BAB IV : ANALISIS HASIL PENELITIAN
III. Penyajian Piutang di Neraca
PT. Sucofindo (Persero) Cabang Medan menyajikan piutangnya di neraca dalam bagian aktiva lancar. Piutang disajikan dengan mencantumkan jumlah piutang bersih yang berasal dari piutang usaha dikurangi penyisihan piutang usaha. Selain itu piutang usaha yang belum diinvoicekan juga ditampilkan diikuti dengan piutang lainnya.
IV. Pencatatan Dan Penilaian Piutang a. Pencatatan Piutang
Pencatatan piutang pada PT. SUCOFINDO (Persero) Cabang Medan berhubungan dengan pengakuan pendapatan. Piutang perusahaan berasal dari jasa dalam rangka kegiatan usaha normal perusahaan yang meliputi bidang inspeksi, supervisi, pengkajian, dan pengujian yang independen serta pembangunan di bidang jasa superintending, mutu dan teknologi. Penjualan jasa yang dilakukan secara kredit dimana pendapatan dari jasa tersebut diakui pada saat jasa tersebut dilakukan atau diakui oleh pemakai jasa dan dibuatkan nota penagihannya. Oleh karena itu piutang dicatat berdasarkan faktur. Penctatan dilakukan oleh bagian akuntansi secara periodik, dalam arti data yang bersal dari faktur dicatat ke system oracle computer, kemudian pada awal bulan berikutnya diadakan rekapitulasi penjualan. Setelah itu dilakukan penjurnalan di komputer ke dalam jurnal penjualan dan kemudian komputer secara otomatis melakukan posting ke dalam buku besar piutang dan buku pembantu piutang setiap pelanggan. Perusahaan mencatat piutang dengan ayat jurnal sebagai berikut :
Piutang Usaha xxx
Pendapatan Jasa xxx
PPN xxx
PUBD xxx (Piutang Usaha Belum Diinvoicekan) Pendapatan Jasa xxx
Dalam hal penilaian piutang, perusahaan melaporkan piutang sebesar nilai yang diharapkan dapat ditagih atau sebesar piutang usaha bruto dikurangi dengan penyisihan piutang usaha. Piutang usaha diakui berdasarkan invoice yang diterbitkan oleh perusahaan. Perusahaan membuat penyisihan berupa cadangan yang diadakan (dibentuk) untuk mengantisipasi kerugian atas piutang usaha yang diperkirakan tidak tertagih. Pembentukan atau perhitungan cadangan penyisihan piutang usaha dilakukan pada akhir tahun buku dengan metode pendekatan melalui neraca yaitu penentuan besar yang penyisihan piutang dilakukan dengan melihat (mendasarkan) pada saldo piutang di neraca dengan cara sebagai berikut : Terhadap saldo piutang usaha yang pada akhir tahun buku, umurnya telah melebihi waktu satu tahun (sejak tahun penerbitan invoice) dibentuk penyisihan piutang usaha dengan perhitungan sebagai berikut :
a. Piutang berumur diatas 1 tahun sampai dengan 2 tahun disisihkan sebesar 30%
b. Piutang berumur diatas 2 tahun sampai dengan 3 tahun disisihkan sebesar 60%
c. Piutang berumur diatas 3 tahun disisihkan sebesar 100%
Penyisihan piutang usaha sebesar 100% juga dilakukan terhadap saldo piutang usaha yang belum berumur 3 tahun namun telah dianggap ragu-ragu atau telah diyakini tidak dapat ditagih lagi yaitu :
a. Piutang usaha yang telah dinyatakan ragu-ragu melalui surat keputusan direksi atas usulan pimpinan area Support Business Unit (SBU) yaitu
piutang usaha yang dapat dipastikan tidak dapat ditagih lagi karena debitur pailit, meninggal dunia, tidak diketahui alamatmya lagi dan sebagainya. b. Piutang usaha yang penagihannya telah diserahkan kepada Badan Urusan
Piutang dan Luar Negeri (BUPLN).
Penghapusan bukuan piutang usaha pada perusahaan dilakukan berdasarkan Surat Keputusan Direksi setelah usulan penghapus bukuan piutang disetujui oleh Komisaris atau Pemegang Saham (RUPS) terhadap piutang usaha yang telah dihapus bukukan perusahaan tetap melakukan pencatatan secara “extra comptable”. Dan penerimaan kembali tagihan atas piutang usaha yang telah dihapuskan, dicatat sebagai pendapatan lain-lain diluar perusahaan.
V. Pengawasan Piutang
1. Kebijakan dalam penjualan kredit
Perusahaan menetapkan kebijakan-kebijakan dalam penjualan kredit dengan tujuan untuk mengurangi kerugian yang timbul karena piutang sebagai hasil dari penjualan kredit. Adapun kebijakan dalam penjualan kredit perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Perusahaan besar, dengan posisi keuangan kuat serta kinerja masa lalu tanpa resiko yaitu batas waktu pembayaran ≤ 30 hari
b. Perusahaan besar, dengan posisi keuangan kuat tetapi tanpa kinerja masa lalu yaitu batas waktu pembayaran ≤ 14 hari
c. Perusahaan besar, dengan posisi keuangan kuat serta kinerja masa lalu beresiko yaitu batas waktu pembayaran ≤ 7 hari
d. Perusahaan kecil atau lemah, dengan kinerja masa lalu tanpa resiko yaitu batas waktu pembayaran ≤ 14 hari
e. Perusahaan kecil atau lemah, dengan kinerja masa lalu beresiko yaitu uang muka minimal 50%
i. Perorangan tanpa informasi sebelumnya yaitu lunas 100%
Dalam pemberian kredit, perusahaan juga melakukan pertimbangan dan penilaian terhadap calon pelanggan. Dengan kata lain, sebelum kredit disetujui terlebih dahulu dilakukan suatu pertimbangan dan penilaian terhadap calon pelanggan yang disebut “Kajian Bisnis”. Dalam kajian bisnis ini, berdasarkan proposal yang diajukan oleh calon pelanggan, perusahaan melakukan analisa mengenai keadaan modal pelanggan. Analisa atau penilaian ini dilakukan untuk mengetahui kemampuan pelanggan dalam menjalankan usahanya dengan mengetahui modal pelanggan, keuntungan pelanggan, kemudian perusahaan melakukan evaluasi terhadap kajian bisnis tersebut apakah layak untuk diterima atau ditolak.
Apabila permohonan pelanggan disetujui, maka dilakukan perjanjian atau kontrak dan sesuai dengan ketentuan maka pelanggan harus menyerahkan jaminan kepada perusahaan berupa bank garansi. Dalam melaksanakan kebijakan dalam penjualan kredit, selain melakukan penilaian terhadap calon pelanggan seperti yang dijelaskan diatas, perusahaan juga melihat catatan masa lalu pelanggan, apakah selama ini pelanggan bersangkutan bermasalah dalam melunasi hutangnya.
2. Prosedur penjualan kredit dan penagihan piutang a. Prosedur Penjualan Kredit
Prosedur penjualan kredit yang akan dibahas secara singkat disini adalah penjualan jasa yang akan menghasilkan piutang usaha yang terdiri dari piutang jasa pemeriksaan agri, laboratorium, industrial dan consumer, rekayasa dan transportasi, sektor mineral, sektor migas, sektor financial, sektor kehutanan, kelautan dan lingkungan, serta jasa-jasa umum.
Keseluruhan jasa-jasa yang diberikan kepada perusahaan-perusahaan dalam hal pemeriksaan harus melihat dan mempertimbangkan sejauh mana layak atau tidak untuk diberikan kredit yaitu kredit dalam hal pemeriksaan jasa-jasa tersebut. Adapun syarat-syarat pemberian kredit :
1. Down payment minimal 50% dari total transaksi.
2. Bukti rekening koran 3 bulan terakhir bahwa pelanggan memiliki dana yang cukup untuk pelunasan piutang dalam jangka waktu 58 hari.
3. Surat keterangan sanggup bayar di tanggal jatuh tempo pelunasan piutang dalam jangka waktu 58 hari, untuk itu pelanggan diminta menerbitkan surat sanggup (promes) yang dijamin oleh bank atau asuransi (suretybond).
Dalam sisi perusahaan yang akan menggunakan atau yang bekerjasama dengan PT. Sucofindo (Persero) Cabang Medan harus mengajukan permohonan jasa kredit pemeriksaan. Otorisasi kredit ini merupakan tanggung jawab bagian keuangan.
Apabila permohonan jasa pemeriksaan pelanggan disetujui, selanjutnya dilakukan perjanjian kerjasama kontrak. Berdasarkan kontrak ini maka bagian keuangan akan menerbitkan faktur setiap bulannya. Kemudian petugas keuangan menyerahkan copy faktur ke bagian akuntansi. Ini merupakan dasar bagian akuntansi/piutang untuk mencatat piutang ke Sistem computer yaitu system oracle.
b. Prosedur Penagihan Piutang
Adapun prosedur penagihan piutang terdiri dari : 1. Bidang Operasi
Bidang operasi membuatkan Media Invoice lengkap berisikan data dan perhitungan yaitu :
a. Nama Klien b. Alamat Klien c. No. NPWP d. No. Order
e. No. Sertifikat/ Report f. Jenis Pekerjaan
g. Tanggal Pelaksanaan Pekerjaan h. Perhitungan Tarif/Fee/PPN Media invoice ini harus dilampiri :
2) Order Confirmation/ Surat Konfirmasi Piutang (SKP) atau korespondensi lainnya yang secara hukum dianggap sudah merupakan ikatan yang syah dalam transaksi jual-beli.
3) Dokumen lainnya (jika ada) untuk mendukung penagihan. 2. Bidang Keuangan
A. Fungsi Penerbitan Invoice
Bidang keuangan melakukan verifikasi terhadap Media Invoice yang dikirim oleh Bidang Operasi kemudian diproses untuk menerbitkan :
1) Invoice 2) Kwitansi 3) Faktur Pajak 4) Surat Pengantar
Masing-masing Dokumen Penagihan tersebut didistribusikan untuk file dan untuk proses perencanaan penagihan serta untuk bidang Operasi.
B. Fungsi Perencanaan Penagihan
Fungsi Perencanaan Penagihan melakukan proses perencanaan berdasarkan data posisi piutang dan informasi yang didapat dari ektern maupun intern serta disusun menurut hal-hal sebagai berikut :
1) Umur Piutang
2) Karakteristik pembayaran oleh klien 3) Lokasi atau Urutan Penagihan
C. Fungsi Proses Penagihan dan Pelaporan
Proses penagihan dan pelaporan melakukan penagihan dan pelaporan atas dasar rencana penagihan yang telah dibuat maka instruksi penagihan disampaikan kepada kolektor. Kolektor setelah melakukan penagihan menyampaikan hasil penagihan dan membuat laporan penagihan. Kemudian dari hasil kegiatan penagihan dapat berupa pembayaran dari klien dalam bentuk berupa uang tunai, cheque, giro ataupun transfer melalui Rekening Bank disetorkan kepada kasir. Dan apabila klien tidak membayar (tidak tertagih). Dalam hal ini informasi yang diperoleh dari kolektor mengenai kepastian pelunasan akan dipergunakan untuk membuat rencana penagihan berikutnya.
Semua kegiatan maupun informasi yang diperoleh dalam proses penagihan dituangkan dalam laporan penagihan. Dengan laporan penagihan ini dapat dibandingkan antara rencana penagihan dan realisasi penagihan yang belum disampaikan atau belum dilunasi oleh pelanggan.
D. Fungsi Monitoring
Dalam hal ini setiap laporan Penagihan akan diproses untuk mendapatkan data yang diperlukan untuk membuat laporan Posisi Piutang yang memberikan data jumlah hasil tagihan, sisa tagihan dan umur piutang masing-masing klien atau langganan.
Dan apabila klien tidak melunasi piutang dalam jangka waktu yang telah ditentukan, maka akan diberikan Surat Konfirmasi Piutang dan Surat Teguran yang merupakan salah satu komunikasi dengan klien untuk mengingatkan hutang- hutangnya dan permintaan untuk segera melunasinya. Setelah itu, juga diberikan
Surat pelimpahan tagihan yang bekerja-sama dengan Badan Urusan Piutang dan Luar Negeri (BUPLN) untuk tagihan yang sulit dibayar.
E. Fungsi Filling Dokumen
Fungsi ini bertanggung jawab untuk penyimpanan semua dokumen- dokumen penagihan.
c. Pengendalian Intern atas Piutang
Pengawasan piutang juga dapat dilakukan melalui pelaksanaan pengendalian intern piutang. Untuk menjamin pelaksanaan pengendalian intern yang layak, maka harus ada pemisahan fungsi-fungsi dan tugas-tugas dalam bagian organisasi yang terlibat dalam piutang. Pemisahan tugas dan fungsi ini bertujuan untuk menghindari terjadinya tugas rangkap dimana seseorang atau bagian dalam organisasi memegang dua tugas atau fungsi sekaligus.
Dalam hal ini piutang merupakan sumber dana intern yang perlu mendapatkan prioritas pengelolaannya guna menjaga kontinyuitas dan kelancaran usaha perusahaan piutang terkait erat dengan usaha-usaha perusahaan yang merupakan satu rangkaian kegiatan yang tidak terpisahkan yaitu sejak diterimanya order, pelaksanaan di lapangan, penerbitan invoice (tagihan) sampai dengan pembayaran dari si pemberi order atau pihak ketiga yang berkewajiban untuk membayar.
PT. Sucofindo (Persero) Cabang Medan dalam melaksanakan pemeriksaaan dan pengendalian intern atas piutang dilakukan oleh fungsi-fungsi manajerial dan fungsi-fungsi perusahaan dalam melakukan pekerjaan, yaitu sejak diterimanya Media Invoice, Penerbitan Invoice, Penagihan dan Pelaporan.
Dalam pelaksanaannya fungsi-fungsi yang terkait meliputi : a. Penerimaan Media Invoice (MI)
Bagian ini berfungsi menerima seluruh Media Invoice yang diterbitkan oleh bagian atau bidang operasi. Petugas ini bertanggung jawab atas kepastian data dan informasi yang tertera dalam media invoice adalah benar dan siap diproses untuk penerbitan invoice.
b. Penerbitan Invoice (PI)
Bagian ini bertugas menerbitkan invoice kepada pelanggan dan bertanggung jawab bahwa invoice yang diterbitkan telah didukung oleh perhitungan dan dokumen yang sah, benar, dan lengkap.
c. Perencanan Penagihan
Bagian ini bertugas menyusun Rencana Penagihan yang akan digunakan sebagai petunjuk oleh penagih (collector). Dalam penyusunan rencana penagihan fungsi ini memperhatikan data dan informasi dari dalam (intern) maupun luar (ekstern).
d. Proses Penagihan dan Pelaporan
Bagian ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap invoice yang diterbitkan telah diterima oleh petugas dan setiap invoice telah didukung oleh dokumen-dokumen pendukung yang sah, lengkap, benar (akurat).Pelanggan yang telah membayar secara tunai melalui cek atau bilyet giro, setelah itu akan ditransfer (pemindahbukuan) dan berikutnya penagih (kolektor) membuat laporan setiap selesai melakukan tugasnya.
Hasil dari penagihan yang telah disetorkan kepada kasir dan telah dilaporkan kepada kepala bagian (kepala bidang keuangan), kemudian
Secara berkala kepala bidang keuangan akan menerbitkan laporan posisi piutang dan mutasi piutang pelanggan.
e. Monitoring Penagihan
Fungsi ini bertugas melaksanakan pemantauan setiap perkembangan piutang perpelanggan dan memberikan informasi akurat tentang permasalahan- permasalahan yang timbul, menghubungi pejabat (instansi terkait Badan Urusan Piutang dan Luar Negeri).
f. Filing Dokumen
Fungsi ini bertugas melaksanakan penyimpanan atau pemeliharaan dokumen, sehingga filing dokumen dapat pula sebagai sumber informasi perusahaan dan mengusulkan kepada pejabat yang berwenang untuk penghapusan atau penghancuran dokumen.
g. Piutang Macat
Fungsi ini melaksanakan pemantauan terhadap piutang macet melalui BUPLN berdasarkan ketentuan-ketentuan pemerintah.
Selain itu, secara periodik yaitu setiap enam bulan sekali bagian akuntansi melakukan konfirmasi piutang kepada debitur untuk menguji kebenaran catatan piutang yang ada. Dalam hal ini otorisasi penghapusan piutang tak tertagih, sebelum piutang dihapuskan, kantor cabang harus meminta persetujuan terlebih dahulu dari kantor pusat melalui keputusan RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham).
Disamping itu, dalam pelaksanaan pengendalian intern, perusahaan memiliki divisi SPI (Satuan Pengawasan Intern) yang berfungsi sebagai internal auditor. Sehubungan dengan piutang, maka divisi SPI ini bertugas untuk menilai apakah pengawasan intern piutang telah berjalan sebagaimana mestinya. Dalam melaksanakan tugasnya, SPI melakukan pemeriksaan dan pengawasan mengenai piutang. Pemeriksaan tersebut dapat dilakukan dengan melihat apakah prosedur piutang telah diterapkan dengan benar, melihat keabsahan dari persetujuan kredit yang dibuat, dan memeriksa apakah jumlah penerimaan kas atas piutang telah sesuai dengan jumlah piutang yang tertagih. Di dalam struktur organisasi kantor cabang tidak terlihat kedudukan dari divisi SPI karena divisi SPI tersebut berada di kantor pusat. Setiap enam bulan sekali SPI melakukan pemeriksaan ke kantor cabang.