BAB II LANDASAN TEOR
2.5. Pengendalian Output
Pengendalian output didesain untuk memeriksa bahwa input dan proses menghasilkan output yang valid dan bahwa output telah didistribusikan dengan tepat (Bodnar dan Hopwood 2004:127). Pengendalian output juga untuk memastikan bahwa output sistem tidak hilang, salah arah, atau rusak dan bahwa tidak terjadi pelanggaran privasi (Hall dan Singleton 2007:23).
Pengendalian output yang dilakukan yaitu membentuk, mendokumentasikan, dan mengikuti prosedur yang didesain untuk memastikan bahwa semua output sistem sesuai dengan tujuan, kebijakan, dan standar integritas perusahaan. Sehingga dapat memastikan perusahaan melakukan hal-hal sebagai berikut (Romney dan Steinbart 2004:306): a. Meninjau kelogisan dan kesesuaian format semua output.
b. Merekonsiliasi total pengendalian input dan output yang berkaitan setiap hari.
c. Mendistribusikan output komputer ke departemen pemakai yang sesuai.
d. Melindungi output yang sensitif dan rahasia yang dikirim ke pemakai melalui akses, modifikasi, dan kesalahan pengiriman yang tidak diotorisasi.
e. Menyimpan output yang sensitif dan rahasia di area yang aman.
f. Mewajibkan pemakai untuk meninjau secara hati-hati kelengkapan dan ketepatan semua output komputer yang mereka terima.
g. Menyobek atau menghancurkan data yang sangat rahasia, seperti daftar pelanggan, data penelitian, dan catatan penggajian yang tidak lagi dibutuhkan.
Pengendalian output yang dibahas oleh peneliti adalah Controlling batch output systems. Batch systems biasanya menghasilkan output dalam bentuk hard copy. Teknik-teknik untuk mengontrol tiap fase dalam proses output adalah sebagai berikut:
Output spooling, yaitu program yang dijalankan oleh printer agar lalu
lintas mem-print berjalan lancar.
Print programs, menghasilkan output berupa hard copy dari file
output. Dalam mencetak output, biasanya membutuhkan campur tangan operator. Kontrol print programs didesain berhubungan dengan dua jenis masalah yang mungkin timbul yaitu: (1) produksi pencetakan output yang tidak terotorisasi dan (2) karyawan membuka data yang sensitif.
Waste, berarti memusnahkan dokumen yang salah agar tidak dibaca oleh user yang tidak bertanggung jawab.
Data control, untuk memastikan keakuratan output sebelum
didistribusikan pada user.
Report distribution, metode pendistribusian report pada user. Dapat
dilakukan dengan cara report ditempatkan pada kotak surat yang aman dimana hanya user yang memiliki kuncinya, user hadir sendiri saat penyampaian report dan menandatangani report tersebut, dan menempatkan penjaga keamanan atau kurir khusus untuk menyampaikan report kepada user.
End user controls, merupakan pengendalian yang dilakukan oleh user
atas report atau laporan yang diterimanya. Hal ini dilakukan antara lain dengan mengecek jumlah halaman report yang diterima user, memastikan bahwa report diterima dalam keadaan baik (amplop tertutup), dan lain sebagainya (Hall dan Singleton 2007:24-28).
2.6. Sistem Penjualan
Sistem Penjualan merupakan teknologi dari sistem jenis lama yang mencirikan era kepemilikan data, dimana file didesain secara eksklusif untuk pemakaian seorang pengguna (Hall and Singletone 2007:103). Prosedur-prosedur yang dijalankan dalam sistem penjualan ini antara lain: a. Prosedur penerimaan dan pencatatan pesanan penjualan.
c. Prosedur penggudangan. d. Prosedur pengiriman.
2.6.1. Aktivitas Dalam Sistem Penjualan
Sales atau penjualan merupakan salah satu aplikasi SIA yang diproses dalam batch mode, karena (1) setiap transaksi penjualan tidak selalu terjadi setiap waktu dan (2) besarnya volume penjualan yang ditransaksikan tidak selalu sama.
Terdapat beberapa aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem penjualan, yaitu (Hall dan Singleton 2007:108-114):
1. Entry Ketikan/Data.
Proses ini dimulai bersama dengan tibanya berbagai batch pemberitahuan pengiriman dari bagian pengiriman. Dokumen- dokumen ini adalah salinan dari berbagai pesanan penjualan yang berisi informasi yang akurat mengenai jumlah unit yang dikirim dan informasi mengenai kurirnya. Biasanya, proses ini berlangsung terus-menerus sepanjang staf administrasi menerima dan mengonversi banyak batch pemberitahuan pengiriman menjadi media magnetis.
2. Run Edit.
Proses ini dilakukan secara berkala selama sistem penjualan batch dijalankan dan tergantung dari volume transaksi serta batasan sumber daya komputernya (proses ini dapat dilakukan
hanya sekali atau beberapa kali setiap harinya). Program ini menvalidasi berbagai transaksi dengan menguji setiap record untuk mencari keberadaan kesalahan pengetikan atau logika.
3. Run Pengurutan.
Dalam tahap ini, file pesanan penjualan berada dalam kondisi yang tidak berguna urutannya. Untuk memproses file transaksi berurutan, maka file tersebut harus diletakkan dalam urutan yang sama dengan file master yang diperbaharuinya.
4. Pembaruan Piutang Usaha dan Run Penagihan.
Dalam tahap ini program pembaruan piutang usaha akan melakukan pencatatan ke piutang usaha dengan cara berurutan mencocokkan kunci Nomor Akun di tiap record pesanan penjualan, dengan record terkait dalam file master SUB- Piutang Usaha. Setiap record transaksi penjualan yang diproses akan ditambahkan ke file jurnal penjualan dan pada akhir run, record ini akan diringkas dan akan dimasukkan ke file voucher jurnal untuk mencerminkan penjualan total dan kenaikan total piutang usaha. Sedangkan untuk pekerjaan penagihan dilakukan secara merata sepanjang bulan. Program pembaruan terkait akan mencari field tanggal penagihan dalam file master SUB-Piutang Usaha, untuk mencari pelanggan yang harus ditagih pada hari tertentu dalam suatu bulan dan membuat dokumen untuk rekening-rekening yang telah dipilih.
5. Run Pengurutan dan Pembaruan Persediaan.
Proses ini akan mengurutkan file pesanan penjualan berdasarkan kunci sekunder lainnya, yaitu Nomor Persediaan. Program pembaruan persediaan akan mengurangi field Jumlah Barang di Gudang dalam record persediaan yang terkena pengaruh dari field Jumlah Barang Terjual dalam tiap record pesanan penjualan. File master Persediaan, baru akan dibuat dalam proses ini.
6. Run Pembaruan Buku Besar.
Dalam pendekatan file berurutan, file master buku besar tidak diperbarui pada setiap kali akhir batch transaksi. Jika hal tersebut dilakukan akan menyebabkan adanya pembuatan ulang seluruh buku besar, tiap kali ada batch transaksi yang diproses. Perusahaan yang menggunakan file berurutan biasanya akan menggunakan prosedur akhir jam kerja yang terpisah untuk memperbarui berbagai akun dalam buku besar. Pada akhir jam kerja, sistem buku besar mengakses file voucher jurnal.
2.6.2. Definisi Penjualan, dan Pesanan Penjualan
Penjualan merupakan proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjual dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan (Kottler 2006:457).
Pesanan penjualan (sales order) merupakan dokumen sumber yang menangkap informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan yang melakukan pembelian; nomor rekening pelanggan; nama, jumlah dan deskripsi produk; kuantitas dan harga per unit dari barang yang dijual; dan informasi keuangan lainnya (Hall dan Singleton 2007:332).
2.6.3. Dokumen-dokumen Terkait Dalam Sistem Penjualan
Beberapa dokumen terkait dalam sistem penjualan antara lain (Hall dan Singleton 2007:137):
File Pelanggan, berisi informasi alamat dan kredit pelanggan.
File Faktur Penjualan, berisi informasi data transaksi penjualan
untuk periode terkait (berkaitan dengan file barang)
File Barang, berisi record untuk tiap produk yang dijual.
File Persediaan, berisi jumlah barang, harga, pemasok, dan
data lokasi gudang, untuk tiap barang persediaan.
File Daftar Pengiriman, berisi record semua pesanan penjualan
yang dikirimkan ke para pelanggan. Kunci primer dari file tersebut adalah nomor Bill of Lading (BOL).
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Rancangan Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang memberikan gambaran kepada pembaca tentang keadaan yang sebenarnya dari obyek penelitian secara mendetail mengenai suatu masalah dan bagaimana pemecahan masalah tersebut. Penelitian ini meliputi pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan atau masalah sehubungan dengan subyek penelitian.
Rancangan penelitian yang dilakukan adalah observasi dan studi kasus, dimana observasi adalah melakukan pengamatan secara langsung atas pengendalian aplikasi pada sistem informasi terkomputerisasi yang terdapat di CV. Citra Sarana Solusi di Surabaya. Sedangkan studi kasus adalah melakukan penelitian atas permasalahan yang ada sehingga nantinya tujuan dari penelitian ini dapat tercapai.