BAB IV PEMBAHASAN
B. Analisis dan Evaluasi Hasil Penelitian
2. Pengawasan Kas Perusahaan
Setiap perusahaan harus mempunyai satuan pengawasan yang baik dan efisien sehingga penyelewengan-penyelewengan di dalam perusahaan dapat dihindari. Sebelum kita membandingkan antara anggaran kas dan realisasi kas, terlebih dahulu kita harus melakukan pengawasan terhadap kas masuk dan kas keluar yang didasarkan pada sistem pencatatan terhadap sistem penerimaan kas masuk dan sistem pengeluaran kas yang terjadi dalam perusahaan agar tidak terjadi penyelewengan dalam hal pencatatan.
Pengawasan kas yang dilakukan oleh PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan dapat dilihat dari bekerjanya sistem pengawasan kas dalam perusahaan, prosedur-prosedur yang dijalankan dan adanya formulir-formulir yang digunakan sebagai bukti atau dokumen. Pengawasan dilakukan mulai dari saat kas diterima,
disimpan hingga saat kas tersebut dikeluarkan untuk membiayai seluruh kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Semua kegiatan ini dilaksanakan dengan hati- hati mengingat bahwa kas merupakan harta yang sangat vital dan mudah untuk diselewengkan, perencanaan kas dibuat secara matang dan berada dibawah pengawasan langsung oleh kepala bagian sie.SDM/keuangan yang bertanggungjawab kepada kepala cabang.
Pengawasan kas yang dilakukan oleh PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan adalah sebagai berikut :
a. Penetapan Tanggungjawab Secara Khusus Didalam Pengelolaan Kas
Penetapan tanggungjawab secara khusus dalam pengelolaan kas baik penerimaan maupun pengeluaran kas dalam perusahaan telah ditetapkan secara khusus, hal ini telah digambarkan dan dapat dilihat pada stuktur organisasi dan uraian tugas yang ada dalam perusahaan. Untuk mengelola penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi di perusahaan maka tanggungjawab diserahkan pada bagian sie.SDM/keuangan.
b. Pemisahan Penanganan dan Pencatatan Tanda Terima Kas
Penanganan penerimaan dan pengeluaran kas akan melibatkan bagian kasir yang kemudian akan dilakukan pembukuan atau pencatatan oleh bagian pembukuan atau akuntansi. Bagian akuntansi PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan akan mencatat dan menganalisis serta melaporkan kas dengan menggunakan formulir-formulir yaitu bukti pengeluaran kas dan analisa pengeluaran kas/Bank. Untuk pencatatan dan pembuatan laporan dilakukan secara langsung oleh bagian akuntansi, kemudian bukti-bukti ataupun dokumen asli serta
tembusanya sehubungan dengan pencatatan maupun pelaporan kas akan dikirim ke unit akuntansi.
Adapun buku-buku catatan yang diperlukan dan dipergunakan untuk mencatat transaksi yang terjadi pada PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan meliputi :
a. Buku pembelian, yaitu buku yang dipergunakan untuk menampung semua transaksi pembelian yang terjadi
b. Buku kas, yaitu buku yang dipergunakan untuk menampung semua transaksi kas
c. Buku Bank, yaitu buku yang dipergunakan untuk menampung semua transaksi atas pengeluaran dan penerimaan kas melalui bank.
Apabila transaksi kas baik penerimaan ataupun pengeluaran kas telah dilaksanakan maka tiap-tiap bagian yang terlibat dalam aktivitas tersebut membuat laporan untuk bagianya masing-masing, tiap-tiap laporan tersebut akan ditandatangani oleh bagian masing-masing kemudian akan dilaporkan kepada direksi atau kepala cabang.
d. Penyimpanan Semua Kas yang Diterima
Penyimpanan semua kas yang diterima oleh perusahaan dilakukan untuk menghindari penumpukan kas yang berlebihan dan menghindari penyelewengan- penyelewengan kas serta menghindari adanya pencurian kas perusahaan, dalam hal ini PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan menentukan Bank Mandiri dan Bank BNI-46 sebagai mitra untuk penyimpanan uang tunai perusahaan.
e. Sistem Voucher Untuk Pengendalian Pembayaran Kas
Penggunaan sistem voucher ini telah ditetapkan oleh PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan untuk mengawasai pengeluaran kasnya, dimana setiap transaksi pengeluaran kas didukung oleh dokumen pengeluaran kas dan bukti kas untuk pengeluaran. Bukti kas keluar ini dibuat oleh bagian kasir kemudian diserahkan kepada kepala administrasi keuangan, setelah bukti kas keluar disetujui maka bagian kasir dapat melakukan pengelauran kas untuk pembayaran dan kemudian memberi tanda lunas pada bukti kas keluar serta dokumen pengeluaran kas tersebut, dengan demikian penggunaan bukti kas perusahaan akan sama dengan voucher pada sistem voucher.
f. Rekonsiliasi Bank
Rekonsiliasi bank merupakan fasilitas informasi dana atau saldo perusahaan yang biasanya diterbitkan setiap akhir bulan oleh bank yang ditunjuk perusahaan sebagai fasilitas penyimpanan dana di bank. Rekonsiliasi bank yang diterima sering terjadi perbedaan-perbedaan antara catatan bank dengan catatan buku perusahaan, oleh karena itu kedua catatan itu harus direkonsiliasi untuk menentukan sebab perbedaan itu terjadi dan untuk mengoreksi kesalahan yang terjadi baik oleh pihak bank maupun oleh pihak perusahaan.
Rekonsiliasi bank yang dilakukan oleh PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan dilaksanakan oleh bagian administrasi keuangan dibawah pengawasan dan tanggungjawab kepala keuangan yang dilakukan setiap bulan.
Guna penyempurnaan atas pengawasan kas perusahaan maka PT Gresik Cipta Sejahtera membentuk sebuah fungsi internal auditor yang bertugas untuk
mengawasi aktivitas perusahaan yang secara bergilir datang ke setiap cabang- cabang perusahaan setiap tahunnya dan memeriksa pada bagian akuntansi untuk melakukan koreksi apabila terjadi suatu kesalahan, selain itu perusahaan juga menunjuk pihak akuntan publik untuk melakukan pemeriksaan ekstern agar lebih menjamin akuntabilitas data keuangan perusahaan.
Teknik pengawasan kas yang dilakukan oleh perusahaan telah dilaksanakan dengan baik dan seefisien mungkin, namun karakteristik dasar dari sistem pengawasan pengeluaran dan penerimaan kas suatu perusahaan belum ditarapkan dengan sepenuhnya, hal ini dapat dilihat dari tidak adanya pemeriksaan secara mendadak dan tidak terduga oleh auditor internal perusahaan. Auditor internal hanya melakukan pemeriksaan dengan kurun waktu setahun sekali.
Selanjutnya, PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan pengawasan terhadap anggaran kas dengan membandingkan anggaran kas dan laporan realisasi kas yang terjadi selama periode anggaran yang telah dibuat. Berikut penulis sajikan jumlah pengeluaran serta penerimaan kas PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan yang terdapat pada anggaran kas dan realisasinnya untuk periode tahun 2007, adalah sebagai berikut :
Tabel 4.2
PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan Analisis Perbandingan Anggaran dan Realisasi arus Kas
Tahun 2007
(Dalam Rp)
No Uraian Jumlah Variance Ket
Anggaran Realisasi A Total penerimaan 60.062.334.280 60.443.185.390 380.851.110 F B Total pengeluaran 43.044.461.646 43.117.059.272 72.597.626 Un F C Surplus/defi sit 17.017.872.634 17.326.126.118 308.253.484 F Sumber : PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan, 2007
Keterangan :
F : Favorable Un F : Un Favorable
Berdasarkan tabel analisis data yang disajikan dalam anggaran dan realisasinya pada PT.Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan, maka akan terlihat adanya penyimpangan (variance) yang cukup besar jumlahnya baik yang bersifat menguntungkan (favorable) maupun yang tidak menguntungkan (un favorable).
Kemudian penulis akan menganalisa penyimpangan anggaran berdasarkan data yang disajikan dengan melakukan perbandingan antara data anggaran dengan realisasinya.
a Penyimpangan penerimaan kas
Penerimaan kas PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan pada tahun 2007 adalah sebesar Rp 60.443.185.390 bila dibandingkan dengan anggaran kas pada tahun 2007 yaitu sebesar Rp 60.062.334.280 berarti dalam hal ini terdapat peningkatan atas penerimaan kas sebesar Rp 380.851.110 atau dalam persentase 0,63 %, dengan analisis sebagai berikut :
Anggaran Rp 60.062.334.280 Realisasi
Selisih (variance) Rp 380.851.110 ( F ) Rp 60.443.185.390
Atau jika dalam persentase adalah sebagai berikut:
100% 0,63% 280 . 334 . 062 . 60 . 110 . 851 . 380 . = x Rp Rp
b. Penyimpangan pengeluaran kas
Pengeluaran kas PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan pada tahun 2007 sebesar Rp 43.117.059.272, bila dibandingkan dengan pengeluaran yang dianggarkan pada tahun 2007 sebesar Rp 43.044.461.646 dalam hal ini berarti terdapat peningkatan pengeluaran kas sebesar Rp 72.597.626 atau dalam persentase 0,17 % dengan analisis sebagai berikut :
Anggaran Rp 43.044.461.646
Realisasi
Selisih (Variance) Rp 72.597.626 (Un F) Rp 43.117.059.272
Atau jika dalam persentase adalah sebagai berikut :
% 17 , 0 % 100 646 . 461 . 044 . 43 . 626 . 597 . 72 . = x Rp Rp
Berdasarkan analisis di atas dari segi pendapatan atau penerimaan kas PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan realisasi kasnya lebih tinggi dari yang dianggarkan, dimana selisih tersebut bersifat menguntungkan (favorable). Namun, jika dilihat dari segi pengeluaran kasnya PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan lebih rendah realisasinnya dari yang dianggarkan, dimana selisih (variance) tersebut bersifat merugikan perusahaan (Un favorable).
Anggaran penerimaan kas tahun 2007 Rp 60.062.334.280 dan terealisasi sebesar Rp 60.443.185.390, sehingga terjadi selisih (variance) sebesar Rp 380.851.110. Penyebab penyimpangan tersebut dapat dianalisis oleh penulis ke masing-masing pos atau perkiraan yaitu sebagai berikut :
1) Dari sisi penerimaan kas pada penjualan tunai tahun 2007 perusahaan merencanakan sebesar Rp 36.117.712.540, namun realisasi yang terjadi hanya sebesar Rp 36.046.708.140 sehingga terjadi selisih (variance) sebesar Rp 71.004.400 (un favorable). Besarnya penyimpangan tersebut terjadi dikarenakan adanya perencanaan penjualan oleh perusahaan yang tidak terealisasi akibat adanya salah satu perusahaan sebagai konsumen PT Gresik Cipta Sejahtera yang tidak melakukan pembelian pada tahun tersebut
2) Penerimaan kas perusahaan atas penagihan piutang dagang pada tahun 2007 sebesar Rp 24.329.634.170 sedangkan perusahaan hanya merencanakan sebesar Rp 23.884.556.890 maka terdapat selisih (variance) sebesar Rp 445.007.280 (favorable). Jumlah selisih tersebut merupakan selisih yang cukup besar dan menguntungkan bagi perusahaan karena adanya penerimaan kas dari konsumen yang tidak diduga sebelumnya, artinya adanya pembayaran atas piutang pelanggan yang telah diakui sebagai piutang tak tertagih pada tahun sebelumnya
3) Selanjutnya, penerimaan kas pada penerimaan lain-lain perusahaan merencanakan Rp 60.065.139 dan realisasi yang terjadi untuk penerimaan
kas lain-lain sebesar Rp 66.843.077, maka terjadi selisih (variance) sebesar Rp 6.777.938 ( favorable).
Anggaran pengeluaran kas perusahaan tahun 2007 sebesar Rp 43.044.461.646 namun realisasi yang terjadi melebihi atau lebih besar dari yang dianggarkan yaitu sebesar Rp 43.117.059.272, sehingga terjadi selisih (variance) sebesar Rp 72.597.626. Adapun penyebab penyimpangan tersebut dapat dianalisis oleh penulis ke masing-masing perkiraan, yaitu sebagai berikut :
1) Dari sisi pengeluaran kas pada pembelian barang dagang tahun 2007 perusahaan merencanakan sebesar Rp 37.477.081.695 dan realisasi yang terjadi hanya sebesar Rp 37.202.506.695, maka terjadi selisih (variance) sebesar Rp 274.575.000 (favorable)
2) Dari sisi pengeluaran kas untuk biaya pokok penjualan pada tahun 2007 perusahaan merencanakan sebesar Rp 3.249.999.996 namun realisasi yang terjadi melebihi dari yang telah direncanakan yaitu sebesar Rp 3.260.516.625, maka terjadi selisih (variance) sebesar Rp 10.516.629 (un favorable)
3) Pengeluaran kas pada biaya umum dan administrasi tahun 2007 perusahaan merencanakan sebesar Rp 1.846.987.964 namun realisasi yang terjadi melebihi dari yang telah direncanakan oleh perusahaan yaitu sebesar Rp 2.149.561.820, maka terjadi selisih (variance) sebesar Rp 302.573.856 (un favorable)
4) Pengeluaran kas untuk biaya pemasaran tahun 2007 perusahaan merencanakan sebesar Rp 228.391.996, namun realisasi sesungguhnya lebih besar dari yang telah direncanakan yaitu sebesar Rp 285.562.335 maka terjadi selisih (variance) sebesar Rp 57.170.339 (un favorable)
5) Pengeluaran kas untuk biaya inventaris kantor tahun 2007 perusahaan merencanakan sebesar Rp 242.000.000 namun realisasi yang terjadi hanya sebesar Rp 218.991.800 maka terjadi selisih (variance) sebesar Rp 23.088.200 ( favorable)
Pengawasan kas dilaksanakan oleh perusahaan dilakukan yaitu mulai dari pemisahan tanggungjawab secara khusus dalam pengelolaan kas, pemisahan penanganan dan pencatatan transaksi kas, penyimpanan semua kas yang diterima, penggunaan sistem voucher, dan rekonsiliasi bank serta pengawasan melalui realisasi anggaran kas, hal ini dilaksanakan agar tidak terjadi penyelewengan- penyelewengan yang dilakukan oleh pihak tertentu dalam pengelolaan kas.