BAB II. TINJAUAN PENELITIAN
E. Pengendalian Intern Gaji dan Upah
Untuk mengawasi gaji karyawan dan Upah yang diterima karyawan suatu hal yang sulit pelaksanaannya.karena upah dan gaji yang diterima karyawan berbentuk uang tunai, uang kas tersebut sulit diidenfikasi karena bentuk, jenis, ukuran sama sehingga uang tersebut tidak diubah jalur perjalanannya sebagian dapat diawasi misalnya seluruh karyawan menerima uang dari Bank sehingga tidak dapat dipotong dibagian kasir akan tetapi apakah semua karyawan mau terbuka bekerja di Bank, atau sebagian diberikan cek, giro, dll untuk pengamanan hilang dirampok, dll. Untuk lebih lanjut akan diangkat dari berbagai pendapat apakah itu diminta sesuai dengan gaji dan upah. Menurut C. Rollin, Niswonger (1997:311) “ Uang kas adalah suatu aktiva yang paling mudah diselewengkan dan digunakan tidak semestinya oleh karyawan, karena uang kas merupakan aktiva yang paling bernilai daripada aktiva lainnya dan arena uang kas mudah dipindahkan. Karena uang kas bentuknya sama maka paling mudah untuk diselewengkan dengan demikian maka kas tersebut harus diawasi, pengawasan gaji dan upah erat hubungannya dengan pengawasan kas.
24 Salah satu cara mengendalikan gaji dan upah tersebut menurut Niswonger (1997:484-487):
1. Register gaji dan upah (Payroll Register) 2. Cek gaji dan upah (Payroll Cek)
3. Catatan pengasilan karyawan.
1. Register gaji dan Upah (Payroll Register)
Dibuat daftar dari berbagai kolom yang digunakan untuk mengumpulkan dan meringkas data yang diperlukan. Pada akhir periode penggajian yang disebut register gaji dan upah. Bentuk kolom yang ada bermacam-macam akan tetapi harus disesuaikan dengan kebutuhan dan jumlah karyawan yang ada didalam perusahaan, demikian juga dengan berbagai golongan karyawan seperti mandor, supervisor, dan lain-lain. Sebaiknya dipergunakan computer agar mudah menyesuaikannya baik perhitungan maupun pencatatan.
25 Contoh : Register Gaji dan Upah
Tabel I
Daftar Gaji dan Upah Pegawai Kandir Medan Tahun 2006
Nama Jumlah jam kerja
Biasa Lembur Total kotor Potongan Pajak Pot Lain- lain Jumlah bersih No Cek /Giro Andri 40 1.000.000 - 1.000.000 1000 99.000 900.000 - Arman 47 1.000.000 35.000 1.035.000 1000 - 1.034.000 - Arun 40 3.000.000 - 3.000.000 1000 199.000 2.700.000 4078 Amran 42 1.800.000 14.000 1.814.000 1000 112.600 1.659.000 4779
Sumber : PT. Karya Hevea Indonesia, kantor Dreksi Medan.
Tabel tersebut salah satu bentuk daftar gaji dan upah untuk perusahaan, bentuk tabel diatas bentuknya fleksibel dengan tujuan mudah ditambah atau dikurang kolomnya. Untuk mengawasi gaji dan uapah karyawan disamping tabel gaji harus didukung oleh kartu jam masuk karyawan karena dari kartu tersebut dapat dilihat berapa jam karyawan bekerja dan beberapa jam karyawan lembur. Penggunaan kartu setiap hari diawasi oleh security atau satpam pintu masuk. Perhitungan gaji sesuai dengan daftar gaji yang telah ditetapkan pembayaran gaji untuk jumlah yang relative kecil diberikan uang tunai, sedangkan pembayaran yang besar memakai cek atau giro. Tujuan pemberian cek/giro agar terhindar dari berbagai kesalahan maupu perhitungan. Perhitungan jam kerja misalnya 14 jam per minggu disesuaikan dengan perhitungan Depnaker, jam lembur dan tariff lembur juga dari Depnaker. Astek merupakan peraturan pemerintah harus dipatuhi agar karyawan tertolong
26 dengan adanya asuransi tenaga kerja pemerintah. Pajak sudah jelas ada peraturannya pajak dari pemerintah, berapa pendapatan tidak kena pajak (PTKP) dan berapa pendapatan yang dikenakan pajak. Potongan lain-lain diberikan batas tertentu misalnya pinjaman karyawan. Uang lembur karyawan dibedakan tarif lembur antara mandor dengan karyawan rendah.
2. Cek gaji dan upah ( Payroll cek )
Untuk mencek kebenaran gaji dan upah yang benar-benar diterima karyawan sebaikanya perhitungan gaji dan penerimaan gaji harus terbuka agar karyawan memahaminya. Jika diwakilkan penerimaan gaji harus ada surat kuasa dan ditandatangani oleh minimal pimpinan perusahaan. Pengeluran cek atau giro harus ditanda tangani pimpinan perusahaan. Dicek atau diawasi perkalian jam lembur dengan tariff lembur upah sudah sesuai, dan dicek daftar hadir apakah sudah diparaf oleh security. Dicek data-data potongan yang layak dan benar manakala ada potongan yang melebihi gaji karyawan. Akibat hal diatas karyawan malas bekerja, salah satu hasil utama dari sistem penggajian adalah satu cek gaji dan upah pada akhir periode panggajian.
Data yang diperlukan untuk maksud ini adalah register gaji dan upah dimana setiap baris dari register tersebut berlaku untuk satu orang karyawan. Kepada setiap karyawan pada saat menerima gaji atau upahnya harus diperhatikan dengan jelas hak-haknya dan juga kewajibannya. Sehingga gaji bersihnya dapat disetujuinya gaji standard, jam lembur, potongan pajak, astek dan potongan lain-lain. Jika perusahaan menggunakan sistem voucher maka pembayaran yang jumlahnya relative besar mempergunakan cek dan giro. Sebaiknya yang jumlahnya relative kecil menggunkan uang tunai. Jurnal sistem voucher dengan rekening dari bank yang dicatat dalam register voucher adalah sebagai berikut:
27 Hutang gaji……… Rp XXX
Hutang usaha……… Rp.XXX
Untuk pembayaran selanjutnya dicatat dalam register cek, jika melalui cara biasa : Hutang gaji……….. Rp XXX
Uang tunai atau kas……… Rp XXX
Perlu untuk diketahui bahwa ayat jurnal gabungan yang digambarkan pada tabel diatas harus disiapkan terlebih dahulu dan dicatat dalam ayat jurnal cukup satu jumlah totalnya saja tidak dihiraukan berapa banyak jumlah karyawan. Dalam register cek tidak perlu setiap nomor cek gaji dan upah dicatat sebab semua rincian jurnal ada dalam register gaji dan upah untuk referensi dimasa yang akan datang. Kebanyakan majikan yang mempunyai karyawan yang cakap banyak menggunakan rekening bank khusus dan cek gaji yang dirancang secara khusus untuk maksud itu. Setelah data dari periode penggajian tertentu dicatat dan diistilahkan dalam register gaji dan upah maka dibukalah satu cek gaji tersebut dari rekening bank biasa dan disetorkan ke rekening khusus. Selanjutnya masing- masing cek gaji dan upah dibuka ke rekening khusus itu.
3. Catatan Pengasilan Karyawan
Register gaji dan upah dipergunakan sebagai sarana perubahan sebagaimana dalam register voucher dan cek register. Cara lain bahwa register gaji tertentu dipakai sebagai catatan pendukung gaji ayat jurnal gabungan untuk mencatat delegasi ayat jurnal register gaji dan upah.
Beban gaji penjualan Rp XXX - Beban gaji kantor Rp XXX - Hutang pajak - Rp XX Hutang pajak pengasilan - Rp XX
28 Hutang lain-lain – Rp XX - Rp XX
Hutang gaji
Total beban yang timbul dari jasa karyawan dicatat dengan mendebet perkiraan beban gaji jumlah yang dipotong dari pengasilan karyawan tidak mempengaruhi debet perkiraan –perkiraan itu. Pembayaran dan pencatatan pajak gaji akan tercantum dan kelihatan dalam tercantum daftar gaji.Majikan diharuskan menghitung dan melaporkan semua pajak gaji atas dasar tahun kalender tanpa memperhatikan tahun fiscal dengan tujuan untuk menyusun laporan keuangan dari tujuan laporan pajak
29
Gambar 1
Data Flow lebih jelas (Level 1) Untuk pemerosesan penggajian.
Data Penggajian Pembayaran gaji
Gambar : DFD umum (Level 0 ) Untuk pemerosesan penggajian.
Sumber : Bodnar dan Hopwood “ Sistem Informasi Akuntansi “ Terjemahan PT.INDEKS
Penerimaan data penggajia Memperoses data penggajian Karyawan Data Penggajian
Status Saat ini Pembayaran bersih dan pengurangan
Validasi data Data ke Proses
Pembayaran gaji Data penggajian
Gambar : DFD secara lebih jelas (Level 1 ) Untuk pemerosesan penggajian Data karyawan
Pengaturan waktu
Karyawan
Validasi Data Penggajian Verifikasi Data Penggajian P1 Menghitung Gaji P2
30
Kelompok Gramedia, Buku Satu, 2003.
Gambar 2
DFD Prosedur pembayaran gaji
Rangkuman Informasi Informasi waktu Memposkan pembayaran gaji Memposkan Rangkuman
Pembayaran gaji Rangkuman informasi
Pembayaran Otorisasi Rangkuman Informasi transfer
dana
Pembayaran memposkan Cek transfer dana
Sumber : James A, Hall, Sistem Informasi Akuntansi “ Buku Dua, Edisi Pertama,
Salemba Empat, Salemba Empat Jakarta, 2002
Menyiapkan Utang Dagang Memperoses pembayaran gaji Mempengaruhi Catatan akuntansi biaya Mempengaruhi Buku besar umun Departemen Personalia Akun kontrol Departemen Produksi Laporan Akunting Catatan Gaji Catatan WIP Menyiapkan Lap.Kas Pegawai Bank Akun kas kecil