RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH BANDUNG
5. Puaskan pasie
3.3 Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Pengelolaan perbekalan farmasi merupakan siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai dengan evaluasi yang saling terkait antar satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan, serta
monitoring dan evaluasi. Dalam pelaksanaan pengelolaan perbekalan farmasi terdapat standar operasional yang digunakan, standar tersebut dijadikan sebagai pedoman teknis dalam malaksanakan kegiatan di instalasi farmasi RSMB.
3.3.1 Perencanaan dan Pengadaan Perbekalan Farmasi
Kegiatan perencanaan perbekalan farmasi di IFRS adalah menentukan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan palayanan kesehatan rumah sakit. Dalam pelaksanaan perencanaan dan pengadaan, perlu dilakukan pemilihan yang matang sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara baik. Pemilihan obat di IFRS RSMB merujuk pada formularium rumah sakit yang ditetapkan oleh panitia farmasi dan terapi. Sedangkan untuk pendekatan perencanaan kebutuhan dilakukan dengan menggunakan metode morbiditas atau angka kesakitan dan pola konsumsi.
Adapun prosedur pemilihan dan pengadaan perbekalan farmasi di IFRS RSMB adalah sebagai berikut:
- Setiap hari bagian perencanaan dan pengadaan membuat rencana pesan perbekalan farmasi dengan melihat jumlah perbekalan farmasi yang banyak keluar dan jumlah persediaan di gudang IFRS
- Daftar rencana pesanan perbekalan farmasi tersebut kemudian diusulkan kapada kepala IFRS untuk dikoreksi dan disetujui
- Apabila rencana pesanan telah disetujui, maka perbekalan farmasi dapat dipesan ke PBF via telefon atau melalui petugas PBF yang datang. Tetapi bila rencana pesanan tidak disetujui, maka bagian perencanaan dan pengadaan akan memperbaiki rencana pesanan tersebut
- Penerimaan dan Penyimpanan Perbekalan Farmasi
3.3.2 Penerimaan Perbekalan Farmasi dari Pedagang Besar Farmasi Penerimaan perbekalan kesehatan dari Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah suatu kegiatan yang dipesankan oleh petugas pengadaan ke PBF berdasarkan perencanaan pesanan obat yang telah disetujui oleh Kepala Instalasi Farmasi.. Penerimaan perbekalan farmasi dari pedagang besar farmasi (PBF) dilakukan di gudang farmasi pada saat jam kerja (08.00 – 14.30).
Prosedur penerimaan perbekalan farmasi dari pedagang besar farmasi (PBF) adalah sebagai berikut:
- Petugas langsung menerima perbekalan farmasi yang dikirim
- Perbekalan farmasi yang diterima diperiksa kesesuaiannya dengan faktur dan dengan daftar pesanan dari bagian perencanaan dan pengadaan
- Jika perbekalan farmasi yang diterima telah sesuai dengan pesanan maka petugas gudang menandatangani faktur (3 rangkap)
- Faktur yang telah ditandatangani kemudian diserahkan ke bagian administrasi. Bagian perencanaan dan pengadaan, disimpan sebagai arsip pergudangan dan faktur asli diserahkan kembali ke PBF
- Jika perbekalan farmasi yang diterima tidak sesuai dengan pesanan maka perbekalan farmasi dikembalikan ke PBF lalu dibuat retur pengembalian Proses penerimaan perbekalan farmasi di IFRS RSMB dilakukan oleh petugas yang terlatih dan mengetahui sifat penting dari perbekalan farmasi yang dikirim. Penerimaan dapat dilakukan pada jam kerja atau diluar jam kerja di bagian gudang farmasi. Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa kembali dan disesuaikan dengan order pembelian rumah sakit. Alur prosedur perencanaan dan pengadaan dapat dilihat pada Lampiran 4 Gambar III.7
3.3.3 Penyimpanan Perbekalan Farmasi
Perbekalan farmasi yang diterima dari PBF dan telah diperiksa ulang oleh petugas IFRS dapat langsung disimpan di bagian gudang IFRS. Penyimpanan perbekalan farmasi di IFRS RSMB dilakukan berdasarkan jenis barang, bentuk sediaan dan disusun secara alfabetis. Obat-obatan yang tidak stabil pada suhu kamar dapat disimpan pada lemari pendingin, obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari besi dengan pintu ganda yang terkunci. Sedangakan alat kesehatan disimpan sesuai dengan ukurannya. Pengeluaran perbekalan farmasi IFRS dilakukan dengan menggunakan prinsip First in First Out (FIFO) dan first Expired First Out (FEFO).
3.3.4 Produksi dan Pengemasan Kembali Perbekalan Farmasi
Pengemasan kembali dilakukan apabila perbekalan farmasi dibeli dalam jumlah besar dan harus dikemas secara sederhana untuk kepentingan pasien. Pengemasan kembali tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur yang tertulis didalam farmakope indonesia. Setelah itu sediaan diberi etiket dan disimpan dalam lemari penyimpanan.
3.3.5 Pengelolaan Perbekalan Kesehatan yang Rusak/Kadaluarsa
Pengelolaan perbekalan kesehatan yang rusak/kadaluarsa adalah perbekalan kesehatan yang sudah memasuki batas aman untuk digunakan. Perbekalan kesehatan yang mendekati kadaluarsa diinformasikan kepada staf medik melalui PFT atau ditukarkan kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF)/distributor. Perbekalan kesehatan yang sudah memasuki waktu daluarsa/rusak diusulkan untuk dilakukan pemusnahan
3.3.6 Distribusi Obat
Sistem distribusi obat yang diterapkan di RSMB adalah sistem distribusi obat kombinasi, yaitu sistem distribusi obat resep individual sentralisasi dan persediaan sebagian di ruangan dan dosis unit. Persediaan sebagian di ruangan berarti persediaan perbekalan yang ada di ruangan (depo farmasi) terbatas untuk alat-alat kesehatan dan obat-obat darurat (live saving drugs). Jenis dan obat yang tersedia di ruang ditetapkan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dengan masukan dari IFRS dan pelayanan kefarmasian.
1. Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Paien Rawat Jalan
Distribusi adalah kegiatan menyalurkan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap maupun rawat jalan. Sistem distribusi obat bagi pasien rawat jalan di RSMB menggunakan sistem distribusi resep individu. Resep yang ditulis oleh dokter untuk pasien kemudian dibawa ke instalasi farmasi oleh pasien yang selanjutnya perbekalan farmasi akan disiapkan dan didistribusikan melalui IFRS. Alur sistem distribusi pasien rawat inap dapat dilihat pada Lampiran 5 Gambar III.9
2. Pendistribusian Perbekalan Farmasi untuk Pasien Rawat Inap
Sistem distribusi obat untuk pasien rawat inap di RSMB menggunakan sistem distribusi kombinasi, artinya perbekalan farmasi dapat diperolah secara langsung oleh pasien melalui resep individu di IFRS, atau dapat diperoleh dari ruang perawatan. Perbekalan farmasi yang tersedia di ruang perawatan berada dalam jumlah yang terbatas dan jenis yang disediakan adalah yang sering digunakan oleh pasien. Sistem distribusi persediaan lengkap di ruangan diterapkan pada ruangan di RSMB, seperti instalasi gawat darurat, ruang ICU, ruang operasi, ruang kebidanan, ruang perawatan umum, ruang dewi sartika dan ruang perawatan multazam. Alur sistem distribusi pasien rawat inap dapat dilihat pada Lampiran 5 Gambar III.8
3. Pelayanan Perbekalan Farmasi untuk Ruangan Perawatan dan Unit Penunjang Diagnostik
Pelayanan perbekalan kesehatan untuk ruang perawatan dan unit penunjang diagnostik adalah pelayanan instalasi farmasi dalam mendistribusikan obat atau alat kesehatan habis pakai dan alat atau bahan yang diperlukan oleh ruang perawatan dan unit penunjang diagnostik untuk kebutuhan pasien. Pendistribusian perbekalan farmasi ke pasien dilakukan oleh petugas ruangan atau unit dalam kendali instalasi farmasi. Penyediaan di ruangan dilakukan setiap hari. Adapun perbekalan kesehatan yang dikirim adalah perbekalan farmasi yang sebelumnya telah digunakan untuk tindakan medis. Sehingga jumlah perbekalan farmasi yang ada sama seperti jumlah sebelumnya. Untuk biaya penggunaan perbekalan farmasi akan diperhitungkan bersamaan dengan biaya lain ketika pasien akan pulang.
4. Pelayanan Resep untuk Sistem Unit Dosis
Sistem distribusi dosis unit juga dilakukan di RSMB pada ruang pelayanan Dewi Sartika (VIP). Pemberian perbekalan dosis unit ini menjadi tanggungjawab para petugas yang ikut melakukan perawatan pasien, seperti staf medis, petugas IFRS dan perawat. Pelaksanaannya adalah
mengemas perbekalan farmasi dalam dosis tunggal yang kemudian siap di Dispensing kepada pasien untuk dikonsumsi. Kebanyakan perbekalan farmasi dibuat dosis tunggal tidak lebih dari 24 jam persediaan dosis, dan langsung diantar ke ruang perawatan pasien sesuai dengan waktu minum obat. Form data pasien vip unit dosis dan etiket unit dosis dapat dilihat pada Lampiran 9 Gambar III.16 dan III.17
3.3.6 Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dan Pelaporan adalah pencatatan dan pelaporan terhadap nilai dari seluruh perbekalan kesehatan yang disalurkan melalui unit distribusi baik yang dibayar tunai, kredit maupun untuk keperluan ruang perawatan, unit penunjang diagnostik dan lain-lain. Seluruh penjualan/penggunaan perbekalan kesehatan harus dilakukan pencatatan dan pelaporan.
