PENGATURAN HUKUM MENGENAI KEBERADAAN MINUTA AKTA NOTARIS YANG HILANG ATAU RUSAK KARENA BENCANA ALAM
C. Pengaturan Hukum Keberadaan Minuta Akta yang Hilang atau Rusak Karena Bencana Alam
Minuta akta adalah asli akta notaris. Pengertian Minuta dalam hal ini dimaksudkan akta asli yang disimpan dalam protokol notaris. Dalam minuta ini juga tercantum asli tanda tangan, paraf para penghadap atau cap jempol tangan kiri dan
kanan, para saksi dan notaris, renvooi120, dan bukti-bukti lain yang mendukung akta yang dilekatkan pada minuta akta tersebut. Akta dalam bentuk minuta (in minuta) wajib disimpan oleh notaris121
Akta notaris ada yang dibuat dalam bentuk minuta dapat dibuatkan salinannya yang sama bunyinya atau isinya sesuai dengan permintaan para penghadap, orang yang memperoleh hak atau para ahli warisnya, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan
, diberi nomor bulanan dan dimasukan ke dalam buku daftar akta notaris (Repertorium) serta diberi nomor repertorium.
122
oleh notaris yang bersangkutan atau pemegang protokolnya.123
Protokol notaris merupakan kumpulan dokumen-dokumen, baik merupakan akta ataupun surat-surat penting lainnya yang berada dalam penguasaan dan pemeliharaan notaris. Kumpulan dokumen-dokumen ini adalah arsip negara. Pengaturan protokol notaris dapat dilihat pada pasal 1 butir ke 13 dari UUJN, sebagai kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh notaris.
Bagian terpenting dalam sebuah protokol adalah berkas-berkas bulanan semua surat asli akta (minut) yang dibuat oleh seorang notaris. Yang dimaksud dengan
120
Renvooi berarti penunjukkan kepada catatan di sisi akta tentang tambahan, coretan dan penggantian yang disahkan, R. Soegondo Notodisoerjo, Op. Cit., Hal. 175
121
Pasal 16 ayat (1) huruf b dan ayat (2) UUJN 122
Pasal 54 UUJN menegaskan Notaris hanya dapat memberikan, memperlihatkan, atau memberitahukan isi akta, Grosse akta, Salinan akta atau Kutipan Akta, kepada orang yang berkepentingan langsung pada akta, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan.
123
Mengeluarkan atau memberikan, memperlihatkan, atau memberithaukan isi akta, Grosse Akta, Salinan Akta atau Kutipan Akta, kepada orang yang berkepentingan langsung pada akta, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan.
disimpan dalam protokol notaris adalah penyimpanan dalam berkas surat asli akta. Protokol bukan milik notaris yang membuat akta-akta dan juga tidak milik notaris yang ditugaskan oleh menteri Kehakiman untuk menyimpannya.124
Protokol adalah milik masyarakat dan berada di bawah pengawasan menteri kehakiman. Seseorang yang menyimpan dokumen dalam protokol seorang notaris pada umumnya mengetahui bahwa sebuah dokumen itu aman di tangan seorang notaris. Masyarakat mempunyai kepercayaan besar, baik terhadap notaris maupun lembaga notariat. Kalaupun notaris yang berkenaan pindah atau pensiun, menteri kehakiman berdasarkan undang-undang menunjuk seorang notaris lain yang berkedudukan di kota yang sama atau mengangkat seorang notaris baru untuk memegang protokol notaris yang akan berhenti atau pindah. Dengan demikian orang yang menyimpan suatu dokumen atau ahli-ahli warisnya selalu dapat meminta salinan ataupun copie collationne dari dokumen itu.
Dalam perkembangan dunia sekarang ini maka dapat ditemukan beberapa hal baru dalam dunia kenotarisan yang menyangkut dengan minuta akta, dapat dilihat dengan contoh sebagai berikut yaitu berdasarkan Pasal 77 ayat 1 Undang-Undang Perseroan Terbatas Nomor 40 Tahun 2007 (untuk selanjutnya disebut dengan UUPT) yang menegaskan selain penyelenggaraan RUPS sebagaimana dimaksud dalam Pasal 76, RUPS juga dapat dilakukan melalui media telekonferensi, video konferensi, atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua peserta RUPS saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat. Dan dalam
124
penjelasan Pasal 77 ayat (1) UUPT dapat RUPS dapat dilakukan diluar ketentuan yang tersebut dalam Pasal 76 UUPT.125
Kedua substansi pasal-pasal tersebut diatur dalam undang-undang yang berbeda, pelaksanaan tugas jabatan notaris diatur dalam UUJN dan pendirian perseroan terbatas diatur dalam UUPT, yang salah satu pasalnya dalam melaksanakan RUPS telah mengeliminasi ketentuan mengenai keawajiban Notaris sebagaimana tersebut dalam Pasal 16 ayat (1) huruf i UUJN. Kedua pengaturan yang bertentangan tersebut dapat menyudutkan Notaris ketika akta RUPS tersebut bermasalah atau sebagai bukti dalam proses peradilan, dalam arti jika terjadi permasalahan mengenai hasil RUPS menyangkut prosedur pembuatan akta Notaris.
Dalam hal ini Pasal 16 ayat (1) huruf i UUJN mengatur kewajiban notaris, bahwa dalam pembuatan akta para penghadap, para saksi dan Notaris harus hadir ada berada dalam waktu, tempat yang sama dan secara fisik saling berhadapan, dan jika tidak dilakukan ada sanksi terhadap Notaris, sedangkan Pasal 77 ayat (1) UUPT juncto Penjelasan Pasal 77 ayat (4) UUPT mengatur bahwa dalam pembuatan akta RUPS perseroan terbatas kehadiran secara fisik tersebut tidak diperlukan, karena dapat menggunakan media elektonik, yang penting diantara peserta RUPS dan Notaris dapat saling mendengar dan melihat serta berpartisipasi, dan tanda tangan dapat dilakukan secara elektronik.126
125
Habib Adjie, Op. Cit., Hal. 150 126
Pasal 1 angka 12 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik menyebutkan bahwa Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tanggan yang terdiri atas
Dalam posisi seperti di atas, berdasarkan asas lex specialis derogat lex
generalis maka lex generalis-nya yaitu Pasal 16 ayat (1) huruf i UUJN, dan lex
specialis-nya adalah Pasal 77 ayat (1) UUPT juncto Penjelasan Pasal 77 ayat (40 UUPT. Dengan konstruksi hukum semacam ini maka ketentuan sanksi yang terdapat dalam Pasal 84 UUJN, jika Notaris tidak melaksanakannya menjadi tidak berlaku. Pasal 16 ayat (1) huruf i UUJN hanya berlaku untuk akta-akta selain akta RUPS yang tersebut dalam Pasal 77 ayat (1) UUPT juncto Penjelasan Pasal 77 ayat (4) UUPT.
Dalam perkembangan terbaru sebagaimana tersebut diatas, dalam perkara- perkara tertentu, alat bukti yang disimpan secara elektronik dapat diterima sebagai alat bukti yang sah dalam persidangan pengadilan. Jika ketentuan Pasaal 77 ayat (1) UUPT juncto Penjelasan Pasal 77 ayat (4) UUPT dapat dilakukan, maka Notaris wajib menyimpan rekaman-rekaman RUPS tersebut secara elektronik yang merupakan bagian dari arsip atau minuta akta Notaris dan juga bagian dari Protokol Notaris, sebagai antisipasi jika suatu saat diperlukan sebagai alat bukti dalam proses peradilan.
Sebagaimana diuraikan diatas, untuk RUPS perseroan terbatas dapat dilakukan secara konvensional atau melalui teleconference atau videoconference. Jika dilakukan secara teleconference atau videoconference, maka segala hal yang dibicarakan yang terjadi wajib direkam dan disimpan dalam media penyimpan untuk
Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentifikasi.
keperluan tersebut sebagai Dokumen Elektronik127
Khusus untuk Minuta dan Salinan atau Kutipan Notaris wajib membuatnya dalam di atas kertas sebagaimana yang sudah dilakukan selama ini,
dan wajib disimpan oleh Notaris sebagai bagian dari Minuta Akta, juga sebagai bagian dari protokol Notaris, yang suatu saat jika diperlukan, misalnya untuk pembuktian di Pengadilan dapat dibuka kembali.
128
tidak dapat dibuat dalam media elektronik (sebagai Dokumen Elektronik), hal ini terkait dengan ketentuan Pasal 5 ayat (1) dan (4) Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik, bahwa:129
1. Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetakannya merupakan alat bukti hukum yang sah.
2. Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk:
a. surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis.
127
Pasal 1 angka 4 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 menyebutkan bahwa Dokumen Elektronik adalah setiap informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital elektromagnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
128
Akta Notaris selama ini dibuat di atas kertas pada umumnya yang dijual bebas di pasar. Seharusnya untuk menghindari pemalsuan atau tindakan hukum lainnya yang dapat merugikan Notaris dan masyarakat, agar akta Notaris dibuat dengan kertas khusus (security printing) yang didalamya (tiap lembar) memuat lambang negara (burung Garuda) dan lambang organisasi Jabatan Notaris (seperti Ikatan Notaris Indonesia/INI).
129
b. surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta Notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.
Sebenarnya kehadiran Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 telah menaifkan dunia Notaris Indonesia, dengan menyatakan tidak berlaku melakukan suatu tindakan hukum yang tersebut dalam Pasal 5 ayat (1) dan (4) tersebut di atas. Padahal penyimpanan dokumen yang berkaitan dalam dunia Notaris di samping dibuat diatas kertas dan agar dapat bertahan lama dapat juga dibuat secara elektronik dengan bahan tertentu, misalnya minuta akta di samping dibuat di atas kertas, dapat juga di-scan untuk kemudian disimpan sehingga menjadi Dokumen Elektronik suatu saat jika diperlukan dapat dibuka dan dapat dibuatkan salinannya seperti biasa. Cara penyimpanan Minuta seperti itu dapat dilakukan oleh Notaris sebagai bentuk pengamanan.130 Salah satu bentuk pengamanan yang dilakukan oleh Ibu Elly Safiana adalah menyimpan minuta akta ke dalam beberapa flasdisk yang diletakkan di beberapa tempat sehingga bila terjadi bencana alam yang menimpa kantor notaris masih ada pertinggalnya.131
Minuta akta adalah merupakan bagian dari protokol notaris. Minut-minut akta yang selalu di simpan dan menjadi bagian dari protokol notaris di kantor Notaris adalah milik pribadi notaris yang membuatnya, bukanlah hal yang baru. Menurut Vellema, yang secara luas mempelajari sejarah notariat di Belanda dan di Indonesia
130
Habib Adjie, Ibid., Hal. 153 131
Hasil wawancara dengan Ibu Elly Safiana, selaku notaris di Kota Banda Aceh pada tanggal 05 Agustus 2011
menyatakan bahwa di Indonesia sebelum tahun 1695 ada anggapan bahwa protokol adalah milik notaris yang bersangkutan. Ini terbukti dari suatu larangan yang dikeluarkan pada tahun itu oleh pemerintah Belanda untuk menjual protokol tanpa izin Raad (Raad ini sudah lama dihapus).132
Protokol terdiri atas semua minut akta (minuut akte), daftar-daftar (registers) dan daftar tahunan akta notaris (repertoria). Undang-Undang Peraturan Jabatan Notaris menentukan dalam Pasal 62 ayat (1) mengenai hal yang harus dilakukan jika seorang Notaris meninggal dan dalam Pasal 62 ayat (2) mengatur jika Notaris diberhentikan atau pindah. Dalam hal-hal itu para ahli waris atau notaris sendiri harus melaporkan kejadian itu kepada pengadilan negeri atau gubenur. Pasal 63 menentukan bahwa pejabat yang menerima pemberitahuan itu harus segera mengangkat penggantinya. Penggantinya ini harus segera berangkat ke tempat protokol berada untuk menerima semua minut, daftar-daftar, repertoria dan klapper.133
132
Tan Thong Kie, Op. Cit., Hal. 243
(Pasal 62 dan 63 telah dicabut dengan Undang-Undang Nomor 33 Tahun 1954 tentang Wakil Notaris dan Wakil Notaris Sementara). Dahulu urutan pengambilalihan protokol adalah sebagai berikut: ahli waris Notaris yang meninggal dunia atau Notaris yang berhenti mengoperkan protokol kepada pengganti, kemudian pengganti kepada Notaris yang baru diangkat. Kemudian menurut Pasal 6 dan 7 Undang-Undang Nomor 33 Tahun 1954 dan Pasal 64 PJN ditentukan dalam hal seorang Notaris meninggal atau berhenti, hal itu harus dilaporkan kepada pengadilan
133
dan pengganti mengalihkan protokol kepada Notaris yang baru diangkat. Dari ketentuan dalam undang-undang tersebut mengenai pengalihan protokol dapat diketahui bahwa protokol bukanlah milik notaris yang membuatnya atau menguasainya.134
Berkaitan dengan pengalihan dan notaris penerima protokol, Notaris penerima protokol tidak mempunyai cukup tempat untuk menampung bundel-bundel minut. Setiap tahun menurut PJN dibuat 12 buku.135
Akibat tidak adanya cukup tempat untuk menampung protokol yang harus diterima adalah buku-buku minut berserakan di kantor dan di rumah penerima protokol. Ini membawa bahaya, yaitu rusaknya akta-akta karena hama rayap, Bila seorang Notaris bekerja di suatu tempat selama 15 tahun, maka jumlah buku-buku yang harus diserahkan adalah 180 buah, bahkan dalam satu bulan ada beberapa Notaris yang membuat lebih dari 100 akta atau lebih. Dapat dibayangkan betapa tebalnya satu bundel minut akta dan kesulitan penerima protokol untuk menampungnya. Menurut PJN untuk satu bulan satu buku dan tidak boleh dua buku atau lebih. Setelah UUJN berlaku, dibolehkan dua buku atau lebih. Hal ini terlihat dalam Pasal 16 ayat (1) huruf f UUJN yang menyatakan bahwa menjilid akta yang dibuatnya dalam 1 bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50 akta, dan jika jumlah akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, akta tersebut dapat dijilid menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah minuta akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku.
134
Tan Thong Kie, Ibid., Hal.245 135
kebocoran air hujan, kebakaran bahkan bila terjadi bencana alam di daerah kantor Notaris yang bersangkutan yang dapat menyebabkan hilangnya minuta akta notaris tersebut.
Hilangnya minuta akta tersebut selain menyulitkan Notaris juga menyulitkan masyarakat (Klien) yang telah membuat akta notaris yang bersangkutan yang meminta salinan dari akta tersebut karena akta si klien juga ikut musnah karena bencana alam.
Notaris sebagai salah satu pejabat umum yang berwenang dalam pembuatan akta otentik tidak luput pula dari bencana alam. Notaris juga merasakan dampak tersebut seperti hancurnya infrastruktur fisik seperti kantor notaris dan dokumen- dokumen penting lainnya seperi minuta akta yang rusak dan/atau hilang akibat bencana alam.
136
Dengan adanya penyimpanan dokumen (minuta) notaris yang dibuat dalam bentuk dokumen elektronik suatu saat jika diperlukan dapat dibuka apabila minuta akta tersebut rusak atau hilang karena bencana alam. Cara penyimpanan minuta seperti itu dapat dilakukan oleh Notaris sebagai bentuk pengamanan apabila minuta akta notaris rusak atau hilang karena bencana alam.
Misalnya saja ada klien (masyarakat) notaris yang datang ke kantor notaris untuk dibuatkan surat-surat wasiat olografis dan rahasia, kontrak-kontrak jangka panjang dan perjanjian yang lainnya yang dibuat sebelum terjadinya bencana alam. Hal ini tentunya akan menyulitkan semua pihak (notaris dan klien) jika minuta akta tersebut hilang.
136
Hasil wawancara dengan Bapak T. Abdurahman selaku Notaris dan PPAT di Kota Banda Aceh, pada tanggal 31 Mei 2011
Didalam PJN ada diatur mengenai penyimpanan protokol yang terdapat pada pasal 61 yang menetukan bahwa para notaris menyimpan semua minut, daftar, repertoria dan klapper mereka secara cermat dan menguncinya di tempat yang pantas dan aman. Berhubung dengan kata-kata dalam undang-undang tersebut, Vellema menganjurkan menyimpannya dalam ruangan atau lemari tahan api.137 Hal ini menjadi dilema apabila minuta akta tersebut hilang karena bencana alam seperti tsunami sehingga mengakibatkan musnahnya minuta akta. Setelah UUJN berlaku pengaturan mengenai penyelesaian minuta akta yang rusak atau hilang karena bencana alam dan cara mengatasinya tidak ada diatur baik didalam UUJN maupun didalam peraturan perundang-undangan lainnya. Hal ini merupakan salah satu kelemahan di dalam UUJN yang belum memikirkan ke depan akan kemungkinan terjadinya bencana alam yang menimpa notaris yang mengakibatkan dokumen- dokumen notaris seperti minuta akta musnah.138 Pengaturan mengenai minuta akta dan protokol notaris yang terdapat pada UUJN hanyalah sebatas pada pembuatan, penyimpanan dan penyerahan protokol notaris serta pengambilan minuta akta dan pemanggilan notaris (Pasal 58-66 UUJN) sedangkan mengenai keberadaan minuta akta yang rusak atau hilang akibat bencana alam di dalam UUJN masih belum ada pengaturannya.
137
Ibid., Hal. 246 138
Hasil wawancara dengan Notaris Elly Safiana, selaku Notaris di Kota Banda Aceh pada tanggal 05 Agustus 2011
BAB III
TANGGUNG JAWAB NOTARIS ATAS HILANG ATAU RUSAKNYA
