MENYELESAIKAN PERMASALAHAN ATAS HILANG ATAU RUSAKNYA MINUTA AKTA NOTARIS KARENA BENCANA ALAM
A. Tindakan Yang Dilakukan Oleh Notaris Yang Masih Hidup Terhadap Minuta Akta Yang Hilang Atau Rusak Akibat Bencana Alam
Pasca bencana gempa bumi tektonik dan gelombang tsunami membawa pada kondisi yang sangat memprihatinkan dengan melihat kerusakan fisik yang sangat parah di propinsi Aceh. Semua aspek kegiatan menjadi lumpuh, khususnya untuk kegiatan notaris yang juga terkena dampak tsunami yang membutuhkan waktu 6 (enam) bulan untuk memulai kembali kegiatannya.
Berdasarkan uraian diatas, Notaris sebagai salah satu pejabat umum yang berwenang dalam pembuatan akta otentik tidak luput pula dari bencana tsunami. Notaris juga merasakan dampak tsunami tersebut seperti hancurnya infrastruktur fisik seperti kantor notaris dan dokumen-dokumen penting lainnya yang rusak dan/atau hilang akibat tsunami. Bahkan nyawa notaris sendiri juga menjadi korban tsunami. Menurut Bapak T. Abdurrahman dampak yang ditimbulkan oleh tsunami bagi notaris dapat dibagi menjadi 2 (dua) yaitu:167
a. b.
Dampak secara fisik
167
Hasil wawancara dengan Bapak T.Abdurrahman selaku Notaris dan PPAT di Kota Banda Aceh, pada tanggal 31 Mei 2011
Bagi notaris yang masih hidup mempunyai permasalahan tersendiri yang harus dipecahkan, baik permasalahan trauma karena kehilangan keluarga dan harta benda maupun masalah dalam menyelesaikan minuta akta notaris yang rusak atau hilang akibat bencana tsunami.
Dampak secara fisik yang dirasakan oleh notaris meliputi bangunan rumah dan kantor notaris rusak, seluruh peralatan kantor notaris seperti komputer, perabotan dan yang paling penting minuta akta notaris ikut musnah. Sedangkan dampak psikis yang dirasakan adalah perasaan trauma yang dirasakan oleh notaris yang bersangkutan hingga sekarang walaupun infrastruktur secara fisik telah diperbaiki.
168
Salah satu masalah yang didapat setelah pasca tsunami adalah rusak atau hilangnya minuta akta. Apabila Notaris meninggal dalam keadaan wajar, maka minuta akta notaris yang merupakan bagian dari protokol notaris dapat diserahkan melalui prosedur yang mudah dan wajar. Sedangkan dalam kasus bencana alam maka proses tersebut tidak dapat berjalan sebagaimana mestinya karena ada rasa trauma yang mendalam bagi notaris sehingga notaris tersebut lama melaporkan kejadian tersebut kepada instansi yang terkait. Dalam kasus tersebut, setelah pasca tsunami dan keadaan mulai normal lagi begitu pun dengan kegiatan kantor notaris di Banda Aceh telah mulai pulih kembali, maka minuta akta notaris yang rusak atau hilang tersebut dapat diproses kembali. Dengan adanya kesadaran dari semua pihak, maka
168
Hasil wawancara dengan Bapak T. Irwansyah selaku Notaris dan PPAT pada tanggal 3 Juni 2011
dapat ditemukan penyelesaian dan berbagai upaya yang dilakukan dalam mengatasi permasalahan yang timbul akibat bencana alam tersebut.
Jumlah kantor notaris yang terkena dampak bencana alam tsunami di Provinsi Aceh ada 13 Kantor Notaris yaitu:
Tabel 1
Data Nama Notaris yang Terkena Bencana Alam
No Nama Notaris Daerah Kerja
1. M. Nizar Zainun, SH, SpN Banda Aceh
2. Marzuki, SH Banda Aceh
3. Munir, SH Banda Aceh
4. Sabaruddin Salam, SH, SpN Banda Aceh 5. Elly Safiana, SH Banda Aceh 6. T. Irwansyah, SH, SpN Banda Aceh 7. T. Abdurrahman, SH Banda Aceh 8. H. Nasrullah, SH Banda Aceh 9. Ali Gunawan Istio, SH Banda Aceh
10. Azhar, SH Banda Aceh
11 Azhar Ibrahim, SH Meulaboh
12 Cut Maisura, SH Sigli
13 Fakhrurriza, SH Sigli
Berdasarkan data diatas maka jumlah notaris yang terkena dampak langsung bencana alam tsunami di Banda Aceh yaitu:169
Tabel 2
Data Nama Notaris yang Terkena Dampak Langsung Bencana Alam di Banda Aceh No Nama Notaris Keberadaan
Notaris
Keterangan 1. M. Nizar Zainun, SH, SpN Hilang Kantor tidak mengalami
kerusakan, minuta akta selamat 2. Marzuki, SH Hilang Kantor tidak mengalami
kerusakan, minuta akta selamat
3. Munir, SH Meninggal
Dunia
Kantor rusak, minuta akta hilang 4. Sabaruddin Salam, SH, SpN Hidup Kantor mengalami kerusakan
parah, minuta akta hilang 5. H. Nasrullah, SH Hidup Kantor mengalami kerusakan,
minuta akta selamat
6. T. Abdurrahman, SH Hidup Kantor mengalami kerusakan parah, minuta akta hilang 7. T. Irwansyah Hidup Kantor tidak mengalami
kerusakan yang parah, sebagian minuta akta rusak
8. Azhar, SH Hidup Kantor tidak mengalami kerusakan yang parah, minuta akta selamat
9. Ali Gunawan Istio, SH Hidup Kantor tidak mengalami kerusakan yang parah, minuta akta selamat
10. Elly Safiana, SH Hidup Kantor tidak mengalami kerusakan yang parah
Sumber: Hasil wawancara dengan para Notaris yang terkena bencana alam di Kota Banda Aceh
169
Hasil wawancara dengan Bapak Cakmat Harahap, selaku Ketua Majelis Pengawas Daerah pada tanggal 3 Juni 2011
Menurut T. Irwansyah, tindakan yang dilakukan oleh notaris terhadap minuta akta yang rusak dan hilang akibat bencana alam hampir sama prosesnya. Bila minuta akta tersebut tidak hilang tetapi terendam air dan kerusakan pada minuta akta tersebut tidak parah yaitu tulisan masih bisa terbaca, maka yang dilakukan oleh notaris adalah melakukan pengeringan terhadap minuta akta yang terendam air. Lain halnya dengan minuta akta yang mengalami kerusakan yang parah dalam hal ini tulisan tidak dapat terbaca lagi maka tindakan yang dilakukan oleh notaris sama dengan tindakan hilangnya minuta akta notaris.170
Notaris yang terkena bencana tsunami ini terbagi atas beberapa kriteria yaitu sebagai berikut:
1. minuta akta Notaris yang hilang, tetapi Notaris selamat, hal ini terjadi pada Notaris Sabaruddin Salam, Notaris T. Abdurrahman dan Notaris T. Irwansyah.
2. minuta akta notaris hilang dan Notaris meninggal, hal ini terjadi pada Notaris Munir.
3. minuta akta notaris selamat tetapi notaris hilang atau meninggal serta jenazahnya tidak dapat ditemukan hingga sekarang, hal ini terjadi pada Notaris M. Nizar Zainun dan Notaris Marzuki.
170
Hasil wawancara dengan Bapak T. Irwansyah selaku Notaris dan PPAT di Kota Banda Aceh pada tanggal 03 Juni 2011.
Tindakan yang dilakukan sehubungan dengan pertanggungjawaban sebagai notaris yang masih hidup terhadap minuta akta notaris yang rusak atau hilang akibat bencana alam yaitu sebagai berikut:171
1. membuat laporan kepada kepolisian dengan isi laporan bahwa notaris yang bersangkutan telah kehilangan seluruh dokumen-dokumen dan berkas-berkas penting lainnya.
2. mengirimkan laporan kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia perihal kondisi kantor notaris yang rusak akibat bencana alam.
3. mengirimkan surat yang berisi laporan kepada Direktur Perdata Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum dengan rincian:
a.laporan bencana perihal kondisi kantor yang rusak akibat bencana alam yang disertai dengan adanya bukti-bukti berupa gambar kondisi kantor notaris.
b.laporan kehilangan berkas dokumen sehubungan dengan tugas jabatan sebagai seorang Notaris yang berupa asli Surat Keputusan Pengangkatan sebagai notaris, minuta akta, klapper, legalisasi, waarmerking, Repertorium, ijazah dari tingkat SD sampai dengan tingkat Kenotariatan serta berkas- berkas penting lainnya.
171
c.Berdasarkan laporan tersebut maka notaris yang bersangkutan meminta dan memohon petunjuk agar diberikan fasilitas dan dispensasi untuk dapat diberikan duplikat Surat Keputusan Pengangkatan sebagai Notaris.
d.Dalam laporan tersebut Notaris yang bersangkutan juga memberitahukan alamat beliau yang baru didalam menjalankan tugas jabatan sebagai Notaris.
e.Berdasarkan permohonan dari notaris yang bersangkutan tersebut dikeluarkanlah Surat Keputusan Pengangkatan karerna aslinya telah hilang akibat bencana alam yang terjadi yang berupa duplikat Surat Keputusan Pengangkatan oleh Menteri Hukum dan HAM RI sebagai pengganti Surat Keputusan.
f. Berdasarkan duplikat surat keputusan yang dikeluarkan oleh Menteri Hukum dan HAM maka notaris dapat menjalankan tugas jabatan sebagai notaris seperti semula. Dengan demikian notaris dibebaskan dari segala tanggungjawab dan kewajibannya untuk minuta notaris yang hilang akibat bencana alam.
Berdasarkan wawancara dengan Bapak Sabaruddin Salam, dalam kasus diatas beliau bertindak dalam 2 (dua) hal, yaitu:
1. bertindak atas dirinya sendiri dalam hal pertanggungjawaban terhadap minuta akta notaris yang rusak atau hilang akibat bencana tsunami.
2. bertindak atas nama orang lain sebagai pemegang protokol Notaris dari almarhum M. Nizar Zainun yang menghilang akibat tsunami dan tidak dapat ditemukan mayatnnya hingga sekarang.
Adapun langkah-langkah dan tindakan yang dilakukan oleh Notaris pemegang protokol tersebut terkait pada poin 2 diatas adalah:
1. membuat surat permohonan dengan perihal penunjukkan Notaris sebagai penampung protokol dari almarhum notaris M. Nizar Zainun kepada Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia di Jakarta. 2. surat permohonan tersebut dilandasi dengan keputusan Majelis Pengawas
Wilayah Propinsi Aceh Nomor W1.MPWN.07.01.05 tanggal 25 Agustus 2005 tentang penunjukan Bapak Sabaruddin Salam sebagai penampung protokol notaris almarhum M. Nizar Zainun yang telah meninggal dunia akibat tsunami pada tanggal 26 Desember 2004.
3. surat permohonan tersebut juga dilandasi dengan kutipan Akta Kematian dari almarhum M. Nizar Zainun yang dikeluarkan oleh Dinas Tenaga Kerja dan Kependudukan Kota Banda Aceh.
4. berdasarkan surat keputusan Majelis Pengawas Wilayah dan surat permohonan tersebut, maka dikeluarkanlah Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang penunjukan Pejabat Pemegang Protokol.
5. dengan demikian, maka dilakukan serah terima protokol dan dilaksanakan dengan segera dari ahli waris kepada notaris pemegang protokol dan
kemudian dibuatkan berita acara yang turunannya dikirim kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak keputusan itu ditetapkan.
B. Tindakan Penyelesaian Terhadap Minuta Akta Yang Tidak Hilang Tetapi
