Penerimaan dan Inventarisasi Buku - PENGADAAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGER

BAB II PENGADAAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGER

2.8 Penerimaan dan Inventarisasi Buku

Apabila buku yang dipesan tiba di perpustakaan, maka bagian pengadaan harus memeriksa buku tersebut. Dalam penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa dengan seksama agar tidak terjadi kekeliruan koleksi. Dalam hal ini buku yang diterima harus

benar-benar sesuai dengan buku yang dipesan. Pada waktu penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa keutuhan bukunya dan faktur dicocokkan dengan buku dan kartu pemesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika buku tidak cocok dengan yang tercantum dalam kartu pemesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim buku tersebut. Dalam pemeriksaan tersebut perlu diteliti antara lain : pengarang, judul, edisi, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, ISBN jika dicantumkan dalam kartu pemesanan, harga dan bentuk fisiknya apakah ada kerusakan atau tidak. Jika ada yang tidak sesuai dengan hal tersebut di atas, maka diberitahukan kepada si pengirim buku tersebut untuk diganti.

2.8.2 Inventarisasi Buku

Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam buku inventaris (buku induk) sebagai tanda bukti perbendaharaan perpustakaan. Inventarisasi ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang bersangkutan. Menurut Soeatminah (1992 : 81) ”inventarisasi adalah kegiatan mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk serta memberi nomor induk/inventarisasi setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan”. Dalam melakukan pencatatan ini harus ditetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya. Melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan (dengan stempel atau cara lain) pada tiap bahan pustaka yang diterima, baik untuk keperluan perpustakaan maupun yang diwajibkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Menurut Milburga (1994 : 76) keterangan yang dicatat dalam buku inventaris/induk adalah :

1. Nomor urut.

2. Tanggal masuk buku 3. Asal buku

4. Nama pengarang 5. Judul buku

6. Nama penerbit dan tahun terbit 7. Jumlah eksemplar/banyaknya copy 8. harga satuan danjumlah harga

9. Jenis buku : teks/informasi/fiksi/referensi

10.Bahasa yang dipakai : Indonesia/Inggris dan lain-lain 11.Nomor inventaris dan nomor pustaka

Tabel 1 : Contoh kolom buku inventaris/induk koleksi perpustakaan

No. Urut Tang gal Asal buku Pe ngarang Judul buku Impre sium Jlh. Eksem plar Har ga Jenis buku Bahasa No.In ven taris Ke terangan

Setelah buku dicatat dalam buku induk, maka bukunya dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuatkan katalog dan kelengkapan buku tersebut.

Inventarisasi koleksi adalah sebagian dari tugas bagian pengadaan yang mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :

1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang diperlukan, sesuai dengan jenis bahan pustaka (masing-masing satu untuk satu judul buku, majalah dan jenis bahan pustaka lainnya).

2. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventarisasi dan petunjuk untuk mengisinya.

3. Menetapkan dan melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah

ditentukan. Yuyu (1993 : 70)

Tata laksana kerja inventarisasi bahan pustaka menurut Milburga (1994 : 75) inventarisasi dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Mencatat buku/bahan pustaka satu persatu mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.

2. Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima buku atau bahan pustaka baru.

3. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan buku atau bahan pustaka tersebut.

4. Kolom asal buku diisi dengan keterangan :

a. Nama toko buku atau penerbit, bila buku-buku itu berasal dari pembeli b. Nama perseorangan / badan/instansi/lembaga, bila buku-buku itu berasal

dari hadiah

c. Nama perpustakaan, apabila buku-buku itu berasal dari pertukaran koleksi bahan pustaka dengan sebuah perpustakaan lain

5. Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dari buku yang dicatat. 6. Kolom judul diisi dengan judul buku yang sedang diinventarisasi. 7. Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar.

8. Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar buku, apabila buku itu berasal dari pembelian.

9. Kolom jumlah harga diisi dengan jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar buku yang bersangkutan.

masing-masing jenis/ macam buku yang sedang diinventaris

11.Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar yang setiap bahan dari buku yang sedang diinventaris

12.Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditenetukan untuk setiap eksemplar buku.

13.Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka berdasarkan isi buku menurut Dewey.

14.Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan buku yang diinventarisasi : baru/bekas dalam keadaan setengah rusak/rusak/sudah diperbaiki, dan keterangan lain yang tidak dapat dimasukkan ke dalam salah satu kolom yang telah disebut di atas.

15.Setelah halaman inventarisasi hampir habis, sebelum ganti halaman dicatat rekapitulasi buku-buku yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksemplar, judul, harga seluruh buku yang dibeli seperti tercatat pada halaman tersebut, jenis buku serta macam bahasanya dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi tersebut dipindahkan ke halaman berikutnya pada baris paling atas.

Kegiatan inventarisasi dilakukan setelah pengadaan koleksi selesai dikerjakan yaitu pada waktu koleksi diterima. Kegiatan ini merupakan bagian pekerjaan yang penting untuk proses pengolahan bahan pustaka karena dengan menginventarisasi koleksi dapat diketahui berapa jumlah pertambahan koleksi setiap tahunnya dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan.

Cap inventaris berisikan nama perpustakaan yang bersangkutan, kolom nomor inventaris, tahun/ tanggal pada waktu buku itu dicatat pada buku inventaris.

Contoh cap inventaris

Tgl. Terima Asal

Nomor Induk Nomor Kelas

Sumber : Siregar (2002 : 20)

Cap milik perpustakaan berisi nama, alamat dan simbol (kalau ada) dari perpustakaan yang bersangkutan. Setelah buku masuk inventaris, berarti telah resmi menjadi milik perpustakaan yang bersangkutan.

Perpustakaan Universitas Negeri Medan

Dalam dokumen Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed (Halaman 31-36)