Good Corporate Governance 2014 10.3 Pelaksanaan Tugas Sekretaris Perusahaan
V PENERAPAN FUNGSI KEPATUHAN
Kompleksitas kegiatan usaha Bank semakin meningkat sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, globalisasi, dan integrasi pasar keuangan. Hal ini memberikan dampak yang sangat besar terhadap eksposur risiko yang dihadapi oleh Bank sehingga diperlukan penegakan prinsip kehati-hatian serta upaya untuk memitigasi risiko kegiatan usaha Bank, baik yang bersifat preventif (ex-ante) maupun kuratif (ex- post). Upaya yang bersifat ex-ante dapat ditempuh dengan mematuhi berbagai kaidah perbankan yang berlaku untuk mengurangi atau memperkecil risiko kegiatan usaha Bank.
Bank melalui jajaran Dewan Komisaris, Direksi dan seluruh karyawan berkomitmen untuk melaksanakan prinsip-prinsip tata kelola perusahaan (Good Corporate Governance) yang baik dan prinsip kehati-hatian dalam kegiatan bisnis sehari-hari sesuai dengan nilai-nilai pokok yang tertuang dalam GCG. Hal ini dilaksanakan dalam rangka melindungi kepentingan stakeholder, meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku serta nilai-nilai yang berlaku di dunia perbankan. Bank melakukan penilaian terhadap 11 (sebelas) aspek yang diantaranya terdapat salah satu aspek yaitu Fungsi Kepatuhan.
Tugas dan Tanggung Jawab Fungsi Kepatuhan
Dalam rangka meningkatkan efektifitas penerapan Fungsi Kepatuhan, agar sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlalu, maka Bank Victoria secara berkesinambungan telah menetapkan tugas dan tanggung jawab pada Divisi Kepatuhan dalam berbagai rencana dan langkah strategis untuk:
Good Corporate Governance 2014
1. Mewujudkan terlaksananya Budaya Kepatuhan pada semua tingkatan organisasi dan kegiatan usaha Bank;
2. Mengelola Risiko Kepatuhan yang dihadapi oleh Bank;
3. Memastikan agar kebijakan, sistem, dan prosedur serta kegiatan usaha yang dilakukan oleh Bank telah sesuai dengan kebijakan Bank Indonesia (BI) dan atau Otoritas Jasa Keuangan (OJK) serta peraturan perundang-undangan yang berlaku;
4. Memastikan kepatuhan Bank terhadap komitmen yang dibuat oleh Bank kepada BI dan/atau OJK serta pengawas lain yang berwenang.
Dalam penerapan tugas dan tanggung Jawab dimaksud, termasuk juga menetapkan langkah-langkah yang bersifat ex-ante (preventif) untuk memitigasi risiko dalam penerapan kegiatan usaha Bank dan penyempurnaan serta pengembangan secara efektif sesuai best practice terkini.
Program Kerja Fungsi Kepatuhan Tahun 2014
Dalam rangka mewujudkan tujuan tersebut diatas, telah diatur pada Program Kerja pada masing-masing tingkatan sesuai dengan peran dan fungsinya.
1. Pengawasan Aktif Dewan Komisaris
Dewan Komisaris telah melakukan pengawasan aktif terhadap Fungsi Kepatuhan dengan :
Mengevaluasi pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank paling kurang 2 (dua) kali dalam satu tahun. Memberikan saran-saran dalam rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank.
Berdasarkan hasil evaluasi pelaksanaan Fungsi Kepatuhan, Dewan Komisaris menyampaikan saran-saran dalam rangka peningkatan kualitas pelaksanaan Fungsi Kepatuhan kepada Direktur Utama dengan tembusan kepada Direktur Kepatuhan & Manajemen Risiko.
2. Direktur Kepatuhan & Manajemen Risiko
Direktur Kepatuhan & Manajemen Risiko, yang membawahi Fungsi Kepatuhan telah menetapkan langkah-langkah yang diperlukan guna memastikan kepatuhan Bank terhadap Kebijakan BI/OJK, peraturan perundang-undangan lain yang berlaku dan perjanjian serta komitmen dengan BI/OJK, dengan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
Merumuskan strategi guna mendorong terciptanya Budaya Kepatuhan Bank.
Mengusulkan kebijakan kepatuhan atau prinsip-prinsip kepatuhan yang akan ditetapkan oleh Direksi.
Menetapkan sistem dan prosedur kepatuhan yang akan digunakan untuk menyusun kebijakan dan pedoman internal Bank.
Memastikan bahwa seluruh kebijakan, sistem, dan prosedur, serta kegiatan usaha yang dilakukan Bank telah sesuai dengan kebijakan BI/OJK dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Meminimalkan Risiko Kepatuhan Bank.
Melakukan tindakan pencegahan agar kebijakan dan/atau keputusan yang diambil Direksi Bank tidak menyimpang dari kebijakan BI/OJK dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Melakukan tugas-tugas lainnya yang terkait dengan Fungsi Kepatuhan.
Direktur Kepatuhan & Manajemen Risiko yang membawahkan Fungsi Kepatuhan melaporkan pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya kepada Direktur Utama dengan tembusan kepada Dewan Komisaris, paling kurang secara triwulanan.
3. Divisi Kepatuhan
Divisi Kepatuhan adalah Satuan Unit Kerja yang membawahi Fungsi Kepatuhan, telah menetapkan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:
Membuat langkah-langkah dalam rangka mendukung terciptanya Budaya Kepatuhan pada seluruh kegiatan usaha Bank pada setiap jenjang organisasi.
Melakukan identifikasi, pengukuran, monitoring dan pengendalian terhadap risiko kepatuhan dengan mengacu pada kebijakan BI/OJK mengenai penerapan manajemen risiko bagi Bank.
Good Corporate Governance 2014
36
Menilai dan mengevaluasi efektifitas, kecukupan dan kesesuaian kebijakan, system maupun prosedur yang dimiliki oleh Bank dengan kebijakan BI/OJK dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Melakukan review dan/atau merekomendasikan pengkinian dan penyempurnaan kebijakan, system maupun prosedur yang dimiliki oleh Bank agar sesuai dengan kebijakan BI dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
Melakukan upaya-upaya untuk memastikan bahwa kebijakan, sistem dan prosedur, serta kegiatan usaha Bank telah sesuai dengan kebijakan BI/OJK dan peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan
Melakukan tugas-tugas lainnya yang terkait dengan Fungsi Kepatuhan.
Divisi Kepatuhan bertanggung jawab dan melaporkan seluruh aktivitasnya langsung kepada Direktur Kepatuhan & Manajemen Risiko Bank.
Pelaksanaan Program Kerja Fungsi Kepatuhan Tahun 2014
1. Penerapan Budaya Kepatuhan
Dalam rangka mewujudkan Budaya Kepatuhan baik terhadap Kebijakan maupun pelaksanaanya, telah dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
Memantau secara rutin dan berkesinambungan terhadap kebijakan baru yang telah dikeluarkan oleh BI/OJK serta instansi lainnya.
Mendistribusikan setiap kebijakan baru dari BI dan OJK maupun kebijakan eksternal lainnya. Mendaftarkan Kebijakan baru ke web site intranet Bank, yang dapat diakses oleh seluruh karyawan, sehingga karyawan memiliki awarness untuk mematuhi peraturan-peraturan tersebut. Membuat resume atau kajian terhadap kebijakan baru dan pengaruhnya terhadap Bank, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
Meningkatkan pemantauan terhadap setiap Kebijakan & Prosedur yang akan dikeluarkan oleh Divisi, wajib disampaikan terlebih dahulu kepada Divisi Kepatuhan untuk dilakukan pengkajian. Melakukan sharing informasi pada rapat bulanan dan atau triwulanan yang dihadiri oleh Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Divisi dan Kantor Cabang.
Untuk efektivitas penerapannya telah dibuat email ”Co plia ce_a l”, sebagai media komunikasi dalam rangka meningkatkan hubungan antara Divisi Kepatuhan dengan Divisi lainnya di Kantor Pusat serta Kantor Cabang, baik terkait dengan Kebijakan & Prosedur maupun penerapannya. Melakukan pemantauan terhadap kewajiban pelaporan Bank, untuk memastikan bahwa laporan telah disampaikan tepat pada waktunya.
Budaya Kepatuhan wajib dipatuhi oleh seluruh tingkatan dan karyawan yang melakukan aktivitas di Bank.
2. Penerapan Dalam Mengelola Risiko Kepatuhan (1) Identifikasi
Risiko kepatuhan timbul akibat Bank tidak mematuhi dan/atau tidak melaksanakan peraturan perundang-undangan dan kebijakan yang berlaku, sehingga identifikasi yang dilakukan adalah dengan melihat dan menilai pelanggaran yang dilakukan oleh Divisi terhadap peraturan yang berlaku, yang meliputi :
Jenis pelanggaran yang dilakukan.
Frekuensi pelanggaran yang dilakukan atau track record kepatuhan Bank. Pelanggaran terhadap kebijakan atas transaksi keuangan tertentu. (2) Pengukuran
Pengukuran dilakukan dengan meminta kepada seluruh Divisi atau Unit Kerja untuk melakukan
self assessment dan melakukan penilaian serta mengungkapkan pelanggaran yang terjadi, termasuk besarnya denda dan frekuensi terjadinya pelanggaran. Berdasarkan self assestment
tersebut, melakukan kompilasi dan pengukuran untuk mendapatkan risk profile risiko kepatuhan.
Good Corporate Governance 2014
(3) Monitoring
Mengingat bahwa risiko kepatuhan melekat pada setiap aktivitas di seluruh Divisi atau Unit Kerja, maka monitoring risiko kepatuhan dilakukan oleh :
Komisaris, melalui Laporan Triwulanan & Semesteran dan melalui laporan lainnya yang disampaikan kepada Komisaris.
Direksi, melalui Laporan Bulanan, Triwulan, Semesteran dan Tahunan, serta rapat rutin Direksi dan melalui laporan yang dibuat oleh Divisi atau Kantor Cabang.
Divisi, melalui Laporan Bulanan Divisi dan rapat rutin yang dilakukan dengan Divisi dan atau Kantor Cabang.
Cabang, melalui aktivitas rutin dan rapat dengan Kantor Cabang. (4) Pengendalian
Pengendalian dilakukan dari sejak diterbitkannya kebijakan baru, perubahan/update kebijakan internal, pelaksanaan kebijakan dan pemantauan penerapannya pada seluruh Divisi atau Unit Kerja dan Kantor Cabang.
3. Penerapan Fungsi Kepatuhan Terhadap Kebijakan dan Prosedur Serta Sistem
Dalam rangka meningkatkan kepatuhan Bank pada Kebijakan, Prosedur dan Sistem yang digunakan Bank, telah dilakukan kegiatan sebagai berikut:
Melakukan review dan update terhadap Kebijakan & Prosedur Kepatuhan sehingga Pedoman yang digunakan dapat mencerminkan semua aspek yang dapat meningkatkan kinerja kepatuhan dan dapat memitigasi risiko Kepatuhan yang berkembang.
Melakukan pengembangan materi training kepatuhan untuk meningkatkan kualitas pegawai Bank serta meningkatkan budaya kepatuhan serta memitigasi risiko Kepatuhan
Melakukan sosialisasi Peraturan Bank Indonesia, Surat Edaran Bank Indonesia, Peraturan dan Surat Edaran OJK.
Melakukan review terhadap Kebijakan/Aktivitas Produk Baru agar sesuai dengan peraturan yang berlaku dan selalu update dengan kebijakan terkini.
Melakukan pemantauan dan ikut serta setiap ada pengembangan atau update sistem yang dilakukan Bank.
4. Penerapan Fungsi Kepatuhan Dalam Penerapan Prinsip Kehati-hatian
Kegiatan pemantauan yang dilakukan dalam penerapan prinsip-prinsip kehati-hatian dilakukan secara periodik dan berkesinambungan memantau beberapa hal sebagai berikut:
Melakukan kajian dalam Penyediaan Dana (Kredit & treasury) Melakukan pemantauan BMPK (Batas Maksimum Pemberian Kredit).
Melakukan analisa dan kajian terhadap pencapaian kinerja Bank, diantarnya Capital Adequacy Ratio (CAR); Giro Wajib Minimum (GWM); Loan to Deposit Ratio (LDR); BOPO; NIM (Net Interest Margin); ROA (Return on Assest); ROE (Return on Equity); NPL (Non Performing Loan); Debitur inti; Deposan Inti dan lain-lain.
5. Penerapan Fungsi Kepatuhan Terhadap Komitmen
Kegiatan pemantauan dalam penerapan kepatuhan terhadap komitmen pada BI/OJK ataupun Pihak Lainnya dilakukan secara periodik dan berkesinambungan dengan mekanisme sebagai berikut:
Menginventarisasi perjanjian dan atau komitmen lainnya yang dibuat antara Bank dengan BI dan/atau OJK selain tindak lanjut hasil pemeriksaan BI/OJK.
Mengkaji materi setiap perjanjian dan atau komitmen untuk mengetahui hal-hal yang perlu dipenuhi oleh Bank.
Memastikan dari waktu ke waktu kepatuhan Bank terhadap kewajiban-kewajiban yang timbul sehubungan dengan perjanjian dan atau komitmen tersebut.
Melaporkan kepada BI/OJK atau Pihak Lainnya atas komitmen yang dibuat sesuai kebijakan dan perundangan-undangan yang berlaku.
Melakukan pemantauan atas tindak lanjut hasil pemeriksaan BI/OJK atau instansi lainnya serta melaporkannya secara periodik atas progress dan penyelesaian yang telah dilakukan.
Good Corporate Governance 2014
38
