BAB II LANDASAN TEOR
2.4. Pengendalian Input
Pengendalian input didesain untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan dalam tahap penginputan pada pemrosesan data (Bodnar dan Hopwood 2004:125). Pengendalian input juga dilakukan untuk
meyakinkan bahwa semua transaksi valid, akurat, dan lengkap (Hall dan Singleton 2007:3), serta untuk menjamin bahwa data yang ada sesegera mungkin diproses (Lindrawati 2001:33).
Pengendalian input yang ada pada umumnya adalah:
a. Source document controls, bertujuan:
1. Untuk menghindari kecenderungan kesalahan pencatatan data. 2. Mempercepat dalam pencatatan data.
3. Dapat dijadikan sebagai kontrol bagi pemrosesan aliran data. Bentuk pengendaliannya yaitu:
Menggunakan prenumbered source documents. Dokumen sumber seharusnya tercetak dan berurutan dengan nomor yang unik pada masing-masing dokumen. Nomor dalam dokumen sumber ini berguna demi keakuratan penggunaan dokumen dan pelaksanaan audit trail.
Menggunakan source documents yang urut. Dokumen sumber disampaikan kepada user dan digunakan dengan urut. Akses ke dokumen sumber dibatasi hanya bagi yang berotorisasi saja.
Secara periodik memeriksa source documents tersebut. Pemeriksaan terhadap dokumen yang nomornya berurutan penting untuk menghindari kehilangan dokumen sumber.
b. Data coding controls, bertujuan:
1. Untuk mencegah terjadinya error dalam pemrosesan data. 2. Untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam memasukkan data.
Terdapat dua kesalahan yang dapat merusak data:
Transcription error.
Dibagi dalam tiga kategori:
- Kesalahan penambahan terjadi ketika angka atau karakter tambahan ditambahkan ke dalam kode. Contohnya, nomor barang 8376 dicatat sebagai 83766.
- Kesalahan pemotongan terjadi ketika sebuah angka atau karakter dipindahkan dari akhir kode. Contohnya, dalam kesalahan jenis ini, barang persediaan di atas akan dicatat sebagai 837.
- Kesalahan substitusi adalah penggantian satu angka dalam sebuah kode dengan angka lainnya. Contohnya, nomor kode 8376 dicatat sebagai 8377.
Transposition error
Dibagi dalam dua kategori:
- Single transposition error, terjadi ketika dua angka yang
berurutan terbalik. Contohnya, kode 8376 dicatat sebagai 3876.
- Multiple transposition error, terjadi ketika angka-angka yang tidak berurutan terbalik. Contohnya, kode 8376 dicatat sebagai 8673.
Terdapat dua metode pengendalian:
Angka pemeriksa, merupakan salah satu metode untuk mendeteksi kesalahan pengodean data. Angka pemeriksa adalah angka pengendali (atau beberapa angka pengendali) yang ditambahkan pada kode terkait pada saat kode tersebut diberikan sehingga memungkinkan integritas kode terbentuk selama pemrosesan selanjutnya.
Kapan angka pemeriksa harus digunakan? Karena angka pemeriksa dapat menimbulkan inefisiensi maka penggunaannya harus dibatasi untuk data yang sangat penting, seperti field kunci primer dan sekunder.
c. Batch controls, bertujuan untuk merekonsiliasi output yang dihasilkan
oleh sistem dengan input yang dimasukkan ke dalam sistem terkait namun tidak efektif untuk mengelola volume data transaksi yang besar dalam sistem.
Terdapat dua pengendalian yaitu:
Batch controls, memberikan kepastian semua record dalam batch
adanya jejak audit transaksi mulai dari tahap input, pemrosesan hingga output sistem.
Hash total, mengacu pada teknik pengendalian sederhana yang
menggunakan data nonkeuangan untuk menelusuri berbagai record dalam sebuah batch.
d. Validation controls, bertujuan untuk mengidentifikasi error dalam
input data transaksi sebelum data diproses.
Ada tiga level input validation controls yang akan dibahas oleh peneliti yaitu field interrogation, record interrogation dan file interrogation.
(1) Field interrogation, meliputi prosedur yang terprogram untuk
memeriksa karakteristik data dalam field. Tujuannya untuk memeriksa karakteristik data yang sesuai untuk field yang tersedia.
Jenis-jenis field interrogation:
Missing data checks, digunakan untuk memeriksa isi field
bila terdapat data yang kosong.
Numeric-alphabetic data checks, merupakan pemeriksaan
untuk menentukan tipe data yang tepat dalam sebuah field.
Zero-value checks, digunakan untuk memverifikasi bahwa
field tertentu diisi dengan nol. Sehingga adanya kontrol diperlukan untuk mengganti isi field yang tidak bernilai nol.
Limit checks, menentukan jika nilai yang terdapat dalam field melebihi batas yang diotorisasi.
Range checks, menentukan batas atas dan bawah nilai data
yang dapat diterima.
Validity checks, membandingkan nilai aktual dalam field
dengan nilai yang telah ditentukan. Kontrol ini digunakan untuk memverifikasi kode-kode transaksi, kode pegawai, dan sebagainya.
(2) Record interrogation, memvalidasi seluruh record dengan
memeriksa hubungan nilai-nilai yang terdapat dalam field tersebut. Tujuannya untuk memastikan bahwa nilai yang terdapat dalam field telah sesuai dengan ketentuan yang ada. Jenis-jenis pengujiannya:
Qualified checks, merupakan pengujian terhadap suatu nilai
yang telah melewati pemeriksaan batas dan pemeriksaaan kisaran, masuk akal ketika diperiksa bersama dengan berbagai field data lainnya dalam record.
Sign checks, merupakan pengujian untuk memastikan
bahwa tanda (plus dan minus) dalam field tepat atas jenis record yang akan diproses.
Sequence checks, digunakan untuk menentukan jika ada
(3) File interrogation, mengendalikan file master yang berisi berbagai record permanen perusahaan yang akan sulit diganti jika dihancurkan atau rusak. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa file benar sedang diproses oleh sistem terkait.
Terdapat dua pengendalian:
Internal label controls, memverifikasi bahwa file yang
diproses adalah file yang benar-benar dikoneksi oleh program terkait.
Expired date controls, memeriksa serta mencegah suatu file
dihapus sebelum masa kadaluarsanya.
e. Input error recovery, tujuannya:
1. Untuk mendeteksi adanya error atas data-data sebelum diproses oleh sistem, sehingga dapat diperbaiki dengan segera.
2. Untuk mengetahui entitas yang melakukan kesalahan. Terdapat tiga teknik umum untuk menangani kesalahan:
Memperbaiki segera, jika sistem menggunakan pendekatan validasi data langsung.
Membuat file kesalahan, jika yang digunakan adalah penundaan validasi maka tiap kesalahan harus ditandai untuk mencegah file diproses.
Menolak keseluruhan batch, jika bentuk kesalahan yang berkaitan dengan batch tidak dapat dengan jelas dihubungkan dengan record tertentu.