BAB IV PEMBAHASAN
2. Sumber Penerimaan dan Pengeluaran Kas Perusahaan
Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan, PT Gresik Cipta Sejahtera (GCS) Cabang Medan mempunyai tujuan yaitu menjadikan sebuah perusahaan perdagangan pupuk, pestisida dan bahan-bahan kimia serta jasa yang handal sehingga dapat memberikan nilai tambah dan kepuasan bagi para stake holder. Berdasarkan tugas dan usahaanya tersebut maka PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan mempunyai sumber penerimaan kas utama yang berasal dari penjulan atas produk-produknya, karena semakin besar produk yang terjual maka akan semakin besar pula penerimaaan kas perusahaan.
PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan melakukan sistem penjualannya dengan sistem penjualan tunai maupun sistem penjualan kredit. Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran terhadap harga barang yang dibeli terlebih dahulu sebelum barang tersebut diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Terdapat tiga macam jenis produk yang diperdagangkan oleh PT Gresik Cipta Sejahtera (GCS) Cabang Medan, yaitu :
a Pupuk Subsidi, yaitu terdiri atas pupuk Urea, pupuk ZA, pupuk SP36 dan pupuk phonska
b. Pupuk Non Subsidi, yaitu terdiri atas pupuk KCL, pupuk TSP, pupuk NPK kabomas, pupuk Rock phospate, pupuk Dolomite, pupuk Amophos dan pupuk Zk Petroganik.
c. Asam Sulfat, amoniak dan Pestisida
Pupuk subsidi merupakan produk penjualan yang wajib dilakukan dengan sistem penjualan tunai kepada para pelanggannya, sedangkan untuk penjualan pupuk Non subsidi dan Asam sulfat, Amoniak serta Pestisida pada umumnya dilakukan dengan sistem penjualan kredit. Khusus untuk penjualan pupuk subsidi, konsumen yang akan membeli harus terlebih dahulu membuat kios binaan agar dapat melakukan pembeliaan.
Syarat menjadi kios binaan distributor pupuk subsidi adalah sebelumnya harus sudah terdaftar pada dinas pertanian, dan dinas Perindag serta mengajukan surat permohonan untuk menjadi kios binaan distributor. Kemudian setelah itu, konsumen juga harus mengisi surat pernyataan bahwa kios tersebut menjual pupuk bersubsidi dengan Harga Eceran Tertinggi (HET) lalu menandatangani Surat Perjanjian Jual Beli (SPJB).
Adapun prosedur penjualan tunai pada PT Gresik Cipta Sejahtera (GCS) Cabang Medan adalah sebagai berikut :
a Pelanggan memesan melalui telp atau datang langsung ke perusahaan untuk membeli barang dengan mengisi order pembelian
c. Order pembelian yang telah disetujui diserahkan ke gudang untuk memeriksa apakah barang yang dipesan masih tersedia di gudang
d. Bagian penjualan akan menerbitkan faktur penjualan tunai yang terdiri dari lima rangkap, rangkap pertama untuk rekanan, rangkap ke dua untuk bagian keuangan, rangkap ke tiga untuk pembukuan, rangkap ke empat untuk pemasaran dan rangkap ke lima digunakan sebagai arsip perusahaan. e. Bagian keuangan menerima pembayaran tunai/kas dari pembeli kemudian memberi tanda cap lunas pada faktur penjualan tunai. Bagian keuangan selanjutnya akan menyetorkan uang kas tersebut ke Bank.
f. Bagian pembelian akan menerbitkan delivery order yang terdiri dari tiga rangkap, bagian pertama untuk dibawa ke bagian gudang, lembar ke dua untuk konsumen dan lembar ke tiga sebagai pertinggal pada bagian penjualan.
g. Delivery order kemudian akan dibawa oleh bagian pengangkutan ke
gudang untuk meminta barang-barang yang akan dikirimkan ke konsumen. h. Bagian akuntansi akan mencatat transaksi penjualan
Selain dengan sistem penjualan tunai, perusahaan juga melakukan sistem penjualan kredit. Oleh karena itu perusahaan harus juga memperhatikan prosedur dari penjualan kredit yang juga merupakan sumber penerimaan kas, adalah sebagai berikut :
a Pelanggan menandatangani surat perjanjian jual beli yang berisi cara pembayaran, jatuh tempo piutang, jaminan serta ketentuan lain yang menyangkut pembelian kredit
b. Bagian penjualan akan menerbitkan faktur penjualan kredit, dan delivery order yang akan di bawa ke bagian gudang
c. Bagian gudang akan menyiapkan barang sesuai informasi yang tercantum dalam delivery order
d. Bagian pengiriman akan mengirimkan barang pada konsumen
e. Bagian akuntansi akan melakukan pencatatan piutang sesuai dengan tembusan faktur penjualan
f. Bagian keuangan/ pembukuan akan melakukan penagihan utang pada debitur jika sudah jatuh tempo berdsarkan bukti faktur penjualan kredit yang belum distempel lunas dan surat pengantar barang.
Adapun sumber penggunaan/pengeluaran kas perusahaan pada umumnya digunakan untuk pembelian barang dagang, biaya pokok penjualan, biaya umum dan administrasi, biaya pemasaran, dan biaya inventaris kantor. Untuk biaya inventaris kantor perusahaan seringkali tidak terealisasi walaupun sudah dianggarkan namun bisa juga tidak dianggarkan tapi terjadi pengeluaran untuk inventaris kantor, hal ini terjadi karena realisasi itu terjadi akibat adannya anggaran pada periode sebelumnya.
Pengeluaran kas PT Gresik Cipta sejahtera Cabang Medan dilakukan dengan dua cara yaitu pengeluaran dengan uang kas yakni untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil dan pengeluaran dengan cek yang dilakukan untuk pengeluaran yang jumlahnya besar. Pengeluaran dengan jumlah besar biasannya dilaksanakan dalam hal pengadaan barang melalui pembelian barang dagang kepada supplier yang telah ditentukan oleh perusahaan yang sifatnya tunai. Pembelian barang
dagang perusahaan ini melalui beberapa bagian dalam perusahaan yaitu bagian gudang, bagian pemasaran, kepala cabang, kasir, bagian pembukuan, dan bagian angkutan. Persediaan barang dagang Perusahaan terdiri atas pupuk subsidi dan pupuk non subsidi, asam sulfat, amoniak dan pestisida. Apabila persediaan tidak mencukupi maka perusahaan akan melakukan pembelian.
Prosedur pembelian yang dilaksanakan oleh PT Gresik cipta Sejahtera Cabang Medan adalah sebagai berikut :
a. Bagian gudang selalu memperhatikan jumlah barang yang tersedia di gudang. Pada saat persediaan mencapai jumlah batas minimum maka bagian gudang akan memberitahukan kepada bagian pemasaran untuk melakukan pembelian
b. Bagian pemasaran akan membuat surat permohonan hasil produksi kepada supplier yang telah ditentukan oleh perusahaan sebelumnya
c. Sebelum surat tersebut dikirimkan maka harus terlebih dahulu diberikan kepada kepala cabang untuk mendapatkan pengesahannya, setelah itu surat tersebut akan dikirimkan ke masing-masing bagian
d. Supplier akan menyediakan barang-barang yang diminta oleh PT.Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan dan membuat surat pengantar barang yang menyatakan bahwa barang tersebut akan dikirimkan dan ditujukan kepada PT Gresik Cipta Sejahtera Cabang Medan yang dibuat rangkap dua (lembar pertama untuk bagian pemasaran dan lembar ke dua untuk supplier)
e. Setelah barang sampai tujuan, bagian pemasaran akan menerima barang tersebut dan akan mememeriksa barang apakah telah sesuai dengan surat order pembelian dan kemudian memberikannya kepada bagian angkutan untuk diantar ke gudang dengan membuat surat jalan dan laporan penerimaan barang yang terdiri atas dua rangkap (untuk kasir dan bagian angkutan) serta surat jalan untuk bagian angkutan.
f. Bagian angkutan akan menerima barang dan mengantarkannya ke gudang sesuai dengan tujuan yang tertera pada surat jalan
g. Bagian gudang akan menerima barang dan mencocokan surat jalan dan laporan penerimaan barang tersebut dengan surat order pembelian. Setelah semuanya selesai maka bagian gudang akan menyimpan barang pesanan tersebut.
h. Bagian kasir akan membandingkan dan mencocokan surat order pembelian dengan laporan penerimaan barang. Setelah itu, membuat bukti kas keluar dengan meminta persetujuan dari bagian sie.SDM/keuangan dan melakukan pembayaran kepada supplier. Sedangkan bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya akan dikirimkan ke bagian pembukuan.
i. Supplier akan menerima pembayaran dari PT Gresik cipta Sejahtera Cabang Medan.