Unsur-Unsur Pengendalian Intern - Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumate

Menurut Mulyadi (2001:166), unsur-unsur pengendalian intern adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional

secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Jika digambarkan maka unsur-unsur pengendalian intern seperti berikut ini :

Organisasi Yang Memisahkan Tanggung Jawab dan

Wewenang Secara Tegas

Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Praktik yang sehat

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Gambar 2.1. Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Sumber: Mulyadi, 2001:167

Ad 1. Struktur Organisasi Yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas

Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur, misalnya kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen produksi, departemen pemasaran, departemen keuangan dan umum.

departemen ini kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan.

Menurut Mulyadi (2001:166), pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

1. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya bagian pembelian). Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dan manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan teresbut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang mewakili wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.

2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Dari pembagian tanggung jawab fungsional di atas, misalnya untuk melaksanakan transaksi pembelian dalam perusahaan, fungsi-fungsi yang dibentuk adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi, dengan fungsinya masing-masing sebagai berikut:

a. Fungsi gudang (merupakan fungsi penyimpanan), mengajukan permintaan pembelian dan menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

b. Fungsi pembelian (merupakan fungsi operasi), melaksanakan pemesanan barang kepada pemasok.

c. Fungsi penerimaan (merupakan fungsi operasi), menerima atau menolak barang yang diterima dari pemasok.

d. Fungsi akuntansi (merupakan fungsi pencatatan), mencatat utang yang timbul dari transaksi pembelian dalam kartu hutang dan mencatat

persediaan barang yang diterima dari transaksi pembelian dalam kartu persediaan.

Ad 2. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan Yang Memberikan Perlindungan Yang Cukup Terhadap Kekayaan, Hutang, Pendapatan dan Biaya

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

Menurut Mulyadi (2001:169), dalam melaksanakan transaksi pembelian, sistem wewenang diatur sebagai berikut:

1. Kepala fungsi gudang: berwenang mengajukan permintaan pembelian dengan surat permintaan pembelian yang ditujukan kepada fungsi pembelian.

2. Kepala fungsi pembelian: berwenang memberikan otorisasi pada surat order pembelian yang diterbitkan oleh fungsi pembelian. 3. Kepala fungsi penerimaan: berwenang memberikan otorisasi pada

laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh fungsi penerimaan.

4. Kepala fungsi akuntansi: berwenang memberikan otorisasi pada bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian.

Prosedur pencatatan transaksi pembelian diatur yaitu fungsi akuntansi melakukan pencatatan terjadinya kewajiban (hutang) kepada pemasok atas dasar bukti kas keluar yang didukung oleh dokumen-dokumen seperti surat permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok yang dihasilkan melalui sistem otorisasi tersebut.

Ad 3. Praktik Yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.

Menurut Mulyadi (2001:169), cara-cara yang umumnya dapat ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah:

1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakainnya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi, maka pengendalian pemakaian dengan menggunakan nomor urut tercetak, akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.

2. Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.

3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh stu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

4. Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya sehingga persongkolan dapat dihindari.

5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan untuk sementara tersebut.

6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan memeriksa ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsilisasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.

7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas memeriksa efektivitas unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern.

Ad 4. Karyawan Yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi pada perusahaan, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Di antara 4 unsur pokok pengendalian intern, unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian intern yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.

Dalam dokumen Pengendalian Intern Atas Persediaan Pada PT. Indoteras Sumatera Medan (Halaman 36-41)