... Standar Pengelolaan Basis Data Terpadu

(1)

(2)

(3)

...

Standar Pengelolaan

Basis Data Terpadu

(4)

(5)

...

Standar Pengelolaan

Basis Data Terpadu

(6)

Standar Pengelolaan Basis Data Terpadu Untuk Program Perlindungan Sosial

iv

BASIS DATA TERPADU

STANDAR PENGELOLAAN BASIS DATA TERPADU

UNTUK PROGRAM PERLINDUNGAN SOSIAL

Cetakan Pertama, Juli 2015

Hak Cipta Dilindungi Undang-undang

Anda dipersilakan untuk menyalin, menyebarkan dan mengirimkan karya ini untuk tujuan non-komersial.

Untuk meminta salinan laporan ini atau keterangan lebih lanjut mengenai laporan ini, silakan hubungi TNP2K-Knowledge Management Unit ([email protected]).

Laporan ini juga tersedia di website TNP2K (www.tnp2k.go.id)

TIM NASIONAL PERCEPATAN PENANGGULANGAN KEMISKINAN Sekretariat Wakil Presiden Republik Indonesia

Jl. Kebon Sirih No. 14 Jakarta Pusat 10110 Telepon: (021) 3912812 | Faksimili: (021) 3912511 E-mail: [email protected]

(7)

v

BASIS DATA TERPADU

Daftar Gambar Daftar Tabel Daftar Foto

Daftar Istilah dan Singkatan Kata Pengantar

BAB I

LATAR BELAKANG

SECTION I Evolusi Sistem Penargetan untuk Program Perlindungan Sosial

di Indonesia

Proses Pembangunan Basis Data Terpadu 1

Isi Basis Data Terpadu

Pengoperasian Basis Data Terpadu oleh TNP2K

BAB II

FUNGSI, KOMPETENSI DAN PRINSIP KERJA UNIT

PENGELOLA

BASIS

DATA

TERPADU

BAB III

PENATALAKSANAAN LAYANAN PENYEDIAAN

DATA DAN BANTUAN TEKNIS UNTUK

PEMANFAATAN

BASIS

DATA

TERPADU

SECTION I Akses dan Pemanfaatan Basis Data Terpadu

Layanan Penyediaan Data Basis Data Terpadu

Layanan Bantuan Teknis Untuk Pemanfaatan Basis Data Terpadu Alur Penanganan Permohonan Data dan Bantuan Teknis

Alur Penanganan Permohonan Data

Alur Penanganan Permohonan Bantuan Teknis

Pendokumentasian Layanan dan Data

Sistem Rekam Kerja (Work Request Management)

Pengarsipan Data Rilis (Data Archiving)

BAB IV

STANDAR SISTEM MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI

INFORMASI

BASIS

DATA

TERPADU

Rancang Bangun Jaringan Komputer Unit Pengelola BDT

Rancang Bangun Ruang Pusat Data Unit Pengelola BDT

Layanan Server

Layanan Aplikasi

Layanan Jaringan

Sistem Keamanan Data

Prosedur Pengolahan Data

Daftar

Isi

vii viii ix x xi

1-11

4-7 7-9 10-10 10-11

13-17

19-37

20-23 23-27 27-28 29-34 34-37

39-61

40-41 41-42 42-43 44-45 45-45 45-55 55-61

(8)

vi

BASIS DATA TERPADU

BAB V

KONSEP SISTEM PENANGANAN KELUHAN

DAN PEMUTAKHIRAN BASIS DATA TERPADU

Sistem Penanganan Keluhan

Pemutakhiran Basis Data Terpadu

SECTION I

DAFTAR PUSTAKA

Lampiran 1:

Nota Kesepakatan Bersama

Lampiran 2:

Format Keterangan Program

Lampiran 3:

Format Surat Pernyataan

63-70

62-68 68-70

71-73

74-76 77 78

(9)

vii

BASIS DATA TERPADU

Daftar

Gambar

Skema Kesalahan Inklusi (Inclusion Error) dan Kesalahan Eksklusi (Exclusion Error) Dalam Penetapan Sasaran Peserta/Penerima Manfaat Program Perlindungan Sosial

Efektivitas Program Penanggulangan Sosial Menurut Hasil SUSENAS 2009

Proses Perolehan Daftar Awal Rumah Tangga PPLS 2011 Garis Besar Tahapan Proses Penanganan Permintaan Data Basis Data Terpadu

Tahapan Penanganan Permohonan Data Tahapan Permohonan Bantuan Teknis Tampilan Panel Sistem Rekam Kerja Tahapan Pengarsipan Data (Data Archiving)

3 4 9 24 30 32 35 36 Gambar 1. Gambar 2. Gambar 3. Gambar 4. Gambar 5. Gambar 6. Gambar 7. Gambar 8.

(10)

viii

BASIS DATA TERPADU

Daftar

Tabel

Variabel Pendataan Sosial Ekonomi 2005 (PSE 2005)

Variabel Pendataan Program Perlindungan Sosial Tahun 2011 (PPLS 2011)

Ringkasan Manfaat Data Basis Data Terpadu

Contoh Data Sebaran/Agregat dari Basis Data Terpadu Dokumen Pendukung Permohonan Data Basis Data Terpadu Penjelasan Tahapan Penanganan Permohonan Data

Penjelasan Tahapan Permohonan Bantuan Teknis Memastikan Keandalan Jaringan Komputer Alur Keputusan (Decision Rules) dalam Sistem Penanganan Keluhan BDT Tabel 1. Tabel 2. Tabel 3. Tabel 4. Tabel 5. Tabel 6. Tabel 7. Tabel 8. Tabel 9. 6 8 20 21 26 31 33 41 67

(11)

ix

BASIS DATA TERPADU

Daftar

Foto

Joshua Esty TNP2K Staff Rachma Safitri Rachma Safitri Rachma Safitri Joshua Esty Joshua Esty Joshua Esty Achmad Ibrahim Joshua Esty Achmad Ibrahim Achmad Ibrahim TNP2K Staff Joshua Esty Joshua Esty Joshua Esty TNP2K Staff Joshua Esty TNP2K Staff TNP2K Staff Joshua Esty TNP2K Staff Joshua Esty Joshua Esty Cocozero003/123RF.com Foto 1. Foto 2. Foto 3. Foto 4. Foto 5. Foto 6. Foto 7. Foto 8. Foto 9. Foto 10. Foto 11. Foto 12. Foto 13. Foto 14. Foto 15. Foto 16. Foto 17. Foto 18. Foto 19. Foto 20. Foto 21. Foto 22. Foto 23. Foto 24. Foto 25. Sampul Buku Bab 1 (Hal. 1) 5 9 11 13 15 16 19 22 25 27 28 29 32 39 42 44 49 53 54 56 63 65 71

(12)

x

BASIS DATA TERPADU

Daftar

Isilah dan Singkatan

: Asisten Penanggung Jawab Kerja : Asuransi Kesehatan Penduduk Miskin : Basis Data Terpadu

: Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional : Bantuan Langsung Sementara

: Bantuan Langsung Tunai : Badan Pusat Statistik : Compact DIsc

: Daftar Penerima Manfaat : Formulir Tindak Lanjut

: Jalan Lain Menuju Kesehatan Masyarakat : Jaminan Kesehatan Masyarakat

: Jaring Pengaman Sosial

: Jaring Pengaman Sosial – Bantuan Kesehatan : Kartu Perlindungan Sosial

: Kredit Usaha Rakyat : Message Transfer Agent : Non-Disclosure Agent

: Nomor Induk Kependudukan : Operasi Pasar Khusus

: Program Keluarga Harapan : Penjamin Mutu Data : Proxy Means Testing

: Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat : Pendataan Program Perlindungan Sosial : Pendataan Sosial Ekonomi

: Rumah Tangga Hampir Miskin : Rumah Tangga Sangat Miskin : Satuan Pengamanan

: Sistem Rekam Kerja

: Survei Sosial Ekonomi Nasional : Teknologi Informasi dan Komunikasi

: Tim Koodinasi Penanggulangan Kemiskinan

: Tim Nasional Percepatan Penanggulangan Kemiskinan : Unit Penetapan Sasaran untuk Penanggulangan Kemiskinan : Virtual Private Network

: Web Application Server APK Askeskin BDT BKKBN BLSM BLT BPS CD DPM FTL Jalinkesra Jamkesmas JPS JPS-BK KPS KUR MTA NDA N IK OPK PKH PMD PMT PNPM PPLS PSE RTHM RTSM Satpam SRK Susenas TIK TKPK TNP2K UPSPK VPN WAS

(13)

xi

BASIS DATA TERPADU

Kata

Pengantar

Basis Data Terpadu (BDT) memiliki arti penting dalam usaha perbaikan keakuratan penetapan sasaran penerima manfaat program penanggulangan kemiskinan di Indonesia, mengingat BDT memuat data by name by address dari sekitar 24,7 juta rumah tangga atau 96,4 juta jiwa penduduk di Indonesia dengan peringkat kesejahteraan terendah.

Pengelolaan data BDT dilakukan oleh Unit Penetapan Sasaran untuk Penanggulangan Kemiskinan (UPSPK) Sekretariat TNP2K. Tugas utama UPSPK adalah memastikan BDT dapat dimanfaatkan oleh program perlindungan sosial, memberikan dukungan teknis kepada pengguna BDT, melakukan pemantauan dan evaluasi pemanfataan BDT, memastikan kesahihan studi-studi untuk memperbaiki kualitas penetapan sasaran program, membangun manajemen BDT yang berbasis teknologi informasi, dan menyajikan informasi yang terdapat dalam BDT melalui media berbasis teknologi internet.

Pengelolaan data yang sedemikian besar dengan tanggung jawab yang sedemikian berat harus didukung oleh keberadaan sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dan kompetensi khusus, serta tersedianya standar pengelolaan data yang menjamin keniscayaan pemanfaatannya. Buku Standar Pengelolaan BDT untuk Program Perlindungan Sosial ini disusun berdasarkan serangkaian pengalaman serta merupakan pedoman bagi praktek pengelolaan big data di Indonesia di masa depan.

Terima kasih kami sampaikan kepada Tim Penulis yang telah berkontribusi pada penyusunan buku ini. Kami berharap semoga buku ini bermanfaat bagi seluruh pihak yang memiliki komitmen dan perhatian besar pada pentingnya pengelolaan data program penanggulangan kemiskinan di Indonesia.

Jakarta, Juli 2015

Dr. Bambang Widianto

Deputi Seswapres Bidang Dukungan Kebijakan Pembangunan Manusia dan Pemerataan Pembangunan, Selaku Sekretaris Eksekutif Tim Nasional Percepatan Penanggulangan Kemiskinan.

(14)

(15)

1

..

Latar Belakang

(16)

2

LATAR BELAKANG

P

enanggulangan kemiskinan merupakan salah satu sasaran pembangunan bidang

ekonomi dan kesejahteraan rakyat yang dilaksanakan pemerintah Indonesia dalam implementasi Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahap II (tahun 2010-2014). Dengan target menurunkan tingkat kemiskinan nasional dari 14,1% di tahun 2009 ke 8-10% pada akhir tahun 2014 pemerintah menetapkan strategi dan program untuk percepatan penanggulangan kemiskinan melalui Peraturan Presiden RI nomor 15 tahun 2010. Program-program yang dilaksanakan oleh pemerintah Indonesia dalam upaya percepatan penanggulangan kemiskinan terdiri dari tiga kelompok utama, yaitu:

1. Kelompok program berbasis individu/keluarga/rumah tangga, atau program Klaster 1, yang bertujuan untuk melakukan pemenuhan hak dasar, pengurangan beban hidup, dan perbaikan kualitas hidup masyarakat miskin. Program-program yang termasuk di Klaster 1 adalah program subsidi beras untuk rumah tangga berpenghasilan rendah (Program Raskin), program bantuan untuk siswa miskin (BSM), program Jaminan Kesehatan Masyarakat (Jamkesmas), dan program transfer tunai bersyarat/Program Keluarga Harapan (PKH).

2. Kelompok program berbasis pemberdayaan masyarakat, atau Program Klaster 2, yang bertujuan untuk mengembangkan potensi dan memperkuat kapasitas kelompok masyarakat miskin untuk terlibat dalam pembangunan yang didasarkan pada prinsip-prinsip pemberdayaan masyarakat. Yang termasuk dalam kelompok program penanggulangan kemiskinan berbasis pemberdayaan masyarakat adalah Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM), termasuk PNPM Perkotaan, PNPM Pedesaan dan lain-lain.

3. Kelompok program berbasis pemberdayaan usaha ekonomi mikro dan kecil, atau Program Klaster 3, yang bertujuan untuk memberikan akses dan penguatan ekonomi bagi pelaku usaha berskala mikro dan kecil. Program Kredit Usaha Rakyat (KUR) adalah salah satu program penanggulangan kemiskinan yang termasuk dalam kelompok ini.

Selain ketiga jenis program tersebut di atas, juga dilaksanakan sejumlah program penanggulangan kemiskinan lainnya yang juga bertujuan meningkatkan kegiatan ekonomi dan kesejahteraan masyarakat miskin.

Dengan landasan Perpres nomor 15 tahun 2010, pemerintah Indonesia membentuk Tim Nasional Percepatan Penanggulangan Kemiskinan (TNP2K) yang diketuai oleh Wakil Presiden RI untuk menyusun kebijakan dan program yang bertujuan mensinergikan

(17)

3

LATAR BELAKANG

kegiatan penanggulangan kemiskinan di berbagai kementerian/lembaga, serta melakukan pengawasan dan pengendalian dalam pelaksanaannya. Sedangkan di tingkat Provinsi dan Kabupaten/Kota diamanatkan pembentukan Tim Koordinasi Penanggulangan Kemiskinan (TKPK) yang diketuai oleh wakil kepala daerah untuk melakukan koordinasi penanggulangan kemiskinan di daerah masing-masing sekaligus mengendalikan pelaksanaan kebijakan dan program penanggulangan kemiskinan sesuai keputusan Tim Nasional.

TNP2K memiliki lima agenda prioritas untuk jangka pendek-menengah, di antaranya adalah unifikasi sistem penargetan nasional. Sistem penargetan nasional adalah suatu sistem penetapan sasaran individu/keluarga/rumah tangga yang berhak mendapatkan program perlindungan/jaminan sosial dari pemerintah (pusat dan daerah) 1_. _{Suatu sistem}

penargetan dikatakan efektif bila mampu mengurangi kesalahan eksklusi (exclusion error) dan kesalahan inklusi (inclusion error) peserta/penerima manfaat program (Gambar.1).

Gambar 1. Skema kesalahan inklusi (Inclusion Error) dankesalahan eksklusi

(Exclusion Error)dalam penetapan sasaran peserta/penerima manfaat program

perlindungan sosial

Sejak tahun 1998, pemerintah Indonesia telah melaksanakan sejumlah program perlindungan sosial dengan sasaran penduduk miskin, antara lain Program Raskin, Jamkesmas, Bantuan Langsung Tunai (BLT), dan lain-lain. Suatu analisis yang dilakukan pada data hasil Survei Sosial Ekonomi Nasional (Susenas) tahun 2009 menunjukkan bahwa sistem penargetan program-program tersebut masih kurang efektif karena tingkat kesalahan inklusi dan kesalahan eksklusi yang cukup tinggi (Gambar 2). Hasil Susenas tahun 2009 tersebut juga mengindikasikan bahwa hanya sekitar 30% penduduk miskin yang menerima manfaat sekaligus tiga program perlindungan sosial yang dilaksanakan pemerintah saat itu yaitu Raskin, Jamkesmas dan BLT.

Sumber: TNP2K

Inclusion Error

Miskin Tidak Miskin

Menerima Bantuan

Tidak Menerima Bantuan

Exclusion Error

(18)

4

LATAR BELAKANG

Gambar 2. Efektivitas Program Penanggulangan Sosial Menurut Hasil SUSENAS 2009

Kurang efektifnya penargetan program-program tersebut disebabkan antara lain karena masing-masing penyelenggara program menggunakan basis-data yang berbeda beda untuk mengidentifikasi sasaran program. Pengalaman dari sejumlah negara2_menunjukkan

bahwa keberadaan basis-data yang terpadu (unified database) yang dapat digunakan oleh banyak program untuk penargetan peserta/penerima manfaat program dapat meningkatkan secara signifikan efektifitas program-program perlindungan sosial yang dilaksanakan.

EVOLUSI SISTEM PENARGETAN UNTUK

PROGRAM PERLINDUNGAN SOSIAL DI INDONESIA

Sebelum tahun 1998, tidak ada kebijakan perlindungan sosial yang spesifik di Indonesia. Pemerintahan saat itu menerapkan strategi makro untuk menanggulangi kemiskinan, antara lain dengan cara stabilisasi harga bahan pangan, pembangunan infrastruktur pedesaan, dan beberapa program penyediaan kredit.

Setelah terjadinya puncak krisis moneter Asia tahun 1997-1998, pemerintah mulai merancang dan melaksanakan program-program yang khusus ditujukan untuk penduduk miskin. Untuk merespon dampak krisis moneter, pemerintah saat itu meluncurkan

Desil Konsumsi Rumah Tangga

Pr esen tase P enerima B an tuan 100 75 50 25 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Raskin BLT Jamkesmas Daerah Pentargetan Efektif Exclusion Error Inclusion Error Sumber: Susenas 2009

(19)

5

LATAR BELAKANG

Program Jaring Pengaman Sosial (JPS) yang bertujuan memberikan perlindungan dalam bidang pangan, kesehatan, pendidikan, dan akses kepada sumber pendapatan untuk penduduk yang sudah miskin sebelum terjadinya krisis dan penduduk yang menjadi miskin karena dampak krisis. Di antara program-program JPS yang paling besar jumlah target peserta/penerima manfaatnya adalah program subsidi beras untuk rumah tangga miskin (awalnya disebut Operasi Pasar Khusus/OPK, kemudian menjadi Program Raskin) dan bantuan kesehatan (JPS-BK). Untuk penargetan peserta/penerima manfaat, kedua program tersebut menggunakan kombinasi pendekatan penargetan geografis dan

rumah tangga3_{dimana peserta/penerima manfaat program adalah penduduk yang}

tinggal di lokasi yang menjadi sasaran program dan masuk dalam kriteria sasaran yang ditetapkan program. Sasaran peserta/penerima manfaat program OPK/Raskin dan JPS-BK adalah Keluarga Pra Sejahtera dan Keluarga Sejahtera-1 berdasarkan kriteria Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional (BKKBN). Daftar rumah tangga sasaran disediakan oleh Kader BKKBN berdasarkan hasil pendataan yang mereka lakukan menggunakan 23 variabel kondisi rumah tangga sebagai indikator status kesejahteraan rumah tangga.

Beberapa analisis terhadap cakupan program OPK dan JPS-BK menunjukkan tingkat kesalahan eksklusi dan inklusi yang cukup tinggi. Sebuah studi yang melibatkan 100 Desa/Kelurahan di 10 Kabupaten dari 8 Provinsi di Indonesia yang dilaksanakan pada tahun 1997-19984 _{melaporkan bahwa proporsi rumah tangga dari kelompok status}

kesejahteraan terendah yang menjadi peserta Program OPK hanya 52.7%, sementara terdapat sekitar 20% rumah tangga dari kelompok kuintil tertinggi yang juga menerima beras bersubsidi dari Program OPK. Sedangkan pada program JPS-BK, hanya sekitar 10,6% kelompok yang paling miskin menerima manfaat pelayanan kesehatan dengan JPS-BK5_.

Penggunaan indikator-indikator non-ekonomi (misalnya rutinitas dalam melaksanakan kewajiban agama) yang digunakan BKKBN sebagai bagian dari kriteria status kesejahteraan rumah tangga, serta kurangnya kompetensi Kader BKKBN dalam melakukan pendataan 3_{Sumarto, S., Suryahadi, A., Widyanti, W., Designs and Implementation of Indonesian Social Safety Net Programs, The Developing Economies, XL-1, March 2002: 3-31} 4_{Sumarto, S., Suryahadi, A., Pritchett, L., Safety Net and Safety Ropes: Who benefited from Two Indonesian Crisis Programs – the “Poor” or the “Shocked”, Policy Research}

Working Paper 2436, The World Bank East Asia and Pacific Region, September 2000

(20)

6

LATAR BELAKANG

merupakan beberapa faktor yang diidentifikasi sebagai penyebab kurangnya efektifitas penargetan menggunakan data klasifikasi rumah tangga dari BKKBN.

Pada tahun 2005, pemerintah melalui Badan Pusat Statistik (BPS) melakukan Pendataan Sosial Ekonomi (PSE 2005). Tujuan utama PSE 2005 adalah untuk mengidentifikasi rumah tangga sasaran penerima Bantuan Langsung Tunai (BLT) sebagai kompensasi pengurangan subsidi bahan bakar minyak. Namun kemudian, disamping untuk program BLT, data PSE 2005 juga dipakai untuk penargetan program Asuransi Kesehatan Penduduk Miskin (Askeskin) yang kemudian dikenal dengan Jaminan Kesehatan Masyarakat (Jamkesmas) dan Program Raskin.

PSE 2005 mengumpulkan data 14 variabel non-moneter untuk mengukur kesejahteraan rumah tangga (Tabel 1). Masing-masing variabel tersebut diberi bobot yang kemudian diakumulasi menjadi indeks kesejahteraan rumah tangga yang didata6_.

Berdasarkan indeks kesejahteraannya, sekitar 19,1 juta rumah tangga yang didata dalam PSE 2005 diklasifikasikan menjadi Rumah Tangga Sangat Miskin (RTSM), Rumah Tangga Miskin (RTM), dan Rumah Tangga Hampir Miskin (RTHM).

Dalam perkembangannya, klasifikasi status kesejahteraan rumah tangga dengan 14 variabel PSE 2005 dinilai kurang sensitif dibandingkan klasifikasi dari BKKBN, sebagaimana disampaikan dalam laporan evaluasi pelayanan KB bagi masyarakat miskin tahun 2010 oleh Badan Perencanaan Nasional (Bappenas)7_{. Hasil evaluasi Bappenas tersebut}

menyatakan bahwa kuota Jamkesmas yang didasarkan pada jumlah penduduk miskin menurut PSE 2005 lebih kecil daripada jumlah penduduk miskin menurut klasifikasi BKKBN (Keluarga Pra Sejahtera/KPS dan Keluarga Sejahtera I/KS-I) sehingga sebagian KPS dan KS-1 tidak bisa mengakses pelayanan KB gratis di puskesmas/klinik/RS.

Tabel 1. Variabel Pendataan Sosial Ekonomi 2005 (PSE 2005)

Variabel Kesejahteraan Rumah Tangga 1. Luas lantai per anggota rumah tangga/keluarga 2. Jenis lantai rumah

3. Jenis dinding rumah

4. Fasilitas tempat buang air besar (jamban) 5. Sumber air minum

6. Penerangan yang digunakan 7. Bahan bakar yang digunakan 8. Frekuensi makan dalam sehari

9. Kemampuan membeli daging/ayam/susu dalam seminggu 10. Kemampuan membeli pakaian baru bagi setiap ART

Kriteria Miskin < 8m²

Tanah/papan/kualitas rendah Bambu, papan kualitas rendah

Tidak punya Bukan air bersih

Bukan listrik Kayu/arang Kurang dari 2 kali sehari

Tidak Tidak

6_{Ritonga, H., Pengembangan dan Pemanfaatan Data Kemiskinan dengan Bertumpu pada Kebijakan serta Ruang dan Peluang Pihak Lainnya, Paparan dalam}

Workshop Nasional : Database partisipatif dan pemanfaatannya untuk pemetaan sosial ekonomi interaktif dan Sistem Informasi dan Administrasi Desa/Kelurahan,

Jakarta, 27 Februari 2014

7_{Direktorat Kependudukan, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak BAPPENAS, Laporan Akhir Evaluasi Pelayanan Keluarga Berencana Bagi}

Masyarakat Miskin (Keluarga Pra Sejahtera/KPS dan Keluarga Sejahter-1/KS-1, 2010 5 Sumarto, S., Suryahadi, A., Widyanti, W., Designs and Implementation of

(21)

7

LATAR BELAKANG

Tabel 1. Variabel Pendataan Sosial Ekonomi 2005 (PSE 2005) (Lanjutan)

Pada tahun 2008, dalam rangka penyaluran Bantuan Langsung Tunai (BLT), BPS selaku penanggungjawab penyediaan data rumah tangga sasaran penerima BLT8 _mengadakan

pendataan sosial ekonomi rumah tangga yang kemudian dikenal dengan Pendataan Program Perlindungan Sosial (PPLS 2008). Data dasar PPLS 2008 adalah data PSE 2005 yang dimutakhirkan dengan hasil verifikasi pada 1.023 kecamatan di 97 kabupaten/kota di 15 provinsi wilayah uji coba Program Keluarga Harapan (PKH) sehingga diperoleh hasil akhir sejumlah 19.018.057 rumah tangga sasaran9_{. Pemeringkatan status kesejahteraan}

rumah tangga berdasarkan hasil PPLS 2008 masih menggunakan klasifikasi RTSM, RTM dan RTHM. Berbeda dengan PSE 2005, PPLS 2008 menggunakan 14 variabel rumah tangga PSE 2005 ditambah dengan 8 variabel individu (anggota rumah tangga) serta model Proxy Means Testing untuk menentukan peringkat status kesejahteraan rumah tangga yang didata10_.

Selain untuk penetapan sasaran Program BLT, data mikro rumah tangga hasil PPLS 2008 juga digunakan untuk penetapan sasaran Program Keluarga Harapan antara tahun 2009– 201111_{. Data hasil PPLS 2008 juga digunakan untuk mengidentifikasi rumah tangga}

sangat miskin untuk menjadi peserta/penerima manfaat Program Jalan Lain Menuju Kesejahteraan Rakyat (Jalinkesra) yang dilaksanakan oleh Pemerintah Provinsi Jawa Timur antara tahun 2010-201312_.

PROSES PEMBANGUNAN BASIS DATA TERPADU

Dalam rangka pembangunan Basis Data Terpadu untuk Perlindungan Sosial, kembali dilaksanakan PPLS pada tahun 2011 (yang dikenal dengan PPLS 2011) oleh BPS. Pelaksanaan PPLS 2011 memanfaatkan momentum Sensus Penduduk tahun 2010 yang merupakan pemutakhiran data penduduk Indonesia secara menyeluruh. Data Sensus Penduduk 2010 digunakan sebagai data dasar untuk mengidentifikasi rumah tangga yang akan didata. Sejumlah perbaikan metodologi diterapkan dalam pelaksanaan dan pengolahan data PPLS 2011, yaitu:

Variabel Kesejahteraan Rumah Tangga Kriteria Miskin 11. Kemampuan berobat ke puskesmas/poliklinik

12. Lapangan pekerjaan kepala rumah tangga 13. Pendidikan kepala rumah tangga

14. Kepemilikan aset/barang berharga minimal Rp.

500.000,-Tidak

Petani gurem, nelayan, pekebun Blm pernah sekolah/Tidak tamat SD

Tidak ada

Sumber: SMERU 2006

8_{Instruksi Presiden RI nomor 3 tahun 2008}

9_{Imawan, W., Pendataan Program Perlindungan Sosial PPLS 2008, Presentasi dalam Rapat Koordinasi Tingkat Nasional Program Bantuan Langsung Tunai untuk}

Rumah Tangga Sasaran, Cikampek, 4 Juni 2008

10_{Ritonga, H., Pengembangan dan Pemanfaatan Data Kemiskinan dengan Bertumpu pada Kebijakan serta Ruang dan Peluang Pihak Lainnya, Paparan dalam}

Workshop Nasional : Database partisipatif dan pemanfaatannya untuk pemetaan sosial ekonomi interaktif dan Sistem Informasi dan Administrasi Desa/Kelurahan,

Jakarta, 27 Februari 2014

11_{Nazara, S., Rahayu, SK., Program Keluarga Harapan (PKH) Program Bantuan Dana Tunai Bersyarat di Indonesia, TNP2K Research Brief no 42, October 2013} 12_{Sistem Rekam Kerja (Work Request Management System), UPSPK-TNP2K, 2014}

(22)

8

LATAR BELAKANG

1) Daftar awal rumah tangga disusun melalui peta kemiskinan (poverty map), ditambahkan dengan hasil konsultasi dengan penduduk miskin (consultation with

the poor) dan penyisiran (sweeping) saat pelaksanaan.

2) Variabel yang digunakan untuk mengukur tingkat kesejahteraan rumah tangga lebih banyak daripada PPLS 2008, yaitu 26 variabel (lihat Tabel 2).

3) Cakupan rumah tangga yang didata lebih besar daripada PPLS 2008 yaitu 40% atau sekitar 24 juta rumah tangga.

Tabel 2. Variabel Pendataan Program Perlindungan Sosial Tahun 2011 (PPLS 2011)

PPLS 2011 dilaksanakan antara bulan Juli–Oktober 2011 oleh BPS. Sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 3, daftar awal rumah tangga PPLS 2011 diperoleh dari hasil pemetaan kemiskinan (poverty map) dengan memanfaatkan hasil Sensus Penduduk tahun 2010, Survei Sosial Ekonomi (Susenas) tahun 2010 dan Potensi Desa (Podes). Selain rumah tangga hasil identifikasi awal tersebut, petugas PPLS 2011 juga mendata rumah tangga lain yang diduga miskin berdasarkan informasi dari rumah tangga miskin lainnya (dengan melakukan konsultasi dengan penduduk miskin selama proses pendataan), serta hasil penyisiran di lokasi pendataan. Semua rumah tangga yang didata tersebut, menjadi daftar awal rumah tangga hasil PPLS 2011.

(23)

9

LATAR BELAKANG

Gambar 3. Proses Perolehan Daftar Awal Rumah Tangga PPLS 2011

Data hasil PPLS 2011 diserahkan oleh BPS kepada TNP2K pada bulan Februari 2012. Kemudian dilakukan penyusunan indeks kesejahteraan masing-masing rumah tangga dengan menggunakan variable-variabel kesejahteraan rumah tangga yang didata saat PPLS 2011 dan model Proxy Means Testing (PMT). Model PMT yang digunakan dalam pengolahan data rumah tangga hasil PPLS 2011 dibangun dengan mengacu pada hasil Survei Sosial Ekonomi Nasional (Susenas) tahun 2010, sehingga secara statistik dapat mencerminkan gambaran karakteristik rumah tangga dan mengakomodasi perbedaan karakteristik antar wilayah. TNP2K membangun satu model PMT yang spesifik untuk masing-masing kabupaten/kota karena satu variabel yang di suatu kabupaten/kota menjadi faktor penentu tingkat kesejahteraan rumah tangga, mungkin tidak memiliki makna yang signifikan di daerah lain. Contohnya, kepemilikan aset sepeda motor mungkin menjadi variabel pembeda tingkat kesejahteraan rumah tangga di daerah pedesaan, namun mungkin tidak di daerah perkotaan.

Berdasarkan indeks kesejahteraan yang dihasilkan oleh model PMT, data rumah tangga hasil PPLS 2011 diurutkan dari yang status kesejahteraan terendah hingga tertinggi. Data hasil PPLS 2011 yang sudah diolah tersebut mulai dioperasikan sebagai Basis Data Terpadu untuk Program Perlindungan Sosial pada bulan Maret 2012

Sumber: TNP2K Pre-List

Rumah Tangga

(Berdasarkan peta kemiskinan yang berasal dari data

Sensus Penduduk 2010)

Verifikasi Keberadaan Rumah Tangga oleh Pemimpin Lokal

Konsultasi dengan Rumah Tangga Miskin

Penyisiran Daftar awal Rumah Tangga Disurvei pada PPLS 2011

(24)

10

LATAR BELAKANG

ISI BASIS DATA TERPADU

Basis Data Terpadu berisi informasi sosial-ekonomi dan demografi dari sekitar 40% penduduk di Indonesia yang paling rendah status kesejahteraannya. Cakupan dari 40% penduduk dengan kondisi sosial ekonomi terendah ini ialah sekitar 24 juta rumahtangga atau sekitar 96 juta individu. Di setiap daerah, jumlah penduduk yang masuk dalam Basis Data Terpadu berbeda-beda, tergantung tingkat kemiskinan di masing-masing daerah. Provinsi/ kabupaten/ kota dengan tingkat kemiskinan yang lebih rendah akan mendapati bahwa jumlah rumah tangga yang berasal dari daerahnya dalam Basis Data Terpadu akan lebih rendah juga bila dibandingkan dengan provinsi/kabupaten/kota dengan tingkat kemiskinan yang lebih tinggi, dan sebaliknya.

Rumah tangga dalam Basis Data Terpadu dikelompokkan ke dalam kelompok yang disebut desil. Desil adalah kelompok per-sepuluhan sehingga seluruh rumah tangga dapat dibagi ke dalam 10 desil, sebagai berikut:

• Desil 1 adalah rumah tangga dalam kelompok 10% terendah

• Desil 2 adalah rumah tangga dalam kelompok antara 10-20% terendah, dan seterusnya hingga

• Desil 10 adalah rumah tangga dalam kelompok 10% dengan tingkat kesejahteraan paling tinggi.

Basis Data Terpadu berisikan kelompok Desil 1, Desil 2, Desil 3 dan Desil 4 karena memuat 40% rumah tangga dengan peringat kesejahteraan terendah di Indonesia. Basis Data Terpadu dapat memberikan data tentang sebaran/agregat dari individu/keluarga/rumah tangga menurut variabel-variabel sosial-ekonomi yang didata dalam PPLS 2011, serta informasi karakteristik sosial-ekonomi beserta nama dan alamat individu/keluarga/rumah tangga yang ada dalam Basis Data Terpadu.

PENGOPERASIAN BASIS DATA TERPADU OLEH TNP2K

Untuk mendukung pelaksanaan tugas TNP2K dalam menyusun kebijakan dan program penanggulangan kemiskinan dengan mensinergikan kegiatan penanggulangan kemiskinan di kementerian/lembaga, dibentuk Unit Penetapan Sasaran untuk Penanggulangan Kemiskinan (UPSPK) di bawah Sekretariat TNP2K sebagai pengelola Basis Data Terpadu. UPSPK bertugas13_{untuk memastikan Basis Data Terpadu dapat}

dimanfaatkan oleh program perlindungan sosial, memberikan dukungan teknis kepada pengguna Basis Data Terpadu, melakukan pemantauan dan evaluasi pemanfataan Basis Data Terpadu, memastikan kesahihah studi-studi untuk memperbaiki kualitas penetapan sasaran program, membangun manajemen Basis Data Terpadu yang berbasis teknologi informasi, dan menyajikan informasi dari Basis Data Terpadu melalui media berbasis teknologi internet.

13 _{Surat Keputusan Deputi Sekretaris Wakil Presiden RI Bidang Kesejahteraan Rakyat dan Penanggulangan Kemiskinan selaku Sekretaris Eksekutif TNP2K}

(25)

11

LATAR BELAKANG

Sejak mulai beroperasinya Basis Data Terpadu pada bulan Maret 2015, UPSPK telah menangani lebih dari 900 permintaan data dan lebih dari 1.000 permintaan dukungan teknis terkait Basis Data Terpadu. Basis Data Terpadu telah digunakan untuk penetapan sasaran Program Raskin Program Keluarga harapan (PKH), Bantuan Siswa Miskin (BSM) dan Program Jamkesmas (khusus pelaksanaan di tahun 2013). Data Basis Data Terpadu juga digunakan untuk penetapan rumah tangga sasaran penerima Kartu Perlindungan Sosial (KPS) yang diluncurkan dalam rangka penyaluran Bantuan Langsung Sementara Masyarakat (BLSM) dan Program Percepatan dan Perluasan Perlindungan Sosial (P4S). Hingga bulan Juni 2014, sekitar 60% pemerintah daerah – baik tingkat provinsi maupun kabupaten/kota - telah mengakses Basis Data Terpadu untuk perencanaan dan pelaksanaan program-program perlindungan sosial yang diselenggarakan dengan dana daerah. Basis Data Terpadu juga telah dimanfaatkan untuk keperluan penelitian-penelitian terkait kemiskinan, baik yang dilakukan oleh TNP2K14_{atau peneliti-peneliti dari}

lembaga akademis.

14 _{Salah satu contoh penelitian menggunakan Basis Data Terpadu: Lockley, A, Tobias, J., Bah, A., Hasil Kajian Gender dari Basis Data Terpadu, TNP2K, Januari}

(26)

(27)

2

..

Fungsi, Kompetensi

dan Prinsip Kerja

Unit Pengelola

Basis Data Terpadu

(28)

14

UNIT PENGELOLA BASIS DATA TERPADU

T

ujuan utama Unit Pengelola Basis Data Terpadu adalah mengelola akses dan

pemanfaatan Basis Data Terpadu untuk penyelenggara dan stakeholder lain yang terkait dengan program perlindungan sosial. Sejalan dengan tujuan tersebut, Unit Pengelola BDT menjalankan 3 fungsi pokok, yaitu:

1. Menyelenggarakan sistem pengelolaan data yang berbasis teknologi.

Unit Pengelola BDT bertanggungjawab membangun sistem-sistem untuk Basis Data Terpadu; mengidentifikasi dan menerapkan penggunaan piranti lunak (software) yang sesuai kebutuhan operasionalisasi BDT; menyusun dan melaksanakan kebijakan dan protokol TI untuk menjamin ketersediaan, keamanan dan integritas data BDT; serta menyajikan akses terhadap beragam informasi dari BDT melalui media berbasis teknologi informasi.

2. Menyediakan layanan operasional data.

Tujuan dari penyediaan layanan operasional BDT adalah memastikan bahwa BDT dapat digunakan untuk kajian, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi program-program penanggulangan kemiskinan/perlindungan sosial. Dalam hal ini, Unit Pengelola BDT bertugas memfasilitasi penyediaan data dan dukungan teknis kepada pengguna BDT; mempromosikan unifikasi sistem penargetan nasional dan BDT sebagai basis-data utama untuk mengidentifikasi sasaran program-program perlindungan sosial; sistem penargetan; membangun dan menyebarluaskan bahan komunikasi informasi edukasi (KIE) tentang BDT kepada stakeholder di tingkat nasional dan daerah; membangun dan membina hubungan dan kerjasama dengan pengguna BDT dan stakeholder lainnya untuk keperluan berbagi data (data sharing); dan melaksanakan pemantauan terhadap pemanfaatan data BDT oleh pengguna data.

3. Mengembangkan pengetahuan terkait penargetan untuk program perlindungan sosial.

Pelaksanaan fungsi ini meliputi kegiatan membangun dan mengevaluasi metodologi dan prosedur identifikasi rumah tangga sasaran program perlindungan sosial; menyediakan rekomendasi-rekomendasi untuk penyempurnaan sistem penargetan nasional; menyediakan analisis data-data statistik dari BDT dan laporan-laporan lain terkait kemiskinan yang dapat membantu dalam penyempurnaan desain dan pelaksanaan program-program perlindungan sosial; dan membangun mekanisme validasi dan pemutakhiran data secara rutin untuk meningkatkan akurasi dan integritas data BDT.

FUNGSI, KOMPETENSI DAN PRINSIP KERJA UNIT PENGELOLA

BASIS DATA TERPADU

(29)

15

Untuk mendukung pelaksanaan fungsi-fungsi tersebut di atas, Unit Pengelola BDT perlu memiliki kompetensi kolektif minimal sebagai berikut:

1. Kewenangan sebagai penyusun kebijakan dalam mendukung proses perencanaan dan penganggaran program penanggulangan kemiskinan/perlindungan sosial yang diselenggarakan oleh pemerintah Indonesia.

2. Kompetensi akademik minimal sarjana Strata 2 (S2) - atau kompetensi tersertifikasi yang dapat disetarakan - di bidang teknologi informasi dan sistem manajemen informasi, statistik, ekonomi pembangunan, kesejahteraan sosial, administrasi publik, jaminan sosial, demografi, komunikasi publik, manajemen politik, dan intervensi sosial.

3. Pengalaman melaksanakan perencanaan, penyelenggaraan, pemantauan, dan evaluasi program-program perlindungan sosial, terutama di bidang kesehatan, pendidikan, pangan, keuangan (conditional dan unconditional cash transfer), peningkatan akses ekonomi, dan peningkatan akses pada infrastruktur.

Dalam menjalankan fungsi-fungsinya, Unit Pengelola BDT menerapkan prinsip-prinsip

(30)

16

Dalam menjalankan fungsi-fungsinya, Unit Pengelola BDT menerapkan prinsip-prinsip

kerja yang spesifik sesuai peraturan perundangan yang berlaku, sebagai berikut:

•

Inklusif

Unit Pengelola BDT memfasilitasi akses dan pemanfaatan data dan informasi dari Basis Data Terpadu untuk lembaga-lembaga pemerintah maupun non-pemerintah sesuai dengan tujuan pemanfaatannya, dan tanpa dipungut biaya.

•

Menghormati integritas data pribadi Warga Negara Indonesia

Putusan Komisi Informasi Pusat No.187/V/KIP.PS.M.A/2012 pada Sidang Terbuka untuk Umum pada tanggal 18 Maret 201315_{, telah menyatakan bahwa data dalam}

Basis Data Terpadu dikecualikan dari aturan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik karena memenuhi kriteria yang disebutkan dalam pasal 17 huruf h, yaitu memuat data-data pribadi sebagai berikut:

1. Riwayat dan kondisi anggota keluarga;

2. Riwayat, kondisi dan perawatan, pengobatan, kesehatan fisik, dan psikis seseorang;

3. Kondisi keuangan, aset, pendapatan, dan rekening bank seseorang;

4. Catatan yang menyangkut pribadi seseorang yang berkaitan dengan kegiatan satuan pendidikan formal dan satuan pendidikan nonformal.

(31)

17

Sesuai dengan pasal 15 ayat 1 Undang-Undang Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik, Unit Pengelola BDT wajib menjaga rahasia dan keutuhan data nama dan alamat individu dalam Basis Data Terpadu, serta menjamin bahwa perolehan, penggunaan, dan pemanfaatan data nama dan alamat individu dalam Basis Data Terpadu sesuai dengan persetujuan pemilik data pribadi saat pendataan PPLS 2011, yaitu untuk pelaksanaan program pemerintah.

Data nama dan alamat individu dalam Basis Data Terpadu hanya diterbitkan untuk instansi pemerintah (pusat dan daerah) yang menyelenggarakan program perlindungan sosial. Instansi pemerintah yang mengakses data nama dan alamat individu dalam Basis Data Terpadu ikut bertanggungjawab terhadap rahasia dan keutuhan data individu tersebut, yang dinyatakan secara tertulis dalam bentuk Nota Kesepakatan Kerjasama (untuk kementerian/lembaga setingkat kementerian) dan Surat Pakta Integritas (untuk instansi pemerintah daerah).

•

Akuntabilitas

Sesuai dengan pasal 9, 10, 11, dan 12 Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang selanjutnya dijelaskan dalam pasal 11 ayat 1 Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik, Unit Pengelola BDT wajib mengumumkan secara berkala ringkasan laporan akses kepada Basis Data Terpadu yang sekurang-kurangnya terdiri atas:

•

Jumlah permohonan akses data BDT yang diterima

•

Waktu yang diperlukan dalam merespon setiap permohonan akses data BDT

•

Jumlah permohonan akses data BDT yang dikabulkan, baik sebagian atau seluruhnya, dan permohonan yang ditolak

•

Alasan penolakan permohonan akses data BDT.

Dalam menjalankan kewajiban tersebut, Unit Pengelola BDT bertanggungjawab untuk menyusun dan menginformasikan secara terbuka prosedur akses dan pemanfaatan BDT, serta membangun dan secara konsisten menggunakan sistem pendokumentasian permintaan akses data dan dukungan teknis terkait pemanfaatan Basis Data Terpadu.

(32)

(33)

3

..

Penatalaksanaan

Layanan Penyediaan

Data dan Bantuan Teknis

Untuk Pemanfaatan

(34)

20

PENATALAKSANAAN LAYANAN BDT

P

ada prinsipnya, data BDT dapat digunakan oleh berbagai lembaga yang terlibat dalam program perlindungan sosial dan/atau upaya penanggulangan kemiskinan, termasuk lembaga pemerintah (pusat dan daerah), lembaga akademis atau penelitian, lembaga bantuan kerjasama antar pemerintahan, dan lembaga non pemerintah. Unit Pengelola BDT bertanggungjawab untuk memastikan bahwa akses kepada data BDT sesuai dengan tugas dan kewenangan lembaga pengguna data, serta data yang diterbitkan terlindungi dari perubahan oleh pengguna yang tidak berhak (unauthorized user).

AKSES DAN PEMANFAATAN BASIS DATA TERPADU

Manfaat utama BDT dalam program perlindungan sosial adalah untuk melakukan perencanaan/analisis, penetapan sasaran penerima manfaat dan monitoring-evaluasi pelaksanaan program. Unit Pengelola BDT dapat menyediakan beberapa jenis data sesuai dengan tujuan pemanfaatannya, yaitu data sebaran/agregat, data individual tanpa nama dan alamat, serta data individual dengan nama dan alamat (Tabel 3).

Tabel 3. Ringkasan Manfaat Data Basis Data Terpadu

Pemanfaatan Basis Data Terpadu untuk Perencanaan dan Analisis

Program Perlindungan Sosial

Basis Data Terpadu dapat menyediakan Data Sebaran/Agregat dan Data Individual Tanpa Nama dan Alamat untuk melakukan analisis tentang jumlah dan karakteristik masyarakat miskin, untuk merancang program penanggulangan kemiskinan, dan memperkirakan anggaran yang dibutuhkan untuk program tersebut. Data-data tersebut disediakan untuk berbagai lembaga yang terlibat dalam perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan program perlindungan sosial, termasuk instansi pemerintahan, lembaga penelitian, lembaga swadaya masyarakat, dan sebagainya.

PENATALAKSANAAN LAYANAN PENYEDIAAN DATA DAN

BANTUAN TEKNIS UNTUK PEMANFAATAN

BASIS DATA TERPADU

(35)

21

Data sebaran/agregat dari BDT dapat memberikan informasi jumlah individu/keluarga/ rumah tangga berdasarkan variabel-variabel yang didata dalam PPLS 2011, misalnya:

•

Jumlah keluarga yang memiliki anak usia sekolah (7-18 tahun)

•

Jumlah individu usia sekolah (7-18 tahun) yang masih bersekolah dan yang tidak bersekolah

•

Jumlah rumah tangga yang belum memiliki sarana sanitasi yang layak.

Sesuai dengan kebutuhan pemohon data, data sebaran/agregat dari Basis Data Terpadu dapat dirinci dari tingkat provinsi hingga tingkat desa/kelurahan. Tabel 4 menyajikan contoh data sebaran/agregat dari Basis Data Terpadu.

Tabel 4. Contoh Data Sebaran/Agregat dari Basis Data Terpadu

Jumlah Individu menurut Provinsi, Kelompok Usia dan Jenis Kelamin dengan Status Kesejahteraan 30 % Terendah Seluruh Indonesia

Data individual tanpa nama dan alamat merupakan data yang merinci karakteristik

individu/keluarga/rumah tangga (umur, jenis kelamin, kondisi rumah, pekerjaan, pendidikan, dan sebaginya) namun tidak menyertakan data nama maupun alamat domisili dari individu/keluarga/rumah tangga tersebut. Data ini dapat digunakan untuk melakukan analisis karakteristik kemiskinan atau mengevaluasi efektifitas penargetan suatu program.

Pemanfaatan Basis Data Terpadu untuk Penetapan Sasaran/Penerima

Manfaat dan Monitoring-Evaluasi Pelaksanaan Program Perlindungan

Sosial

Basis Data Terpadu dapat menyediakan Data Individual DENGAN Nama dan Alamat dari individu/keluarga/rumah tangga dalam Basis Data Terpadu untuk mengidentifikasi individu/keluarga/rumah tangga yang memenuhi kriteria untuk menjadi peserta/ penerima manfaat program sebagaimana ditetapkan oleh lembaga pengelola program. Data ini disediakan bagi lembaga pemerintahan (kementerian/lembaga pemerintah setingkat kementerian dan pemerintah daerah) yang mengelola program perlindungan sosial, baik di tingkat pusat maupun daerah.

(36)

22

Salah satu contoh Data Individual DENGAN Nama dan Alamat dari Basis Data Terpadu adalah Daftar Penerima Manfaat (DPM) Program Raskin. Sejak tahun 2012, Basis Data Terpadu telah digunakan untuk penetapan sasaran/penerima manfaat oleh sejumlah program perlindungan sosial, baik yang dilaksanakan oleh pemerintah pusat (misalnya Program Raskin tahun 2013 dan 2014, Program Jamkesmas tahun 2013, Program Keluarga Harapan/PKH, Program Bantuan Siswa Miskin/BSM, dan sebagainya) maupun oleh pemerintah daerah (misalnya Program Jaminan Kesehatan Daerah/ Jamkesda dan Program Raskin Dana APBD/Raskinda yang dilaksanakan oleh beberapa pemerintah kabupaten/kota). Untuk keperluan penetapan sasaran/penerima manfaat program, Basis Data Terpadu menerbitkan daftar individu/keluarga/rumah tangga yang memiliki karakteristik/kriteria sebagai syarat kelayakan menjadi peserta/penerima manfaat program. Karakteristik/kriteria kelayakan tersebut ditetapkan oleh lembaga penyelenggara program yang bersangkutan. Sebagai contoh, untuk Program Raskin tahun 2013, Kementerian Koordinator Kesejahteraan Rakyat (Kemenkokesra) selaku ketua tim koordinasi (Tikor) Program Raskin, menetapkan bahwa yang menjadi sasaran penerima manfaat Program Raskin adalah 15,5 juta rumah tangga dengan status kesejahteraan

(37)

23

terendah. Berdasarkan kriteria tersebut, Basis Data Terpadu mengidentifikasi 15.5 juta rumah tangga mulai dari status kesejahteraan yang terendah dalam Basis Data Terpadu, kemudian menerbitkan sebuah daftar berisi nama dan alamat Kepala Rumah Tangga dari rumah tangga yang telah diidentifikasi tersebut. Daftar yang dikenal sebagai Daftar Penerima Manfaat 1 (DPM-1) tersebut diserahkan dengan Berita Acara Serah Terima kepada penyelenggara program, dalam hal ini Kemenkokesra selaku ketua Tikor Program Raskin. Sebagai contoh lain pemanfaatan Basis Data Terpadu dalam penetapan sasaran penerima manfaat program perlindungan sosial adalah untuk Program Jamkesmas tahun 2013. Penyelenggara Program Jamkesmas, dalam hal ini Kementerian Kesehatan RI, menetapkan kriteria peserta Program Jamkesmas adalah individu dari rumah tangga dengan status kesejahteraan terendah sejumlah lebih kurang 86.4 juta jiwa. Berdasarkan kriteria tersebut, Basis Data Terpadu menerbitkan daftar nama dan alamat masing-masing individu mulai dari yang status kesejahteraannya terendah sampai mencapai jumlah sekitar 86.4 juta jiwa, dimana jumlah ini meliputi sekitar 21 juta rumah tangga dalam Basis Data Terpadu. Berbeda dengan DPM-1 Program Raskin, dimana yang dimasukkan dalam daftar sasaran penerima manfaat program hanya nama dan Kepala Rumah Tangga, daftar sasaran penerima manfaat Program Jamkesmas berisi nama dan alamat dari masing-masing individu yang menjadi sasaran. Dengan demikian, bila DPM-1 Program Raskin diperbandingkan dengan daftar sasaran penerima manfaat Program Jamkesmas tahun 2013 dapat timbul kesan bahwa kedua daftar tersebut tidak berasal dari Basis Data yang sama.

Setelah diterbitkan dari Basis Data Terpadu, proses distribusi/diseminasi, verifikasi, pemutakhiran dan pemanfaatan daftar nama-alamat sasaran program menjadi tugas dan kewenangan masing-masing penyelenggara program. Pelaksanaan proses distribusi/ diseminasi, verifikasi, pemutakhiran dan pemanfaatan data sasaran penerima manfaat program dari Basis Data Terpadu akan diuraikan lebih detil pada Bab V dokumen ini.

LAYANAN PENYEDIAAN DATA BASIS DATA TERPADU

Data dari Basis Data Terpadu disediakan TANPA BIAYA. Proses penyediaan data dari Basis Data Terpadu dilakukan dalam kerangka waktu lima belas hari kerja, terhitung sejak diterimanya dokumen-dokumen kelengkapan permohonan data secara lengkap. Secara garis besar, proses penanganan permintaan data dari Basis Data Terpadu terdiri dari empat tahapan sebagaimana digambarkan pada Gambar 4.

(38)

24

Sumber: TNP2K

Administrasi Konsultasi Pengolahan

Data

Pengirim/ Penyerahan

Data

Gambar 4. Garis Besar Tahapan Proses Penanganan Permintaan Data Basis Data Terpadu

Tahap 1: Administrasi

Mengingat Undang-Undang nomor 82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik yang mewajibkan pengelola data elektronik untuk siap melaporkan pemanfaatan data yang dikelolanya, maka pada prinsipnya setiap permintaan dan penerbitan data Basis Data Terpadu harus dilakukan secara tertulis dan formal kepada Unit Pengelola BDT. Tujuan adanya dokumentasi tertulis tersebut adalah untuk merekam asal, jumlah dan jenis permintaan dan penerbitan data Basis Data Terpadu. Namun demikian, Unit Pengelola BDT tetap dapat menyediakan akses publik secara daring (online) untuk data sebaran/agregat karena tidak mengikutsertakan informasi yang bersifat privasi dari individu/keluarga rumah tangga dalam Basis Data Terpadu. Unit Pengelola BDT dapat memilih variabel-variabel yang paling sering digunakan untuk perencanaan program perlindungan sosial untuk dapat diakses oleh publik secara daring, antara lain:

•

Status Kesejahteraan Rumah Tangga dan Individu;

•

Kepala Rumah Tangga Perempuan Menurut Kelompok Usia;

•

Status Kesejahteraan Individu Menurut Kelompok Usia dan Jenis Kelamin;

•

Anak Bersekolah dan Tidak Bersekolah Menurut Kelompok Usia;

•

Individu yang Bersekolah Menurut Jenis Sekolah dan Jenis Kelamin;

•

Penggunaan Fasilitas Tempat Buang Air Besar;

•

Tempat Pembuangan Akhir Tinja;

•

Kecacatan Menurut Kelompok Usia dan Jenis Kelamin;

•

Penyakit Kronis Menurut Kelompok Usia dan Jenis Kelamin;

•

Individu yang Bekerja dan Tidak Bekerja Menurut Kelompok Usia;

•

Lapangan Usaha dari Pekerjaan Utama Kepala Rumah Tangga;

•

Lapangan Usaha dari Pekerjaan Utama Individu Usia 18-60 Tahun;

•

Tempat Tinggal;

•

Sumber Air Minum;

•

Sumber Penerangan Utama dan

•

Bahan Bakar Untuk Memasak

(39)

25

Kelengkapan dokumentasi permintaan data disesuaikan dengan tujuan pemanfaatan dan sensitifitas jenis data yang diminta, sebagaimana dirangkum pada Tabel-5. Permintaan data sebaran/agregat cukup dilakukan melalui surat formal kepada Unit Pengelola BDT dengan menyebutkan tujuan pemanfaatan data sebaran/agregat, variabel yang diperlukan data sebaran/agregatnya, data dari wilayah mana yang diperlukan, dan tingkat sebaran datanya (tingkat provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, atau desa/kelurahan). Untuk keperluan penelitian/analisis, Basis Data Terpadu dapat menyediakan data individual TANPA nama dan alamat yang dapat diakses oleh banyak pihak, termasuk lembaga pemerintah, lembaga akademis, lembaga sosial non pemerintah, bahkan mahasiswa yang akan menyusun skripsi, tesis atau disertasi terkait program perlindungan sosial. Permintaan data Basis Data Terpadu untuk keperluan penelitian dilakukan melalui surat formal kepada Unit Pengelola BDT, yang dilengkapi dengan proposal atau naskah rincian penelitian yang akan menggunakan data Basis Data Terpadu. Bila permintaan data adalah untuk keperluan peneliti individual – misalnya mahasiswa yang menyusun skripsi, tesis atau disertasi – maka diperlukan juga surat keterangan resmi dari lembaga pendidikan/penelitian yang menegaskan identitas pemohon sebagai mahasiswa atau staf lembaga tersebut.

(40)

26

Pemerintah Daerah yang membutuhkan Data Individual DENGAN Nama dan Alamat dari Basis Data Terpadu untuk keperluan penetapan sasaran/penerima manfaat program perlindungan sosial dapat melakukan permintaan melalui surat formal kepada Unit Pengelola BDT yang dilengkapi dengan:

1. Deskripsi tentang program dan kriteria sasaran/penerima manfaatnya (menggunakan formulir Keterangan Program sebagaimana pada Lampiran-2). 2. Surat Pernyataan ikut bertanggungjawab dalam melindungi integritas Data

Individual dengan Nama dan Alamat dari Basis Data Terpadu (menggunakan format sebagaimana pada Lampiran-3).

Tabel 5. Dokumen Pendukung Permohonan Data Basis Data Terpadu

Tahap 2: Administrasi

Setelah keperluan administrasi untuk permohonan data dilengkapi, maka tim Unit Pengelola BDT akan menghubungi kontak yang ditunjuk oleh instansi/lembaga pemohon data untuk melakukan klarifikasi terkait detil data yang diperlukan, termasuk variabel-variabel data yang dibutuhkan dan dapat disediakan oleh BDT, format data yang dapat dikelola oleh instansi/lembaga pemohon, dan cara pengiriman penyerahan data kepada pemohon.

Tahap 3: Pengolahan Data

Unit Pengelola BDT akan menarik dan mengolah data/variabel data dari BDT sesuai dengan informasi detil mengenai data yang telah dikonsultasikan dengan pemohon Setelah pengolahan data selesai, data yang tersedia akan dicek memastikan kelengkapan data sebelum disalin ke compact disc (CD) untuk diserahkan kepada pemohon.

Sumber: TNP2K

- Surat Permohonan data - Keterangan Program Lampiran-2

- Surat Pernyataan ikut bertanggung jawab melindungi integritas data (Lampiran-3) - Surat Permohonan data

- Nota Kesepahaman (Lampiran-1)

Tidak valid karena bukan lembaga penyelenggara program perlindungan sosial

(41)

27 Tahap 4: Pengiriman /Penyerahan Data

Salinan data dalam CD (CD Data) dapat diserahkan kepada pemohon melalui pos atau secara langsung kepada pemohon apabila pemohon datang ke kantor Unit Pengelola BDT. Staf yang ditunjuk Pimpinan Unit Pengelola BDT akan menghubungi instansi/lembaga pemohon untuk memberitahukan bila data sudah dapat diambil atau akan dikirimkan.

LAYANAN BANTUAN TEKNIS UNTUK PEMANFAATAN BASIS

DATA TERPADU

Bantuan teknis untuk pemanfaatan Basis Data Terpadu bertujuan untuk memberikan promosi/sosialisasi manfaat dan potensi pemanfaatan Basis Data Terpadu, serta memastikan data yang telah diberikan dapat digunakan oleh pihak yang membutuhkan data tersebut. Unit Pengelola BDT menyediakan bantuan teknis sebelum, selama dan sesudah dilakukannya permintaan data. Bentuk bantuan teknis yang disediakan oleh Unit Pengelola BDT antara lain diskusi/konsultasi, kegiatan sosialisasi, pelatihan pemanfaatan BDT, dan pencocokan data lain kepada data BDT.

Konsultasi

mengenai data BDT dapat diberikan saat pemohon bantuan teknis berkunjung ke Kantor Unit Pengelola BDT, dan permintaan informasi/klarifikasi melalui telepon atau surel. Perwakilan Unit Pengelola BDT akan memberikan konsultasi atas

(42)

28

pertanyaan atau pernyataan yang ingin dikonfirmasikan oleh pemohon bantuan teknis serinci mungkin. Kementerian/Lembaga, pemerintah daerah, lembaga akademis atau lembaga lainnya maupun publik dapat berkonsultasi dengan Unit Pengelola BDT.

Sosialisasi

mengenai BDT dapat diminta oleh pemohon bantuan teknis melalui surat permohonan yang ditujukan kepada Pimpinan Unit Pengelola BDT. Perwakilan Unit Pengelola BDT akan datang ke lokasi sosialisasi dan bertindak sebagai narasumber mengenai data BDT. Pada umumnya, bantuan teknis ini diberikan kepada Kementerian/ Lembaga, pemerintah daerah, universitas, donor, atau LSM.

Pelatihan

pemanfaatan BDT

merupakan bantuan teknis yang diberikan khusus kepada kepada Pemerintah Daerah yang menginginkan dukungan Unit Pengelola BDT dalam perencanaan programnya. Permohonan bantuan teknis ini dapat diutarakan Pemerintah Daerah melalui surat permohonan yang ditujukan kepada Pimpinan Unit Pengelola BDT. Penyampaian materi dilakukan selama dua hari melalui metode presentasi dan kerja kelompok. Contoh materi yang dipresentasikan dalam pelatihan adalah tujuan BDT dibangun, proses pembangunan BDT, perbedaan antara Susenas dan BDT, akses dan pemanfaatan BDT, serta topik-topik lainnya yang sejalan dengan perkembangan jaman dianggap selaras dengan akurasi, verifikasi, validasi, dan pemutakhiran data.

Bentuk bantuan teknis lainnya yang diberikan oleh Unit Pengelola BDT adalah

melakukan pencocokan (matching) data milik program-program bantuan sosial,

Kementerian/Lembaga, atau Pemerintah Daerah dengan data BDT. Pencocokan data merupakan kerjasama yang mungkin dilakukan oleh Unit Pengelola Data dengan institusi lain, misalnya, melalui sinkronisasi kode wilayah, Forum Pengguna NIK (Nomor Induk Kependudukan), atau pembentukan basis data daerah.

(43)

29 ALUR PENANGANAN PERMOHONAN DATA DAN BANTUAN

TEKNIS

Bagian ini merinci tahap-tahap penanganan permohonan data dan bantuan teknis terkait Basis Data Terpadu yang dilaksanakan di dalam Unit Pengelola BDT. Secara umum, Unit Pengelola BDT menerapkan kerangka waktu penyelesaian penanganan permohonan data atau bantuan teknis selama 15 hari kerja terhitung sejak seluruh dokumen pendukung diterima lengkap.

Alur Penanganan Permohonan Data

Secara umum, alur penanganan permohonan data di dalam Unit Pengelola BDT ditunjukkan oleh Gambar 5 dengan rincian pekerjaan sesuai deskripsi pada Tabel 6. Permohonan data yang telah mendapatkan persetujuan untuk diproses dicatat dalam Sistem Rekam Kerja oleh Asisten Penanggungjawab Kerja16 _{(APK). Pimpinan Unit atau}

Pejabat yang ditunjuk oleh Pimpinan Unit Pengelola BDT mendelegasikan tindak lanjut permohonan data kepada anggota unit sebagai Penanggungjawab Kerja (PK).

PK yang ditunjuk mengontak pemohon data untuk melakukan konsultasi. Hal-hal yang pada umumnya dikonsultasikan adalah pengkonfirmasian kriteria data program yang diminta dan kelengkapan berkas permohonan data.

Selanjutnya, Formulir Tindak Lanjut (FTL) dari Sistem Rekam Kerja dicetak dan diparaf Pejabat Penjamin Mutu Data17_{(PMD); dan dilanjutkan dengan permintaan persetujuan}

dari Pimpinan Unit Pengelola BDT. Berikutnya, data disiapkan oleh Ekstraktor Data dan 16_Helpdesk

(44)

30

diperiksa oleh PK/Tim Riset; kemudian, data tersebut diserahkan kembali kepada Pejabat PMD untuk diperiksa sekali lagi guna menjaga ketepatan data yang akan diberikan kepada pemohon. Bila ada hal yang perlu disesuaikan, maka data yang telah disiapkan harus dikembalikan lagi ke Ekstrator Data.

PK lalu menyiapkan Konsep Surat Balasan dan Tanda Terima; status permohonan data pada saat ini adalah “Data siap dikirim/diserahkan”. Setelah itu, Konsep Surat Balasan dan Tanda Terima diperiksa oleh Pejabat PMD; lalu dikirimkan kepada Pimpinan Unit Pengelola BDT untuk diparaf.

Terakhir, Surat Balasan diteruskan kepada Pimpinan Unit Pengelola BDT untuk ditandatangani. Data dikirimkan kepada/dijemput oleh pemohon data. Bila data dikirimkan, maka pemohon data wajib mengirimkan kembali Tanda Terima kepada Unit Pengelola BDT via surel atau faks agar Lembar Kata Kunci dapat dikirimkan. Bila data dijemput, maka Lembar Kata Kunci dapat langsung diserahkan kepada pemohon data setelah Tanda Terima ditandatangani.

Gambar 5. Tahapan Penanganan Permohonan Data

Sumber: TNP2K TNP2K

(45)

31

(46)

32 Alur Penanganan Permohonan Bantuan Teknis

Ketika permohonan bantuan teknis telah diterima, maka PK dari Unit Pengelola BDT yang ditunjuk Pimpinan akan menghubungi dan berkonsultasi dengan pemohon bantuan teknis. Secara umum, alur penanganan permohonan bantuan teknis dalam Unit Pengelola BDT ditunjukkan oleh Gambar 6 dengan rincian pekerjaan sebagaimana deskripsi pada Tabel 7.

Gambar 6. Tahapan Permohonan Bantuan Teknis

Sumber: TNP2K

(47)

33

Tabel 7. Penjelasan Tahapan Permohonan Bantuan Teknis

Permohonan bantuan teknis yang telah disetujui oleh Kepala Unit Pengelola BDT akan diregistrasi ke SRK; dilakukan penunjukan PK oleh Pimpinan; dan PK yang ditunjuk mengontak pemohon untuk melakukan konsultasi. Hal-hal yang pada umumnya dikonsultasikan terkait dengan pengkonfirmasian bantuan teknis yang diperlukan pemohon.

Selanjutnya, PK menyusun konsep Surat Balasan atas permohonan narasumber tersebut. Setelah diperiksa oleh Koordinator Operasional, konsep Surat Balasan diparaf PMD; dan diberikan kepada Pimpinan untuk ditandatangani. Bila konten Surat Balasan adalah permohonan “tidak diterima”, maka Surat Balasan dapat langsung dikirimkan dan tahapan penanganan permohonan bantuan teknis selesai disini. Bila “diterima”, maka Surat Balasan

(48)

34

dibawa saat PK menjadi pemateri (untuk bantuan teknis berupa permohonan sosialiasi dan pelatihan), dan Surat Tugas untuk PK diterbitkan. Tahapan penanganan permohonan bantuan teknis selesai saat PK datang ke daerah yang ditugaskan, dengan membawa Surat Balasan dan Surat Tugas, dan melaksanakan tugasnya sebagai pemateri. Unit Pengelola BDT tidak membebankan biaya apapun (transportasi, akomodasi, honorarium) terkait penanganan bantuan teknis yang diberikan kepada pemohon bantuan teknis.

PENDOKUMENTASIAN LAYANAN DAN DATA

Untuk kepentingan pertanggungjawaban publik, Unit Pengelola BDT merekam setiap layanan data dan bantuan teknis yang pernah diberikan, serta setiap data yang pernah diterbitkan dari Basis Data Terpadu. Bagian ini akan merinci sistem rekam kerja (untuk mendokumentasikan layanan data dan bantuan teknis) serta sistem pengarsipan data (untuk mendokumentasikan setiap data yang pernah diterbitkan dari Basis Data Terpadu).

Sistem Rekam Kerja (Work Request Management)

Sistem Rekam Kerja (SRK) adalah portal informasi dan rekam jejak komunikasi mengenai permohonan data dan bantuan teknis yang didisposisikan kepada Petugas Layanan Program di Unit Pengelola BDT. Setiap anggota tim Unit Pengelola BDT memiliki identitas (user name) dan kata kunci (password) yang unik untuk mengakses SRK.

Pada panel SRK (Gambar 7), petugas dapat memilih menu kerja sesuai kebutuhan, yang meliputi:

Menu “Terbuka” untuk mengakses informasi detil mengenai permohonan data atau bantuan teknis yang

masih dalam proses penanganan.

Menu “Selesai” untuk mengakses informasi detil mengenai permohonan data atau bantuan teknis yang

sudah selesai ditangani.

Menu “Permohonan Baru” untuk meregistrasi permohonan data atau

bantuan teknis yang baru

Menu “Laporan” untuk mengakses rangkuman permohonan data dan bantuan teknis yang telah dan sedang diproses.

(49)

35 Pengarsipan Data Rilis (Data Archiving)

Unit Pengelola BDT bertanggung jawab untuk mengarsipkan data yang sudah pernah dirilis kepada pihak pemohon data agar setiap permohonan data dari Kementerian/ Lembaga maupun Pemerintah Daerah dapat dipertanggungjawabkan.

Gambar 7. Tampilan Panel Sistem Rekam Kerja

Pengarsipan data yang sudah pernah dirilis dimulai tepat setelah data diekstrak sesuai kriteria program yang ditetapkan oleh Kementerian/Lembaga atau Pemerintah Daerah penyelenggara program (Gambar 8).

Folder Kerja dibuat dan diberi Nomor Tiket oleh Ekstraktor Data. Setelah itu, Folder Kerja di-zip; dan, Ekstraktor Data melakukan filterisasi data pada Folder Kerja yang telah di-zip sebelumnya sesuai FTL yang telah dikerjakan oleh PK. Pada tahapan yang sama, Ekstraktor Data juga melakukan penamaan arsip dan membuat Kata Kunci untuk membuka CD data yang nantinya akan diberikan kepada pemohon data.

SEKRETARIAT TIM NASIONAL PERCEPATAN PENANGGULANGAN KEMISKINAN 25

Gambar 6. Tampilan Panel Sistem Rekam Kerja

Gambar 14. Tahapan Pengarsipan Data (Data Archiving)

Pengarsipan data yang sudah pernah dirilis dimulai tepat setelah data diekstrak sesuai kriteria program yang ditetapkan oleh Kementerian/Lembaga atau Pemerintah Daerah penyelenggara program (Gambar 14).

Folder Kerja dibuat dan diberi Nomor Tiket oleh Ekstraktor Data. Setelah itu, Folder Kerja di-zip; dan, Ekstraktor Data melakukan filterisasi data pada Folder Kerja yang telah di-zip sebelumnya sesuai FTL yang telah dikerjakan oleh PK. Pada tahapan yang sama, Ekstraktor Data juga melakukan penamaan arsip dan membuat Kata Kunci untuk membuka CD data yang nantinya akan diberikan kepada pemohon data.

Kemudian, data yang telah difilter tersebut di-zip dan diperiksa kesesuaian dan kualitasnya (oleh Koordinator Operasional). Pada tahap ini, status pengekstrakan data adalah Data Siap. Bila Data Siap telah diperiksa, maka Ekstraktor Data akan melakukan penyimpanan data ke Folder Utama – berisi Data Referensi, Data Siap, Histori, dan Laporan, yang dibedakan berdasarkan pemohon data (Nasional atau Daerah). Folder Utama disimpan di Data Server dan Data Storage Backup. Folder Utama hanya dapat diakses oleh user yang memiliki akses khusus, sesuai fungsi dan tugasnya masing-masing.

Standar penamaan arsip yang dilakukan oleh Ekstraktor Data dibedakan berdasarkan permohonan yang masuk (permohonan data atau bantuan teknis). Tahapan yang harus dilalui dalam proses penamaan arsip adalah sebagai berikut:

Baik untuk permohonan data maupun bantuan teknis, proses tindak lanjut akan menggunakan Formulir Tindak Lanjut (FTL) dalam Sistem Rekam Kerja. Setiap data yang dirilis mendapatkan nomor seri identitas. Nomor seri ini tercantum pada label CD yang berisi salinan-data tersebut untuk mempermudah pelacakan data yang pernah dirilis bila diperlukan di kemudian hari. Berikut ini adalah standar penomoran identitas data:

PENGEKSTRAKAN DATA

PENAMAAN

FOLDER PENAMAAN FAIL

PENGEMASAN DATA KE DALAM

CD

Sumber: TNP2K

Menu “Kontak” untuk mengakses inventori detil kontak

pemohon data

Menu “Kunjungan” untuk mengakses rangkuman kunjungan konsultasi tatap muka dengan (calon) pengguna data di kantor Unit Pengelola BDT

(50)

36

Kemudian, data yang telah difilter tersebut di-zip dan diperiksa kesesuaian dan kualitasnya (oleh Koordinator Operasional). Pada tahap ini, status pengekstrakan data adalah Data Siap. Bila Data Siap telah diperiksa, maka Ekstraktor Data akan melakukan penyimpanan data ke Folder Utama – berisi Data Referensi, Data Siap, Histori, dan Laporan, yang dibedakan berdasarkan pemohon data (Nasional atau Daerah). Folder Utama disimpan di Data Server dan Data Storage Backup. Folder Utama hanya dapat diakses oleh user yang memiliki akses khusus, sesuai fungsi dan tugasnya masing-masing.

Standar penamaan arsip yang dilakukan oleh Ekstraktor Data dibedakan berdasarkan permohonan yang masuk (permohonan data atau bantuan teknis). Tahapan yang harus dilalui dalam proses penamaan arsip adalah sebagai berikut:

Gambar 8. Tahapan Pengarsipan Data (Data Archiving)

Baik untuk permohonan data maupun bantuan teknis, proses tindak lanjut akan menggunakan Formulir Tindak Lanjut (FTL) dalam Sistem Rekam Kerja. Setiap data yang dirilis mendapatkan nomor seri identitas. Nomor seri ini tercantum pada label CD yang berisi salinan-data tersebut untuk mempermudah pelacakan data yang pernah dirilis bila diperlukan di kemudian hari. Berikut ini adalah standar penomoran identitas data:

A. Penamaan Folder untuk Permohonan Data dan Bantuan Teknis

1. Permohonan Data Nasional

Kode Nasional_Nama lembaga/Kementrian_ Nomor Tiket Permohonan Contoh: 0_PPN BAPPENAS_ 981234

2. Permohonan Data Daerah

Kode Daerah_Nama Kabupaten/Kota_ Nomor Tiket Permohonan Contoh: 1607_BANYU ASIN_538789

B. Penamaan Dokumen untuk Permohonan Data dan Bantuan Teknis

1. Permohonan Data Nasional

Kode Nasional_Nama lembaga/Kementrian_Nama Program Contoh: 0_PPN BAPPENAS_ RUJUKAN TERPADU

2. Permohonan Data Daerah

Kode Daerah_Nama Kabupaten/Kota_Nama Program Contoh: 1607_BANYU ASIN_BSM DAERAH

Sumber: TNP2K

Pengekstrakan