Unit Pengelola BDT bertanggung jawab untuk mengarsipkan data yang sudah pernah dirilis kepada pihak pemohon data agar setiap permohonan data dari Kementerian/ Lembaga maupun Pemerintah Daerah dapat dipertanggungjawabkan.
Gambar 7. Tampilan Panel Sistem Rekam Kerja
Pengarsipan data yang sudah pernah dirilis dimulai tepat setelah data diekstrak sesuai kriteria program yang ditetapkan oleh Kementerian/Lembaga atau Pemerintah Daerah penyelenggara program (Gambar 8).
Folder Kerja dibuat dan diberi Nomor Tiket oleh Ekstraktor Data. Setelah itu, Folder Kerja di-zip; dan, Ekstraktor Data melakukan filterisasi data pada Folder Kerja yang telah di-zip sebelumnya sesuai FTL yang telah dikerjakan oleh PK. Pada tahapan yang sama, Ekstraktor Data juga melakukan penamaan arsip dan membuat Kata Kunci untuk membuka CD data yang nantinya akan diberikan kepada pemohon data.
SEKRETARIAT TIM NASIONAL PERCEPATAN PENANGGULANGAN KEMISKINAN 25
Gambar 6. Tampilan Panel Sistem Rekam Kerja
Gambar 14. Tahapan Pengarsipan Data (Data Archiving)
Pengarsipan data yang sudah pernah dirilis dimulai tepat setelah data diekstrak sesuai kriteria program yang ditetapkan oleh Kementerian/Lembaga atau Pemerintah Daerah penyelenggara program (Gambar 14).
Folder Kerja dibuat dan diberi Nomor Tiket oleh Ekstraktor Data. Setelah itu, Folder Kerja di-zip; dan, Ekstraktor Data melakukan filterisasi data pada Folder Kerja yang telah di-zip sebelumnya sesuai FTL yang telah dikerjakan oleh PK. Pada tahapan yang sama, Ekstraktor Data juga melakukan penamaan arsip dan membuat Kata Kunci untuk membuka CD data yang nantinya akan diberikan kepada pemohon data.
Kemudian, data yang telah difilter tersebut di-zip dan diperiksa kesesuaian dan kualitasnya (oleh Koordinator Operasional). Pada tahap ini, status pengekstrakan data adalah Data Siap. Bila Data Siap telah diperiksa, maka Ekstraktor Data akan melakukan penyimpanan data ke Folder Utama – berisi Data Referensi, Data Siap, Histori, dan Laporan, yang dibedakan berdasarkan pemohon data (Nasional atau Daerah). Folder Utama disimpan di Data Server dan Data Storage Backup. Folder Utama hanya dapat diakses oleh user yang memiliki akses khusus, sesuai fungsi dan tugasnya masing-masing.
Standar penamaan arsip yang dilakukan oleh Ekstraktor Data dibedakan berdasarkan permohonan yang masuk (permohonan data atau bantuan teknis). Tahapan yang harus dilalui dalam proses penamaan arsip adalah sebagai berikut:
Baik untuk permohonan data maupun bantuan teknis, proses tindak lanjut akan menggunakan Formulir Tindak Lanjut (FTL) dalam Sistem Rekam Kerja. Setiap data yang dirilis mendapatkan nomor seri identitas. Nomor seri ini tercantum pada label CD yang berisi salinan-data tersebut untuk mempermudah pelacakan data yang pernah dirilis bila diperlukan di kemudian hari. Berikut ini adalah standar penomoran identitas data:
PENGEKSTRAKAN DATA
PENAMAAN
FOLDER PENAMAAN FAIL
PENGEMASAN DATA KE DALAM
CD
Sumber: TNP2K
Menu “Kontak” untuk mengakses inventori detil kontak
pemohon data
Menu “Kunjungan” untuk mengakses rangkuman kunjungan konsultasi tatap muka dengan (calon) pengguna data di kantor Unit Pengelola BDT
Standar Pengelolaan Basis Data Terpadu Untuk Program Perlindungan Sosial
36
PENATALAKSANAAN LAYANAN BDT
Kemudian, data yang telah difilter tersebut di-zip dan diperiksa kesesuaian dan kualitasnya (oleh Koordinator Operasional). Pada tahap ini, status pengekstrakan data adalah Data Siap. Bila Data Siap telah diperiksa, maka Ekstraktor Data akan melakukan penyimpanan data ke Folder Utama – berisi Data Referensi, Data Siap, Histori, dan Laporan, yang dibedakan berdasarkan pemohon data (Nasional atau Daerah). Folder Utama disimpan di Data Server dan Data Storage Backup. Folder Utama hanya dapat diakses oleh user yang memiliki akses khusus, sesuai fungsi dan tugasnya masing-masing.
Standar penamaan arsip yang dilakukan oleh Ekstraktor Data dibedakan berdasarkan permohonan yang masuk (permohonan data atau bantuan teknis). Tahapan yang harus dilalui dalam proses penamaan arsip adalah sebagai berikut:
Gambar 8. Tahapan Pengarsipan Data (Data Archiving)
Baik untuk permohonan data maupun bantuan teknis, proses tindak lanjut akan menggunakan Formulir Tindak Lanjut (FTL) dalam Sistem Rekam Kerja. Setiap data yang dirilis mendapatkan nomor seri identitas. Nomor seri ini tercantum pada label CD yang berisi salinan-data tersebut untuk mempermudah pelacakan data yang pernah dirilis bila diperlukan di kemudian hari. Berikut ini adalah standar penomoran identitas data:
A. Penamaan Folder untuk Permohonan Data dan Bantuan Teknis
1. Permohonan Data Nasional
Kode Nasional_Nama lembaga/Kementrian_ Nomor Tiket Permohonan Contoh: 0_PPN BAPPENAS_ 981234
2. Permohonan Data Daerah
Kode Daerah_Nama Kabupaten/Kota_ Nomor Tiket Permohonan Contoh: 1607_BANYU ASIN_538789
B. Penamaan Dokumen untuk Permohonan Data dan Bantuan Teknis
1. Permohonan Data Nasional
Kode Nasional_Nama lembaga/Kementrian_Nama Program Contoh: 0_PPN BAPPENAS_ RUJUKAN TERPADU
2. Permohonan Data Daerah
Kode Daerah_Nama Kabupaten/Kota_Nama Program Contoh: 1607_BANYU ASIN_BSM DAERAH
Sumber: TNP2K
Pengekstrakan
Data
Penamaan
Folder PenamaanFile
Pengemasan data ke dalam CD
Standar Pengelolaan Basis Data Terpadu Untuk Program Perlindungan Sosial
37
PENATALAKSANAAN LAYANAN BDT
C. Penamaan Label CD untuk Permohonan Data
Permohonan Data Nasional a. Baris pertama berisi:
Lembaga/Kementrian yang meminta Data Contoh: KEMENTRIAN SOSIAL
b. Baris kedua berisi: Nama Program Contoh: PKH 2014
c. Pemberian Nomor: Kode CD_Nomor FTL/BDT/Bulan/Tahun Contoh: 800.561/BDT/VIII/2014
D. Permohonan Data Daerah
a. Baris pertama berisi:
Nama Provinsi dari Kabupaten/Kota yang melakukan permohonan data Contoh: Sulawesi Selatan
b. Baris kedua berisi: Nama Kabupaten/Kota Contoh: Soppeng
c. Baris Ketiga:Pemberian Nomor
Kode CD_Nomor FTL/BDT/Bulan/Tahun Contoh: 800.561/BDT/VIII/2014
E. Bantuan Teknis
a. Baris pertama berisi:
Nama Provinsi dari Kabupaten/Kota yang melakukan permohonan data Contoh: Sulawesi Selatan
b. Baris kedua berisi: Nama Kabupaten/Kota Contoh: Soppeng
c. Baris Ketiga: Pemberian Nomor
Kode CD_Nomor Tiket Permohonan Data/ BDT/ Bulan/ Tahun Contoh: 800.257608/BDT/VIII/2014