TEMUAN PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Level dalam Struktur Organisasi PIKA
F. Pengaruh Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2000 Terhadap Pengambilan Keputusan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 mempersyaratkan keteraturan, keterukuran, perbaikan berkelanjutan, dan tindakan perbaikan yang didasarkan atas fakta dan data. Kesemuanya mengarah pada peningkatan mutu secara berkelanjutan dan kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Standar ISO yang merupakan salah satu seri dari kelompok
Standar ISO 9000 adalah merupakan standar untuk Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System), bukan merupakan standar produk.
Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2000 memiliki makna penting bagi organisasi. Suardi (2003:46) menyatakan, proses manajerial yang dijalankan institusi harus mengacu kepada paling tidak delapan prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO, yaitu:
a. pusat perhatian pada pelanggan (customer focus); b. kepemimpinan (leadership);
c. pelibatan orang (involment of people); d. pendekatan proses (process approach);
e. pendekatan sistem pada manajemen (system approach to management);
f. perbaikan berkelanjutan (continual improvement);
g. pendekatan fakta dalam pengambilan keputusan (factual approach to decision making);
h. hubungan pemasok yang saling menguntungkan (mutually beneficial supplier relationship).
Pengaruh penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 terhadap pengambilan keputusan di PIKA dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu pengaruh langsung dan pengaruh tidak langsung. Yang disebut pengaruh langsung adalah segala aturan atau prosedur yang harus dijalankan dalam proses manajemen, yang berakibat langsung pada sistem pengambilan keputusan. Yang dimaksud dengan pengaruh tidak langsung adalah pengaruh yang ditimbulkan penerapan Sistem Manajemen Mutu diluar proses akibat adanya aturan dan prosedur, seperti misalnya peningkatan image masyarakat terhadap institusi, kebanggaan warga terhadap institusi, dan sebagainya.
Prosedur dan aturan yang jelas dalam setiap aspek kegiatan akan semakin memperjelas peran, fungsi, dan posisi masing-masing organ di dalam
setiap tindakan manajerial. Contoh yang paling konkrit adalah adanya diagram alir dalam setiap kegiatan. Dengan diagram alir ini maka kegiatan “apa” harus dilaksanakan oleh “siapa” dengan prosedur yang “bagaimana” sudah diatur secara jelas.
Contoh lain pengaruh langsung penerapan Sistem Majemen Mutu ISO 9001:2000 adalah kredo dalam sistem ini, yaitu “menulis apa yang dikerjakan, dan mengerjakan apa yang ditulis”. Setiap tindakan harus didasarkan atas perencanaan yang tertulis, dan setiap kegiatan harus didokumentasikan, mulai dari manual mutu, rencana mutu, spesikasi, panduan, dan rekaman. Suardi (2003:66) menyatakan bahwa dokumentasi memungkinkan adanya komunikasi tujuan dan konsistensi tindakan. Dilanjutkan, dokumen juga berfungsi sebagai:
- alat dalam penelusuran;
- prasarana pemberian bukti yang objektif; dan
- alat penilaian keefektifan dan kestabilan dari sistem manajemen mutu. Hal lain yang berpengaruh langsung terhadap pengambilan keputusan dengan diterapkannya sistem manajemen mutu ini adalah adanya mekanisme yang memungkinkan terjadinya proses perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) berjalan secara sistematis, yaitu audit internal dan eksternal. Audit adalah sebuah mekanisme di dalam institusi yang berfungsi untuk menemukan secara dini setiap penyimpangan atau ketidaksesuaian dalam proses mencapai sasaran mutu. Dengan adanya audit, maka setiap kesalahan dan penyimpangan dapat diperbaiki sedini mungkin. Kendali mutu tidak
semata-mata dilihat dari kualitas produk atau keluaran semata, tetapi dimulai dari proses, artinya dalam proses manajerial ada mekanisme perbaikan seandainya ditemukan adanya gejala-gejala kekeliruan di dalam menjalankan sistem. Suardi (2003:58) menyebutkan, keuntungan pokok dari penggunaan prinsip ini antara lain:
1) adanya kinerja yang menguntungkan dalam meningkatkan kapabilitas organisasi;
2) fleksibel dan cepat dalam merespon hubungan untuk mengubah pasar atau kebutuhan dan harapan pelanggan;
3) mengoptimalkan biaya dan sumber data.
Gaspersz (2003:82) menyatakan bahwa keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan atas analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah, sehingga masalah-masalah kualitas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Keputusan manajemen organisasi diarahkan untuk untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.
Selain pengaruh-pengaruh yang bersifat langsung seperti tersebut di atas, yang tidak kalah pentingnya adalah pengaruh tidak langsung seperti misalnya kebanggaan terhadap institusi sehingga dapat mendorong setiap orang untuk lebih termotivasi di dalam melakukan kegiatan manajerial yang berorientasi kepada mutu. Hal ini terungkap dari pernyataan Drs. Y. Joko Tarkito, SJ, M.A., Direktur PIKA sebagai berikut:
“Ada, nanti akhir tahun semester, guru-guru tertentu tidak libur, digodok lagi. Ada pembekalan lagi. Desember ada evaluasi. Libur Desember itu 10 hari, lima hari untuk evaluasi satu semester, sedangkan Juli untuk merencanakan pengajaran dan evaluasi program. Itu dituntut oleh ISO. ISO itu membantu kami. Ketika orang mengatakan itu dituntut oleh manajemen sini, dituntut oleh
kemajuan kita, supaya begini, mereka mentheleng saja. Tetapi ketika kita mengatakan dituntut oleh ISO, lalu mereka grabyakan. ISO itu siapa? ISO itu apa? Kita itu dibodohkan oleh kita sendiri kok. ISO itu no thing, no body sebetulnya, tetapi kalau kita bilang ISO, kita baru berangkat, tetapi kalau yang mbilangin direksi, mengatakan begini supaya maju, mereka gembelengan, itu bodoh” (W/QI-I/2005).
Pernyataan di atas menyiratkan bahwa implementasi SMM ISO 9001:2000 membantu pimpinan atau manajemen untuk mendorong dan memotivasi warga institusi di dalam melakukan aktivitas organisasi secara taat asas dalam sebuah mekanisme atau proses manajerial yang terstandarkan, sehingga ukuran keberhasilan atau kegagalan dapat diukur dengan instrumen dan parameter yang jelas. Dorongan atau motivasi ”eksternal” untuk selalu berorientasi kepada mutu yang mengendap dalam aktivitas keseharian pada akhirnya akan berubah menjadi jiwa dan budaya dari warga institusi.
145 BAB VI PENUTUP
Bab ini berisi (1) simpulan, dan (b) saran-saran. A. Simpulan
Dari pembahasan hasil penelitian dapat ditarik beberapa simpulan, antara lain:
Secara umum dapat dinyatakan bahwa model pengambilan keputusan di PIKA Semarang dilaksanakan atas dasar rasionalitas, atau lebih tepatnya adalah rasionalitas yang dibatasi (bounded rationality) dengan langkah-langkah sebagai berikut: (1) identifikasi masalah dan mendefinisikan masalah; (2) pencarian alternatif solusi; (3) pemilihan alternatif solusi; (4) mengkomunikasikan keputusan atau solusi masalah; (5) melakukan kontrol melalui mekanisme umpan balik.
Di dalam situasi di mana langkah-langkah pengambilan keputusan seperti tersebut di atas tidak dapat dilakukan secara lengkap, biasanya dilakukan jalan pintas penilaian atau heuristik, terutama pada pengambilan keputusan secara individual. Hal semacam ini terjadi disebabkan oleh berbagai keterbatasan, antara lain keterbatasan waktu, keterbatasan informasi, keterbatan pengetahuan, keterbatasan keterampilan dalam mengambil keputusan, dan berbagai keterbatasan sumber daya lainnya. Selain pengambilan keputusan atas dasar rasionalitas atau rasionalitas yang
dibatasi, pengambilan keputusan dengan intuisi diakui masih dilakukan oleh manajemen PIKA Semarang, meskipun sebenarnya secara
organisatoris hal ini tidak dikehendaki. Pengambilan keputusan intuitif tidak harus dengan melakukan analisis rasional secara independen, namun lebih merupakan dua hal yang saling melengkapi. Pengalaman memungkinkan manajer mengenali situasi dan menggunakan informasi yang terkait dengan situasi tersebut, sehingga pengambil keputusan intuitif dapat memutuskan sesuatu secara cepat dengan informasi yang sangat terbatas.
Proses pengambilan keputusan di PIKA Semarang dilakukan melalui tiga mekanisme pokok, yaitu (1) rapat-rapat berjenjang; (2) koordinasi antar staf di luar rapat; dan (3) keputusan individual sesuai dengan tanggung jawab dan kewenangan masing-masing staf. Dari tiga mekanisme tersebut, rapat adalah mekanisme yang paling utama dalam proses pengambilan keputusan, terutama untuk keputusan-keputusan yang bersifat mayor. Rapat yang dilaksanakan di PIKA adalah sebuah kesadaran dari manjemen tentang pentingnya pelibatan orang di dalam pengambilan keputusan, sehingga dapat meningkatkan partisipasi dan rasa tanggung jawab warga institusi. Rapat juga memungkinkan hasil keputusan yang lebih objektif atau mengurangi sesedikit mungkin subjektivitas, karena pengajuan alternatif merupakan totalitas kombinasi dari kemampuan, kompetensi, dan akumulasi dari seluruh pengetahuan yang dimiliki oleh peserta rapat. Disamping memiliki kelebihan-kelebihan, rapat juga mempunyai kelemahan. Proses pengambilan keputusan yang dilakukan melalui rapat pada umumnya lebih memakan waktu bila dibanding pengambilan
keputusan individual. Selain itu rapat-rapat yang dilakukan secara bertahap dan berjenjang dari level atas ke bawah yang tidak mempertemukan secara langsung antara pimpinan puncak dengan lini bawah mempunyai potensi munculnya distorsi informasi, miskomunikasi dan perbedaan persepsi dan interpretasi terhadap suatu masalah yang ada di institusi.
Teknik yang digunakan pada proses pengambilan keputusan di PIKA adalah brainstorming atau curah pendapat, meskipun pada situasi tertentu menggunakan teknik-teknik lainnya semacam analisis SWOT (Strength-Weakness-Opportunity-Threat). Melihat apa yang terjadi di PIKA, efektivitas pengambilan keputusan bukan semata-mata didasarkan atas kecanggihan teknik yang digunakan, tetapi lebih kepada hal-hal yang bersifat ”nonteknis’, yaitu integritas atau komitmen warga institusi terhadap tugas dan tanggung jawabnya serta kebiasaan dan norma-norma yang berkembang menjadi budaya organisasi. Adapun penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di PIKA Semarang membingkai seluruh aturan, norma, dan kebiasaan yang sudah berjalan dengan baik dengan manajemen yang distandarkan, sehingga proses pengambilan keputusan semakin dapat dipertanggungjawabkan.
Pengambilan keputusan merupakan sesuatu yang kompleks yang dipengaruhi oleh banyak faktor, mulai dari sistem yang berlaku pada lembaga tersebut, budaya organisasi, faktor individu, substansi masalah yang harus dipecahkan, dan ketersediaan sumber daya. Pembahasan salah satu aspek
dari pengambilan keputusan tidak akan mungkin lepas dari pembahasan-pembahasan aspek-aspek lainnya. Sebagai contoh, pembahasan-pembahasan dan pengungkapan mengenai model pengambilan keputusan mau tidak mau harus membahas hal-hal yang lain, antara lain struktur organisasi, pola komunikasi, sistem manajemen, kebiasaan warga institusi, dan lain sebagainya.
Saran-saran
Berdasarkan keseluruhan uraian dan simpulan penelitian, dapat disampaikan saran-saran kepada berbagai pihak sebagai berikut:
Kepada PIKA
a. Untuk mengatasi kesenjangan persepsi antara pimpinan puncak dengan staf yang berada di lini bawah seperti instruktur, guru, tenaga pelaksana dan semacamnya perlu dibuat sebuah mekanisme alternatif dalam komunikasi pengambilan keputusan. Mekanisme komunikasi berupa rapat berjenjang yang tidak mempertemukan secara langsung antara pimpinan puncak dengan lapisan bawah memungkinkan terjadinya distorsi informasi dan ketidaksamaan persepsi antara pimpinan puncak dan lapisan bawah.
b. Untuk lebih meningkatkan kualitas pengambilan keputusan, sebaiknya PIKA mengoptimalkan fungsi SIM (Sistem Informasi Manajemen), sehingga kualitas dan kuantitas informasi sebagai bahan baku
pengambilan keputusan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk menunjang proses pengambilan keputusan akan semakin baik.
2. Kepada Peneliti Lain
Pengambilan keputusan adalah inti dari kehidupan organisasi dengan spektrum kajian yang amat luas. Oleh karena itu kepada peneliti lain yang berminat untuk meneliti bidang kajian ini masih terbuka luas dengan manfaat yang cukup besar baik bagi pengembangan keilmuan ataupun aplikasi dalam kehidupan berorganisasi. Topik yang dapat dikembangkan antara lain hubungan antara pengambilan keputusan dengan sistem dalam organisasi, pengambilan keputusan dengan budaya organisasi, pengambilan keputusan dalam bidang pendidikan, faktor-faktor pendorong pengambilan keputusan, hubungan variabel waktu dengan pengambilan keputusan, apakah ada perbedaan cara pengambilan keputusan antara manajer di lembaga pendidikan dan lain pendidikan, apakah pengambilan keputusan kelompok lebih efektif dari pada pengambilan keputusan individu, dan lain sebagainya.
150