30. Umum. Pencatatan hasil latihan pada dasarnya adalah himpunan/rangkuman dari pencatatan setiap pelaksanaan suatu latihan yang dilakukan oleh prajurit perorangan dan satuan dimulai dari tahap perencanaan, tahap persiapan tahap pelaksanaan dan diakhiri dengan tahap pengakhiran yang diperlukan oleh satuan dalam rangka pembinaan satuan sehingga satuan dapat mengevaluasi semua kegiatan latihan yang nantinya akan digunakan sebagai bahan evaluasi para pembina di satuan.
31. Kegiatan Pencatatan dan Laporan Latihan. Salah satu sarana terpenting untuk koordinasi dan pengendalian tingkat pengembangan kemampuan satuan adalah sistem laporan dan pencatatan. Setiap satuan wajib melaporkan rencana serta hasil penyelenggaraan tiap tahap dari latihan satuannya kepada Komando Atasan yang bersangkutan. Laporan tentang latihan satuan harus direkam, dipelihara dan diikuti untuk dapat menjadi bahan perencanaan dan pengendalian akan tingkat kemampuan satuan TNI AD yang ada.
a. Pencatatan.
1) Tujuan. Untuk mendapatkan data dan fakta berlangsungnya suatu latihan guna kepentingan perencanaan dan pengendalian latihan.
2) Macam.
a) Pencatatan status latihan Satuan.
b) Pencatatan hambatan-hambatan dan kemajuan yang dihadapi dalam latihan untuk dapat menggambarkan kecenderungan pelaksanaan latihan.
3) Syarat pencatatan.
b) Pencatatan harus relevan.
c) Pencatatan harus berlanjut dan diikuti secara terus menerus. d) Pencatatan harus dilaksanakan dalam buku dan disimpan dengan baik.
b. Pelaporan.
1) Tujuan. Sebagai pertanggungjawaban dan masukan kepada pimpinan tentang data dan fakta dari kegiatan latihan yang telah dilaksanakan guna kepentingan pengendalian dan pembinaan latihan pada masa mendatang.
2) Macam laporan.
a) Laporan Administrasi. Untuk memberikan data dan fakta tentang pelaksanaan dukungan Administrasi dan Logistik latihan yang dibuat oleh pelaksana latihan.
b) Laporan Teknis. Untuk memberikan data dan fakta untuk kepentingan pembinaan bagi para pembina Kecabangan/Fungsi yang dibuat oleh kelompok pelaksana Inspeksi.
c) Laporan Operasional. Untuk memberikan data dan fakta tentang jalannya pelaksanaan latihan. Dibuat oleh semua eselon penyelenggara latihan (Kompi ke atas).
d) Laporan perkembangan. Untuk memberikan data dan fakta kepada pembina latihan tentang hasil yang dicapai dari latihan yang sedang berjalan yang dibuat oleh eselon tingkat pembina latihan. e) Laporan berkala. Untuk melaporkan data dan fakta yang terjadi dalam proses pelaksanaan latihan yang dibuat oleh semua eselon penyelenggara latihan (Kompi ke atas).
f) Laporan statistik. Untuk memberikan data statistik kepada pembina administratif yang dibuat oleh eselon tingkat kebijaksanaan.
g) Laporan khusus. Untuk memberikan data dan fakta tentang hal-hal yang khusus dan perlu segera diketahui eselon atasan yang dibuat oleh semua eselon penyelenggara latihan (Kompi ke atas).
3) Syarat pelaporan.
a) Laporan harus benar, objektif, lengkap dan jelas. b) Laporan harus tepat pada waktunya.
c) Laporan harus menurut bentuk yang telah ditentukan.
d) Laporan harus berisi data dan fakta yang benar tidak mengada-ada.
e) Laporan harus diserahkan ke Komando Atas paling lama satu minggu setelah latihan selesai.
32. Format dan Cara Pengisian Pencatatan latihan.
a. Bagian Kepala.
1) Kopstuk. Tulis pada bagian kiri atas baris pertama (atas) nama satuan dua tingkat, baris kedua ditulis nama satuan yang melaksanakan pencatatan latihan.
2) Judul. Tulis judul Hasil Pencatatan Latihan Perorangan ditulis di tengah atas dengan huruf balok.
b. Bagian Isi/Inti.
1) Nama. Nama prajurit atau satuan pelaku. 2) Satuan. Cantumkan dari satuan.
3) Kodefikasi. Kode materi latihan ( dalam bentuk kode).
4) Hasil. Pertanyaan hasil kemampuan yang dilaksanakan oleh prajurit atau satuan.
5) Tanggal. Tanggal pelaksanaan latihan.
6) Diinspeksi. Menjelaskan siapa yang menginspeksi.
7) Kekurangan. Menunjuk kekurangan atau kelemahannya yang dilaksanakan seorang prajurit atau satuan sebagai bahan perbaikan.
c. Bagian Akhir/Penutup. Tempat Mako, tanggal dan Waktu pembuatan dan Nama, Pangkat serta Nrp pejabat yang berwenang.
33. Penyusunan laporan. Secara berturut - turut isi laporan disusun sebagai berikut :
a. Bagian kepala.
1) Klasifikasi. Cantumkan klasifikasi latihan dibagian tengah atas dan bawah.
2) Kopstuk. Tulis pada bagian kiri atas baris pertama (atas) nama satuan penanggung jawab, baris kedua ditulis Komando Latihan/Komando Geladi dengan menggunakan huruf balok.
3) Judul. Judul ditulis ditengah dengan huruf balok, nama laporan latihan Geladi.
b. Bagian Isi/ Inti.
1) PENDAHULUAN. Pada bab ini mengandung pembahasan tentang umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan dasar, dimana judul tersebut ditulis dengan huruf besar.
a) Umum. Berisi tentang uraian kalimat yang mengantar perlunya pembuatan laporan agar pembaca/penerima laporan memehami akan pentingnya pembuatan laporan.
b) Maksud dan tujuan.
(1) Maksud : Untuk memberi gambaran tentang pelaksanaan latihan.
c) Ruang Lingkup. Adalah membahas tentang lingkup penulisan sesuai dengan urutan mulai dari pendahuluan s/d penutup.
d) Dasar. Cantumkan hal-hal yang mendasari dalam pelaksanaan latihan baik program kerja/perintah dari Komando Atas.
2) POKOK-POKOK PENYELENGGARAAN LATIHAN
a) Tujuan latihan. Sebutkan tujuan yang ingin dicapai dalam latihan/sesuai renlat.
b) Sasaran latihan. Tuliskan sasaran yang hendak dicapai dalam penyelenggara latihan/ seperti tercantum dalam renlat.
c) Waktu latihan. Cantumkan waktu yang diperlukan hanya tahap pelaksanaan dimulai dari tanggal berapa s/d tanggal berapa.
d) Peserta latihan. Diisi personel yang melaksanakan latihan baik pelaku maupun penyelenggaraan latihan sesuai dengan struktur organisasinya.
e) Macam, sifat dan tingkat. Diisi sesuai dengan masing-masing pasal dikaitkan dengan latihan yang dilaksanakan.
f) Materi latihan. Diisi seluruh materi yang dilatihkan baik serangan/pertahanan sesuai metoda yg digunakan (drill/ geladi).
3) PELAKSANAAN LATIHAN
a) Kegiatan latihan. Diisi tentang tahapan latihan, materi latihan dan kodal masing-masing sbb :
1) Mekanisme latihan. Isi dengan mekanisme kegiatan latihan sesuai metoda latihan dalam pelaksanaan latihan.
2) Realisme latihan. Diisi dengan bagaimana jalannya latihan sesuai sekenario latihan dan pentahapannya.
3) Kesiapan pelaku/penguasaan materi.
b) Lain-lain yang dianggap perlu.
4) HASIL YG DICAPAI. Bab ini membahas ttg bagaimana hasil yang dicapai dalam penyelenggaraan latihan
a) Hasil latihan. Diisi pencapaian hasil latihan dikaitkan tujuan dan sasaran serta standart kemampuan yg ingin dicapai / dapat terlampir bila terlampau banyak.
b) Kendala dan upaya utk mengatasi.
1) Kendala. Pengisian dgn jelaskan ken dala-kendala yang ditemui dalam penyelengga-raan mulai dari terhadap perencanaan, persiapan persiapan maupun tahap pelaksanaan baik masalah dana, personel, materill, medan latihan ataupun yang lainnya secara jelas.
2) Upaya untuk mengatasi. Dari kendala-kendala yang diungkapkan pada pasal hambatan, selanjutnya diuraikan upaya mengatasinya , sehingga pelaksanaan latihan tetap dapat berjalan sesuai dengan harapan.
c. Bagian akhir / Penutup.