BAB IX PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
9.2 Pengawasan
9.2.1. Pengguna Barang/Jasa wajib :
9.2.1.1. Melakukan pencatatan dan pelaporan keuangan, kontrak dan hasil kerja pada setiap kegiatan, baik kemajuan maupun hambatan dalam pelaksanaan tugasnya;
9.2.1.2. Menyimpan dan memelihara seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa termasuk berita acara proses Pelelangan/seleksi; dan
9.2.1.3. Memberikan tanggapan/informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa yang berada di dalam batas kewenangannya kepada pihak yang mengajukan pengaduan atau yang memerlukan penjelasan.
9.2.2. Semua laporan dalam bentuk hardcopy dan/atau soft copy harus disampaikan kepada SPI setiap triwulan, sedangkan kepada Audit Internal setiap bulan.
9.2.3. Laporan pelaksanaan Kontrak sampai dengan Rp.1.000.000.000 (satu milyar rupiah) wajib dilaporkan kepada SPI dalam bentuk daftar (list).
9.2.4. Laporan pelaksanaan Kontrak dengan nilai diatas Rp.1.000.000.000 (satu milyar rupiah) wajib dilaporkan kepada Direksi Terkait dengan tembusan kepada Kepala Satuan Pengawasan Intern (KSPI) / Kepala Audit Internal (KAI).
9.2.5. Format laporan Pelaksanaan Kontrak adalah sebagai berikut : 9.2.5.1 Pencatatan dan Pelaporan Keuangan :
a. PRK (Program Rencana Kegiatan) termasuk Anggaran Operasi maupun Anggaran Investasi;
b. Progres Pembayaran; c. Akuntansi.
9.2.5.2 Pelaporan Pengadaan dan Pelaksanaan Kontrak : a. Kronologi Pengadaan;
b. Agenda Kontrak, antara lain : 1) Uraian Pekerjaan; 2) Jenis Pengadaan;
3) Nomor Kontrak dan Pelaksana;
5) Nilai Anggaran dan Nilai Kontrak; 6) Amandemen;
7) Tanggal Selesai Pekerjaan; 8) Nilai Denda;
9) Keterangan;
10) Rencana dan realisasi pekerjaan.
9.2.6 Pengawasan yang dilakukan oleh Satuan Pengawasan Intern (SPI) / Audit Internal (AI) adalah: 9.2.6.1 Melaksanakan pengawasan terhadap kegiatan/proyek sesuai program atau penugasan
lain dari Direktur Utama;
9.2.6.2 Menampung dan menindaklanjuti pengaduan yang berkaitan dengan masalah atau penyimpangan dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa;
Lampiran 1
Lampiran 1.a.
Contoh PAKTA INTEGRITAS untuk Panitia/Pejabat Pengadaan
PAKTA INTEGRITAS
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, dalam rangka pengadaan yang dilaksanakan untuk periode tahun ………. (Mohon diisi sesuai periodenya) dengan ini menyatakan bahwa saya :
1. Akan mentaati peraturan tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan PT PLN (Persero), dan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan pengadaan;
2. Dalam proses pengadaan ini (mulai dari pembuatan HPS sampai dengan usulan penetapan pemenang), berjanji akan melaksanakan tugas secara bersih, transparan dan profesional dalam arti akan mengerahkan segala kemampuan dan sumber daya secara optimal untuk memberikan hasil kerja terbaik;
3. Apabila saya melanggar hal-hal yang telah saya nyatakan dalam PAKTA INTEGRITAS ini, saya bersedia dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
………. , …………. 200…
Panitia/Pejabat Pengadaan :
a. ………… (nama jelas), ………… (tanda tangan) b. ………… (nama jelas), ………… (tanda tangan) c. ………… (nama jelas), ………… (tanda tangan) d. ………… (nama jelas), ………… (tanda tangan) e. ………… (nama jelas), ………… (tanda tangan)
Lampiran 1.b.
Contoh PAKTA INTEGRITAS untuk Penyedia Barang/Jasa
PAKTA INTEGRITAS
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, dalam rangka pengadaan ...(nama perkerjaan/kegiatan) pada proyek/satuan kerja..., dengan ini menyatakan bahwa saya :
1. Akan mentaati peraturan tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan PT PLN (Persero), dan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan pengadaan;
2. Tidak akan melakukan persekongkolan/pengaturan/kerjasama diantara para Calon Penyedia Barang/Jasa lain dan/atau Pengguna Barang/Jasa dan/atau Panitia Pengadaan yang dapat mengakibatkan terjadinya persaingan usaha tidak sehat ;
3. Apabila saya melanggar hal-hal yang telah saya nyatakan dalam PAKTA INTEGRITAS ini, saya bersedia dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
………. , …………. 200…
Lampiran 2
Contoh Dokumen Penilaian Kualifikasi Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa
Konstruksi/Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi
Lampiran 2
Contoh Formulir Penilaian Kualifikasi Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa Konstruksi/Jasa
Lainnya/Jasa Konsultansi
SURAT PERNYATAAN MINAT
UNTUK MENGIKUTI PENGADAAN …….
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : . . . Jabatan : . . .
Bertindak untuk : PT/CV/Firma/Koperasi/ Perorangan/Persekutuan Usaha . . . dan atas nama
Alamat : . . . Telepon/Fax : . . . Email : . . .
Menyatakan dengan sebenarnya bahwa setelah mengetahui pengadaan yang akan dilaksanakan oleh Kantor Pusat/Unit ……… ……… , Tahun Anggaran ….., maka dengan ini saya menyatakan berminat untuk mengikuti proses Pengadaan paket pekerjaan/kegiatan ……….…. (nama pekerjaan/kegiatan) sampai selesai.
Demikian pernyataan ini kami buat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab.
……….. , ………. ……..200…
PT/CV/Firma/Koperasi/ Perorangan/Persekutuan Usaha ………..
(Nama Jelas) Jabatan Materai Rp. 6.000,- Tanggal dan Cap Perusahaan
Lampiran 3
Lampiran 3
Contoh Formulir Isian Penilaian Kualifikasi
Pengadaan ……….…….
Kantor Pusat /Unit ………
Tahun Anggaran ………
Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : . . .
Jabatan : . . .
Bertindak untuk
dan atas nama : PT/CV/FIRMA/KOPERASI/Perorangan . . .
Alamat : . . .
Telepon/Fax : . . .
Email : . . .
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa : 1. Saya secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak berdasarkan Surat ………
(sesuai Akta Pendirian/perubahannya/surat kuasa, disebutkan secara jelas Nomor Akta Pendirian/perubahan/surat kuasa dan tanggalnya); 2. Saya/perusahaan saya tidak sedang dinyatakan pailit atau kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan atau tidak sedang menjalani sanksi pidana atau sedang dalam pengawasan pengadilan; 3. Saya tidak pernah dihukum berdasarkan putusan pengadilan atas tindakan yang berkaitan dengan kondite profesional saya; 4. Data-data saya/perusahaan saya adalah terlampir ( lampiran 4). Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya dan penuh rasa tanggung jawab. Apabila di kemudian hari, data/dokumen yang disampaikan tidak benar dan ada pemalsuan, maka saya bersedia dikenakan sanksi administrasi yaitu dimasukkan dalam Daftar Hitam (black list) PLN dan tidak diperkenankan ikut serta dalam Pengadaan Barang/Jasa di PLN dalam jangka waktu 2 (dua) tahun serta sanksi perdata dan pidana sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. ……… , ………. 200… PT/CV/Firma/Koperasi ………….. Materai Rp. 6.000,- Tanggal dan Cap Perusahaan
Jabatan
A.
Data Administrasi Umum 1. Nama (PT/CV/Firma/ Koperasi/Perorangan) : 2. Status (PT/CV/Firma/ Koperasi/Perorangan) : 3. Alamat PT/CV/Firma/ Koperasi/Perorangan) No. Telepon No. Fax E-Mail : : :4. Alamat Kantor Pusat No. Telepon No. Fax E-Mail : : : :
(diisi, dalam hal yang menawar cabang perusahaan/kantor perwakilan, bukan kantor pusatnya)
B.
Ijin UsahaNo. SIUP/IUJK/SIUI * : ………. Tanggal ……….
Masa berlaku ijin usaha : ………
Instansi pemberi ijin usaha : ……….. * Pilih yang sesuai
C.
Landasan Hukum Pendirian Perusahaan1. Akta Pendirian PT/CV/Firma/ Koperasi
a. Nomor Akta :
b. Tanggal :
c. Nama Notaris :
2. Akta Perubahan Terakhir
a. Nomor Akta :
b. Tanggal :
c. Nama Notaris :
3. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) : Masukkan nomor dan tanggal pendaftaran
D.
Pengurus1. Komisaris (untuk PT)
NO. Nama No. KTP Jabatan dalam
Perusahaan
2. Direksi/Penanggung Jawab/Pengurus Perusahaan/Penerima Kuasa
No. Nama No. KTP Jabatan dalam
Perusahaan
E.
Data Keuangan1. Susunan Kepemilikan Saham (untuk PT)/Susunan Sekutu (untuk CV/Firma)
No. Nama No. KTP Alamat Persentasi
2. Pajak
1. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
:
2. Bukti Pelunasan Pajak Tahun terakhir Nomor/Tanggal 3. Laporan bulanan PPh/PPN tiga
bulan terakhir Nomor/ Tanggal :
3.
Ne
ra
ca
P
erus
aha
an
Te
ra
khir Per
Ta
ngga
l ….
B
ula
n …. Ta
hun …..
(hany
a
untuk jasa k
onst
ruksi
)
F.
Data Personalia1. Tenaga ahli/teknis yang diperlukan (prinsipnya hanya untuk jasa konstruksi)
NO N a m a Tgl/bln/thn lahir Pendidikan Jabatan dalam “Proyek” Pengalaman Kerja (tahun) Profesi/keahlian Sertifikat/Ijazah 1 2 3 4 5 6 7 8 Direktur Utama / Penanggung jawab / Pengurus Nama Jelas
G.
Data Pe
ralat
an
/Perle
n
gkapan
(prinsi
pny
a hany
a untuk jasa
konst
ruksi)
H.
Data Pe
n
galam
an
Pe
ru
sah
aan
S
esu
ai denga
n
B
idan
g/S
u
b b
idan
gn
ya
I.
Data Pe
ke
rjaan
Yang
S
edan
g Dil
aksan
akan
( ha
n
ya u
n
tu
k
jasa
kon
str
u
k
si
)
Surat dukungan keuangan dari Bank:
Nomor :
Tanggal :
Nama Bank :
Lampiran 4
(LETTER OF UNDERTAKING) Nomor :
Kami, yang menyatakan dan bertandatangan di bawah ini, Panitia Pengadaan ……….melalui ………(metoda pengadaan) yang dibentuk berdasarkan ……….tentang ……….., dengan ini menyatakan dengan sebenarnya, bahwa sehubungan dengan pengajuan usulan penetapan calon penyedia jasa atau calon pemenang untuk ………:
1. Kami telah melaksanakan dan memeriksa bahwa proses pengadaan tersebut dilaksanakan sesuai dengan kewenangan yang diberikan berdasarkan ………( Keputusan Direksi tentang Pengadaan Barang/Jasa) serta memperhatikan ketentuan yang berlaku, berdasarkan prinsip-prinsip itikad baik, dengan kecermatan yang tinggi, dan dalam keadaan bebas, mandiri atau tidak dibawah tekanan, maupun pengaruh dari pihak lain (independency).
2. Kami telah melaksanakan proses pengadaan sebagaimana tersebut di atas dengan penuh kehati-hatian (duty of
care and of loyalty) demi untuk kepentingan yang terbaik bagi perusahaan, dengan mengindahkan berbagai
sumber informasi, keterangan dan telah melakukan perbandingan yang cukup, sebagaimana layaknya seorang profesional dalam posisi yang sama melakukan hal serupa, atau sebagaimana kami mempertimbangkan keputusan bagi kepentingan diri kami sendiri (prudent person role).
3. Dalam melaksanakan proses pengadaan sebagaimana tersebut di atas kami tidak memiliki kepentingan pribadi atau tujuan untuk melakukan sesuatu untuk manfaat diri sendiri, maupun menguntungkan pihak-pihak yang terkait dengan diri kami, atau pihak yang terafiliasi dengan kami, dan dengan demikian tidak memiliki posisi yang mengandung potensi benturan kepentingan (conflict of interest), termasuk dengan seluruh pihak yang terlibat dengan tindakan di atas.
4. Kami telah melaksanakan proses pengadaan tersebut dengan pemahaman yang cukup tentang berbagai peraturan dan kewajiban normatif lainnya yang terkait, dan mematuhi seluruh ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk mempertimbangkan best practice, yang dipandang perlu, penting dan kritikal dalam proses tersebut (duly abiding the laws).
Pernyataan ini kami sampaikan dengan sebenar-benarnya, tanpa menyembunyikan fakta dan hal material apapun, dan dengan demikian kami bertanggung jawab sepenuhnya atas kebenaran dari hal-hal yang kami nyatakan disini, demikian pula akan bersedia bertanggung jawab baik secara perdata maupun pidana, apabila laporan dan pernyataan ini tidak sesuai dengan kenyataan sebenarnya.
Demikian pernyataan ini kami buat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
………., 200
Panitia Pengadaan
a. ………… (nama jelas), ………… (tanda tangan) b. ………… (nama jelas), ………… (tanda tangan) c. ………… (nama jelas), ………… (tanda tangan) d. ………… (nama jelas), ………… (tanda tangan) e. ………… (nama jelas), ………… (tanda tangan)