Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
PENGADAAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN PERGURUAN
TINGGI DI UNIMED
Kertas Karya
Dikerjakan Oleh :
HELGA BEATRICE U SINAGA
NIM : 062201017
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN D-III
FAKULTAS SASTRA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan Karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas
karya yang berjudul “Pengadaan Buku pada Perpustakaan Perguruan Tinggi di Unimed”.
Kertas karya ini disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan studi untuk
menyelesaikan Program Diploma Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
pada Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa kertas
karya ini belum sempurna seperti yang diharapkan. Oleh karena itu penulis akan
menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini.
Penulis menyadari bahwa sepenuhnya ini tidak akan berarti tanpa bantuan dan
dukungan dari keluarga yang tiada henti-hentinya memberikan limpahan kasih sayang
dan doa kepada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya
kepada kedua orang tua tercinta Ayahanda tercinta Hamonangan Sinaga dan Ibunda
tercinta Hotma Gultom, S.Pd., yang telah banyak memberikan dukungan moral maupun
materi kepada penulis sehingga penulis dapat merampungkan jenjang studi setahap demi
setahap sampai saat ini. Dan buat Adek-adekku terutama Michael yang setia mengantar
penulis ke mana saja. Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih
sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A.Ph.D., selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas
Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si., selaku Ketua Program D3 Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara
sekaligus dosen pembaca yang telah memberikan bimbingan penulis dalam
menyelesaikan kertas karya ini.
3. Bapak Drs. Belling Siregar, SS., M.Lib., selaku dosen yang telah meluangkan
waktu, tenaga dan pikiran untuk mengarahkan dan membimbing penulis
dalam menyelesaikan kertas karya ini.
4. Bapak Ishak, M.Hum., selaku dosen wali yang telah mendidik dan
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
5. Ibu Dra. Ratnawaty Dora dan seluruh staf perpustakaan Universitas Negeri
Medan yang telah banyak memberikan informasi dan bantuan kepada penulis
untuk menyelesaikan kertas karya ini.
6. Seluruh staf pengajar Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis
selama perkuliahan.
7. Sahabat-sahabatku Tary, Indah dan Anang yang telah memberikan semangat
kepada penulis selama masa perkuliahan dan dalam menyelesaikan kertas
karya ini.
8. Teman-teman stambuk 2006 yang selalu penulis kenang dalam suka dan duka
semasa perkuliahan.
Medan, juni 2009
Penulis,
Helga Beatrice Utami Sinaga
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR………. i
DAFTAR ISI……… iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latarbelakang dan Masalah………. 1
1.2 Tujuan Penulisan………. 2
1.3 Ruang Lingkup……… 3
1.4 Metode Pengumpulan Data……….. 3
BAB II PENGADAAN BUKU PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MEDAN 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi………. 4
2.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi……….. 5
2.3 Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi………. 6
2.4 Kegiatan Perpustakaan Perguruan Tinggi... 8
2.5 Koleksi Perpustakaan... 8
2.5.1 Pengertian Koleksi... 8
2.5.2 Fungsi Koleksi... 9
2.5.3 Jenis Koleksi……….…….. 10
2.6 Pengadaan Bahan Pustaka……….…….. 11
2.6.1 Pemilihan Buku... 12
2.6.1.1 Pengertian Pemilihan Buku... 12
2.6.1.2 Tujuan Pemilihan Buku... 13
2.6.1.3 Prinsip-prinsip Pemilihan Buku... 14
2.6.1.4 Pihak-Pihak yang Dilibatkan Dalam Pemilihan Buku... 15
2.6.1.5 Alat Bantu Pemilihan Buku... 16
2.6.2 Pengadaan... 17
2.6.2.1 Pembelian dan Pemesanan... 18
2.6.2.2 Sumbangan atau Hadiah... 20
2.6.2.3 Tukar Menukar... 20
2.6.2.4 Titipan... 22
2.6.2.5 Penerbitan Sendiri... 22
2.7 Pemilihan dan Pemesanan... 23
2.8 Penerimaan dan Inventarisasi Buku... 25
2.8.1 Penerimaan... 25
2.8.2 Inventarisasi Buku... 25
BAB III PENGADAAN BUKU DI PERPUSTAKAAN UNIMED 3.1 Sejarah Ringkas... 29
3.2 Tujuan dan Fungsi………... 30
3.3 Struktur Organisasi... 31
3.4 Personalia... 33
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
3.6 Keadaan Perpustakaan Unimed... 36
3.6.1 Gedung... 36
3.6.2 Koleksi Perpustakaan Unimed... 37
3.6.3 Pelayanan Perpustakaan... 38
3.6.3.1 Pelayanan Teknis... 39
3.6.3.2 Pelayanan Pengguna... 40
3.6.3.3 Pelayanan Administrasi... 41
3.7 Pengadaan Buku... 41
3.7.1 Sumber Koleksi... 42
3.7.2 Prinsip-Prinsip Pemilihan... 43
3.7.3 Pihak-pihak yang Dilibatkan Dalam Pemilihan Buku... 44
3.7.4 Alat Bantu Pemilihan Buku... 47
3.7.5 Tata Laksana Pemilihan Buku... 48
3.7.6 Penerimaan dan Inventarisasi... 51
3.8 Hambatan... 54
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan... 55
B. Saran... 56
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1... 31
Gambar 2... 32
Gambar 3... 50
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
DAFTAR TABEL
Tabel 1... 26
Tabel 2... 33
Tabel 3... 36
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang dan Masalah
Peranan perpustakaan dewasa ini sangat penting mengingat semakin
berkembangnya ilmu pengetahuan dalam era globalisasi. Dalam pendidikan,
perpustakaan merupakan salah satu unsur penting untuk mendukung proses belajar
mengajar. Keberadaan perpustakaan di suatu perguruan tinggi diharapkan dapat
membantu mahasiswa dan dosen, serta dapat mendukung terlaksananya program
Tridarma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
Perpustakaan perguruan tinggi sebagai perpustakaan akademik akan terus
memainkan peran penting dalam kehidupan suatu perguruan tinggi. Perpustakaan
akademik akan sangat diperlukan untuk riset, pengajaran dan pembelajaran.
Menurut Basuki dalam bukunya Pengantar Ilmu Perpustakaan (1991:51)
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan
tinggi, badan bawahannya maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi,
dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan
tinggi membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.
Adapun tujuan utama perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung,
memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksana program kegiatan perguruan tinggi.
Oleh karena itu perpustakaan dituntut untuk mengembangkan koleksinya baik dalam
bentuk cetak maupun tidak tercetak yang mengacu pada standar kualitas yang diinginkan
perguruan tinggi yang bersnagkutan.
Kegiatan pembinaan koleksi harus direncanakan sebaik-baiknya agar layanan
yang diberikan oleh perpustakaan benar-benar dapat memenuhi kebutuhan pengguna
perpustakaan. Untuk dapat memberi pelayanan yang optimal dibutuhkan pengembangan
koleksi yang beik sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika perguruan tinggi tersebut.
Pengembangan koleksi perpustakaan diharapkan dapat memenuhi kebutuhan
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
jurusan yang diasuh dalam perguruan tinggi yang bersangkutan.
Perpustakaan Universitas Negeri Medan sebagai salah satu perpustakaan
perguruan tinggi diharapkan dapat mendukung terlaksananya tridarma perguruan tinggi
tempat bernaung. Koleksi yang dimiliki perpustakaan Unimed terdiri dari buku teks,
buku referensi, majalah, jurnal, karya ilmiah, audio visual dan surat kabar. Adapun
jumlah koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Unimed baik berupa buku maupun bahan
bukan buku berjumlah 43.693 judul dan 151.694 eksemplar koleksi sedangkan jumlah
pengguna Perpustakaan Unimed sebanyak 14.152 orang.
Jika dilihat dari jumlah koleksi tersebut, dirasakan masih kurang dibandingkan
dengan jumlah pengguna. Sehubungan dengan hal tersebut, timbul beberapa pertanyaan
tentang pengadaan koleksi. Pertanyaan tersebut adalah :
1. Bagaimana proses pemilihan bahan pustaka pada Perpustakaan Unimed ?
2. Apa saja usaha yang dilakukan Pepustakaan Unimed dalam mengembangkan
bahan pustaka ?
3. Kendala apa saja yang dihadapi oleh Perpustakaan Unimed dalam
pengembangan koleksi ?
Berdasarkan pertanyaan di atas, penulis ingin meneliti lebih dalam mengenai
pengembangan koleksi Perpustakaan Unimed. Hal ini yang mendorong penulis memilih
judul kertas karya
“Pengadaan Buku pada Perpustakaan Universitas
Negeri Medan”.
Penulis memilih judul tersebut karena menurut penulis pengadaaan buku merupakan masalah penting dalam memenuhi kebutuhan pengguna dan mencapaitujuan perpustakaan.
1.2
Tujuan Penulisan
Sesuai dengan latar belakang yang dikemukakan di atas, tujuan penulisan kertas
karya ini adalah :
- Untuk mengetahui bagaimana kegiatan pengadaan buku pada Perpustakaan
Unimed.
- Untuk mengetahui pelaksanaan pemilihan bahan pustaka, pengadaan dan
inventarisasi bahan pustaka pada Perpustakaan Unimed.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Ruang lingkup yang akan dibahas dalam kertas karya ini adalah hal-hal yang
berhubungan dengan pengembangan koleksi yang ada pada Perpustakaan Unimed.
Sesuai dengan masalah yang dikemukakan di atas, penulis membatasi ruang lingkup
topik yang akan dibahas dalam kertas karya ini untuk dijadikan pedoman. Adapun ruang
lingkup kertas karya ini adalah :
1. Pemilihan Bahan Buku.
2. Pengadaan Bahan Buku.
3. Inventarisasi Bahan Buku.
1.4
Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis menggunakan metode pengumpulan
data sebagai berikut :
1. Penelitian Kepustakaan (Library research)
Yaitu membaca literatur dan memahami bahan-bahan pustaka atau literatur
baik berupa buku, diktat dan lain sebagainya yang berhubungan dengan
masalah.
2. Penelitian Lapangan (Field research)
Yaitu memperoleh data melalui pengamatan secara langsung kepada
perpustakaan Universitas Negeri Medan, serta mengadakan wawancara
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Dalam proses belajar mengajar di perguruan tinggi baik dosen, mahasiswa
maupun peneliti tidak akan terlepas dari perpustakaan. Dari perpustakaan mereka akan
memperoleh informasi tentang bermacam-macam hal karena pada hakekatnya suatu
perpustakaan adalah tempat terkumpulnya pengetahuan dari masa ke masa.
Perpustakaan adalah salah satu sarana bagi manusia dalam mengembangkan ilmu
pengetahuan. Perpustakaan dalam sebuah perguruan tinggi merupakan bagian integral
dari perguruan tinggi yang bekerjasama dengan unit lainnya untuk menunjang
pelaksanaan kegiatan Tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat.
Pengertian perpustakaan perguruan tinggi meliputi perpustakaan, fakultas,
jurusan dan lembaga-lembaga yang dibawahinya, Institut, sekolah tinggi, perguruan
tinggi dan akademi. Dalam struktur organisasi perguruan tinggi perpustakaan berstatus
sebagai unit pelaksanaan teknis di tingkat pusat.
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam naungan
perguruan tinggi dan merupakan salah satu unit yang membantu perguruan tinggi dalam
mencapai tujuannya.
Pengertian perpustakaan perguruan tinggi menurut Perpustakaan Perguruan
Tinggi : pedoman umum (1994:3) adalah :
Perpustakaan perguruan tinggi menurut unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain, turut melaksanakan Tridharma perguruan tinggi dengan cara memilih,menghimpun, mengolah,merawat serta melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 4) dinyatakan bahwa :
”Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan
tinggi dan merupakan unit yang menunjang perguruan tinggi yang bersangkutan dalam
mencapai tujuannya”.
Berdasarkan kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan
perguruan tinggi merupakan satu unit kerja di perguruan tinggi yang mendukung proses
belajar mengajar dilaksanakan perguruan tinggi tempatnya bernaung.
2.2
Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai salah satu sarana penunjang Tridarma
Perguruan Tinggi, diselenggarakan perpustakaan perguruan tinggi untuk mendukung,
memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan
tinggi melalui pelayanan informasi.
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 52) tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
secara umum adalah :
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tingig, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa sering pula mencangkup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai mahasiswa tahun pertama hingga kemahasiswaan program pascasarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.
4. Menyediakan jasa pinjaman yang tepat guna bagi berbagai jasa pemakai. 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkaran
perguruan tinggi tetapi juga industri lokal.
Sedangkan menurut Syahrial-Pamuntjak (2000 : 4), menyatakan bahwa :
”Perpustakaan perguruan tinggi bertujuan membantu perguruan tinggi dalam program pengajaran. Sebagai unsur penunjang Tridharma perguruan tinggi tersebut. Perpustakaan meerumuskan tujuannya sebagai berikut :
1. Mengadakan buku, jurnal dan pustaka lainnya yang diperlukan untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran di perguruan tinggi.
2. Mengadakan buku, jurnal dan merawat pustaka lainnya yang diperlukan untuk penelitian sejauh dana yang tersedia.
3. Mengusahakan, menyimpan dan merawat pustaka yang bernilai sejarah yang dihasilkan oleh sivitas akademika.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
5. Menyediakan tenaga yang cukup serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu memberikan pelatihan penggunaan pustaka.
6. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan dapat membantu sivitas akademika perguruan tinggi tersebut guna mewujudkan program pendidikan yang merupakan dasar tujuan dari suatu perguruan tinggi.
2.3
Fungsi dan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Sebagai unit pelaksanaan teknis, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai
fungsi sebagai pusat layanan informasi baik bagi civitas akademika, maupun masyarakat
yang berasal dari luar kampus.
Dalam memberikan layanan, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai fungsi
edukatif, informatif dan rekreatif. Perpustakaan bukan hanya tempat belajar, tetapi juga
merupakan tempat mencari informasi dan tempat yang dapat digunakan untuk
memperluas cakrawala ilmu pengetahuan seseorang.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (2004 : 3)
dinyatakan bahwa fungsi Perpustakaan Perguruan tinggi adalah :
Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan orimer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perpguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menhasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
Fungsi Publikasi
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihailkan oleh warga perguruan tingginya.
Fungsi interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian yang memberikan nilai tambah terhdap sumber-sumber informasi yang dimiliki untuk membantu pengguna dalam melakukan dharnanya.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi
mempunyai fungsi edukasi, informasi, riset, rekreasi, publikasi, deposit dan interpretasi.
Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut di atas, perpustakaan perguruan tinggi
mempunyai beberapa tugas pokok antara lain :
a. Mengumpulkan, mengadakan buku dan berbagai penerbitan tertulis dan terekam.
b. Menolah berupa diklasifikasi, dikatalog, dan sebagainya, bahan pustaka tersebut agar siap dipakai oleh orang yang akan memakainya.
c. Menympan, memelihara, dan merawat koleksi bahan pustaka.
d. Memberikan pelayanan dan informasi yang disediakan ( Rompas, 1985 : 90
Tugas adalah suatu kewajiban yang harus dilaksanakan atau suatu yang
ditentukan untuk dikerjakan. Setiap perpustakaan mempunyai tugas-tugas sebagai mana
yang telah diberikan oleh lembaga / organisasi yang menaunginya.
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993 : 52) tugas yang dilakukan
Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah :
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkatan akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pasca sarjana.
3. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan.
4. Menyediakan jasa peminjam yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. 5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan
perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi
adalah menyediakan bahan pustaka, ruang belajar, melakukan peminjaman untuk
memenuhi kebutuhan sivitas akademika perguruan tinggi tempat bernaung.
2.4
Kegiatan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
tinggi melaksanakan Tridarma perguruan tinggi secara umum memiliki kegiatan :
1. Pelayanan Teknis, terdiri dari :
a. Pembinaan/pengembangan koleksi - Pemilihan Koleksi
- Pemesenan dan pembelian - Inventarisasi koleksi
b. Katalogisasi dan klasifikasi (pengatalogan) 2. Pelayanan pengguna terdiri dari :
a. Pelayanan sirkulasi
- Peminjaman dan pengembalian - Pendaftaran anggota
- Surat keterangan bebas pinjam b. Pelayanan berkala
c. Pelayanan referensi - Penelusuran informasi - Bimbingan pengguna d. Pelayanan audio visual e. Pelayanan anak
3. Pelayanan administrasi a. Personalia
b. Keuangan
c. Tatausaha. (Siregar, 2002 :2)
Dari kegiatan di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan mumpunyai banyak
kegiatan yang harus dilaksanakan untuk dapat mendukung terlaksananya tri dhama
perguruan tinggi yang diemban oleh perguruan tinggi penaungnya, dan demi tercapainya
tujuan perpustakaaan.
2.5. Koleksi Perpustakaan
2.5.1 Pengertian koleksi
Koleksi merupakan salah satu unsur utama perpustakaan, karena segala informasi
yang akan diberikan kepada pengguna bersumber dari koleksi yang dimiliki
perpustakaana tersebut. Koleksi perpustakaan harus relevan dengan program perguruan
tinggi tempatnya bernaung, demi tercapainya tujuan perguruan tinggi dan tujuan
perpustakaan. Menurut Yulia (1993) : 3) ”Koleksi perpustakaan adalah kumpulan bahan
pustaka yang terdapat di perpustakaan. Sedangkan Soeatminah (1992 : 30-31)
menyatakan bahwa koleksi perpustakaan adalah :
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
memanfaatkan, koleksi perpustakaan biasanya di atur dan ditata secara sistematis, sehingga setiap bahan pustaka dapat dengan mudah dicari dan ditemukan sewaktu-waktu dibutuhkan.
Pada umumnya koleksi yang terdapat pada perpustakaan perguruan tinggi berupa
buku, terbitan berseri dan bahan-bahan non buku. Biasanya koleksi tersebut diatur dan
ditata secara sistematis, sehingga informasi yang terdapat dalam koleksi tersebut dapat
dengan mudah ditemukan oleh pengguna apabila dibutuhkan.
2.5.2 Fungsi Koleksi
Perpuatakaan perguruan tinggi berfungsi untuk menyediakan informasi yang
dibutuhkan induknya untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar yang
dilaksanakan perguruan tinggi penaungnya. Dalam hal ini perpustakaan akan berusaha
membina koleksinya sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika yang menjadi
penggunanya.
Koleksi yang dimilki perpustakaan mempunyai beberapa fungsi sebagimana
dinyatakan dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (2004 ; 30 bahea
fungsi koleksi adalah :
a. Fungsi pendidikan
Untuk menunjang program pendidikan dan pengajaran, perpustakaan mengadakan bahan pustaka yang sesuai atau relevan dengan jenis dan tingkat program yang ada.
b. Fungsi penelitian
Untuk menunjang program penelitian perguruan tinggi, perpustakaan menyediakan sumber informasi tentang berbagai hasil penelitian dan kemajuan ilmu penetahuan mutakhir.
c. Fungsi referens
Fungsi ini melengkapi fungsi di atas dengan menyediakan bahan-bahan referens di berbagai bidang dan alat-alat bibliografis yang diperlukan untuk menelusuri informasi.
d. Fungsi umum
Perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan pusat informasi bagi masyarakat di sekitarnya. Fungsi ini berhubungan dengan program pengabdian masyarakat dan pelestarian bahan pustaka serta hasil budaya manusia yang lain.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa koleksi perpustakaa
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
2.5.3
Jenis Koleksi
Koleksi Perpustakaan perguruan tinggi tidak hanya satu macam saja, melainkan
terdiri dari beberapa jenis koleksi. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi secara jelas
dinyatakan dalam buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979 : 38)
bahwa yang menjadi koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah :
a. Buku Teks
b. Buku referens, termasunk indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedi, dan katalog.
c. Pengembangan ilmu, yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan
pemakai selain dari bidang studi dasar.
d. Penerbitan berkala, seperti majalah dan surat kabar.
e. Penerbitan perguruan tinggi, tidak hanya perguruan tinggi tempat bernaung tetapi juga penerbitan perguruan tinggi lainnya.
f. Penerbitan pemerintah, terutama penerbitan-penerbitan resmi, baik yang bersifat umum maupun yang menyngkut kebutuhan khusus perguruan tinggi yang bersangkutan.
g. Koleksi khusus, yang berhubungan dengan minat khusus perpustakaan, seperti koleksi tentang kebudayaan daerah tertentu dan subyek tertentu.
h. Koleksi bukan buku, yang berupa koleksi audio –visual seperti film, kaset, piringan hitam, video tape, dan CD.
Selain pernyataan di atas Yulia (1993 : 3-4) mengemukakan bahwa kategori
koleksi adalah :
1. Karya cetak, seperti buku dan terbitan berseri.
2. Karya non cetak, seperti rekaman suara, gambar hidup dan rekaman video, bahan grafika, dan bahan kartografi.
3. Bentuk mikro, seperti mikrofilm, mikrofis, dan microopaque.
4. Karya dalam bentuk elektronik seperti pita magnetis dan ckram atau disc.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan
tinggi harus menyediakan berbagai jenis koleksi yaitu, karya cetak seperti buku,
terbitan berseri, terbitan pemerintah dan karya non cetak seperti CD-ROM, film,
kaset dan mikrofilm.
2.6
Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu kegiatan utama yang dilaksanakan
oleh bagian pelayanan teknis. Dalam hal ini pengadaan bahan pustaka akan
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
jika pengadaan bahan pustaka tidak pernah dilakukan, karena bahan pustaka yang akan
diolah tidak ada. Dari uraian di atas jelaslah bahwa pekerjaan pertama yang dilakukan
oleh bagian pelayanan teknis adalah pengadaan koleksi. Pada bagian ini dilaksanakan
perencanaan penambahan koleksi, seleksi bahan pustaka, membuat ketentuan tentang
prioritas koleksi yang akan ditambah (dibeli).
Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (1994 : 38)
Pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui :
1. pembelian dan pelangganan 2. hadiah
3. pertukaran
4. wajib simpan terbitan perguruan tinggi
Cara di atas dilakukan untuk lebih bervariasi dalam menghimpun dan
melaksanakan pengadaan bahan pustaka secara tepat baik dan sistematis.
Sedangkan menurut Pedoman Umum Penyelenggaran Perpustakaan Sekolah
(1994 : 14) pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan melalui berbagai cara yaitu :
1. Pembelian : pembelian langsung atau pemesanan kepada penerbit, toko buku atau agen, baik pemesanan secara tetap (standing order) atau sesuai kebutuhan.
2. Tukar Menukar : biasanya dilakukan dengan perpustakaan atau lembaga lain. Untuk melakukan cara ini perpustakaan harus mempunyai bahan pustaka yang dapat ditukarkan, seperti terbitan perpustakaan atau diambil dari koleksi yang jumlah kopinya berlebih.
3. Hadiah dari siswa yang telah tamat, dari penerbit atau lembaga lain : penambahan melalui cara lebih ekonomis, tetapi sering tidak sesuai dengan kebutuhan dan bahkan kadang-kadang sudah kadaluwarsa. Oleh karena itu, perpustakaan harus selektif secara ketat agar tidak terjadi peledakan koleksi tidur, antara lain dengan cara memberikan daftar judul bahan pustaka yang diperlukan kepada para calon pemberi hadiah.
4. Titipan : perpustakaan kadang-kadang memperoleh titipan bahan pustaka dari perorangan atau lembaga lain agar bisa dimanfaatkan oleh pemakai perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan sekedar menjaga keberadaanya tanpa memikul resiko.
5. Terbitan sendiri : perpustakaan hendaknya menghimpun semua bahan pustaka seperti majalah, buku, brosur, laporanyang diterbitkan oleh perpustakaan atau sekolah.
Dari uraian di atas dapat dketahui bahwa ada beberapa cara yang dapat ditempuh
dalam penambahan koleksi antara lain : melalui pembelian, menerima hadiah, dengan
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
2.6.1 Pemilihan Buku
2.6.1.1 Pengertian Pemilihan Buku
Untuk dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan relevansi koleksi dengan
kurikulum yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi tempatnya bernaung, perpustakaan
harus menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi bahan perpustakaan. Hal ini
dimaksudkan untuk menjamin relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna
perpustakaan yaitu mahasiswa, staf pengajar, peneliti dan pegawai administrasi.
Adapun tugas bagian pengadaan koleksi menurut Pedoman Pembinaan Koleksi
Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 : 11) mencakup kegiatan-kegiatan :
1. seleksi atau pemilihan bahan pustaka
2. pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar-menukar, penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri (oleh perpustakaan)
3. inevntarisasi bahan pustaka yang telah diadakan
Pemilihan bahan pustaka dapat diartikan sebagai proses mengkaji kebutuhan
bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan serta menetapkan judul dan
subjek bahan pustaka yang perlu diadakan, setelah meneliti judul-judul bahan pustaka
melalui katalog penerbit, bibliografi, tinjauan buku dan usul dari pengguna perpustakaan.
Hal ini dilakukan karena dalam kenyataannya suatu perpustakaan tidak dapat
mengumpulkan semua buku yang diterbitkan baik dalam jumlah maupun jenisnya karena
pengadaan buku dibatasi oleh tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh perpustakaan,
keadaan dan kemampuan pengguna yang dilayani, dana, tenaga pengelola dan ruangan
yang tersedia di perpustakaan. Keterbatasan tersebut di atas mengharuskan perpustakaan
melakukan seleksi agar koleksi yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.6.1.2 Tujuan Pemilihan Buku
Tujuan pemilihan buku adalah mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik
dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan
pemakai masa kini serta masa mendatang. Tujuan tersebut memang mulia namun
haruslah diingat bahwa dana terbatas serta masih banyak kendala lainnya.
Menurut Budiwijaya, Arif (1979) menyatakan bahwa :
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
yang begitu pesat mengharuskan perpustakaan untuk membina koleksinya secara cermat dan teliti, karena tidak mungkin sebuah perpustakaan bagaimana besarnyapun untuk memupuk koleksinya dengan semua penerbitan yang ada di dunia karena ruang, tenaga dan dana yang terbatas. Di samping itu pembinaan koleksi harus disesuaikan dengan tujuan perpustakaan dan lembaga induknya.
Adapun tujuan pembinaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi menurut
Budiwijaya, Arif (1979) adalah :
• mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka misalnya buku, majalah dan lain-lain yang dibutuhkan mahasiswa, dosen atau civitas academika Fakultas, universitas untuk masing-masing tugas memeuhi kurikulum, program pendidikan, pengajaran dan penelitian.
• mengumpulkan dan menyediakan bahan-bahan pustaka dalam bidang-bidang yang ada hubungannya dengan tujuan universitas.
• memiliki koleksi dari bahan atau dokumen yang lampau maupun mutakhir dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan dan kebudayaan, hasil-hasil penelitian dan lain-lain, yang erat hubungannya dengan program universitas.
• pendidikan, penelitian serta pengabdian universitas dalam masyarakat.
• sebaiknya memiliki koleksi berupa bahan-bahan yang berhubungan dengan sejarah perkembangan dan ciri universitas.
Dari uraian di atas jelas bahwa pemilihan koleksi ditujukan untuk memenuhi
kebutuhan civitas academika sesuai dengan kurikulum yagn dilaksanakan serta program
pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan
tinggi penaungnya. Di samping itu pembinaan dan pemilihan koleksi dimaksudkan untuk
menghindari duplikasi koleksi.
2.6.1.3 Prinsip-prinsip Pemilihan Buku
Koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dapat meningkatkan mutu
perpustkaan. Suatu perpustakaan harus dapat mengembangkan koleksinya, koleksi yang
baik bukan dilihat dari kwantitas atau jumlah koleksinya melainkan berdasarkan kualitas
yang dimiliki perpustakaan tersebut.
Dalam meningkatkan mutu koleksi perpustakaan perguruan tinggi perlu diingat
prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka Perguruan Tinggi. Dengan adanya prinsip ini,
perpustakaan akan terhindar dari kekeliruan dalam menentukan koleksinya.
Secara umum prinsip pemilihan bahan pustaka perguruan tinggi menurut Buku
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
1. hendaknya semua bahan pustaka yang dipilih secara cermat dan disesuaikan dengan standar kebutuhan pengguna perpustakaan dalam suatu prioritas yang telah ditetapkan.
2. hendaknya pengadaan koleksi diatur dan dituangkan dalam suatu peraturan kebijakan tertulis dan disahkan oleh rektor.
3. hendaknya kebijakan itu memperhatikan kelima prinsip utama pembinaan koleksi perpustakaan, yaitu :
a. Relevansi
Koleksi perpustakaan hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat yang diselenggarakan oleh lembaga induknya. Untuk itu perlu diperhatikan jenis, variasi dan jenjang program yang ada yaitu jumlah dan besar fakultas, jurusan, lembaga dan seterusnya, tingkat pra sarjana, sarjana, pasca sarjana dan doktor maupun program tanpa gelar (non degree program).
b. Berorientasi kepada keperluan pengguna
Di dalam pembinaan koleksi harus diutamakan keperluan pemakai yang terdiri dari mahasiswa (dari tingkat pra sarjana sampai peserta program doktor), dosen, peneliti, administrator dan seterusnya yang kebutuhan informasinya berbeda-beda.
c. Kelengkapan
Hendaknya diusahakan agar koleksi perpustakaan tidak hanya terdiri dari buku teks yang langsung dipakai untuk mata kuliah yang diberikan, tetapi juga menyangkut ilmu-ilmu yang berkaitan erat dengan program-program yang ada secara lengkap. Perlu diusahakan supaya semua komponen koleksi mendapat perhatian yang wajar, sesuai tingkat prioritas yang ditentukan.
d. Kemutakhiran
Di samping harus lengkap, maka perpustakaan harus berusaha untuk mengadakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dewasa ini.
e. Kerjasama antara pustakawan, dosen, mahasiswa dan lain-lain
Hendaknya semua yang berkepentingan dalam pembinaan koleksi (pustakwan, pengajar, administrator, mahasiswa dan lain-lain), menjalin kerjasama yang erat agar pelaksanaanya berjalan secara efektif dan efisisen.
Selain prinsip di atas ada beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam
pemilihan bahan pustaka. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman
(2004 : 48) dinyatakan bahwa asas yang perlu dipertimbangkan adalah :
1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi tertentu.
2. Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidag studi. 3. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
5. Kepantasan harga. 6. Bahasa.
7. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan perpustakaan lama biasa diadakan sejauh tersedianya dana dan biasa mengisi kekurangan koleksi bidang tertentu.
8. Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkap dengan bentuk buku kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.
9. Setiap bahan perpustakaan rujukan cukup diadakan satu perangkat. 10.Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar yang terbatas.
11.Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Dengan mempedomani prinsip-prinsip pemilihan buku tersebut di atas
diharapkan bahwa koleksi perpustakaan harus mampu menyediakan koleksi yang relevan
dan bermanfaat bagi penggunanya agar dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan
tercapainya tujuan perpustakaan.
2.6.1.4 Pihak-Pihak yang Dilibatkan Dalam Pemilihan Buku
Pihak yang berwenang dalam melakukan pemilihan buku pada perpustakaan
perguruan tinggi bukan hanya pustakawan yang melakukannya tetapi juga para pengguna
perpustakaan tersebut.
Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (1994-30) yang
berwenang adalah :
1. Tenaga pengajar
Faktor utama yang harus dipertimbangkan dalam pengadaan koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah kurikulum dan sifat pengajaran serta program penelitian yang dilaksanakan perguruan tinggi induknya. Hal ini disebabkan subyek/mata kuliah yang tercantum dalam kurikulum memerlukan buku wajib dan buku penunjang. Sehubungan dengan faktor-faktor tersebut maka staf pengajar sebagai pelaksana dalam proses belajar mengajar sesuai dengan kurikulum yang dilaksanakan, program penelitian serta pengabdian kepada masyarakat, sudah tentu mempunyai tanggungjawab dalam menentukan buku wajib dan buku penunang yang dibutuhkan dalam mata kuliah yang diasuhnya.
2. Pustakawan
Pustakawan memegang peran penting dalam pemilihan bahan pustaka dan pembinaan koleksi. Pustakawan mengarahkan dan mengkoordinir kerjasama dengan pihak lain, menyusun kebijakan seleksi, memikirkan penggunaan dana secara efektif, mengikuti secara teratur berbagai bibliografi, tinjauan buku, katalog penerbit. Pustakawan juga melakukan sendiri pemilihan bahan referensi umum.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Mereka merupakan ahli dalam memilih subjek dalam ilmu tertentu dan lebih mengetahui cara menelusurinya pada sarana bibliografi.
4. Bagian Sirkulasi
Keikut sertaan bagian ini dalam pengadaan buku karena bagian ini dapat memberi informasi tentang buku yang banyak digunakan, sehingga dapat dipikirkan penambahan jumlahnya, juga memberi informasi tentang buku yang sering dibutuhkan pengguna namun belum dimiliki perpustakaan.
5. Bagian Pengadaan
Bagian pengadaan memegang peranan penting dalam pemilihan bahan pustaka seperti mencatat semua permintaan yang datang dari pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan buku, juga berperan memilih buku hadiah/sumbangan serta melaksanakan pertukaran buku yang tidak sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.
6. Mahasiswa
Mahasiswa merupakan pengguna utama yang paling banyak memanfaatkan koleksi perpustakaan, oleh sebab itu permintaan mereka atas bahan pustaka perlu dipertimbangkan agar kebutuhan pengguna terpenuhi. Dalam hal ini mahasiswa juga sering mengajukan buku yang dibutuhkan di perkuliahannya, maupun penulisan skripsi mereka kepada pihak perpustakaan.
Sangatlah ideal bila perpustakaan perguruan tinggi mempunyai pakar
bibliografi subjek yang merupakan seorang pustakawan profesional dan spesialis dalam
literatur serta memiliki minat dan perhatian dalam pengembangan koleksi perpustakaan
dalam perspektif yang luas di bawah koordinasi putakawan kepala.
2.6.1.5 Alat Bantu Pemilihan Buku
Untuk dapat melaksanakan pemilihan buku dengan mudah dan mengetahui bahan
informasi buku secara lengkap hendaknya seorang pustakawan menggunakan alat bantu
untuk memudahkan seleksi. . Menurut Soeatminah (1992 : 76) alat-alat bantu tersebut
adalah :
1. Katalog penerbit dalam dan luar negeri. 2. Bibliografi nasional dan internasional. 3. Bibliografi khusus berbagai bidang ilmu. 4. Daftar tambahan koleksi perpustakaan lain. 5. Timbangan buku, iklan dan lain-lain.
Sedangkan menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : buku pedoman (1994 :38)
alat bantu mencakup :
1. Silabus mata kuliah.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
3. Bibliografi.
4. Daftar perolehan baru dari perpustakaan. 5. Tinjauan dan resensi buku.
6. Iklan dan selebaran terbitan baru. 7. Books in print.
8. Pangkalan data.
Dengan adanya alat bantu Pemilihan Buku ini, maka diharapkan pemilihan buku
dapat benar-benar sesuai kebutuhan pengguna.
Melalui alat bantu tersebut di atas informasi yang dapat diketahui mengenai buku
yang akan dipesan antara lain :
- Nama pengarang - Judul buku
- Edisi atau cetakan
- Impresium (tempat terbit, penerbit dan tahun terbit)
- ISBN
- Harga, dan Keterangan singkat tentang isi buku tersebut. (Siregar, 1998 : 9 )
Dari alat bantu pemilihan yang telah diuraikan di atas dapat diketahui keterangan
mengenai buku yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.6.2 Pengadaan
Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan
dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan
hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir agar
tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani. Koleksi perpustakaan berasal dari
berbagai macam sumber, seperti pembelian, hadiah, tukar menukar dan titipan.
Yulia (1993 : 41) menyatakan bahwa pengadaan buku mencakup :
a. Peroleh buku melalui pembelian, hadiah atau pertukaran.
b. Pembayaran atau tanda terima pembayaran.
c. Memelihara catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan.
Sedangkan menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : pedoman (1994 : 38)
Pengadaan bahan pustaka dilaksanakan melalui :
1. Pembelian dan Pelangganan. 2. Hadiah.
3. Pertukaran
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
5. Titipan
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan buku dapat dilakukan
dengan cara mulai pembelian, hadiah/sumbangan, pertukaran, titipan dan penerbitan
sendiri.
2.6.2.1 Pembelian dan Pemesanan
Untuk pengadaan bahan pustaka secara pembelian dilakukan melalui penelitian
yang cermat, dengan cara memperhatikan atau meneliti kembali bahan pustaka yang ada
di perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna
sehingga sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan.
Dalam hal pembelian bahan pustaka, dibutuhkan anggaran keuangan yang cukup,
mengingat mahalnya harga buku. Hal inilah yang menyebabkan pustakawan dan pihak
yang berwenang dalam pemilihan harus selektif dalam memilih bahan pustaka agar tidak
terjadi kekecewaan. Pembelian bahan pustaka dapat dilakukan dengan jalan :
• Membeli persediaan yang ada di toko buku.
• Memesan melalui toko buku, jika persediaan di toko buku tersebut habis maka akan dicari di dalam atau di luar negeri.
• Memesan langsung kepada penerbit.
• Mengimpor buku dari luar negeri.
Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu dicantumkan
bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam
pembayaran.
Cara pemesanan dilakukan sebagai berikut :
a. Kartu pesanan dibuat dengan jumlah rangkap, yang sesuai dengan kebutuhan (misalnya dua untuk penyalur atau penerbit dan dua untuk arsip perpustakaan).
b. Arsip kartu pesanan yang satu disusun munurut abjad pengarang dan yang lain menurut penerbit atau penyalur.
c. Daftar pesanan (bagi yang memakai cara ini) dibuat dengan jumlah rangkap menurut kebutuhan, misalnya dua untuk penyalur atau penerbit dan dua untuk arsip perpustakaan (yang satu dapat dikirim ke fakultas, jurusan dan seterusnya).
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
e. Pembayaran dapat dilakukan serentak dengan pemesanan melalui pengiriman pos wesel, cheque, giro, bank dan sebagainya.
f. Untuk pembayaran yang dilakukan kemudian biasanya penyalur atau penerbit mengirimkan faktur sementara dan perpustakaan akan membayar sejumlah uang menurut faktur itu.
g. Untuk majalah perlu disebutkan mulai tahun berapa atau volume ke berapa yang akan dipesan atau dibeli. Jika jumlah judul yang dipesan cukup banyak maka kemungkinan toko buku yang bersangkutan tidak dapat mengirimkan pesanan itu sekaligus, melainkan secara berangsur-angsur.
Menurut buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
(1982 : 13) setelah pesanan diterima maka petugas harus :
1. Memeriksa dengan teliti apakah kiriman dalam keadaan baik dan dicocokkan dengan surat pengantar dan faktur penerimaan.
2. Mencocokkan barang yang diterima dengan arsip pesanan untuk mengetahui apakah pengiriman sesuai dengan pesanan.
3. Apabila ada yang tidak sesuai dengan pesanan (tidak dipesan, cacat atau rusak) maka barang itu disisihkan dan dikembalikan dengan permintaan untuk diganti (claim).
4. Apabila pesanan dalam keadaan baik dan sesuai dengan pesanan-pesanan dibuatkan tanda terima atau menandatangani invoice untuk dikembalikan sebagai bukti penerimaan.
Pembelian dan pemesanan bahan pustaka sangat diperlukan dalam kegiatan
pengadaan bahan pustaka, karena petugas dapat memilih bahan yang dibutuhkan bagi
para penggunanya sesuai dengan anggaran yang tersedia.
2.6.2.2 Sumbangan atau Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan koleksi dapat diperoleh dengan
menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama bagi perpustakaan yang
dananya terbatas.
Pada umumnya perpustakaan menerima hadiah dari berbagai instansi sebagai
penambah koleksinya. Hadiah buku yang diterima, tanpa diminta sering tidak cocok
dengan tujuan perpustakaan penerima.
Menurut Soeatminah (1992 : 71) hadiah atau sumbangan dapat diperoleh dengan
cara :
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
2. Hadiah tidak atas permintaan. 3. Sumbangan wajib.
Walaupun bahan pustaka diperoleh secara hadiah, namun bahan pustaka tersebut
hendaknya diseleksi terlebih dahulu. Langkah-langkah yang perlu ditempuh dalam
melakukan permintaan dan penerimaan hadiah menurut Yuyu (1993 :59) adalah sebagai
berikut :
1. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamat dapat dicari pada direktori, buletin, laporan lembaga dan seterusnya.
2. Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan dan seterusnya) di dalam maupun di luar negeri. Alamat dapat dicari pada direktori, lpaoran lembaga dan seterusnya.
3. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju sidertai surat pengantar.
4. Apabila pihak donor telah mengirimkannya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terima kasih
5. Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengembangan koleksi
dengan hadiah/sumbangan dapat dilakukan dengan : hadiah atas permintaan dan hadiah
tidak atas permintaan. Hadiah yang sesuai dapat dijadikan koleksi perpustakaan,
sedangkan yang tidak sesuai dapat ditukarkan ke perpustakaan lain.
2.6.2.3 Tukar Menukar
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki
sejumlah bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi, atau memiliki jumlah eksemplar
yang terlalu banyak, sehingga ingin ditukar dengan bahan pustaka lain kepada
perpustakaan yang mau diajak bekerjasama dalam kegiatan tukar menukar bahan
pustaka.
Dalam melakukan kegiatan tukar menukar bahan pustaka diperlukan
langkah-langkah yang sistematis, agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan semestinya.
Menurut Soeatminah (1992 : 74) langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
milik perpustakaan yang bersangkutan.
• Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan dibuatkan daftar yang diurutkan berdasarkan abjad :
Buku : nama pengarang dan judul Majalah : Judul, Vol., Tahun, Nomor
• Perpustakaan mengirimkan daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan akan membutuhkannya, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirimnya.
• Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
• Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar menukar dapat dilakukan, dan masing-masing dapat mulai menginventaris pustaka tukar menukar.
Dari langka h-langkah di atas diharapkan kegiatan tukar menukar bahan pustaka
dapat berjalan lancar, sehingga dapat mewujudkan tujuan dari pertukaran bahan tersebut.
Menurut Sulistyo-Basuki (1994 : 39) kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar
perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu :
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaan melalui pertukaran.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan
khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan secara informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan research (penelitian) yang besar.
Dari tujuan di atas kegiatan tukar menukar bahan pustaka sangat perlu dilakukan
oleh setiap jenis perpustakaan termasuk perpustakaan khusus karena tidak ada
perpustakaan yang memiliki koleksi yang benar-benar sempurna. Sebagai contoh
Perpustakaan Kongres yang ada di Amerika Serikat memiliki koleksi yang sangat besar
di dunia tetapi tetap melakukan kerjasama dengan perpustakaan lain dalam kegiatan
tukar menukar bahan pustaka untuk membangun koleksinya.
2.6.2.4 Titipan
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
diperhatikan jangka waktu titipan agar tidak terlalu singkat, karena akan merugikan dari
segi ekonomi misalnya dalam biaya pengolahannya. Dalam keadaan tertentu dapat
diterima walaupun waktunya singkat.
Langkah-langkah pengolahan bahan pustaka titipan menurut Soeatminah (1992 :
74) adalah sebagai berikut :
1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok pustaka dapat langsung diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjam.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan seperti :
a. Pustaka sesuai daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu ...x... tahun.
b. Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh diperlakukan sama dengan koleksi yang lain.
c. Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka sebaik-baiknya seperti koleksi yang lain.
d. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi apabila hilang, perpustakaan tidak menggantinya.
e. Setelah ketentuan itu disepakati bersama, maka kedua belah pihak menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima.
Koleksi perpustakaan melalui titipan boleh dipinjamkan, tetapi statusnya tetap
milik penitip. Dengan adanya penitipan bahan pustaka di perpustakaan koleksi
perpustakaan akan menjadi lebih banyak. Kegiatan penitipan bahan pustaka ini sering
dilakukan di perpustakaan.
2.6.2.5 Penerbitan Sendiri
Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi dapat juga
dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal dari lembaga induk
di mana perpustakaan itu bernaung.
Di dalam Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
(1982 :19) penerbitan sendiri mencakup pengertian :
2. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada
a. Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan (depository) semua penerbitan lembaga itu.
b. Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
manual bibliografi dan sebagainya.
Penerbitan sendiri dapat dipergunakan sebagai penambah koleksi perpustakaan
dan juga dapat dipergunakan sebagai bahan tukar menukar pustaka.
2.7
Pemilihan dan Pemesanan
Untuk memperlancar setiap pekerjaan, diperlukan suatu prosedur/tata laksana
pekerjaan, agar diketahui tahap-tahap pekerjaan yang harus dikerjakan. Untuk ini
diperlukan pedoman untuk setiap pekerjaan oleh setiap bagian yang ada.
Permintaan untuk pembelian buku datang dari beberapa pihak, staf pengajar,
mahasiswa, bagian-bagian yang ada di perpustakaan, sesuai dengan kebijakan pemilihan
buku.
Menurut Syahrial-Pamuntjak, Rusinah (1976 : II. 3.2), menyatakan bahwa :
Darimanapun datangnya permintaan buku itu, sesudah diterima di bagian pengadaan langkah pertama yang harus dilakukan adalah penelusuran tentang keterangan yang lengkap untuk pemesanan yaitu : ”pengarang, judul, editor, penerbit, tahun terbit, edisi, jumlah eksemplar yang dikehendaki, harga”.
Keterangan tersebut di atas dapat diperoleh dari penelusuran (bibliografi).
Melaksanakan pekerjaan ini terlebih dahulu atas dasar pertimbangna agar mudah
menelusuri katalog perpustakaan, karena sering terjadi permintaan, dalam permintaan
nama pengarang dan data buku lainnya salah tulis atau tidak lengkap. Data-data tentang
buku ditulis dalam kartu pesanan, contoh sebagai berikut :
Kartu Pesanan
Pengarang : Nomor Induk
Judul : Tanggal Terima
Edisi : Tahun Jumlah
Tempat dan Terbit : Harga Satuan
Dana: Pemesanan
Agen : Status : ada/dipesan/diproses/No.Buku
Tanggal Pesanan :
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Setelah kartu pesanan selesai dikerjakan akan dilakukan penelusuran pada
disiderata (kartu pesanan yang pesanannya ditangguhkan). Jika ada kartu di dalam jajaran
desiderata dikeluarkan dan disatukan dalam kartu pesanan tersebut. Apabila tidak ada
pada jajaran desiderata, penelusuran dilanjutkan dengan memeriksa jajaran kartu buku
yang sedang dipesan, penelusuran sudah dapat dihentikan. Tetapi kalau ternyata pesanan
buku tersebut tidak terdapat dalam jajaran buku yang sedang dipesan, penelusuran
dilanjutkan dengan memeriksa daftar buku dalam proses. Jika ternyata pesanan tersebut
ada, maka penelusuran dapat dihentikan. Jika pesanan tersebut tidak ada dalam daftar
buku dalam proses, penelusuran dilanjutkan dengan menelusuri katalog perpustakaan.
Apabila pesanan tersebut sudah ada, perlu dipertimbangkan apakah pesanan diteruskan
atau tidak. Dalam hal ini perlu pertimbangkan tentang jumlah eksemplar yang sudah ada
sesuai dengan jumlah pemakainya. Setelah selesai pemeriksaan tersebut di atas maka
dijumlahkan harga seluruh pesanan dan dicocokkan dengan dana yang tersedia. Jika dana
tidak mencukupi maka pustakawan menentukan skala prioritas, dalam hal ini ditentukan
buku mana yang didahulukan untuk dibeli. Selanjutnya dilakukan pemesanan/pembelian
dengan cara :
1. membeli persediaan yang ada di toko-toko buku
2. memesan melalui satu toko buku, agen atau distributor
3. mengimport langsung dari luar negeri
Pekerjaan tersebut di atas dikerjakan oleh bagian pengadaan perpustakaan secara
rutin. Untuk memudahkan pekerjaan tersebut sebaiknya pihak perpustakaan
menyediakan formulir permintaan bukuyang berisikan informasi sebagaimana telah
diuraikan di atas.
2.8
Penerimaan dan Inventarisasi Buku
2.8.1 Penerimaan
Apabila buku yang dipesan tiba di perpustakaan, maka bagian pengadaan harus
memeriksa buku tersebut. Dalam penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa dengan
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
benar-benar sesuai dengan buku yang dipesan. Pada waktu penerimaan buku yang
dipesan harus diperiksa keutuhan bukunya dan faktur dicocokkan dengan buku dan kartu
pemesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika buku tidak cocok dengan yang
tercantum dalam kartu pemesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang
mengirim buku tersebut. Dalam pemeriksaan tersebut perlu diteliti antara lain :
pengarang, judul, edisi, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, ISBN jika dicantumkan
dalam kartu pemesanan, harga dan bentuk fisiknya apakah ada kerusakan atau tidak. Jika
ada yang tidak sesuai dengan hal tersebut di atas, maka diberitahukan kepada si pengirim
buku tersebut untuk diganti.
2.8.2 Inventarisasi Buku
Inventarisasi koleksi adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka ke dalam
buku inventaris (buku induk) sebagai tanda bukti perbendaharaan perpustakaan.
Inventarisasi ini merupakan kegiatan yang mencatat koleksi bahan pustaka sebagai bukti
bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan yang bersangkutan. Menurut Soeatminah
(1992 : 81) ”inventarisasi adalah kegiatan mencatat setiap eksemplar buku dalam buku
induk serta memberi nomor induk/inventarisasi setiap eksemplar buku dan mencatatnya
dalam buku yang bersangkutan”. Dalam melakukan pencatatan ini harus ditetapkan
macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris dan petunjuk untuk mengisinya.
Melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan (dengan stempel atau cara lain)
pada tiap bahan pustaka yang diterima, baik untuk keperluan perpustakaan maupun yang
diwajibkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Menurut Milburga (1994 : 76)
keterangan yang dicatat dalam buku inventaris/induk adalah :
1. Nomor urut.
2. Tanggal masuk buku 3. Asal buku
4. Nama pengarang 5. Judul buku
6. Nama penerbit dan tahun terbit 7. Jumlah eksemplar/banyaknya copy 8. harga satuan danjumlah harga
9. Jenis buku : teks/informasi/fiksi/referensi
10.Bahasa yang dipakai : Indonesia/Inggris dan lain-lain 11.Nomor inventaris dan nomor pustaka
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Tabel 1 : Contoh kolom buku inventaris/induk koleksi perpustakaan
No. Urut Tang gal Asal buku Pe ngarang Judul buku Impre sium Jlh. Eksem plar Har ga Jenis buku
Bahasa No.In ven taris
Ke terangan
Setelah buku dicatat dalam buku induk, maka bukunya dikirim ke bagian
pengolahan untuk dibuatkan katalog dan kelengkapan buku tersebut.
Inventarisasi koleksi adalah sebagian dari tugas bagian pengadaan yang
mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :
1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang diperlukan, sesuai dengan jenis bahan pustaka (masing-masing satu untuk satu judul buku, majalah dan jenis bahan pustaka lainnya).
2. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventarisasi dan petunjuk untuk mengisinya.
3. Menetapkan dan melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah
ditentukan. Yuyu (1993 : 70)
Tata laksana kerja inventarisasi bahan pustaka menurut Milburga (1994 : 75)
inventarisasi dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Mencatat buku/bahan pustaka satu persatu mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang paling akhir.
2. Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor yang terkecil, dilanjutkan dengan nomor urut seterusnya setiap kali menerima buku atau bahan pustaka baru.
3. Kolom tanggal diisi dengan tanggal saat pencatatan penerimaan buku atau bahan pustaka tersebut.
4. Kolom asal buku diisi dengan keterangan :
a. Nama toko buku atau penerbit, bila buku-buku itu berasal dari pembeli b. Nama perseorangan / badan/instansi/lembaga, bila buku-buku itu berasal
dari hadiah
c. Nama perpustakaan, apabila buku-buku itu berasal dari pertukaran koleksi bahan pustaka dengan sebuah perpustakaan lain
5. Kolom pengarang diisi dengan nama pengarang dari buku yang dicatat. 6. Kolom judul diisi dengan judul buku yang sedang diinventarisasi. 7. Kolom jumlah eksemplar diisi keterangan jumlah eksemplar.
8. Kolom harga satuan diisi dengan harga setiap eksemplar buku, apabila buku itu berasal dari pembelian.
9. Kolom jumlah harga diisi dengan jumlah harga dari keseluruhan jumlah eksemplar buku yang bersangkutan.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
masing-masing jenis/ macam buku yang sedang diinventaris
11.Kolom bahasa diisi dengan jumlah eksemplar yang setiap bahan dari buku yang sedang diinventaris
12.Kolom nomor inventarisasi diisi dengan nomor inventarisasi yang sudah ditenetukan untuk setiap eksemplar buku.
13.Kolom nomor pustaka diisi dengan nomor pustaka berdasarkan isi buku menurut Dewey.
14.Kolom keterangan diisi dengan keterangan-keterangan mengenai keadaan buku yang diinventarisasi : baru/bekas dalam keadaan setengah rusak/rusak/sudah diperbaiki, dan keterangan lain yang tidak dapat dimasukkan ke dalam salah satu kolom yang telah disebut di atas.
15.Setelah halaman inventarisasi hampir habis, sebelum ganti halaman dicatat rekapitulasi buku-buku yang telah dicatat dengan perincian tentang jumlah eksemplar, judul, harga seluruh buku yang dibeli seperti tercatat pada halaman tersebut, jenis buku serta macam bahasanya dan lain-lain. Kemudian hasil rekapitulasi tersebut dipindahkan ke halaman berikutnya pada baris paling atas.
Kegiatan inventarisasi dilakukan setelah pengadaan koleksi selesai dikerjakan
yaitu pada waktu koleksi diterima. Kegiatan ini merupakan bagian pekerjaan yang
penting untuk proses pengolahan bahan pustaka karena dengan menginventarisasi koleksi
dapat diketahui berapa jumlah pertambahan koleksi setiap tahunnya dan jumlah koleksi
yang dimiliki perpustakaan.
Cap inventaris berisikan nama perpustakaan yang bersangkutan, kolom nomor
inventaris, tahun/ tanggal pada waktu buku itu dicatat pada buku inventaris.
Contoh cap inventaris
Tgl. Terima
Asal
Nomor Induk
Nomor Kelas
Sumber : Siregar (2002 : 20)
Cap milik perpustakaan berisi nama, alamat dan simbol (kalau ada) dari
perpustakaan yang bersangkutan. Setelah buku masuk inventaris, berarti telah resmi
menjadi milik perpustakaan yang bersangkutan.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Perpustakaan
Universitas Negeri Medan
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
BAB III
PENGADAAN BUKU DI PERPUSTAKAAN UNIMED
3.1
Sejarah Ringkas
Perpustakaan IKIP Medan pada mulanya adalah Perpustakaan Fakultas yaitu
Perpustakaan FKIP USU. Pada tahun 1959 perpustakaan ini dipimpin oleh Ny. Hanjani
Adnan. Pada tahun 1963 beralih lagi kepada Drs. M. Simatupang. Pada tahun 1965
pimpinan perpustakaan diserahkan kepada Drs. J. Tumanggor.
Pada tahun 1969 pimpinan perpustakaan IKIP Medan Baru menempati gedung
tersendiri dengan ukuran 800 m² berlantai dua.
Pada tahun 1977 pimpinan perpustakaan beralih dari Drs. J. Tumanggor kepada
Drs. M. Tambunan. Pada tahun 1980 dengan keluarnya PP 30 tahun 1980, status
perpustakaan menjadi Unit Pelaksanan Teknis, di mana kepala perpustakaan bertanggung
jawab kepada Rektor yang pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Rektor I.
Pada bulan Agustus 1984, Drs. M. Tambunan tugas belajar ke Amerika Serikat
dan pimpinan Perpustakaan diserahkan kepada Drs. Belling Siregar. Sejak bulan Mei
1986 Perpustakaan IKIP Medan kembali dipimpin oleh Drs. M. Tambunan MLS
Pada tahun 1987 Perpustakaan IKIP Medan pindah dari Jln. Merbau No. 38 A ke
kampus baru Jln. Willem Iskandar Pasar V Medan Estate, dengan menempati gedung
sendiri seluas 3000 m² berlantai tiga. Walaupun UPT Perpustakaan telah menempati
gedung yang cukup besar namun masih belum dapat memberikan pelayanan terhadap
seluruh sivitas akademika IKIP Medan. Hal ini berhubung IKIP Medan masih menempati
tiga lokasi yaitu Jl. Merbau No. 38 A ; Kampus Baru Jl. Willem Iskandar Pasar V Medan
Estate dan kampus Jl. Pelajar Medan.
Untuk memenuhi kebutuhan bahan pustaka bagi sivitas akademika IKIP Medan
sejak Januari 1990 dibentuk RUang Baca Perpustakaan di setiap fakultas yaitu : FIP,
FPIPS, FPBS, FPMIPA dan FPOK. Dibukanya ruang baca Perpustakaan di Fakultas
tersebut dimaksudkan untuk mendekatkan koleksi kepada pemakai perpustakaan, dalam
hal ini sivitas akademika IKIP Medan. Dengan demikian pengguna dapat memanfaatkan
koleksi perpustakaan yang ada.
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
diserahkanterimakan dari M. Tambunan, MLS kepada Des. Belling Siregar dengan SK
Menteri No. 5222/a2.1.2/C/1989 tanggal 27 Juni 1989. Pada tahun 1992 kepala
perpustakaan mengikuti tugas belajar ke Inggris, kepala perpustakaan dipegang oleh Dra.
Ratnawati Dora, SIP selama setengah tahun. Setelah bapak Drs. Belling Siregar, Mlib
selesai bertugas belajar, kepala perpustakaan kembali dipegangnya.
Pada tanggal 14 Juni 1998 kepala perpustakaan diserahterimakan dari Drs.
Belling Siregar, SS, M.Lib kepada Dra. Ratnawati Dora, SIP, Beliau menjadi kepala
Perpustakaan Uimed sampai sekarang.
Visi : visi Perpustakaan Unimed adalah Perpustakaan sebagai sumber informasi yang
lengkap begi kebutuhan sivitas akademika Unimed.
Misi : Misi Perpustakaan Unimed adalah :
1. Menyediakan fasilitas pelayanan informasi untuk memenuhi dan mendukung
seluruh kebutuhan informasi sivitas akademika Unimed dalam menunjang
proses belajar mengajar.
2. Mengelola informasi dengan standar Nasional, Regional dan Internasional.
3. Mengembangkan sistem pelayanan perpustakaan berbasis information
communication and technology.
3.2
Tujuan dan FungsiPerpustakaan IKIP Medan bertugas mendukung pelaksanaan program Tri Dharma
Perguruan Tinggi dalam bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat IKIP Medan. Peranan perpustakaan di bidang pendidikan dan
pengajaran adalah menghimpun, mengolah dan menyediakan pemanfaatan informasi,
sesuai dengan kurikulum yang memperkaya pengetahuan dosen dan mahasiswa,
mempertinggi mutu hasil belajar mahasiswa. Di bidang penelitian, perpustakaan berperan
menghimpun, mengolah dan menyiapkan informasi yang relevan sebagai sumber
literatur bagi suatu penelitian. Di bidang pengabdian kepada masyarakat, perpustakaan
berperan mengumpulkan informasi hasil penelitian ilmiah sebagai bahan yang dapat
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Fungsi perpustakaan tersebut sesuai dengan fungsi perpustakaan sebagaimana
tercantum dalam surat keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.0103/0/1981
tanggal 11 Maret 1981. Perpustakaan perguruan tinggi berfungsi sebagai sarana kegiatan
belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat dalam pelaksanaan Tridharma
Perguruan Tinggi.
3.3
Struktur Organisasi
Kepala Perpustakaan bertanggungjawab kepada Rektor UNIMED atas segala
kegiatan perpustakaan. Sedangkan untuk memudahkan pengendalian dikerjakan oleh
seorang pustakawan sebagai penanggungjawab setiap unit yang ada di perpustakaan
seperti pengolahan dan pelayanan pengguna sesuai dengan titik pelayanan yang ada di
Perpustakaan UNIMED dan ruang baca Perpustakaan di fakultas.
REKTOR
[image:38.612.152.461.332.638.2]PR I PR II PR III PR IV
Gambar 1. Struktur Organisasi Makro Perpustakaan Unimed KELOMPOK
PUSTAKAWAN KEPALA PERPUSTAKAAN
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
KEPALA Dra. Ratnawati Dora, STP Kasubbag Tata Usaha
Drs. Banu Susanto, M.Si Staff :
Misli Kusnadi Supardi
Penanggung Jawab Pelayanan Teknis dan Ketua
Kelompok Pustakawan Drs. Belling Siregar, M.Lib
Penanggung Jawab Pelayanan Pengguna Drs. Paulus Muham, S.Sos
Penanggung Jawab Automasi Perpustakaan Drs. Banu Susanto, M.Si
Klasifikasi dan Katalogisasi Lit Mulina Sembiring
Irawadi Supriadi
Pengolahan dan Pelayanan data dan audio-visual
Susiani, S.Sos Pranandia P. S.Sos Doni Yuda P. ,S.Sos Tessa Simahate, S.Sos
Tandon Ferriyati Gultom Khairita K Referensi Beatrix Nainggolan, Amd
Mangatur Lumban Gaol
Majalah, Jurnal, Koran Faried J. , Amd Catur Dedek, Amd
Skripsi Sariman Nainggolan Siti Rahma
Sirkulasi Dra. Dekalina Barus Wasno Amnas Makmun, S.Sos Pardamean Marpaung Ir. Bambang A. S Duandi
Helga Beatrice U. Sinaga : Pengadaan Buku Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Unimed, 2009. USU Repository © 2009
Gambar 2. Struktur organisasi mikro Perpustakaan Unimed
3.4
Personalia
Setiap perpustakaan membutuhkan ruang kerja sebagai pengelola dan pelaksana
pekerjaan. Berikut adalah nama-nama tenaga administrasi sesuai jabatan/tugas dan
[image:40.612.87.531.269.698.2]tempat kerja.
Tabel 2 : Nama-Nama tenaga administrasi sesuai jaba