BAB 4 PERANCANGAN INSTRUMEN PENELITIAN
4.2 Tingkat Kesiapan KM
Setelah ditentukan variabel penelitian, langkah selanjutnya adalah menentukan
Knowledge Management Readiness Level untuk masing-masing aspek.
Penyusunan dilakukan dengan pemetaan berdasarkan referensi tingkat kesiapan dari penelitian-penelitian sebelumnya, yaitu : Rao (2005), Mulyono S. (2011), dan Septina A. (2013).
Level Nama Level Karakteristik
1 Not Ready/ Tidak Siap Belum adanya pemahaman mengenai Knowledge Management.
Belum adanya pemahaman mengenai visi dan misi dari Knowledge Management.
Tidak menggambarkan fenomena atau permasalahan Knowledge Management. 2 Preliminary (exploring KM)/
awal menjelajahi knowledge management
Organisasi sudah mengenal pentingnya kegiatan Knowledge Management.
Proses dalam organisasi sudah menggambarkan kegiatan Knowledge Management.
Sudah terdapat individu yang menggalakkan Knowledge Management System.
3 Ready (accepted)/ siap (diterima)
Sudah stabil dan individu dalam organisasi sudah mempraktikan aktivitas yang efektif untuk mendukung Knowledge Management. Kegiatan KM sudah dilaksanakan setiap waktu di setiap kegiatan pekerjaan.
Kegiatan KM sudah dapat ditemukan pada setiap individu.
Sudah ada sistem pendokumentasian. 4 Receptive (advocating and
measuring)/
Reseptif (advokasi dan pengukuran)
Sudah adanya efisiensi dari KM
Kegiatan-kegiatan yang ada pada level 3 dilanjutkan dan sudah dihasilkan suatu standar dan aturan
5 Optimal (Institutionalized KM) /
Optimal
Organisasi telah memiliki kemampuan untuk beradaptasi dan fleksibel terhadap syarat-syarat yang ditentukan untuk mencapai KM readiness.
Sumber : Rao (2005) yang telah diolah kembali 2. Mulyono S. (2011)
35
Universitas Indonesia LEVEL NAMA LEVEL/
SKALA ASPEK KARAKTERISTIK
1 Not Ready/
1
Strategy Organisasi tidak memiliki keinginan dan motivasi yang kuat untuk menerapkan KM
Culture Budaya organisasi sama sekali tidak mendukung Knowledge Management dan tidak menunjukkan adanya kegiatan knowledge.
Organization Struktur organisasi tidak
memungkinkan untuk membentuk tim dari berbagai departemen
Measures Tidak adanya penilaian terhadap kontribusi pengetahuan bagi organisasi
Motivation and Reward
Tidak adanya keinginan dan penghargaan bagi pegawai untuk saling berbagi pengetahuan
Technology Infrastructure
Tidak adanya dukungan teknologi seperti penggunaan ICT, internet dan intranet
Process Tidak ada proses knowledge yang terjadi di dalam organisasi
Human Resources
Sedikitnya keahlian yang dimiliki oleh individu dan organisasi
dapat menerima adanya perubahan
Learning Tidak adanya proses learning dalam organisasi dan individu dalam organisasi
2 Preliminary/ 2
Strategy Organisasi sudah memiliki keinginan dan motivasi untuk menerapkan KM
Culture Budaya organisasi sudah mulai menunjukkan kegiatan knowledge, seperti adanya budaya bekerja sama.
Organization Struktur organisasi sudah
memungkinkan untuk membentuk tim khusus KM
Measures Sudah adanya penilaian terhadap kontribusi pengetahuan bagi organisasi
Motivation and Reward
Adanya penghargaan bagi karyawan yang melakukan aktivitas knowledge yang ada bagi organisasi
Technology Infrastructure
Dukungan teknologi seperti penggunaan ICT sudah ada, tetapi fasilitas internet dan intranet belum ada
Process Proses knowledge sudah terlihat dalam organisasi, seperti adanya kegiatan-kegiatan menambah pengetahuan dan transfer knowledge.
37
Universitas Indonesia Resources dan pengetahuan organisasi sudah
mulai bertambah
Leadership Kepemimpinan dalam organisasi sedikitnya sudah mulai menerima adanya perubahan
Learning Proses learning dalam organisasi dan individu dalam organisasi sudah mulai ada dan terjadi
3 Ready/
3
Strategy Organisasi sudah memiliki strategi, keinginan dan motivasi yang kuat untuk menerapkan Knowledge Management
Culture Budaya organisasi sudah
menunjukkan kegiatan knowledge, seperti adanya budaya bekerja sama dan sharing knowledge
Organization Struktur organisasi yang ada memungkinkan untuk membentuk tim khusus KM dari berbagai unit dan sharing knowledge dapat dilakukan dengan mudah baik secara vertikal maupun horizontal
Measures Adanya penilaian terhadap kontribusi pengetahuan bagi organisasi secara berkala
Motivation and Reward
Adanya penghargaan bagi karyawan yang melakukan aktivitas knowledge
Technology Infrastructure
Dukungan teknologi seperti
penggunaan ICT, fasilitas internet dan intranet sudah ada.
Procesess Proses knowledge sudah terjadi dalam organisasi, seperti adanya kegiatan-kegiatan rutin menambah
pengetahuan dan transfer knowledge.
Human Resources
Keahlian yang dimiliki oleh individu sudah memadai, beragam, dan sudah terdokumentasi
Leadership Kepemimpinan dalam organisasi sudah dengan mudah dan dukungan dalam menerima adanya perubahan
Learning Proses learning dalam organisasi dan individu dalam organisasi sudah terjadi dalam kegiatan sehari-hari
4 Receptive/
4
Strategy Semua karakteristik pada semua dimensi sudah sangat mendukung diterapkannya KM. Kegiatan-kegiatan yang sudah terjadi pada level 3 telah dilaksanakan secara efisien serta sudah ada aturan dan standar yang dibuat untuk mengatur kegiatan KM Culture Organization Measures Motivation and Reward Technology Infrastructure Processes
39 Universitas Indonesia Human Resources Leadership Learning 5 Optimal/ 5
Strategy Organisasi sudah memiliki
kemampuan beradaptasi dan fleksibel terhadap syarat-syarat yang
ditetapkan untuk mencapai kesiapan KM di mana kondisi kesiapan sudah terpenuhi seluruhnya pada semua dimensi. Culture Organzation Measures Motivation and Reward Technology Infrastructure Processes Human Resources Leadership Learning Sumber : Mulyono (2011) 3. Septina A. (2013)
Level Nama Level Karakteristik
1 Not Ready Belum adanya pemahaman mengenai
Belum adanya pemahaman mengenai visi dan misi dari Knowledge Management.
Tidak menggambarkan fenomena atau permasalahan Knowledge Management.
2 Preliminary Organisasi sudah mengenal pentingnya kegiatan Knowledge Management.
Proses dalam organisasi sudah menggambarkan kegiatan Knowledge Management.
Sudah terdapat individu yang menggalakkan Knowledge Management System.
3 Ready Sudah stabil dan individu dalam organisasi
sudah mempraktikan aktivitas yang efektif untuk mendukung Knowledge Management. Kegiatan KM sudah dilaksanakan setiap waktu di setiap kegiatan pekerjaan.
Kegiatan KM sudah dapat ditemukan pada setiap individu.
Sudah ada sistem pendokumentasian.
4 Receptive Sudah adanya efisiensi dari KM
Kegiatan-kegiatan yang ada pada level 3 dilanjutkan dan sudah dihasilkan suatu standar dan aturan
5 Optimal Organisasi telah memiliki kemampuan untuk
beradaptasi dan fleksibel terhadap syarat-syarat yang ditentukan untuk mencapai KM readiness.
Sumber : Septina A. (2013)
Tabel 4.4 menunjukkan tingkat kesiapan PT. XYZ yang mengadopsi dari beberapa penelitian sebelumnya. Terdapat lima level yang digunakan dalam melakukan pengukuran yaitu: Not Ready, Preliminary, Ready, Receptive, dan
Optimal. Penggunaan skala interval untuk menentukan level kesiapan mengacu
41
Universitas Indonesia Tabel 4.4 Knowledge Management Readiness Level PT. XYZ
LEVEL NAMA LEVEL/
SKALA ASPEK KARAKTERISTIK
1 Not Ready/
(0 – 0,50)
Strategy Organisasi tidak memiliki
keinginan dan motivasi yang kuat untuk menerapkan KM
Belum ada pemahaman individu dalam organisasi terhadap KM dan tidak mengetahui manfaat KM
Organization Struktur organisasi tidak
memungkinkan untuk membentuk tim khusus KM
Culture Budaya organisasi sama sekali
tidak mendukung Knowledge
Management dan tidak
menunjukkan adanya kegiatan
knowledge.
Technology Tidak adanya dukungan teknologi
seperti penggunaan ICT, internet dan intranet
Motivation Tidak adanya keinginan dan
penghargaan bagi pegawai untuk saling berbagi pengetahuan
Process Tidak ada proses knowledge yang
Human Resources
Sedikitnya keahlian yang dimiliki oleh individu dan organisasi 2 Preliminary/
(0,51 – 1,50)
Strategy Organisasi sudah memiliki
keinginan dan motivasi untuk menerapkan KM
Organisasi sudah mengenal pentingnya kegiatan Knowledge
Management.
Organization Struktur organisasi sudah
memungkinkan untuk membentuk tim khusus KM
Culture Budaya organisasi sudah mulai
menunjukkan kegiatan
knowledge, seperti adanya budaya
bekerja sama.
Technology Dukungan teknologi seperti
penggunaan ICT sudah ada, tetapi fasilitas internet dan intranet belum ada
Motivation Adanya penghargaan bagi
karyawan yang melakukan
aktivitas knowledge yang ada bagi organisasi
Process Proses knowledge sudah terlihat
dalam organisasi, seperti adanya kegiatan-kegiatan menambah pengetahuan dan transfer
43
Universitas Indonesia
knowledge. Human
Resources
Keahlian yang dimiliki oleh individu dan pengetahuan
organisasi sudah mulai bertambah
3 Ready/
(1,51 – 2,50)
Strategy Organisasi sudah memiliki
strategi, keinginan dan motivasi yang kuat untuk menerapkan
Knowledge Management Organization Struktur organisasi yang ada
memungkinkan untuk membentuk tim khusus KM dari berbagai unit dan sharing knowledge dapat dilakukan dengan mudah baik secara vertikal maupun horizontal
Culture Budaya organisasi sudah
menunjukkan kegiatan knowledge sudah dilakukan setiap waktu dan setiap pekerjaan, seperti adanya budaya bekerja sama dan sharing
knowledge
Technology Dukungan teknologi seperti
penggunaan ICT, fasilitas internet dan intranet sudah ada.
Motivation Adanya penghargaan bagi
karyawan yang melakukan aktivitas knowledge
dalam organisasi pada setiap kegiatan pekerjaan, seperti adanya kegiatan-kegiatan menambah pengetahuan dan
transfer knowledge. Human
Resources
Keahlian yang dimiliki oleh individu sudah memadai, beragam, dan sudah terdokumentasi
4 Receptive/
(2,50 – 3,51)
Strategy Organisasi sudah memiliki
strategi, keinginan dan motivasi yang kuat untuk menerapkan
Knowledge Management dan
sudah dibuat dalam suatu aturan dan standar
Organization Struktur organisasi yang ada
memungkinkan untuk membentuk tim khusus KM dari berbagai unit dan sharing knowledge dapat dilakukan dengan mudah baik secara vertikal maupun
horizontal, serta sudah tercantum di dalam aturan organisasi
Culture Budaya organisasi sudah
dilakukan secara efisien dan budaya kerjasama serta sharing
knowledge sudah diatur dalam
45
Universitas Indonesia
Technology Dukungan teknologi seperti
penggunaan ICT, fasilitas internet dan intranet sudah ada dan mendukung proses knowledge, sudah ada katalogisasi dan prosedur pengarsipan yang tercantum dalam aturan
organisasi, adanya pengamanan terhadap teknologi informasi yang dilengkapi prosedur
keamanan yang berkaitan dengan data dan informasi yang
tercantum dalam aturan di organisasi.
Motivation Ada penghargaan bagi karyawan
yang melakukan aktivitas
knowledge dan sudah dibuat
dalam aturan organisasi
Process Proses knowledge sudah terjadi
dalam organisasi pada setiap kegiatan pekerjaan dan tercantum dalam aturan organisasi, seperti adanya kegiatan-kegiatan menambah pengetahuan dan
transfer knowledge. Human
Resources
Keahlian yang dimiliki oleh individu sudah memadai, beragam, dan sudah
yang dimiliki organisasi dapat meningkatkan efisiensi proses dalam organisasi, sudah ada aturan dan standar untuk peningkatan skill staf.
5 Optimal
(3,51 – 4)
Strategy Organisasi memiliki strategi,
keinginan dan motivasi yang kuat untuk menerapkan Knowledge Management dan sudah dibuat dalam suatu aturan dan standar serta sudah terlaksana dengan baik.
Organization Struktur organisasi yang ada
mampu untuk membentuk tim khusus KM dari berbagai unit dan sharing knowledge dapat
dilakukan dengan mudah baik secara vertikal maupun
horizontal, serta sudah tercantum di dalam aturan organisasi dan sudah terlaksana dengan baik.
Culture Budaya organisasi sudah
dilakukan secara efisien, budaya kerjasama dan sharing knowledge sudah diatur dalam peraturan organisasi, serta sudah berjalan dengan baik.
Technology Dukungan teknologi seperti
47
Universitas Indonesia dan intranet canggih mendukung proses knowledge sudah berjalan dengan baik, sudah ada
katalogisasi dan prosedur pengarsipan, manajemen dokumen yang tercantum dalam aturan organisasi, adanya pengamanan terhadap teknologi informasi yang dilengkapi prosedur keamanan yang berkaitan dengan data dan informasi dan tercantum dalam aturan di organisasi dan sudah berjalan dengan baik.
Motivation Ada penghargaan bagi karyawan
yang melakukan aktivitas
knowledge yang tercantum dalam
aturan organisasi dan sudah berjalan dengan baik
Process Proses knowledge sudah terjadi
dalam organisasi pada setiap kegiatan pekerjaan dan tercantum dalam aturan organisasi, seperti adanya kegiatan-kegiatan menambah pengetahuan dan
transfer knowledge dan sudah
berjalan dengan baik.
Human Resources
Keahlian yang dimiliki oleh individu sudah memadai, beragam, dan sudah
terdokumentasi. Pengetahuan yang dimilik organisasi dapat meningkatkan efisiensi proses dalam organisasi, sudah ada aturan dan standar untuk peningkatan skill staf dan sudah terlaksana dengan baik.