Pengawasan Akuntansi - Pengendalian Intern Persediaan

E. Pengendalian Intern Persediaan

2. Pengawasan Akuntansi

Menurut Hartadi (2001:7), pengawasan akuntansi merupakan rencana organisasi dan prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamatan harta dan dapat dipercayainya catatan keuangan dan dirancang untuk meyakinkan:

1. Transaksi-transaksi yang sesuai dengan persetujuan manajemen, baik yang bersifat umum ataupun khusus.

2. Transaksi dicatat agar memudahkan penyiapan laporan keuangan dan pengadaan pertanggungjawaban atas aktiva.

3. Penggunaan atas aktiva atau aktiva diberikan hanya dengan persetujuan manajemen.

4. Jumlah aktiva seperti yang ada pada laporan/catatan perusahaan dibandingkan dengan aktiva yang ada dan bila terjadi perbedaan dilakukan tindakan yang tepat.

Dalam pengawasan akuntansi digunakan kartu-kartu persediaan yang dapat menunjukkan jumlah dan harga pokok untuk setiap jenis persediaan yang ada. Kartu ini didebet bila ada pembelian dan dikredit dengan jumlah yang dikeluarkan dari gudang. Dengan demikian, apabila pada suatu saat kartu-kartu persediaan menunjukkan sisa tertentu, maka dengan asumsi tidak ada kekeliruan dalam pencatatan, maka sisa tersebut sama dengan sisa barang secara fisiknya di gudang.

Pemisahan tugas antara orang yang bertanggung jawab terhadap gudang dengan orang yang mencatat kartu persediaan perlu diadakan. Hal ini bertujuan agar pengawasan yang dilakukan dapat lebih efektif. Dengan adanya pemisahan tugas tersebut, secara tidak langsung akan saling mengawasi. Di samping itu, perlu ditentukan lebih dahulu siapa yang berhak menandatangani surat pengeluaran barang dan mengawasinya. Setiap ada penjualan, bagian yang membuat faktur penjualan akan mengirimkan pertinggal faktur tersebut kepada pembukuan sebagai bukti pencatatan dalam buku penjualan maupun kartu persediaan barang.

Pada waktu-waktu tertentu, perlu sekali diadakan perhitungan langsung terhadap persediaan fisik untuk dicocokkan dengan yang tertera dalam kartu persediaan. Jika terjadi selisih, maka hal ini perlu diselidiki penyebabnya.

Pengawasan akuntansi pada perusahaan meliputi: 1. Prosedur pembelian

2. Prosedur penerimaan 3. Prosedur penyimpanan

4. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang Ad.1. Prosedur pembelian

Salah satu pos pengeluaran terbesar dalam perusahaan adalah pembelian. Umumnya pada perusahaan yang besar, pembelian dilakukan oleh satu bagian tertentu, yaitu bagian pembelian. Bagian ini bertanggung jawab terhadap pengadaan barang perusahaan dalam memperlancar proses penjualan.

Pembelian dalam perusahaan hakikatnya terdiri dari: a. Pembelian yang bersifat rutin

Salah satu bagian yang berwenang dalam hal ini adalah bagian pembelian.

b. Pembelian yang bersifat insidentil

Yang berwenang memutuskan mengadakan pembelian adalah direksi atau manajer. Prosedur pembelian dalam rangka untuk mencapai pengawasan intern yang baik harus adanya pemisahan antara pelaksana pembelian dengan penerima barang dan yang melakukan pembukuan dengan yang melakukan pembayaran.

Menurut Baridwan (2001:174), prinsip-prinsip internal control dalam pembelian yaitu:

1. Diadakan pemisahan fungsi yang jelas untuk pihak-pihak yang: a. Meminta pembelian

b. Melakukan pembelian c. Menerima barang d. Menyimpan barang

e. Mencatat terjadinya pembelian dan timbulnya hutang f. Mengeluarkan uang untuk membayar pembelian (hutang)

2. Setiap pembelian harus didasarkan pada permintaan pembelian dan dengan harga yang bersaing serta kuantitas yang optimal.

3. Bagian pembelian harus mengikuti pengiriman barang-barang dari penjual untuk memastikan ketepatan waktunya.

4. Barang-barang hanya akan diterima apabila sesuai dengan spesifikasi dalam order pembelian

5. Faktur pembelian diperiksa kebenarannya sebelum disetujui untuk dibayar.

Distribusi debit dari barang-barang atau jasa yang dibeli harus dilakukan dengan benar sehingga laporan-laporan untuk pimpinan datanya dapat dipercaya.

Menurut Baridwan (2001:107), fungsi dan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur pembelian adalah:

1. Bagian pembelian

Bagian pembelian sebelum mengeluarkan order pembelian harus melakukan langkah-langkah untuk menjamin bahwa:

a. Pembelian dilakukan dengan harga yang menguntungkan perusahaan.

b. Barang-barang yang dibeli akan dapat diterima tepat pada waktu yang dibutuhkan.

2. Bagian penerimaan barang

Bagian penerimaan barang bertugas untuk menerima semua barang yang dibeli perusahan pada waktu menerima barang, bagian ini harus melakukan perhitungan fisik atas barang-barang yang diterima, baik dengan cara menghitung dan menimbang dengan cara lain. Disamping itu bagian penerimaan juga harus memeriksa kualitas barang yang diterima. Apabila barang-barang yang telah diterima itu sudah disetujui baik kuantitas maupun kualitasnya maka bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang/menandatangani tembusan order pembelian yang berfungsi sebagai laporan penerimaan barang.

3. Bagian gudang

Bagian gudang bertugas untuk menyimpan barang-barang milik perusahaan. Penyimpanan barang dalam gudang harus disusun sedemikian rupa supaya memudahkan pengambilan saat dibutuhkan. Untuk mengawasi barang dalam gudang bagian gudang menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu barang. Ad.2. Prosedur penerimaan

Bagian penerimaan bertugas untuk menerima semua barang-barang yang dibeli perusahaan. Pada waktu menerima barang, bagian ini harus memeriksa kesesuaian antara pesanan dengan barang yang diterima, baik mengenai jumlah dan kualitas barang yang diterima. Setelah barang

diterima, bagian penerimaan membuat laporan penerimaan rangkap tiga. Dua rangkap bersama barang dikirim ke bagian gudang untuk diperiksa kembali berdasarkan pesanan pembelian. Satu rangkap dikirim ke bagian pembelian yang fungsinya untuk memberikan persetujuan terhadap faktur langganan. Pada bagian ini, dapat dilihat bahwa bagian penerimaan dan bagian gudang merupakan bagian yang terpisah.

Ad.3. Prosedur penyimpanan

Setelah barang diterima dari bagian penerimaan serta dua rangkap laporan penerimaan barang, maka bagian penyimpanan atau bagian gudang akan menyesuaikan dengan pesanan pembelian. Jika telah sesuai, petugas bagian penyimpanan akan menandatangani laporan penerimaan barang dan menyerahkannya satu rangkap ke bagian hutang, satu rangkap lagi digunakan sebagai dasar pencatatan pada kartu persediaan, maka dapat diketahui berapa penerimaan, pengeluaran dan sisa persediaan.

Ad.4. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang

Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh bagian gudang untuk mencatat pengurangan persediaan.

Dalam dokumen Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan (Halaman 43-48)