TINJAUAN PUSTAKA A.KOMUNIKASI
9. Pendekatan Komunikasi Organisasi
Menurut Arni (2005:74) untuk melihat komunikasi yang terjadi
dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan yaitu
pendekatan makro, mikro dan individual sebagai berikut:
1. Pendekatan Makro
Dalam pendekatan ini organisasi dipandang sebagai suatu
struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Aktivitas
organisasi dalam hal ini yaitu:
Memproses Informasi Dari Lingkungan
Setiap oragnisasi membutuhkan informasi dari
lingkuang luar untuk mempertahankan hidup dan sebagai cara
untuk beradaptasi atau menyesuaikan diri. Hal ini dilakukan
dengan mentrasfer informasi yang relevan dengan keadaan
organisasi, kemudian merumuskan suatu respon yang tepat
terhadap input informasi tersebut. Informasi ini digunakan
35 Mengadakan Identifikasi
Identifikasi adalah proses penyesuaian diri. Informasi
yang telah diproses oleh organisasi digunakan untuk negosiasi
dan persetujuan dengan relasi-relasi yang potensial dari
pelanggan. Berdasarkan informasi ini organisasi berusaha
untuk mengkoordinasi segala kegiatan supaya dapat memenuhi
keinginan dari para pelanggan. Dalam hal ini komunikasi
mempunyai peran penting yaitu untuk mengkomunikasikan
suatu kebijakan baru yang dibuat oleh organisasi supaya para
pelanggan mengetahuinya
Melakukan Integrasi Dengan Organisasi Lain
Setiap organisasi dipengaruhi oleh aktivitas organisasi
lain dalam lingkungannya. Dalam hal ini organisasi bergerak
sebagai monitor untuk mengawasi pengaruh organisasi lain
kepadanya. Seperti halnya ada organisasi lain yang
memproduksi sama tetapi kualitasnya lebih baik dan harganya
lebih murah maka ini bisa membahayakan organisasi kita.
Untuk mengatasi saingan dari organisasi lain ada
beberapa cara yang dilakukan oleh organisasi seperti membaca
brosur, pamflet mengenai organisasi lain dan berkonsultasi
36 Penentuan Tujuan
Tujuan organisasi merupakan komponen utama yang
sangat penting. Setiap organisasi menentukan tujuannya setelah
mendapatkan informasi mengenai lingkungannya,
mengidentifikasi dengan pelanggan dan melakukan integrasi
yang cukup dengan organisasi lain untuk memperjelas
tujuannya.
Menurut Arni (2005:76) tujuan adalah tempat yang
diinginkan organisasi sesudah diberikan periode waktu tertentu.
Untuk menentukan tujuan, organisasi harus bisa
mengembangkan informasi dari internal dan eksternal
organisasi. Kekuatan eksternal ini bisa berasal dari sikap
pelanggan, tersedianya bahan mentah dan tingkah laku dari
saingan.
2. Pendekatan Mikro
Pendekatan ini memfokuskan pada komunikasi dalam unit
dan sub unit pada organisasi. Komunikasi ini terjadi antar anggota
kelompok. Terdapat beberapa kelompok sosial didalam organisasi
dan masing-masing kelompok ini mempunyai tujuan yang berbeda.
Ada beberapa unsur yang berkaitan dengan pendekatan mikro
37 Orientasi dan Latihan
Terkadang suatu organisasi perlu memberikan orientasi
dan latihan untuk orang-orang dalam suatu organisasi agar
dapat melakukan suatu pekerjaan tertentu dan untuk melakukan
semua itu maka dibutuhkan komunikasi. Seperti untuk
menjelaskan pekerjaan yang seharusnya dilakukan oleh
anggota organisasi maka diperlukan komunikasi.
Orientasi adalah proses yang terus menerus
menghendaki komunikasi untuk membawa orang lain melihat
apa yang sedang berlangsung dalam suatu organisasi. Tugas
memberi orientasi ini bisa dilakukan oleh pimpinan maupun
oleh anggota organisasi yang lain.
Keterlibatan anggota
Dalam organisasi keterlibatan anggota sangat penting
yaitu untuk menjaga kelancaran tugas organisasi. Sebab apabila
suatu bagian kerja organisasi macet maka akan mempengaruhi
seluruh tugas organisasi yang lain. Untuk mengajak anggota
supaya bisa melakasankan tugasnya maka dibutuhkan
komunikasi. Setiap pimpinan mempunyai cara untuk membuat
anggotanya supaya terlibat dalam organisasi secara baik dan
38 Penentuan Iklim Organisasi
Iklim organisasi ditentukan oleh bermacam-macam
faktor diantaranya yaitu tingkah laku pimpinan, tingkah laku
teman sekerja dan tingkah laku dari organisasi sendiri. Tetapi
yang paling utama iklim organisasi ditentukan oleh komunikasi
pimpinan kepada kelompoknya.
Supervisi dan Pengarahan
Setiap anggota organisasi membutuhkan pengarahan
dari atasan atau anggota lain untuk menunjukkan tentang suatu
pekerjaan dalam organisasi, karena apabila tidak ada arahan
maka pekerjaan tersebut bisa tidak terkontrol. Supervisor
bertanggung jawab terhadap orang-orang yang dibawahnya dan
membantu orang-orang tersebut supaya melakukan
pekerjaannya dengan baik.
Kepuasan Kerja
Menurut Arni (2005:78) ada dua hal yang membuat
orang tidak puas dengan pekerjaannya, yaitu tidak mendapat
informasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dan
hubungan dengan teman kerja kurang baik. Dengan kata lain
bahwa ketidak puasan kerja ini karena adanya masalah
komunikasi.
Untuk mengatasi masalah kuranganya informasi maka
39
karyawan, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan dengan
baik dan merasa puas terhadap hasil yang dikerjakan. Selain itu
untuk mengatasi hubungan yang kurang baik antar sesama
teman maka di adakan silaturrahmi secara rutin diantara
sesama anggota organisasi, sehingga diantara anggota bisa
saling kenal dan bergaul secara baik.
3. Pendekatan Individual
Pendekatan individual ini berpusat pada tingkah laku
komunikasi individu dalam organisasi. Komunikasi individual ini
ada beberapa bentuk, diantaranya yaitu:
Berbicara Pada Kelompok Kerja
Kerja kelompok adalah pusat efektifnya kerja
organisasi. Maka dari itu seseorang harus mempunyai
keterampilan berkomunikasi dengan orang lain untuk
mendapatkan dan memberikan informasi yang diperlukan
dalam melakukan tugas kelompok.
Menghadiri dan Berinteraksi Dalam Rapat-rapat
Rapat adalah satu cara kehidupan organisasi yang
umum. Jadi seorang anggota organisasi harus terampil
berinteraksi dalam rapat yang mencakup memberikan informasi
40 Menulis
Setiap anggota organisasi harus mampu menulis yaitu
memberikan masukan atau usulan berupa materi yang
diperlukan oleh organisasi. Mengkonsep materi juga
dibutuhkan keterampilan komunikasi tertentu.
Berdebat Untuk Suatu Usulan
Debat merupakan suatu yang penting untuk masukan
dalam rapat. Setiap orang dalam organisasi harus membuat
suatu usalan atau program baru mengenai aktivitas yang akan
dilakukan. Dibutuhkan komunikasi yang baik supaya bisa
membujuk anggota yang lain untuk menerima usulan yang
disampaikan.