Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Baubau merupakan unsur staf Pemerintah Daerah, dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
a. Kondisi Saat Ini a. Kondisi Saat Ini
1. Kurangnya pemahaman dan pengetahuan pegawai dalam hal penataan dan pengelolaan arsip yang baik.
2. Terbatasnya jumlah tempat penyimpanan arsip dalam bentuk fisik.
3. Tata cara penataan dan pengelolaan arsip yang masih konvensional.
4. Rendahnya kedisiplinan pegawai dalam penataan dan pengelolaan arsip.
b. Kondisi Yang Diharapkan
1. Diharapkan meningkatnya pemahaman dan pengetahuan pegawai dalam hal penataan dan pengelolaan arsip yang baik.
2. Tersedianya jumlah tempat penyimpanan arsip dalam bentuk fisik yang cukup.
3. Tata cara penataan dan pengelolaan arsip berbasis digitalisasi.
4. Diharapkan meningkatnya kedisiplinan pegawai dalam penataan dan pengelolaan arsip.
b. Penetapan Isu
Teknik analisis yang digunakan untuk memprioritaskan isu yang akan ditindaklanjuti yaitu metode APKL dengan cara menentukan tingkat Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Layaknya suatu isu untuk segera diselesaikan.
32 Tabel 2.6. Indikator APKL dalam Penetapan Isu
No. Indikator Keterangan
1. Aktual ( A )
Isu yang sering terjadi atau dalam proses kejadian sedang hangat dibicarakan di kalangan masyarakat.
2. Problematik ( P )
Isu yang memiliki dimensi masalah yang kompleks sehingga perlu dicarikan segera solusinya.
3. Kekhalayakan ( K ) Isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak.
4. Layak ( L )
Isu yang masuk akal dan realistis serta relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya.
Masing-masing poin dari APKL tersebut diberi penilaian dengan scoring system, yaitu: 5 = sangat tinggi, 4 = tinggi, 3 = sedang/cukup, 2 = rendah, dan 1 = sangat rendah. Setiap isu diberikan nilai untuk masing-masing poin penilaian dari angka 1-5. Akumulasi penilaian akan menunjukkan tingkat prioritas pemilihan isu rancangan aktualisasi nilai dasar ASN.
Tabel 2.7. Analisis Isu dengan menggunakan Metode APKL
No. Identifikasi Isu Penilaian Isu Total Ranking
A P K L
1. Kurangnya pemahaman dan pengetahuan pegawai dalam hal penataan dan pengelolaan arsip yang baik
2 2 3 3 10 II
2. Terbatasnya jumlah tempat
penyimpanan arsip dalam bentuk fisik
2 1 3 1 7 IV
3. Belum optimalnya penataan dan pengelolaan arsip
3 3 3 4 13 I
4. Rendahnya kedisiplinan pegawai dalam penataan dan pengelolaan arsip
3 1 2 3 9 III
33 Dari analisis isu dengan menggunakan metode APKL diatas, maka ditetapkan bahwa isu yang paling utama dan segera harus diselesaikan adalah tata cara penataan dan pengelolaan arsip yang masih konvensional.
c. Akar Masalah
Setelah sebuah isu ditetapkan sebagai isu terpilih dalam rancangan aktualisasi, maka perlu ditelusuri faktor-faktor terjadinya isu:
Gambar 2.2. Akar Masalah
d. Analisis Dampak Isu a. Jika Isu Diselesaikan
Memudahkan pegawai Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Baubau khususnya pada Bidang Kesatuan Bangsa dalam mengakses data atau dokumen karena penyimpanan sudah berbasis digital. Dokumen yang dibutuhkan dapat diakses dimana, kapan, dan oleh siapa saja selama pengakses mengetahui user dan password akun.
b. Jika Isu Tidak Diselesaikan
Resiko dokumen hilang dan susahnya dalam menemukan dokumen yang dibutuhkan. Selain itu, ketika pegawai hendak mengakses suatu dokumen, pegawai harus ke kantor. Tetapi, jika penyimpanan dokumen menggunakan aplikasi, memudahkan pegawai dalam mengaksesnya.
Rendahnya inisiatif dalam hal penataan dan
pengelolaan arsip
Kurangnya sarana dan prasarana yang
tersedia
Belum optimalnya penataan dan pengelolaan arsip
34 e. Rancangan Aktualisasi
1. Unit Kerja : Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Baubau 2. Isu Yang Diangkat : Tata Cara Penataan dan Pengelolaan Arsip yang
masih Konvensional
3. Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi Sistem Pengarsipan Data di Bidang Ideologi, Wawasan Kebangsaan dan Karakter Bangsa Secara Digital Menggunakan Google Drive Pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Baubau
4. Tujuan Gagasan Pemecahan Isu : Terlaksananya Sistem Pengarsipan Data di Bidang Ideologi, Wawasan Kebangsaan dan Karakter Bangsa Secara Digital Pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Baubau yang kemudian Dapat memberikan Efisiensi dan Kemudahan Dalam mengakses suatu Dokumen atau Arsip.
35 Tabel 2.8. Kegiatan 1
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Subtansi Mata Pelatihan
1. Menyediakan bahan konsultasi
Tersedianya bahan konsultasi dengan
Peserta menyediakan bahan konsultasi dengan penuh tanggung jawab
Nasionalisme:
Peserta menyediakan bahan konsultasi dengan semangat Etika Publik:
Peserta cermat dalam
menyediakan bahan konsultasi Komitmen Mutu:
Peserta menyediakan bahan konsultasi dengan teliti Anti Korupsi:
Peserta menyediakan bahan konsultasi dengan disiplin
Kontribusi
terhadap visi misi organisasi yaitu
36 2. Melakukan
konsultasi dengan mentor atau pimpinan
3. Meminta persetujuan mentor atau
Terlaksananya konsultasi dengan mentor atau pimpinan
Tersedianya surat pernyataan dukungan mentor
Akuntabilitas:
Peserta melakukan konsultasi dengan mentor secara jelas Nasionalisme:
Peserta dengan mentor atau pimpinan saling
hormat-menghormati dalam melakukan konsultasi
Etika Publik:
Peserta melakukan konsultasi dengan mentor secara terbuka Komitmen Mutu:
Peserta bersikap responsif saat berkonsultasi dengan mentor Anti Korupsi:
Peserta berkonsultasi dengan mentor dilakukan dengan jujur
Akuntabilitas:
Peserta mendapatkan
persetujuan yang jelas terkait
37 pimpinan atau pimpinan rancangan aktualisasi
Nasionalisme:
Peserta tetap bersikap bijaksana dalam meminta persetujuan pimpinan
Etika Publik:
Peserta bersikap sopan saat meminta persetujuan Komitmen Mutu:
Mentor atau pimpinan melakukan kontrol terhadap persetujuan rancangan aktualisasi peserta Anti Korupsi:
Mentor jujur dalam
memberikan persetujuan kepada peserta
Keterikatan dengan Agenda III:
Manajemen ASN: bekerja dengan profesional
WoG: koordinasi dengan pimpinan untuk mendapatkan persetujuan pelaksanaan aktualisasi
38 Tabel 2.9. Kegiatan 2
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Subtansi Mata Pelatihan
2 Mengumpulkan data atau dokumen yang akan diinput ke aplikasi google drive
1. Berkonsultasi kepada pimpinan atau mentor terkait dokumen atau data yang akan diinput ke aplikasi google drive
Terlaksananya konsultasi dengan pimpinan atau mentor
Akuntabilitas:
Peserta berkonsultasi dengan pimpinan atau mentor
menjunjung tinggi kepercayaan Nasionalisme:
Peserta berkonsultasi dengan pimpinan atau mentor sebagai bagian dari musyawarah Etika Publik:
Peserta menggunakan bahasa yang sopan dalam berkonsultasi dengan mentor atau pimpinan Komitmen Mutu:
Peserta bersikap responsif pada saat konsultasi dengan mentor atau pimpinan
Anti Korupsi:
Kontribusi
terhadap visi misi organisasi adalah
39 2. Mengumpulkan
data atau
Tersedianya data atau dokumen untuk diinput ke aplikasi
Jujur satu sama lain saat berkonsultasi
Akuntabilitas:
Peserta bertanggung jawab untuk mengumpulkan data atau dokumen yang akan diinput Nasionalisme:
Peserta mengumpulkan data atau dokumen yang akan diinput dengan penuh semangat Etika Publik:
Peserta mengumpulkan data atau dokumen dengan tanpa tekanan Komitmen Mutu:
Peserta mengontrol data yang dikumpulkan untuk kemudian diinput
Anti Korupsi:
Peserta mengumpulkan data atau dokumen dengan kerja keras
40 3. Mengidentifikasi
dan memilah data atau dokumen yang akan diinput
Teridentifikasinya data atau dokumen yang akan diinput
Akuntabilitas:
Peserta memilah data atau dokumen dengan jelas Nasionalisme:
Peserta mengidentifikasi dan memilah data atau dokumen dengan penuh tanggung jawab Etika Publik:
Peserta bersikap cermat dalam mengidentifikasi dan memilah data atau dokumen
Komitmen Mutu:
Peserta tertib dalam
mengidentifikasi dan memilah data atau dokumen
Anti Korupsi:
Peserta disiplin dalam
mengidentifikasi dan memilah data atau dokumen
41 berupa arsip fisik
Tersedianya dokumen hasil scan yang akan diinput
Akuntabilitas:
Peserta bertanggung jawab melakukan scaning pada dokumen
Nasionalisme:
Peserta melakukan scaning dokumen dengan cermat Etika Publik:
Peserta melakukan scaning dokumen tanpa tekanan Komitmen Mutu:
Peserta melakukan scaning dokumen dengan efektif dan efisien
Anti Korupsi:
Peserta melakukan scaning dokumen secara mandiri Keterikatan dengan Agenda III:
WoG: Berkoordinasi dengan Kepala Bidang terkait data atau dokumen yang akan diinput Pelayanan Publik: melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien
42 Tabel 2.10. Kegiatan 3
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Subtansi Mata Pelatihan
Aplikasi terinstal pada komputer pegawai
Akuntabilitas:
Peserta menginstal aplikasi dengan tujuan yang jelas sebagai media penyimpanan arsip
Nasionalisme:
Peserta cermat dalam menginstal aplikasi Etika Publik:
Peserta mengutamakan pencapaian hasil dan
mendorong kinerja pegawai Komitmen Mutu:
Peserta menginstal aplikasi dengan pasti
Anti Korupsi:
Peserta menginstal aplikasi
Kontribusi
terhadap visi misi organisasi yaitu mengoptimalkn sumber daya lokal secara profesional
43 2. Membuat akun
pada aplikasi google drive
3. Membuat struktur dalam
Tersedianya akun pada aplikasi
Terciptanya struktur dalam
secara mandiri
Akuntabilitas:
Peserta membuat akun pada aplikasi dengan konsisten Nasionalisme:
Peserta membuat akun dengan cermat
Etika Publik:
Peserta menjalankan tugas secara profesional
Komitmen Mutu:
Peserta berinovasi dengan membuat akun
Anti Korupsi:
Peserta mandiri dalam membuat akun
Akuntabilitas:
Peserta membuat struktur dalam
44 aplikasi sesuai
desain yang telah
didiskusikan
aplikasi sesuai desain yang telah didiskusikan
aplikasi dengan penuh tanggung jawab
Nasionalisme:
Peserta ikhlas membuat struktur dalam aplikasi
Etika Publik:
Peserta membuat struktur dalam aplikasi dengan tekun
Komitmen Mutu:
Tujuan peserta membuat struktur dalam aplikasi untuk
mengontrol arsip yang akan diinput
Anti Korupsi:
Peserta bekerja keras dalam pembuatan struktur pada aplikasi Keterikatan dengan Agenda III:
Manajemen ASN: melaksanakan kegiatan dengan cermat, disiplin dan tanggung jawab
45 Tabel 2.11. Kegiatan 4
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Subtansi Mata Pelatihan arsip yang telah dikelompokkan
pengelompokkan dokumen atau arsip sesuai klasifikasi agar terwujud kejelasan
Nasionalisme:
Peserta membuat
pengelompokkan dokumen atau arsip dengan penuh semangat Etika Publik:
Peserta mengelompokkan dokumen atau arsip dengan cermat
Komitmen Mutu:
Peserta berinovasi dengan membuat pengelompokkan dokumen atau arsip
Kontribusi
terhadap visi misi organisasi yaitu mengembangkn iptek yang pada gilirannya akan membawa suatu daerah menjadi daerah yang maju dan sejahtera
46 2. Mengunggah
dokumen atau arsip ke aplikasi google drive
Peserta mandiri dalam membuat pengelompokkan dokumen atau arsip
Akuntabilitas:
Peserta bertanggung jawab dalam mengunggah dokumen atau arsip
Nasionalisme:
Peserta tertib dalam mengunggah dokumen Etika Publik:
Peserta disiplin dalam
mengunggah dokumen atau arsip Komitmen Mutu:
Peserta mengunggah dokumen atau arsip dengan efektif dan efisien
Anti Korupsi:
Peserta bekerja keras dalam
47
Terlaksananya pengawasan terhadap dokumen/arsip yang telah diunggah
mengunggah dokumen atau arsip
Akuntabilitas:
Peserta memeriksa kembali dokumen/arsip yang telah diunggah dengan jelas Nasionalisme:
Peserta semangat dalam memeriksa kembali dokumen/arsip yang telah diunggah
Etika Publik:
Peserta memeriksa kembali dokumen/arsip yang telah diunggah dengan penuh tanggung jawab Komitmen Mutu:
Peserta memeriksa kembali dokumen/arsip yang telah diunggah dengan teliti Anti Korupsi:
48 4. Menyajikan
arsip berbasis digital
Tersajinya arsip berbasis digital
Peserta disiplin dalam memeriksa kembali dokumen/arsip yang telah diunggah
Akuntabilitas:
Peserta menyajikan arsip dengan bertanggung jawab
Nasionalisme:
Peserta jujur terhadap arsip yang disajikan
Etika Publik:
Peserta bersikap sopan dalam menyajikan arsip
Komitmen Mutu:
Peserta menyajikan arsip dengan teliti
Anti Korupsi:
Peserta dengan berani
menyajikan arsip berbasis digital Keterikatan dengan Agenda III:
Manajemen ASN: melaksanakan kegiatan dengan cermat, disiplin dan tanggung jawab
49 Tabel 2.12. Kegiatan 5
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
1. Mengevaluasi perencanaan, proses dan hasil pengarsipan data melalui aplikasi google drive
Terlaksananya evaluasi
Akuntabilitas:
Peserta melakukan evaluasi secara bertanggung jawab Nasionalisme:
Peserta melakukan evaluasi dengan semangat
Etika Publik:
Peserta melaksanakan evaluasi dengan cermat
Komitmen Mutu:
Peserta mengontrol pelaksanaan evaluasi kegiatan
Anti Korupsi:
Peserta melakukan evaluasi dengan jujur
Kontribusi
terhadap visi misi organisasi yaitu
50
Terlaksananya laporan yang diserahkan kepada
Akuntabilitas:
Peserta membuat laporan dengan penuh rasa tanggung jawab Nasionalisme:
Peserta jujur dalam membuat lapotan kegiatan
Etika Publik:
Peserta menyusun laporan kegiatan dengan menggunakan bahasa yang benar dan sopan Komitmen Mutu:
Peserta menyusun laporan kegiatan secara efektif dan efisien
Anti Korupsi:
Peserta bekerja keras dalam membuat laporan kegiatan
Akuntabilitas:
Peserta memberikan laporan kepada pimpinan atau mentor
51 pimpinan atau
mentor
dengan jelas Nasionalisme:
Peserta memberikan laporan kepada pimpinan atau mentor dengan rasa hormat
Etika Publik:
Peserta sopan dalam
memberikan laporan kepada pimpinan atau mentor Komitmen Mutu:
Peserta memberikan laporan kepada mentor atau pimpinan untuk dilakukan kontrol demi mempertahankan komitmen mutu
Anti Korupsi:
Peserta bertanggung jawab atas laporan yang diberikan kepada mentor atau pimpinan
Keterikatan dengan Agenda III:
Manajemen ASN: evaluasi dan pelaporan kegiatan dilaksanakan dengan teliti dan cermat WoG: berkoordinasi dengan pimpinan terkait kegiatan yang telah dilakukan
52 f. Perkiraan Hambatan
Tabel 2.13. Perkiraan Hambatan
No. Tahapan Kegiatan Perkiraan Hambatan Dampak bila kegiatan tidak
terlaksana Alternatif Solusi 1. Meminta dukungan mentor atau pimpinan
terkait rancangan yang akan dilakukan
Mentor atau pimpinan tidak berada di tempat
Rancangan aktualisasi tidak akan berjalan secara efisien
Mengatur waktu dengan mentor atau pimpinan 2. Mengumpulkan data atau dokumen yang
akan diinput ke aplikasi google drive
Banyaknya data atau dokumen yang akan diinput
Masih adanya data atau dokumen yang belum diinput
Menambah waktu untuk penginputan data atau dokumen
3. Membuat penyimpanan arsip dengan menggunakan google drive
Jaringan wifi yang kurang stabil Menghambat proses penyimpanan arsip
Menyediakan mobile hotspot
4. Mengunggah dokumen atau arsip yang telah dikelompokkan ke aplikasi google drive
Jaringan wifi yang kurang stabil Menghambat dokumen atau arsip yang akan diunggah
Menyediakan mobile hotspot
5. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan
Mentor atau pimpinan tidak berada ditempat
Menghambat penyelesaian laporan aktualisasi
Mengatur waktu bertemu mentor atau pimpinan
53 g. Jadwal Kegiatan Aktualisasi
Tabel 2.14. Jadwal Kegiatan Aktualisasi
No Nama Kegiatan September 2021 Oktober 2021
6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 akan diinput ke aplikasi google arsip yang telah dikelompokkan
54 BAB III
CAPAIAN AKTUALISASI