BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
D. Pengawasan Piutang
3. Pengendalian Intern Atas Piutang
Agar penerapan pengawasan lebih baik, maka dibuat dalam suatu sistem yang disebut pengawasan intern atau pengendalian intern. Berikut ini dikemukakan beberapa definisi mengenai pengendalian intern.
The Committee on Auditing Procedures mendefinisikan pengendalian intern (Internal Control) sebagai berikut :
Pengendalian intern mencakup rencana organisasi dan semua metode serta tindakan yang digunakan dalam perusahaan untuk mengamankan harta, mengecek kecermatan dan keandalan dari data akuntansinya, memajukan efisiensi operasi, dan memastikan pentaatan pada kebijaksanaan yang telah ditetapkan manajemen. Definisi tersebut mungkin lebih luas daripada pengertian yang kadang – kadang diberikan untuk istilah ini. Definisi ini mengakui bahwa suatu “sistem” pengendalian intern bukan saja terbatas pada hal – hal yang langsung berhubungan dengan fungsi – fungsi dari departemen akuntansi dan keuangan (Wilson dan Campbell, 1996 : 122).
Kemudian SAS (Statement on Auditing Standard) No. 48 mendefinisikan pengawasan intern sebagai berikut :
a. Pengawasan Administrasi b. Pengawasan Akuntansi Ad. a Pengawasan Administrasi
Pengawasan administrasi tidak hanya terbatas pada struktur organisasi, prosedur dan catatan yang berhubungan dengan proses pengambilan keputusan untuk melaksanakan transaksi yang diotorisasi manajemen. Otorisasi ini merupakan fungsi manajemen yang langsung menyangkut tanggung jawabnya untuk mencapai tujuan perusahaan dan hal ini
merupakan awal dalam melaksanakan pengawasan akuntansi (accounting control) atas transaksi perusahaan.
Ad. b Pengawasan Akuntansi
Pengawasan akuntansi meliputi struktur organisasi serta prosedur dan catatan yang berhubungan dengan usaha untuk menjaga keamanan aktiva dan dipercayainya catatan keuangan perusahaan, oleh karenanya sistem pengawasan ini disusun sehingga memberi keyakinan bahwa :
1) Transaksi dilaksanakan sesuai dengan perintah dan otorisasi manajemen
2) Transaksi dicatat untuk memenuhi :
a) Penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang lazim
b) Pengendalian pertanggung jawaban atas aktiva.
3) Pemakaian aktiva hanya dibenarkan dengan persetujuan atau otorisasi manajemen
4) Catatan mengenai aktiva tadi dapat dibandingkan dengan aktiva itu secara fisik dalam waktu – waktu tertentu. Dan apabila terdapat perbedaan dapat diambil tindakan koreksi dengan segera.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001 : 319.2) pengendalian intern terdiri dari lima komponen yang saling berkaitan yakni :
a. Lingkungan pengendalian b. Penaksiran resiko
c. Aktivitas pengendalian d. Informasi dan komunikasi e. Pemantauan
Ad.a Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personil organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua komponen atau unsur pengendalian intern, yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entilitas antara lain :
1) Nilai integritas dan etika
2) Komitmen terhadap kompetensi 3) Dewan komisaris dan komite audit 4) Filosofi dan gaya operasi manajemen 5) Struktur organisasi
6) Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab 7) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia
Ad.b Penaksiran resiko
Penaksiran resiko untuk tujuan laporan keuangan adalah identifikasi, analisis dan pengelolaan resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di Indonesia.
Ad.c Informasi dan Komunikasi
Sistem akuntansi diciptakan untuk mengidentifikasi, menggolongkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksi suatu entitas serta menyelenggarakan pertanggungjawaban kekayaan dan utang entitas tersebut. Menurut Mulyadi (2002 : 189) sistem akuntansi yang efektif
dapat memberikan keyakinan memadai bahwa transaksi yang dicatat atau terjadi adalah :
1) Sah
2) Telah diotorisasi 3) Telah dicatat
4) Telah dinilai secara wajar 5) Telah digolongkan secara wajar
6) Telah dicatat dalam periode yang seharusnya
7) Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar
Komunikasi mencakup penyampaian informasi terhadap semua personil yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi. Komunikasi ini mencakup sistem pelaporan penyimpangan kepada pihak yang lebih tinggi dalam entitas. Pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akun dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam pengendalian intern.
Ad.d Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan entitas.
Ad.e Pemantauan
Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personil yang semestinya
melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian intern tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.
Pengendalian intern terhadap piutang sangat penting karena tanpa pengawasan yang baik perusahaan akan menanggung resiko akibat piutang yang tidak tertagih maupun penyelewengan-penyelewengan yang mungkin terjadi yang dapat merugikan perusahaan. Dengan adanya pengendalian intern ini diharapkan dapat mencegah atau mengurangi kerugian yang timbul karena piutang.
Oleh karena itu, pengendalian intern piutang seharusnya diawali dari penerima penjualan, persetujuan oleh bagian kredit, pengiriman barang, penerbitan faktur dengan penagihan piutang. Satu hal yang pokok dalam pengendalian intern piutang ialah dengan memisahkan bagian yang bertanggung jawab atas pengiriman barang, penagihan kepada pelanggan serta penerimaan pembayaran dari pelanggan. Karyawan yang bertanggung jawab menangani penjualan harus dipisahkan dari karyawan yang menangani akuntansi untuk piutang dan persetujuan kredit. Karyawan yang menangani akuntansi untuk piutang tidak boleh terlibat dalam penagihan piutang. Menyangkut fungsi-fungsi akuntansi, fungsi-fungsi yang berkaitan seharusnya dipisahkan. Karyawan yang menyimpan buku pembantu piutang hendaknya tidak memiliki akses ke penerimaan kas. Karyawan yang menangani penerimaan kas seharusnya tidak mempunyai otoritas untuk menerbitkan memo kredit atau mengotorisasi penghapusan piutang. Maka dengan adanya pemisahan fungsi-fungsi ini
diharapkan dapat mencegah kemungkinan terjadinya kesalahan atau penyalahgunaan dana.
Pengendalian intern piutang tidak terlepas kaitannya dengan pengawasan terhadap penjualan kredit dan penagihan piutang. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan atau penyelewengan terhadap piutang, maka perlu dirancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit dan penagihan piutang.
Menurut Mulyadi (2001 : 221) unsur pokok pengendalian intern dalam sistem penjualan kredit terdiri dari :
Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit.
2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.
3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas.
4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fumgsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tertentu.
Sistem Otorosasi dan Prosedur Pencatatan
5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.
6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman).
7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman.
8. Penetapan harga jual, syarat pengangkutan barang dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.
10.Pencatatan ke dalam kartu pitang dan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit).
11.Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. Praktik yang Sehat
12.Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
13.Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
14.Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
15.Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar.
Selanjutnya unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang terdiri dari :
Organisasi
1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindahbukuan (giro bilyet).
4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. 5. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi
(Bagian Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
Praktik yang sehat
6. Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance).
8. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan bagian kas maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-save dan cash-in-transit insurance). (Mulyadi, 2001 : 490).
E. Kerangka Konseptual
Untuk menyelesaikan masalah yang tertuang dalam skripsi ini, penulis akan menguraikan alur berfikir penulis dalam permasalahan sebagai berikut :
Gbr. 2.1 Kerangka Konseptual
COLLECTOR KASIR DAN BANK
SATUAN PENGAWASAN INTERN ( SPI ) PT. SUCOFINDO (PERSERO) CABANG MEDAN PENJUALAN JASA SECARA TUNAI PENJUALAN JASA SECARA KREDIT PIUTANG PENCATATAN DAN PENAGIHAN PENGAWASAN INTERN PIUTANG
BAB III
METODE PENELITIAN