PELAKSANAAN DAN PENGAWASAN NOTARIS DI LAPANGAN
A. Pengawasan dan Pembinaan Internal
B. Pengawasan dan Pembinaan External
A. Pengawasan dan Pembinaan Internal
Sesuai dengan ketentuan pasal 70 huruf b, MPD akan melakukan pengawasan terhadap protokol Notaris secara berkala satu kali dalam satu tahun atau setiap waktu yang dianggap perlu.
MPD Jakarta Pusat telah melaksanakan hal tersebut diatas dan data-data yang ditemui dilapangan antara lain :
I. Protokol
i. Buku daftar akta
1. ada yang belum diisi, ada yang minitnya hilang sehingga nomor untuk akta yang bersangkutan tidak mungkin diisi lagi; 2. penutup akta tidak ditutup (Pasal 16 ayat 1j);
3. penutup akta salah, meresume jumlah akta (Pasal 16 ayat 1j); 4. repertorium belum di tandatangani oleh MPD (Pasal 58 ayat 4)
atau masih pakai buku akta lama yang ditanda tangani oleh Pengadilan Negeri atau yang belum di tanda tangan sama sekali.
ii. Buku legalisasi
Ditemukan :
1. nomor dimulai setiap awal tahun, seharusnya berlangsung terus-menerus selama usia jabatan;
2. buku legalisasi tidak ditanda tangani oleh MPD atau meneruskan buku lama yang di tanda tangan oleh Pengadilan Negeri atau buku akta sama sekali belum di tandatangan.
iii. Buku waarmerken/pendaftaran
Ditemukan :
1. nomor dimulai setiap awal tahun, seharusnya berlangsung terus-menerus selama usia jabatan;
2. buku waarmerken/pendaftaran tidak ditanda tangani oleh MPD atau meneruskan buku lama yang di tanda tangan oleh Pengadilan negeri.
iv. Minuta
1. Renvooi tidak disebutkan kata-kata, huruf yang dicoret dan yang digantikan;
2. tidak digaris;
3. dibundel per 3 atau 4 bulan jadi 1 bundel karena jumlah akta sedikit;
4. minit tidak dijahit, cuman pakai stepler.
v. Copi collatione
-- rata rata nihil.
vi. Klapper
1. Kalper akta rata-rata dibuat tetapi banyak yang ketinggalan; 2. klapper legalisasi umumnya tidak dibuat (Pasal 59 ayat 2).
-- rata rata nihil
viii. Laporan bulanan
--ada yang tidak pernah melaporkan sama sekali, apakah dikarenakan tidak tahu atau memang tidak keburu lapor (perbulan).
ix. Buku daftar Wasiat
--banyak yang salah isi, tidak isi sesuai dengan ketentuan kolom, akan tetapi hanya menyatakan telah melapor ke Pusat Daftar Wasiat.
x. Laporan Wasiat
--ada yang lalai/tidak melapor.
II. Keadaan/kondisi di lapangan (umum)
1. Pada umumnya bangunan kantor Notaris baik dan cukup representatif untuk menjadi suatu kantor Notaris.
2. Tempat penyimpanan akta-akta umumnya baik, karena ada lemari atau rak sebagai tempat penyimpanan atau filing cabinet.
3. Bagi Notaris yang aktanya per bulan antara 1 s/d 20 akta, umumya sudah terjilid rapi, kecuali beberapa bulan terakhir, akan tetapi masih disimpan dengan rapi di dalam map atau amplop besar per bulan.
Bagi Notaris yang per bulan aktanya banyak , bahkan lebih dari 100, umumnya beberapa tahun belum sempat dijilid , bahkan ada yang 3 – 4 tahun belum dijilid . Ada yang menyimpannya rapi meski belum dijilid, tetapi ada juga yang agak berantakan.
Saran : sebaiknya tidak menunda terlalu lama menjilid minuta akta, untuk mengghindar terjadinya minuta akta atau lampirannya tercecer.
4. Ada seorang Notaris, yang penjilidan minuta aktanya sangat buruk, karena dalam satu bundel akta terdapat :
- minuta akta;
- print out dalam bentuk salinan akta yang bersangkutan tanpa tanda tangan;
- surat permohonan untuk pembuatan akta;
- kwitansi tagihan honorarium pembuatan akta yang bersangkutan; - bahkan ada lembar pertama Bea Perolehan Hak Atas Tanah Dan
Bangunan yang sudah lunas dibayar dan divalidasi, yang seharusnya diserahkan kepada- dan menjadi hak pembeli.
Dan minuta akta berikut lampirannya tersebut tidak dijahit terlebih dahulu dan diberi cassete Notaris sesuai dengan ketentuan yang berlaku, tetapi dibundel dengan stapler. Dan pada waktu kami tanyakan, Notaris yang bersangkutan, yang de facto sudah menjabat selama 6 tahun di Jakarta, tidak memahami bahwa minuta akta yang dibundel tersebut, satu persatu harus disatukan dengan lampirannya dengan cara dijahit.
Saran : Karena dalam 1 bulan minuta akta kurang dari 10, maka disarankan untuk membuka kembali bundel akta, merapikannya dengan hanya membundel yang sepatutnya masuk dalam bundel, yaitu minuta aktanya, lampiran seperti Kartu Tanda Penduduk, surat Kuasa atau Surat Persetujuan, kalau ada, Anggaran Dasar Perseroan Terbatas apabila aktanya mengenai perubahan anggran dasar Perseroan Terbatas tersebut, menjahit dan menempelkan cassete notaris, baru dibundel. Lampiran yang tidak relevant, jangan dimasukkan dalam jahitan bersama minuta akta. Karena minuta akta berikut lampiran tersebut adalah protokol Notaris, yang merupakan arsip negara, yang harus dipelihara baik.
5. Notaris yang mempunyai client beberapa Bank, minuta aktanya banyak yang kurang tertib.
Ada minuta yang masih tertinggal di Bank, karena pada waktu penanda tanganan aktanya, Pejabat Banknya tidak ada ditempat, sehingga minuta aktanya ditinggal di Bank, bukan hanya untuk satu hari, tetapi
untuk beberapa hari bahkan lebih dari satu bulan. Hal ini menimbulkan resiko yang sangat tinggi bagi Notaris yang bersangkutan, karena :
- Akta yang tidak dibacakan (kecuali memenuhi ketentuan Pasal 16 ayat 7 Undang-Undang tentang Jabatan Notaris), maka aktanya hanya berkekuatan sebagai akta di bawah tangan dan bagaimana nasib akta jaminan kalau hanya berkekuatan sebagai akta di bawah tangan, maka akta tersebut dapat dibatalkan.
- Bagaimana kalau akta yang tertinggal di Bank tersebut hilang atau terselip entah dimana, dan kemudian terjadi wanprestasi dari salah satu pihak, sehingga menimbulkan sengketa, ternyata minuta aktanya tidak ada.
- Bahkan ada yang memperkenankan Bank meminta nomor akta lebih dahulu dan ternyata setelah lewat beberapa hari memberitahukan kepada Notaris yang bersangkutan bahwa akta tidak jadi atau batal untuk ditanda-tangani, sedangkan nomor akta pada kantor notaris tersebut berjalan terus, sehingga mengakibatkan nomor yang diminta itu tidak mempunyai akta.
Saran : Jangan sekali-kali meninggalkan minuta akta di tempat client. Sebelum penanda tanganan dilaksanakan, sebaiknya di cek lebih dahulu apakah semua client yang berkepentingan untuk menanda-tangani ada di tempat. Minta mereka membuat Surat Kuasa kepada pejabat lain, kalau pejabat Bank yang bersangkutan berhalangan untuk hadir dan menanda tangani. Jangan sekali-kali membiarkan mereka meminta nomor akta terlebih dahulu sebelum akta di tanda-tangani. Salah satu kewajiban kita adalah menjelaskan kepada mereka apa yang selayaknya mereka tidak lakukan terhadap kita. Kalau salah satu pihak wanprestasi dan terjadi perkara, mereka tidak akan memback up kita, kita juga yang menjadi sasaran penyidik atau pengadilan.
6. Ada beberapa Notaris tidak mencatat dalam repertorium, tanggal pengiriman daftar wasiat pada setiap akhir bulan.
Saran : mengingat hal tersebut sudah terjadi bertahun-tahun, maka tidak mungkin lagi untuk diselipkan keterangan pada penutup
tiap akhir bulan. Dianjurkan terhitung sejak tanggal pemeriksaan catatan tersebut harus dibuat.
7. Banyak menghapus catatan pengisian akta pada Daftar Akta dan Daftar lain dengan tipp-ex.
Saran : kalau ada kesalahan tulis, harus dicoret dan dibuat renvooi pembetulan disampingnya dan diparaf oleh Notaris. Bagi yang sudah di tipp-ex, harus diparaf pada bagian sebelahnya. 8. Banyak ditemukan Buku Daftar Akta atau Buku Daftar lain ditanda
tangani pada halaman pertama dan paraf pada halaman-halaman lain oleh Ketua MPD Notaris (dahulu Ketua/Wakil Ketua MPW) dengan tanggal lebih belakang dari tanggal pengisiannya, misalnya bukunya ditanda-tangani tanggal 28 Desember 2005, tanggal pengisiannya bertanggal mulai 6 Oktober 2005.
Saran : ketik rapih dalam surat dengan Kop surat Notaris yang bersangkutan, keterangan, yang menerangkan bahwa sesungguhnya Buku Daftar tersebut yang ditanda-tangani dan diparaf oleh Ketua MPD serta diterima tanggal 28 Desember 2005, telah keliru diisi dengan pencatatan akta pada Buku Daftar dimulai dengan tanggal 6 Oktober 2005, selanjutnya diberi tanggal dan tanda tangan dan stempel jabatan Notaris.
9. Tidak mempunyai Buku Daftar Akta dan Buku Daftar lain.
Akta-akta yang dibuat atau dilegalisasi dan didaftar hanya dicatat pada Buku Harian, dan ini sudah dilakukan sejak kepindahannya ke Jakarta pada tahun 2003 sampai sekarang (kurang lebih 6 tahun). Sebetulnya Notaris yang bersangkutan mempunyai Buku Daftar Akta, yang belum ditanda-tangani dan diparaf oleh Ketua MPD, tetapi mulai diisi tahun 2003 untuk kurang lebih satu tahun.
Kekeliruan terbesar adalah :
- Tidak mau memahami/mempelajari peraturan yang justru berlaku dalam rangka jabatan menjalankan tugas jabatannya, yaitu Peraturan Jabatan Noatris dan Undang-Undang Jabatan Notaris.
- Tidak mau bertanya pada organisasi atau MPD kalau tidak memahami.
- Acuh terhadap kegiatan organisasi, karena ketika ditanya tidak tahu apapun tentang kegiatan organisasi dan lebih fatal lagi tidak mau tahu.
Saran : untuk Buku Daftar Akta atau Buku Daftar lain harus menghubungi pengurus organisasi guna menanyakan di mana buku itu dapat dibeli, yaitu :
-Buku Daftar Akta;
-Buku Daftar Surat-surat Di Bawah Tangan yang Disahkan; -Buku Daftar Surat-Surat Di Bawah Tangan yang Dibukukan; -Buku Daftar Protes;
-Buku Daftar Wasiat;
Kelima Buku Daftar tersebut di bawa ke Sekretaris MPD Notaris Jakarta Pusat untuk ditanda-tangani pada halaman pertama dan diparaf pada halaman berikut oleh Ketua MPD, baru diisi. Pada halaman sebelum pengisian pertama, dibuat Keterangan dari Notaris yang bersangkutan bahwa buku Daftar tersebut baru diterima pada tanggal tersebut, tetapi harus diisi dengan tanggal mundur sejak pindah ke Jakarta, karena kelalaian Notaris tersebut untuk mempunyai Buku Daftar tersebut sesuai dengan ketentuan Undang-Undang yang berlaku.
10. Ada beberapa Notaris yang tidak mengirimkan Laporan Bulanan dari protokol yang dibuatnya.
Saran : harus segera mengirimkan Laporan Bulanan ke Sekretariat MPD Notaris Jakarta Pusat terhitung sejak berlakunya UUJN.
11. Ada Notaris yang mengirimkan Laporan hanya Catatan pada Buku Daftar Akta kepada Sekretaris MPD Notaris Jakarta Pusat, dengan Surat Pengantar seolah-olah yang dikirim semua Catatan mengenai semua protokolnya dan pada Surat Pengantar tersebut diberi catatan telah diterima oleh Sekretaris MPD Notaris Jakarta Pusat.
Teguran sudah diberikan kepada Notaris yang bersangkutan, tetapi juga agar menjadi perhatian bagi Sekretariat untuk memeriksa terlebih dahulu apakah dokumen yang diterima sudah sesuai dengan
tanda terima. Kalau tidak sesuai yaang diterima sebagian, tetapi kembalikan untuk diperbaiki dahulu.
Dan apabila terjadi kekeliruan dari Notaris dalam memberikan Laporan atau ada kecurangan, jangan memberi kesempatan untuk mengambil kembali berkas yang sudah diberikan, akan tetapi minta kepada mereka untuk mebuat “Pembetulan”.