2.6 Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)
2.6.1 Pelayanan Farmasi Rumah Sakit
2.6.1.1 Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Perbekalan Farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, alat kesehatan, reagensia, radiofarmasi dan gas medis. Pengelolaan perbekalan farmasi disebut juga pelayanan pelayanan farmasi minimal yang mengelola perbekalan farmasi. Pengelolaan Perbekalan Farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari pemilihan, perencanaan, pendistribusian,
pengendalian, penghapusan, administrasi, dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan (Kepmenkes No.1197/MENKES/SK/X/2004)
Adapun tujuan Pengelolaan Perbekalan Farmasi antara lain : - Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien - Menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan
- Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi
- Mewujudkan Sistem Informasi Manajemen berdaya guna dan tepat guna - Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan
A. Pemilihan
Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat.
B. Perencanaan
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumtif (pemakaian), epidemiologi (penyebaran).
Pedoman perencanaan berdasarkan Kepmenkes No.1197/SK/X/2004:
1. Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) atau formularium, standar
terapi rumah sakit dan ketentuan setempat yang berlaku. 2. data catatan medik
4. penetapan prioritas 5. siklus penyakit 6. sisa stok
7. data pemakaian periode lalu
8. perencanaan pengembangan
C. Pengadaan
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui:
- Pembelian, yang dilakukan melalui tender ataupun pembelian langsung. - Produksi/pembuatan sediaan farmasi.
- Sumbangan/hibah.
Pengadaan bertujuan untuk mendapatkan jenis dan jumlah sesuai dengan kebutuhan dan anggaran serta menghindari kekosongan obat. Produksi/pembuatan sediaan farmasi yang dimaksud bertujuan untuk menambah stok, sebagai contoh produksi aquadest, NaCl 0,9% non steril, dan kloralhidrat.
D. Produksi
Berdasarkan Kepmenkes No.1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi dan Rumah Sakit, produksi merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk, dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Produksi Instalasi Farmasi perlu diadakan karena obat-obat yang dikehendaki dalam bentuk tertentu atau obat-obat dengan formulasi dan konsentrasi yang khusus.
Kriteria obat yang diproduksi :
- Sediaan farmasi dengan harga murah
- Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil - Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran - Sediaan farmasi untuk penelitian
- Sediaan nutrisi parenteral
- Rekonstruksi sediaan obat kanker
Syarat – syarat ruang produksi adalah lingkungan kerja ruang produksi harus rapi, tertib, efisien untuk meminimalkan terjadinya kontaminasi sediaan dan dipisahkan antara ruang produksi sediaan non steril dan sediaan steril. Produksi yang ini tidak bertujuan untuk menambah stok.
E. Penerimaan
Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.
Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi : - Pabrik harus mempunyai Sertifikat Analisa - Barang harus bersumber dari distributor utama
- Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MDSD)
- Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai certificate
of origin
- Expire date minimal 2 tahun F. Penyimpanan
Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan menurut bentuk sediaan dan jenisnya, suhu dan kestabilannya,
mudah tidaknya meledak/terbakar, dan tahan/tidaknya terhadap cahaya, disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
Penyimpanan perbekalan farmasi merupakan kegiatan pengaturan sediaan farmasi di dalam ruang penyimpanan dengan tujuan untuk:
1. menjamin mutu tetap baik, yaitu kondisi penyimpanan disesuaikan
dengan sifat obat, misalnya dalam hal suhu dan kelembaban.
2. memudahkan dalam pencarian, misalnya disusun berdasarkan abjad.
3. memudahkan pengawasan persediaan/stok dan barang kadaluarsa, yaitu
disusun berdasarkan First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO)
4. menjamin pelayanan yang cepat dan tepat.
Syarat – syarat ruang penyimpanan menurut Kepmenkes No.1197/Menkes/ SK/X/2004 adalah ruang penyimpanan harus memperhatikan kondisi, sanitasi temperatur sinar/cahaya, kelembaban, fentilasi, pemisahan untuk menjamin mutu produk dan keamanan petugas yang terdiri dari :
a. Kondisi umum untuk ruang penyimpanan : - Obat jadi
- Obat produksi - Bahan baku obat
- Alat kesehatan dan lain – lain
b. Kondisi khusus untuk ruang penyimpanan : - Obat termolabil
- Obat mudah terbakar - Obat/bahan obat berbahaya - Barang karantina
Syarat gudang menurut Guidelines for Good Hospital Pharmacy Practices & Management adalah:
1. Ruang penyimpanan tidak terkena cahaya langsung, terang, kering, dan
tidak panas.
2. Lemari pendingin dengan suhu 2-8oC untuk perbekalan farmasi yang
harus disimpan dingin.
3. Lemari khusus untuk menyimpan obat narkotik dan obat keras tertentu
yang terkunci.
4. Lemari/rak yang cukup jumlahnya sehingga dapat menjamin
terlaksananya sistem penyimpanan yang baik.
5. Lemari/rak tempat penyimpanan bahan-bahan berbahaya dan bahan-bahan
yang mudah terbakar yang terpisah dari perbekalan farmasi lainnya.
6. Ruang/tempat peralatan yang memungkinkan pelaksanaan pekerjaan
administrasi perbekalan kefarmasian. G. Pendistribusian
Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis.
Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan pertimbangan :
- Metode sentralisasi dan desentralisasi
- Sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi Pendistribusian perbekalan farmasi di luar jam kerja diselenggarakan oleh apotek rumah sakit yang dibuka 24 jam dan ruang rawat yang menyediakan perbekalan farmasi emergensi (Kepmenkes No.1197/SK/X/2004).
Distribusi obat rumah sakit dilakukan untuk melayani: 1. Pasien Rawat Jalan
Merupakan Kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat jalan di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan sistem resep perorangan oleh apotek rumah sakit.
2. Pasien Rawat Inap
Merupakan kegiatan pendistribusian perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien rawat inap di rumah sakit, yang diselenggarakan secara sentralisasi dan atau desentralisasi dengan sistem persediaan lengkap di ruangan, sistem resep perorangan, sistem unit dosis dan sistem kombinasi oleh depo farmasi.
Ada 4 sistem pelayanan distribusi untuk pasien rawat inap, yaitu: a. Sistem distribusi obat resep individu
Resep individual adalah order / resep yang ditulis dokter untuk tiap penderita.
Keuntungan sistem ini adalah:
1. Semua resep / order dikaji langsung oleh apoteker, dan juga dapat
memberi keterangan atau konfirmasi kepada perawat berkaitan dengan obat penderita
2. Memberi kesempatan interaksi profesional antara apoteker dengan
dokter, perawat dan penderita
3. Memungkinkan pengendalian yang lebih dekat atas perbekalan
4. Mempermudah penagihan biaya obat penderita
Keterbatasan sistem ini adalah:
1. Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai pada penderita 2. Jumlah kebutuhan personil di IFRS meningkat
3. Memerlukan jumlah perawat dan waktu yang lebih banyak untuk
penyiapan obat di ruang pada waktu konsumsi obat
4. Terjadinya kesalahan obat karena kurang pemeriksaan pada waktu
persiapan
b. Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruangan
Merupakan tatanan kegiatan penghantaran sediaan obat sesuai dengan yang ditulis dokter pada order obat, yang disiapkan dari persediaan di ruangan oleh perawat dan dengan mengambil dosis / unit obat dari wadah persediaan yang langsung diberikan kepada penderita di ruangan itu.
Keuntungan sistem ini adalah:
1. Obat yang dibutuhkan cepat tersedia bagi penderita
2. Meniadakan pengembalian obat yang tidak terpakai ke IFRS 3. Pengurangan penyalinan kembali order obat
4. Pengurangan jumlah personil IFRS yang diperlukan Kelemahan sistem ini adalah:
1. Kesalahan obat sangat meningkat karena order obat tidak dikaji oleh apoteker. Disamping itu, penyiapan dan konsumsi obat dilakukan oleh perawat sendiri, tidak ada pemeriksaan ganda
2. Persediaan obat di unit perawat meningkat, dengan fasilitas ruangan yang sangat terbatas. Pengendalian persediaan dan mutu, kurang diperhatikan oleh perawat. Akibatnya, penyimpanan yang tidak teratur, mutu obat cepat merosot, dan tanggal kadaluwarsa kurang diperhatikan sehingga sering terjadi persediaan obat yang tidak terpakai karena telah kadaluwarsa
3. Pencurian obat meningkat
4. Meningkatnya bahaya karena kerusakan obat
5. Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas
penyimpanan obat yang sesuai di setiap daerah perawatan penderita
6. Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani obat
7. Meningkatnya kerugian karena kerusakan obat c. Sistem distribusi obat dosis unit
Obat dosis unit adalah obat yang diorder oleh dokter untuk penderita terdiri atas satu atau beberapa jenis obat yang masing – masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu.
Keuntungan sistem ini adalah:
1. Penderita menerima pelayanan IFRS 24 jam sehari dan penderita
membayar harga obat yang dikonsumsinya saja.
2. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawat telah disiapkan oleh IFRS. Jadi, perawat mempunyai waktu lebih banyak untuk perawatan langsung penderita.
3. Adanya sistem pemeriksaan ganda dengan menginterpretasi resep /
order dokter dan membuat profil pengobatan penderita (P-3) oleh apoteker, dan perawat memeriksa obat yang disiapkan IFRS sebelum dikonsumsikan. Jadi, sistem ini mengurangi kesalahan obat
4. Peniadaan duplikasi order obat yang berlebihan dan pengurangan
pekerjaan menulis di ruang perawat dan IFRS
5. Pengurangan kerugian biaya obat yang tidak terbayar oleh penderita 6. Penyiapan sediaan intravena dan rekonstruksi obat oleh IFRS
7. Meningkatkan penggunaan personel professional dan non professional yang lebih efisien
8. Mengurangi kehilangan pendapatan
9. Menghemat ruangan di unit perawat dengan menyediakan persediaan
ruah obat – obatan
10. Meniadakan pencurian dan pemborosan obat
d. Sistem distribusi obat kombinasi resep individual dan persediaan di ruangan. Sistem kombinasi biasanya diadakan untuk mengurangi beban kerja IFRS. Obat yang disediakan di ruangan adalah obat yang diperlukan oleh banyak
penderita, setiap hari diperlukan, dan biasanya adalah obat yang harganya relatif murah, mencakup obat resep atau obat bebas.
Keuntungan sistem kombinasi:
1. Semua resep / order individual dikaji langsung oleh apoteker
2. Adanya kesempatan interaksi profesional antara apoteker dengan
dokter, perawat dan penderita
3. Obat yang perlukan dapat segera tersedia bagi penderita (obat
persediaan di ruangan)
4. Beban IFRS dapat berkurang
Keterbatasan sistem kombinasi:
1. Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai kepada penderita
(obat resep individual)
2. Kesalahan obat dapat terjadi (obat dari persediaan di ruangan)