi karyawan untuk memahami manfaat dari knowledge management. Koudsi menyatakan bahwa tantangan untuk membentuk budaya organisasi yang mendukung berjalannya knowledge management khususnya membuat orang untuk bersedia berpartisipasi dalam knowledge sharing merupakan bagian yang terberat dalam KM (Koudsi, 2000). Ciri yang mencerminkan adanya dukungan dari budaya organisasi adalah memahami mengenai manfaat atau nilai dari penerapan KM, dukungan dari pihak manajemen, insentif yang diberikan untuk knowledge
sharing, dan adanya dorongan interaksi untuk menciptakan dan berbagi
pengetahuan.
Penerapan KM pada suatu organisasi juga tergantung kepada batas tertentu dari struktur organisasi. Beberapa aspek berkaitan dengan struktur organisasi adalah: Pertama, struktur hierarki organisasi mempengaruhi orang tentang bagaimana mereka biasanya berinteraksi dan kepada siapa mereka biasanya berbagi pengetahuan. Kedua, struktur organisasi dapat memfasilitasi knowledge
management melalui communities of practice. Communities of practice adalah
namun secara rutin berkomunikasi untuk berdiskusi mengenai permasalahan bagi kepentingan bersama. Ketiga, struktur organisasi dapat memfasilitasi KM melalui struktur spesial dan peran-peran yang secara khusus mendukung KM, implementasinya seperti: penunjukan peran Chief Knowledge Officer (CKO) yang bertanggung jawab terhadap upaya KM di organisasi, membuat departemen khusus yang menangani KM, serta pembentukan departemen research and
development (R&D) dan perpustakaan perusahaan.
Knowledge management juga difasilitasi oleh infrastruktur teknologi informasi
yang ada di organisasi. Infrastruktur teknologi informasi yang secara keseluruhan pada dasarnya dibangun dalam rangka mendukung kebutuhan sistem informasi organisasi, dapat juga digunakan untuk memfasilitasi KM. Infrastruktur TI tersebut terdiri dari database-database dan warehouse-warehouse yang menyimpan pengetahuan. Empat aspek penting yang perlu dipertimbangkan dalam cara pandang infrastruktur teknologi informasi adalah reach, depth,
richness, dan aggregation.
Common knowledge merupakan kumulatif pengalaman-pengalaman di dalam
organisasi dalam memahami sebuah kategori pengetahuan dan aktivitas, dan prinsip-prinsip organisasi yang mendukung komunikasi dan koordinasi. Common
knowledge dapat membantu meningkatkan nilai dari pengetahuan keahlian
individu dengan cara mengintegrasikan pengetahuannya dengan pengetahuan orang lain.
Physical environment memiliki beberapa aspek penting, yaitu : lokasi, ukuran,
tipe kantor, jumlah dan sifat ruang pertemuan. Physical environment dapat membantu perkembangan KM dengan cara menyediakan kesempatan bagi karyawan untuk saling bertemu dan berbagi ide.
2.2.4 Knowledge Management Readiness
Menurut Holt (2000) definisi umum yang diberikan dalam literatur yang ada dengan menggunakan kata ‘kesiapan’ adalah pra-kondisi yang diperlukan bagi seseorang atau organisasi untuk berhasil dalam menghadapi perubahan organisasi.
15
Universitas Indonesia Sedangkan menurut Mohammadi et al (2009), KM readiness adalah kemampuan sebuah organisasi , departemen atau kelompok kerja untuk secara sukses mengadopsi, menggunakan, dan mengambil manfaat dari knowledge management. Implementasi knowledge management membutuhkan perubahan di setiap organisasi, serta perubahan sikap dan perilaku anggota organisasi (Siemieniuch dan Sinclair, 2004). Holt (2007) mengatakan bahwa penilaian kesiapan memungkinkan para pemimpin untuk mengidentifikasi gap antara keyakinan diri mereka sendiri tentang knowledge management yang di usulkan dan keyakinan anggota organisasi. Sehingga pada dasarnya, penilaian kesiapan organisasi dapat menjadi panduan bagi para pemimpin pada saat membuat perencanaan dan inisiatif knowledge management.
Rao M. (2005) menyatakan “Some analyst have classified companies into five
types depending on their level of KM readiness: not ready, preliminary (exploring KM), ready (accepted), receptive (advocating and measuring), and optimal (institutionalized).” Menurut Rao, beberapa analis sudah mengklasifikasi
perusahaan-perusahaan menjadi lima tipe level kesiapan KM, yaitu : Not ready, Preliminary (exploring KM), Ready (accepted), Receptive (advocating and measuring), and Optimal (institutionalized).
2.2.5 Knowledge Management Critical Success Factors (KMCSF)
Dalam melakukan penilaian kesiapan, terlebih dahulu organisasi perlu memahami
knowledge management seperti apa yang dibutuhkan dan sesuai dengan strategi
perusahaan sehingga implementasi knowledge management bisa diselesaikan. Banyak perusahaan yang berusaha untuk melakukan inisiatif knowledge
management namun merasa tidak yakin mengenai pendekatan terbaik mana yang
sebaiknya diadopsi untuk organisasi (Moffet et al, 2002).
Terdapat beberapa penelitian sebelumnya yang fokus kepada penyelidikan tentang faktor-faktor apa saja yang dianggap penting serta menjadi kunci keberhasilan dalam implementasi knowledge management. Beberapa penelitian mengenai KMCSF adalah sebagai berikut:
1. KMCSF Mamaghani et al (2011)
Penelitian yang dilakukan oleh Mamaghani et al (2011) bertujuan untuk menyelidiki faktor-faktor kesuksesan KM dari Iran Telecommunication Research Center (ITRC) sehingga dapat dijadikan sebagai dasar penilaian kesiapan KM. Faktor-faktor kesuksesan KM diekstrasi dari tinjauan literatur penelitian sebelumnya yang dilakukan antara tahun 1997 dan 2009. Selanjutnya hasil ekstraksi divalidasi dan dianalisis dengan kuesioner melalui test binomial dan persetujuan panel pakar. Pada penelitian tersebut terungkap bahwa terdapat dua belas faktor kesuksesan KM, yaitu:
1. Knowledge strategy 2. Management support 3. Performance measurement 4. Organizational structure 5. Organizational learning 6. Financial Support 7. Organizational culture 8. Motivational encouragement 9. Communication and group working 10. Technical infrastructure
11. Integration of operations 12. Security
2. Ling C. N (2011)
Penelitian Ling C. N (2011) bertujuan untuk memahami dan mengenali tingkat penerimaan KM dan CSF yang berkontribusi kepada kinerja bisnis diantara perusahaan kecil dan menengah di Malaysia. Berdasarkan studi literatur maka ditetapkan bahwa terdapat lima CSF yang dipertimbangkan sesuai dengan penelitian. Kelima CSF tersebut kemudian diinvestigasi untuk melihat apakah memiliki pengaruh kepada KM process (knowledge creation, knowledge transfer,
knowledge sharing, dan knowledge utilization) dari perusahaan kecil dan
17 Universitas Indonesia 1. Culture 2. Leadership 3. Employee participation 4. ICT 5. Organizational structure 3. Toloie A. dan Akbari A. (2011)
Toloie A. dan Akbari A. pada penelitiannya berusaha untuk mengidentifikasi dan membuat prioritas faktor-faktor kritis kesuksesan implementasi Knowledge
Management pada perusahaan-perusahaan kecil dan menengah. Untuk tahap awal,
identifikasi Critical Success Factors (CSF) dilakukan melalui studi literatur yang berkaitan dengan KMCSF. Tahap kedua, CSF yang sudah didapat dari hasil ekstraksi studi literatur kemudian dilakukan prioritisasi dengan menggunakan teknik Analytical Network Process (ANP). Pada tahapan ini dilakukan perbandingan antara faktor-faktor tersebut dan tinjauan dari para ahli di bidang
Knowledge Management, setelah itu dilanjutkan dengan prioritisasi. Hasilnya
berhasil diidentifikasi enam faktor yang merupakan faktor-faktor kritis kesuksesan KM, yaitu:
1. Managerial factors 2. Cultural factors 3. IT infrastructure
4. Encouraging and supportive factors 5. Structural and processing factors 6. Strategic factors
4. KMCSF Valmohammadi C. (2010)
Penelitian Valmohammadi C. (2010) bertujuan untuk membantu organisasi-organisasi di Iran khususnya perusahaan kecil dan menengah untuk mengidentifikasi dan mencari prioritas dari Critical Success Factors (CSFs) berdasarkan pandangan para ahli di Iran. Melalui studi komparatif terhadap penelitian sebelumnya yang berkaitan dengan CSFs, berhasil di identifikasi dua belas CSF. Kemudian dilanjutkan dengan pembuatan instrumen kuesioner untuk
mengumpulkan pandangan dari para ahli Knowledge Management untuk mengetahui tingkatan kepentingan CSF dalam rangka mengadopsi KM.
Hasil penelitian mengidentifikasi dua belas CSF dengan urutan prioritasnya adalah sebagai berikut:
1. Management leadership and support 2. Organizational culture
3. KM strategy
4. Removal of resource constraints 5. Processes and activities
6. Human resource management 7. Organizational infrastructure 8. Performance measurement 9. Training and education 10. Information technology 11. Rewarding and motivation 12. Benchmarking
5. KMCSF Wong K. Y. (2005)
Penelitian Wong K. Y (2005) ditujukan untuk mencari KMCSF bagi perusahaan kecil dan menengah. Berdasarkan studi literatur dari tujuh penelitian sebelumnya yang berkaitan dengan KMCSF serta penambahan beberapa faktor-faktor baru, maka Wong menetapkan bahwa terdapat sebelas CSF yang sesuai bagi perusahaan kecil dan menengah. Sebelas CSF tersebut adalah:
1. Management leadership and support 2. Culture
3. IT
4. Strategy and purpose 5. Measurement
6. Organizational infrastructure 7. Processes and activities
19
Universitas Indonesia 8. Motivational aids
9. Resources
10. Training and education 11. HRM
2.3 Penelitian Sejenis
Febyatmoko (2013) melakukan pengukuran tingkat kematangan KM di PT. XYZ dengan menggunakan metodologi General Knowledge Management Maturity
Model (G-KMMM). Model G-KMMM tersebut menggunakan 5 aspek
pengukuran yaitu Culture, Strategy, Policy, Process, dan Technology. Model tersebut terdiri dari 5 tingkat kematangan yaitu Initial, Aware, Defined, Managed, dan Optimizing. Pada penelitian ini, peneliti berusaha untuk menjawab pertanyaan penelitian yang muncul dalam penerapan Knowledge Management di PT. XYZ yaitu pada tingkat berapa kematangan knowledge management pada organisasi dan rekomendasi strategi apa sajakah yang bisa diberikan untuk meningkatkan tingkat kematangan tersebut. Berdasarkan hasil pengukuran didapatkan bahwa aspek Culture telah mencapai level kematangan 3, aspek
Strategy pada level kematangan 3, aspek Policy pada level kematangan 2, aspek Process pada level kematangan 2, dan aspek Technology pada level kematangan
3.
Penelitian selanjutnya adalah Mulyono (2011). Peneliti melakukan analisis pengukuran tingkat kesiapan implementasi KM di tempatnya bekerja, yaitu dengan cara membandingkan 17 penelitian terdahulu tentang KMCSF lalu memetakan nya menjadi sebuah KMCSFs yang sesuai dengan organisasi tempat studi kasus. Pengukuran menggunakan kuesioner yang memuat pertanyaan dari 10 aspek dengan jawaban terdiri dari persepsi kondisi saat ini (Effectiveness) dan tingkat kepentingan untuk masa depan perusahaan (Important). Penilaian masing-masing pertanyaan berdasarkan skala linkert dari Impact of Event Scale (IES) yang validitas dan reliabilitasnya diukur menggunakan SPSS V.16
Metode pengukuran tingkat kesiapan implementasi KM dengan cara menjumlahkan bobot setiap jawaban untuk mendapatkan nilai rata-rata per
indikator kemudian dihitung nilai rata-rata untuk tiap aspek. Untuk mengukur kesiapan KM, Mulyono menggunakan skala berdasarkan KM readiness level. Hasil pengukuran menunjukkan bahwa rata-rata kesiapan organisasi yang diukur mencapai level 2.16 yang berarti baru mencapai tingkat Preliminary.
21 Universitas Indonesia BAB 3
METODE PENELITIAN
3.1 Metodologi riset
Penelitian dilakukan untuk mengetahui tingkat kesiapan organisasi dalam menerapkan Knowledge Management. Penelitian ini menggunakan metode penelitian studi kasus, dimana dilakukan pengukuran terhadap aspek-aspek yang dianggap sebagai faktor penting keberhasilan KM di perusahaan. Pengukuran aspek dilakukan terhadap kondisi praktik saat ini dan tingkat kepentingan masa depan perusahaan, dengan begitu maka akan dapat diidentifikasi kesenjangan antara efektifitas kondisi aspek saat ini dengan kepentingan organisasi di masa yang akan datang. Setelah mengetahui aspek mana saja yang memiliki kesenjangan yang besar, maka pihak manajemen dapat melakukan tindakan inisiatif yang dianggap perlu untuk meningkatkan aspek yang memiliki tingkatan kesiapan rendah atau belum siap.
3.2 Kerangka Pikir
Gambar 3.1 menampilkan uraian kerangka pikir yang digunakan dalam penelitian.
Gambar 3.1 Kerangka Pikir Penelitian Faktor pengukuran kesiapan KM pada PT. XYZ Level kesiapan KM Pengukuran level kesiapan KM dan Analisis kesenjangan KM Infrastruktur Fernandez (2004)
KMCSF yang didapat dari: 1. Mamaghani et al (2011) 2. Ling C.N.(2011) 3. Toloie A. dan Akbari A. (2011)
4. Valmohammadi C. (2010) 5. Wong K. Y. (2005)
Penelitian dilakukan dengan cara mengumpulkan KMCSF (Knowledge Management Success Factor) dari lima penelitian tentang KMCSF yang pernah dilakukan, yaitu Mamaghani et al (2011), Ling C. N (2011), Toloie A. dan Akbari A. (2005), Valmohammadi C. (2010), dan Wong K. Y. (2005), serta komponen-komponen pada infrastruktur KM Fernandez (2004). Dari pengumpulan KMCSF dan komponen-komponen infrastruktur, lalu di lakukan pemetaan dan pengelompokkan berdasarkan kesamaan maksud atau makna. Hasil pengelompokkan tersebut, kemudian diurutkan atau di ranking berdasarkan kuantitas faktor yang paling banyak tampil. Setelah itu diajukan kepada pihak manajemen perusahaan untuk melihat kesesuaian dengan tujuan perusahaan yang ada. Berdasarkan persetujuan manajemen perusahaan, maka faktor-faktor tersebut akan menjadi variabel atau aspek yang digunakan sebagai alat ukur penelitian. Tahapan selanjutnya adalah menentukan level kesiapan KM. Setelah menentukan level kesiapan KM, maka dilanjutkan pengukuran level kesiapan dan analisis kesenjangan. Pengukuran menggunakan instrumen kuesioner yang dibuat berdasarkan variabel penelitian yang telah disetujui. Kuesioner tersebut kemudian dibagikan kepada para responden yang hasilnya dianalisis untuk diuji tingkat validitas dan reliabilitas terhadap pernyataan-pernyataan di dalamnya. Berdasarkan pengujian tersebut ditentukan pernyataan-pernyataan yang valid dan dapat dipercaya untuk selanjutnya digunakan sebagai kuesioner kesiapan implementasi knowledge management pada PT. XYZ. Data hasil kuesioner kesiapan implementasi knowledge management selanjutnya dianalisis menggunakan KM readiness level (Rao, 2005), sehingga dapat diidentifikasi tingkat kesiapan perusahaan.
23
Universitas Indonesia 3.3 Tahapan Penelitian
Gambar 3.2 memperlihatkan langkah-langkah yang digunakan dalam penelitian.
Gambar 3.2 Tahapan Penelitian Merumuskan permasalahan Studi literatur Penentuan instrumen penelitian Rancangan Kuesioner Kuesioner KM Readiness pada PT. XYZ
Uji Validitas dan Reabilitas
Analisis data hasil kuesioner
Hasil analisis dan pembahasan
Detail penjelasan tiap langkah pada gambar 3.2 akan dijelaskan melalui poin-poin dibawah ini:
1. Merumuskan permasalahan
Pada tahapan ini dilakukan wawancara informal dengan para karyawan dan observasi mengenai permasalahan yang sedang terjadi di perusahaan sehingga dapat dirumuskan permasalahan penelitian.
2. Studi Literatur
Tahapan studi literatur bertujuan untuk mengumpulkan informasi teori serta penelitian-penelitian yang pernah dilakukan berkaitan dengan permasalahan penelitian.
3. Penentuan instrumen penelitian
Tahapan penentuan instrumen penelitian terdiri dari pemetaan KMCSF berdasarkan kesamaan maksud, membuat urutan dari banyaknya kuantitas faktor yang paling banyak tampil, dan meminta masukan dan persetujuan dari pihak manajemen perusahaan mengenai faktor-faktor tersebut sehingga dapat dijadikan sebagai variabel penelitian atau aspek penelitian.
4. Rancangan Kuesioner
Pada tahapan ini akan dilakukan perancangan kuesioner berdasarkan aspek penelitian. Masing-masing aspek yang sudah ditetapkan, kemudian dibuat butir-butir pernyataan(item). Kuesioner yang sudah dibuat selanjutnya diserahkan kepada para sampel responden. Sampel responden merupakan karyawan perusahaan PT. XYZ (jumlah 10 responden).
5. Uji Validitas dan Reliabilitas
Hasil dari kuesioner kemudian diuji validitas dan reliabilitasnya. Uji validitas dilakukan untuk mengetahui bahwa butir-butir pernyataan untuk pengukuran memang benar mengukur apa yang seharusnya diukur. Sedangkan uji
25
Universitas Indonesia reliabilitas dilakukan untuk mengetahui bahwa item-item dalam kuesioner reliabel untuk digunakan dan mudah dipahami oleh para responden. Pengujian diolah dengan menggunakan Software Statistical Package For Social Science (SPSS) versi 21, untuk uji validitas menggunakan korelasi Bivariate Pearson (Produk Momen Pearson), sedangkan uji reliabilitas menggunakan metode perhitungan Cronbach’s Alpha.
6. Kuesioner Knowledge Management Readiness pada PT. XYZ
Kuesioner kesiapan implementasi knowledge management pada PT. XYZ dirancang berdasarkan item-item yang sudah dinyatakan valid dan reliable berdasarkan uji validitas dan reliabilitas sebelumnya. Kuesioner kemudian dibagikan kepada seluruh karyawan PT. XYZ dan jawaban dari kuesioner selanjutnya dianalisis datanya untuk mengidentifikasi tingkat kesiapan perusahaan.
7. Analisis data hasil kuesioner
Dari jawaban para responden terhadap kuesioner kesiapan implementasi
Knowledge Management pada PT. XYZ, datanya kemudian diolah
menggunakan analisis statistik. Analisis dilakukan pada setiap variabel penelitian untuk mendapatkan tingkat kesiapan perusahaan dalam implementasi Knowledge Management.
8. Hasil analisis dan pembahasan
Pada tahapan ini disajikan hasil penelitian. Masing-masing pengukuran baik
effectiveness dan important untuk tiap aspek ditampilkan dengan diagram bar.
Untuk keseluruhan dimensi Knowledge Management, dilakukan dengan menghitung rata-rata dari seluruh aspek penelitian. Hasilnya kemudian ditampilkan dalam bentuk radar chart.
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan penelitian maka dibuat kesimpulan. Poin-poin kesimpulan berisi jawaban dari pertanyaan penelitian yaitu tingkat kesiapan perusahaan. Apabila ditemukan aspek yang belum mencapai pada tingkatan siap maka akan diberikan saran-saran mengenai hal-hal apa sajakah yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam rangka mengeliminasi kesenjangan pada aspek tersebut.
3.4 Jenis dan Sumber data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer dalam penelitian ini diperoleh langsung dari responden yaitu jawaban yang didapat dari kuesioner yang diberikan kepada responden penelitian. Sedangkan data sekunder diperoleh peneliti melalui studi literatur dan dokumentasi perusahaan seperti tugas pokok, fungsi organisasi, serta peraturan-peraturan organisasi.
27 Universitas Indonesia BAB 4
PERANCANGAN INSTRUMEN PENELITIAN
4.1 Pemetaan Knowledge Management Readiness
Dalam penelitian ini, perancangan instrumen penelitian dilakukan dengan cara mengumpulkan KMCSF (Knowledge Management Success Factor) dari lima penelitian tentang KMCSF yang sudah pernah dilakukan , yaitu : penelitian Mamaghani et al (2011), Ling C. N. (2011), Toloie A dan Akbari A. (2011), Valmohammadi C. (2005), dan Wong K.Y. (2005), serta komponen-komponen pada infrastruktur KM Fernandez (2004). Detail KMCSF untuk masing-masing sumber dapat dilihat pada tabel 4.1 dibawah ini:
Tabel 4.1 KMCSF
Mamaghani ef al (2011) Ling C.N. (2011)
1. Knowledge Strategy 1. Culture
2. Management Support 2. Leadership
3. Performance Measurement 3. Employee participation 4. Organizational Structure 4. ICT
5. Organizational learning 5. Organizational Structure 6. Financial support
7. Organizational culture
9. Communication and Group working
10. Technical infrastructure
11. Integration of Operation
12. Security
Toloie A. dan Akbari A. (2011) Valmohammadi C. (2010)
1. Managerial factors 1. Management leadership and support
2. Cultural factors 2. Organizational culture
3. IT infrastructure 3. KM strategy
4. Encouraging and supportive factors 4. Removal of resource constraints
5. Structural and processing factors 5. Processes and activities 6. Strategic factors 6. Human resource management
7. Organizational infrastructure
8. Performance measurement
9. Training and education
10. Information technology
11. Rewarding and motivation 12. Benchmarking
29
Universitas Indonesia Wong K. Y. (2005) KM Infrastruktur Fernandez (2004)
1. Management leadership and support
1. Organization culture
2. Culture 2. Organization structure
3. Information technology 3. Information Technology infrastructure
4. Strategy and Purpose 4. Common knowledge
5. Measurement 5. Physical environment
6. Organizational infrastructure 7. Processes and activities
8. Motivational aids
9. Resources
10. Training and education
11. HRM
Pada tabel 4.1 dapat dilihat bahwa KMCSF Mamaghani et al (2011) terdiri dari dua belas faktor, KMCSF Ling C. N. (2011) terdiri dari lima faktor, KMCSF Toloie A. dan Akbari A. (2011) terdiri dari enam faktor, KMCSF Valmohammadi C (2010) terdiri dari dua belas faktor, dan KMCSF Wong K. Y. terdiri dari sebelas faktor. Sedangkan KM infrastruktur Fernandez (2004) terdiri dari lima komponen.
Dari jumlah keseluruhan lima puluh satu faktor tersebut, kemudian diidentifikasi faktor-faktor mana yang memiliki kesamaan maksud atau makna. Proses
identifikasi dilakukan dengan cara memetakan KMCSF, apabila ditemukan kesamaan maksud atau makna maka akan digabung menjadi satu faktor. Berdasarkan pemetaan dihasilkan usulan faktor yang terdiri dari: Strategy,
Organization, Culture, IT, Motivation, Human Resources, dan Process (lebih
lengkap mengenai pemetaan KMCSF dapat dilihat pada lampiran 1). Setelah melakukan pemetaan dan menghasilkan usulan faktor, maka pemetaan dan usulan faktor tersebut kemudian diajukan kepada manajemen untuk memperoleh masukan serta melihat kesesuaian faktor dengan kondisi organisasi. Berdasarkan rekomendasi manajemen, tidak terdapat perubahan faktor dari yang diusulkan dan ditetapkan bahwa faktor penilaian pengukuran tingkat kesiapan implementasi
knowledge management pada PT. XYZ menggunakan tujuh faktor seperti
dibawah ini:
Tabel 4.2 Tabel Faktor Penilaian KM Readiness PT. XYZ
NO. FAKTOR 1 Strategy 2 Organization 3 Culture 4 IT 5 Motivation 6 Human Resources 7 Process
Dengan telah ditentukannya faktor yang menjadi penilaian pengukuran, maka selanjutnya adalah membuat instrumen penilaian yang dibuat menggunakan metode analisis gap Taylor dan Schellenberg (Taylor dan Schellenberg, 2008).
31
Universitas Indonesia Pada bagian pertama adalah Effectiveness untuk mengukur kondisi saat ini, kemudian bagian kedua adalah Important untuk mengukur seberapa penting pertanyaan pada kuesioner terhadap kemajuan lembaga XYZ di masa mendatang. Penskoran masing-masing bagian dapat dilihat pada tabel dibawah ini yang menggunakan skala dari The Impact of Event Scale-Revised (IES-R; Weiss & Marmar,1997):
Tabel 4.3 Scoring Kuesioner
Dengan tabel scoring diatas, maka akan didapatkan analisis kesenjangan antara kondisi saat ini dengan kondisi ideal yang akan dicapai. Berdasarkan faktor-faktor penilaian yang sudah ditentukan sebelumnya maka variabel-variabel yang digunakan sebagai parameter penelitian adalah:
1. Aspek Strategy
Individu di dalam perusahaan memahami definisi dan manfaat dari
Knowledge Management dan kontribusi-nya bagi peningkatan daya saing
perusahaan. Perencanaan strategis Knowledge Management di dalam perusahaan tercermin di dalam visi, misi, dan tujuan perusahaan.
2. Aspek Organization
Infrastruktur organisasi yang tepat merupakan salah satu aspek penting dalam implementasi Knowledge Management. Hal ini menyiratkan kebutuhan tentang perlu adanya sejumlah peran-peran atau tim yang berfungsi memungkinkan berjalannya knowledge management. Peran atau tim dapat saja ditujukan kepada sumber daya yang sudah ada misalnya kepada divisi TI atau HR. Selain itu, besarnya organisasi juga menentukan proses knowledge management, jika struktur organisasi ramping maka
akan memudahkan bagi individu untuk berkomunikasi dan berbagi pengetahuan baik hubungan secara vertikal maupun horizontal.
3. Aspek Culture
Budaya organisasi menentukan keyakinan, nilai-nilai, norma, dan sosial yang mengarahkan bagaimana cara individu bertindak dan berperilaku di dalam organisasi. Budaya organisasi yang perlu untuk diperhatikan adalah perilaku mencari pengetahuan baru dan best practice, dokumentasi pengetahuan yang dimiliki, berbagi pengetahuan, dan bekerja sama. 4. Aspek Technology
Kemampuan teknologi sudah berkembang dari yang tadinya merupakan arsip statis informasi menjadi media penghubung antara manusia dan informasi juga manusia dan manusia. Teknologi memungkinkan pencarian informasi secara massal, akses, dan penerimaan informasi. Namun, TI hanyalah alat dan bukan sebuah solusi akhir. (Wong, 2005) Aspek ini berkaitan dengan tersedianya fasilitas TI di perusahaan untuk berbagi pengetahuan, individu merasa nyaman, terbiasa menggunakannya serta memperoleh manfaat dan pada akhirnya menunjang kegiatan perusahaan.
5. Aspek Motivation
Suksesnya implementasi knowledge management membutuhkan peran serta aktif karyawan. Agar karyawan bersedia melaksanakan aktivitas
knowledge management atas dasar keinginan pribadi, maka perlu untuk di
motivasi. Motivasi tersebut diantaranya adalah adanya insentif dan penghargaan sehingga merangsang individu untuk belajar, berbagi dan menerapkan pengetahuan.
33
Universitas Indonesia Proses knowledge management mengacu kepada sesuatu yang bisa diselesaikan dengan menggunakan pengetahuan, aktivitas tersebut adalah penciptaan, penyimpanan, berbagi, dan menggunakan pengetahuan. Pelaksanaan aktivitas tersebut kemudian di fasilitasi oleh perusahaan sehingga memungkinkan adanya siklus pengetahuan dalam kegiatan perusahaan.
7. Aspek Human Resources
Menurut Davenport dan Volpel (Davenport dan Vopel, 2001) ”Managing
knowledge is managing people, and managing people is managing knowledge” . Sumber daya manusia merupakan faktor penting kesuksesan knowledge management. Pengelolaan sumber daya manusia berkaitan
dengan pengetahuan perusahaan, secara vital dapat dilakukan melalui fokus pada area perekrutan karyawan, pengembangan individu, dan retensi karyawan (Wong, 2005). Melalui perekrutan yang efektif, maka pengetahuan yang diperlukan namun tidak dimiliki perusahaan dapat dibawa masuk kedalam perusahaan. Pengembangan individu perlu dilakukan secara berkesinambungan agar setiap individu dapat menghasilkan kontribusi yang maksimal untuk perusahaan. Sedangkan Retensi karyawan adalah melalui upaya tindakan pencegahan agar karyawan yang memiliki pengetahuan tetap bertahan sehingga pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan tidak hilang jika individu tersebut meninggalkan perusahaan.
4.2 Tingkat Kesiapan KM
Setelah ditentukan variabel penelitian, langkah selanjutnya adalah menentukan
Knowledge Management Readiness Level untuk masing-masing aspek.
Penyusunan dilakukan dengan pemetaan berdasarkan referensi tingkat kesiapan dari penelitian-penelitian sebelumnya, yaitu : Rao (2005), Mulyono S. (2011), dan Septina A. (2013).
Level Nama Level Karakteristik
1 Not Ready/ Tidak Siap Belum adanya pemahaman mengenai Knowledge Management.
Belum adanya pemahaman mengenai visi dan misi dari Knowledge Management.
Tidak menggambarkan fenomena atau permasalahan Knowledge Management. 2 Preliminary (exploring KM)/
awal menjelajahi knowledge management
Organisasi sudah mengenal pentingnya kegiatan Knowledge Management.
Proses dalam organisasi sudah menggambarkan kegiatan Knowledge Management.
Sudah terdapat individu yang menggalakkan Knowledge Management System.
3 Ready (accepted)/ siap (diterima)
Sudah stabil dan individu dalam organisasi sudah mempraktikan aktivitas yang efektif untuk mendukung Knowledge Management. Kegiatan KM sudah dilaksanakan setiap waktu di setiap kegiatan pekerjaan.
Kegiatan KM sudah dapat ditemukan pada setiap individu.
Sudah ada sistem pendokumentasian. 4 Receptive (advocating and
measuring)/
Reseptif (advokasi dan pengukuran)
Sudah adanya efisiensi dari KM
Kegiatan-kegiatan yang ada pada level 3 dilanjutkan dan sudah dihasilkan suatu standar dan aturan
5 Optimal (Institutionalized KM) /
Optimal
Organisasi telah memiliki kemampuan untuk beradaptasi dan fleksibel terhadap syarat-syarat yang ditentukan untuk mencapai KM readiness.
Sumber : Rao (2005) yang telah diolah kembali 2. Mulyono S. (2011)
35
Universitas Indonesia LEVEL NAMA LEVEL/
SKALA ASPEK KARAKTERISTIK
1 Not Ready/
1
Strategy Organisasi tidak memiliki keinginan dan motivasi yang kuat untuk menerapkan KM
Culture Budaya organisasi sama sekali tidak mendukung Knowledge Management dan tidak menunjukkan adanya kegiatan knowledge.
Organization Struktur organisasi tidak
memungkinkan untuk membentuk tim dari berbagai departemen
Measures Tidak adanya penilaian terhadap kontribusi pengetahuan bagi organisasi
Motivation and Reward
Tidak adanya keinginan dan penghargaan bagi pegawai untuk saling berbagi pengetahuan
Technology Infrastructure
Tidak adanya dukungan teknologi seperti penggunaan ICT, internet dan intranet
Process Tidak ada proses knowledge yang terjadi di dalam organisasi
Human Resources
Sedikitnya keahlian yang dimiliki oleh individu dan organisasi
dapat menerima adanya perubahan
Learning Tidak adanya proses learning dalam organisasi dan individu dalam organisasi
2 Preliminary/ 2
Strategy Organisasi sudah memiliki keinginan dan motivasi untuk menerapkan KM
Culture Budaya organisasi sudah mulai menunjukkan kegiatan knowledge, seperti adanya budaya bekerja sama.
Organization Struktur organisasi sudah
memungkinkan untuk membentuk tim khusus KM
Measures Sudah adanya penilaian terhadap kontribusi pengetahuan bagi organisasi
Motivation and Reward
Adanya penghargaan bagi karyawan yang melakukan aktivitas knowledge yang ada bagi organisasi
Technology Infrastructure
Dukungan teknologi seperti penggunaan ICT sudah ada, tetapi fasilitas internet dan intranet belum ada
Process Proses knowledge sudah terlihat dalam organisasi, seperti adanya kegiatan-kegiatan menambah pengetahuan dan transfer knowledge.
37
Universitas Indonesia Resources dan pengetahuan organisasi sudah
mulai bertambah
Leadership Kepemimpinan dalam organisasi sedikitnya sudah mulai menerima adanya perubahan
Learning Proses learning dalam organisasi dan individu dalam organisasi sudah mulai ada dan terjadi
3 Ready/
3
Strategy Organisasi sudah memiliki strategi, keinginan dan motivasi yang kuat untuk menerapkan Knowledge Management
Culture Budaya organisasi sudah
menunjukkan kegiatan knowledge, seperti adanya budaya bekerja sama dan sharing knowledge
Organization Struktur organisasi yang ada memungkinkan untuk membentuk tim khusus KM dari berbagai unit dan sharing knowledge dapat dilakukan dengan mudah baik secara vertikal maupun horizontal
Measures Adanya penilaian terhadap kontribusi pengetahuan bagi organisasi secara berkala
Motivation and Reward
Adanya penghargaan bagi karyawan yang melakukan aktivitas knowledge
Technology Infrastructure
Dukungan teknologi seperti
penggunaan ICT, fasilitas internet dan intranet sudah ada.
Procesess Proses knowledge sudah terjadi dalam organisasi, seperti adanya kegiatan-kegiatan rutin menambah
pengetahuan dan transfer knowledge.
Human Resources
Keahlian yang dimiliki oleh individu sudah memadai, beragam, dan sudah terdokumentasi
Leadership Kepemimpinan dalam organisasi sudah dengan mudah dan dukungan dalam menerima adanya perubahan
Learning Proses learning dalam organisasi dan individu dalam organisasi sudah terjadi dalam kegiatan sehari-hari
4 Receptive/
4
Strategy Semua karakteristik pada semua dimensi sudah sangat mendukung diterapkannya KM. Kegiatan-kegiatan yang sudah terjadi pada level 3 telah dilaksanakan secara efisien serta sudah ada aturan dan standar yang dibuat untuk mengatur kegiatan KM Culture Organization Measures Motivation and Reward Technology Infrastructure Processes
39 Universitas Indonesia Human Resources Leadership Learning 5 Optimal/ 5
Strategy Organisasi sudah memiliki
kemampuan beradaptasi dan fleksibel terhadap syarat-syarat yang
ditetapkan untuk mencapai kesiapan KM di mana kondisi kesiapan sudah terpenuhi seluruhnya pada semua dimensi. Culture Organzation Measures Motivation and Reward Technology Infrastructure Processes Human Resources Leadership Learning Sumber : Mulyono (2011) 3. Septina A. (2013)
Level Nama Level Karakteristik
1 Not Ready Belum adanya pemahaman mengenai
Belum adanya pemahaman mengenai visi dan misi dari Knowledge Management.
Tidak menggambarkan fenomena atau permasalahan Knowledge Management.
2 Preliminary Organisasi sudah mengenal pentingnya kegiatan Knowledge Management.
Proses dalam organisasi sudah menggambarkan kegiatan Knowledge Management.
Sudah terdapat individu yang menggalakkan Knowledge Management System.
3 Ready Sudah stabil dan individu dalam organisasi
sudah mempraktikan aktivitas yang efektif untuk mendukung Knowledge Management. Kegiatan KM sudah dilaksanakan setiap waktu di setiap kegiatan pekerjaan.
Kegiatan KM sudah dapat ditemukan pada setiap individu.
Sudah ada sistem pendokumentasian.
4 Receptive Sudah adanya efisiensi dari KM
Kegiatan-kegiatan yang ada pada level 3 dilanjutkan dan sudah dihasilkan suatu standar dan aturan
5 Optimal Organisasi telah memiliki kemampuan untuk
beradaptasi dan fleksibel terhadap syarat-syarat yang ditentukan untuk mencapai KM readiness.
Sumber : Septina A. (2013)
Tabel 4.4 menunjukkan tingkat kesiapan PT. XYZ yang mengadopsi dari beberapa penelitian sebelumnya. Terdapat lima level yang digunakan dalam melakukan pengukuran yaitu: Not Ready, Preliminary, Ready, Receptive, dan
Optimal. Penggunaan skala interval untuk menentukan level kesiapan mengacu
41
Universitas Indonesia Tabel 4.4 Knowledge Management Readiness Level PT. XYZ
LEVEL NAMA LEVEL/
SKALA ASPEK KARAKTERISTIK
1 Not Ready/
(0 – 0,50)
Strategy Organisasi tidak memiliki
keinginan dan motivasi yang kuat untuk menerapkan KM
Belum ada pemahaman individu dalam organisasi terhadap KM dan tidak mengetahui manfaat KM
Organization Struktur organisasi tidak
memungkinkan untuk membentuk tim khusus KM
Culture Budaya organisasi sama sekali
tidak mendukung Knowledge
Management dan tidak
menunjukkan adanya kegiatan
knowledge.
Technology Tidak adanya dukungan teknologi
seperti penggunaan ICT, internet dan intranet
Motivation Tidak adanya keinginan dan
penghargaan bagi pegawai untuk saling berbagi pengetahuan
Process Tidak ada proses knowledge yang
