BAB III METODE PENELITIAN
B. Analisa Hasil Penelitian
1. Pengendalian Internal Penjualan pada
Pada PT. Tolan Tiga Indonesia lingkungan pengendalian internal merupakan suatu hal yang harus ditanggungjawabi dan dijunjung tinggi oleh pihak-pihak terkait pada manajemen PT. Tolan Tiga Indonesia atau bisa dikatakan merupakan komitmen dari jajaran manajer dan karyawan pada PT. Tolan Tiga Indonesia, artinya lingkungan pengendalian juga harus selaras dengan tujuan dari perusahaan dalam upaya meningkatkan volume penjualan.
Berdasarkan analisa yang dilakukan penulis melalui penyebaran kuesioner, lingkungan pengendalian memang sangat mempengarahui dalam upaya meningkatkan volume penjualan, dapat kita lihat sebelumnya pada tabel 1.1.
Salah satu pertanyaan yang ada pada kuesioner adalah “apakah ada program dari perusahaan untuk meningkatkan etos kerja para karyawan?”, dan jawabannya adalah “Ya”.
Program untuk meningkatkan etos kerja tersebut adalah program yang ditujukan kepada para karyawan khususnya karyawan penjualan. Salah satunya adalah program pencapaian target penjualan. Para karyawan diberi arahan agar mengetahui bagaimana agar target penjualan dapat tercapai. Selanjutnya para karyawan diberi motivasi yaitu berupa insentif, insentif ini dapat berupa rupiah ataupun dalam bentuk benda. Intensif ini akan diberikan jika para karyawan dapat mencapai target penjualan pada waktu yang telah ditetapkan.
Selain dari program-program etos kerja para karyawan, PT. Tolan Tiga Indonesia juga membentuk lingkungan pengendalian melalui adanya komitmen yang dipegang teguh oleh perusahaan, yaitu mencapai dan mempertahankan standar kualitas produk yang dihasilkan. Perusahaan juga memotivasi para karyawan untuk memenuhi dan malampaui berbagai standar kualitas, baik itu merupakan standar internasional maupun standar yang telah ditetapkan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. Masukan dari pelanggan juga sangat berharga untuk memastikan standar kualitas mereka tetap terjaga.
Selain komitmen atas kualitas mereka juga mempunyai komitmen atas lingkungan. Yaitu, manajemen lingkungan, kesehatan, dan keselamatan kerja. Komitmen atas lingkungan ini melahirkan semagat untuk mengusahakan pengukuran pelestaraian lingkungan, kesehatan, dan keselamatan kerja. Usaha yang mereka lakukan untuk pelestarian lingkungan adalah sebelum membuang limbah ke sungai, mereka mengolah limbah sehingga tidak merusak biota sungai. Semua pabrik melaksanakan audit secara berkala dan menjalankan praktek-praktek dibidang perlindungan lingkungan, kesehatan, dan keselamatan kerja. Mulai dari pengelolaan dan pemanfaatan kembali limbah produksi hingga berbagai progaram kesehatan dan kesalamtan kerja.
b. Penilaian Resiko
Upaya yang cermat dilakukan oleh pihak manajemen PT. Tolan Tiga Indonesia untuk mengidentifikasi jenis-jenis resiko yang berkaitan dengan perusahaan, baik yang berhubungan dengan sumber pasokan, perubahan
teknologi, tindakan para pesaing, kondisi politik, kondisi perekonomian dan peristiwa alam. Semua ini mengarah pada satu tujuan yaitu memperkirakan resiko-resiko yang terjadi dalam upaya meningkatkan volume penjualan.
Ini berarti bahwa setiap resiko diidentifikasi sesuai dengan tujuan perusahaan. Dan penaksiran resiko atau penilaian resiko selalu diikuti dengan cara-cara menanggulangginya atau solusinya. Misalnya, dalam pencapaian target penjualan, resikonya adalah tidak tercapainya target penjualan. Hal ini bisa disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor eksternal dan faktor internal. Faktor eksternalnya yaitu adanya isu-isu jelek sekitar produk yang dihasilkan yang datangnya dari para pesaing, kondisi alam yang tidak memungkinkan untuk dipasarkan produknya, kondisi perekonomian dan kondisi sosial politik. Sedangkan faktor internalnya adalah kualitas produk yang menurun, mungkin karyawan yang kurang berkompeten dalam memasarkan produk, atau perusahaan kurang memotivasi atau memberi dukungan kepada karyawan dalam menjual atau memasarkan produknya.
Hal-hal ini bisa saja terjadi, dan hal ini juga bisa dipikirkan oleh pihak perusahaan. Seiring dengan dipikirkan sebab dan akibat dari resiko, perusahaan juga memikirkan tentang bagaimana cara menanggulanginya. Salah satunya dengan membuat beberapa program pelatihan kepada karyawan khususnya karyawan bagian penjualan dan pemasaran, dan memberikan intensif kepada karyawan yang berhasil mencapai targer penjualan agar mereka terus termotivasi dalam pencapaian target penjualan, meningkatkan kualitas produk, membuat
program yang lebih baik lagi dalam mempertahankan dan menjaga kepuasan pelanggan.
c. Informasi dan Komunikasi
Pada bahasan informasi dan komunikasi ini, penulis membatasi pembahasan hanya pada informasi dan komunikasi yang digunakan oleh PT. Tolan Tiga Indonesia untuk menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pihak perusahaan dan pihak pelanggan. Ini terlihat pada kuesinor nomor 21 sampai dengan nomor 30.
Sistem informasi pada PT. Tolan Tiga Indonesia memberikan peranan penting terhadap kinerka mereka, pengembangan sumber daya manusia dan nilai tambah lainnya. PT. Tolan Tiga Indonesia menggunakan sistem terintegrasi yang menghubungkan seluruh aspek bisnis dan manfaatnya sangat dirasakan oleh seluruh komunitas bisnis mereka.
Seiring dengan adanya informasi, komunikasi juga merupakan suatu proses penyampaian informasi yang terlibat dalam pelaporan keuangan, dalam hal ini pelaporan penjualan. Komunikasi juga dibangun oleh perusahaan untuk mendukung penjualan adalah komunikasi dua arah, salah satu contohnya adalah komunikasi antara bagian penjualan dan bagian produksi, dan komunikasi antara perusahaan dengan pelanggan.
d. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen tercapai. Seperti yang terdapat pada BAB II sebelumnya, prosedur-prosedur pengendalian internal pada PT. Tolan Tiga Indonesia juga mencakup lima kategori berikut ini :
1) Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
Otorisasi membatasi aktivitas transaksi atau kinerja-kinerja hanya pada orang-orang terpilih PT. Tolan Tiga Indonesia, otorisasi mencegah terjadinya transaksi dan aktivitas-aktivitas yang tidak diotorisasi. Otorisasi seringkali didokumentasikan sebagai penandatanganan, pemberian tanda paraf, atau memasukkan kode otorisasi atas dokumen atau catatan transaksi,
2) Pemisahan tugas
Pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi kemungkinan bagi seseorang untuk dalam posisi melakukan kesalahan dan ketidakberesan. PT. Tolan Tiga Indonesia, pemisahan tugas diimplementasikan sebagai berikut:
a) Pemisahan fungsi pengiriman barang terpisah dari fungsi penjualan, b) Fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi akuntansi,
c) Fungsi penyerahan barang terpisah dari fungsi akuntansi,
d) Fungsi akuntansi terpisah dari fungsu operasi dan fungsi penyimpanan uang dan barang.
3) Dokumen dan catatan yang memadai
Prosedur-prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan
transaksi dan kejadian-kejadian secara memadai. Dokumen ini dapat berbentuk formulir yang berbeda-beda, mulai dari dokumen kertas biasa, faktur penjualan, dan lain-lain. PT. Tolan Tiga Indonesia, dokumen dan catatan yang memadai adalah dokumen dan catatan yang :
a) Diberi prenumbered dan berseri,
b) Harus didesain dengan sederhana dan bermanfaat serta dapat dimengerti, c) Harus menyediakan otorisasi dan persetujuan.
4) Penjagaan asset dan catatan yang memadai
Asset pada PT. Tolan Tiga Indonesia bukan hanya asset fisik seperti persediaan dan perlengkapan, akan tetapi informasi juga merupakan asset terpenting bagi perusahaan. Oleh sebab itu, harus diambil langkah-langkah untuk menjaga asset baik berupa informasi maupun fisik. Adapun penjagaan asset yang dilakukan oleh perusahaan adalah :
a) Mensupervisi dan memisahkan tugas secara aktif,
b) Memelihara catatan asset termasuk informasi secara akurat,
c) Membatasi akses secara fisik ke asset, seperti adanya penjagaan keamanan, gudang-gudang terkunci, lemari besi, dan password komputer, d) Melindungi catatan dan dokumen.
5) Pemeriksaan independen atas kinerja
Pemeriksaan internal merupakan elemen paling penting untuk memastikan bahwa seluruh transaksi diproses secara akurat. Pemeriksaan ini harus independen, karena pemeriksaan pada umumnya akan lebih efektif jika
dilaksanakan oleh orang lain yang tidak bertanggungjawab atas jalannya kegiatan operasi yang diperiksa.
e. Pengawasan
Pengawasan merupakan suatu proses dimana kualitas pengendalian internal dan operasinya dapat dinilai. Pengawasan ini dilakukan secara terus-menerus, seperti yang dikatakan dalam pertanyaan yang ada didalam kuesioner nomor 64, “apakah monitoring terus menerus terjadi dalam kelangsungan operasi biasa dan meliputi kegiatan manajemen dan supervisi biasa, dan tindakan lain yang diambil oleh personil dalam melaksanakan tugas mereka yang menilai kualitas kinerja pengendalian internal?”, dan jawabannya adalah “Ya”.
Pengawasan tersebut terjadi terus menerus dalam kelangsungan operasi biasa yaitu operasi penjualan. Karena setiap karyawan penjualan diharapkan dapat menjual produk hingga target tercapai. Ini merupakan tanggungjawab bagi mereka, sehingga mereka akan melakukan penjualan semaksimal mungkin, sehingga target tercapai dan mereka mendapat insentif. Jadi dapat disimpulkan bahwa mereka juga mengawasi diri mereka sendiri untuk melakukan hal yang terbaik. Selain itu ada juga supervisi yang mengawasi kinerja mereka dan mengoreksi kesalahan mereka.
Sistem pelaporan yang bertanggungjawab juga merupakan hal yang sangat penting dalam mengawasi kinerja mereka. Sistem pelaporan yang bertanggungjawab atau yang lebih dikenal sistem akuntansi pertanggunjawaban meliputi anggaran, jadwal, biaya standar dan standar kualitas. Laporan kinerja
yang membandingkan kinerja yang aktual dengan kinerja yang direncanakan, serta menunjukkan perbedaan yang signifikan. Dari perbedaan tersebut maka tersedia prosedur untuk menyelidiki perbedaan tersebut, dan mengambil tindakan yang tepat untuk mengoreksi kondisi-kondisi yang mengarah pada perbedaan tersebut.
Selain sistem pelaporan yang bertanggungjawab, audit internal juga diperlukan untuk mengoreksi kinerja mereka. Audit internal mencakup peninjauan ulang keandalan dan integritas informasi keuangan dan operasional serta menyediakan penilaian keefektifan pengendalian internal PT. Tolan Tiga Indonesia. Audit internal juga mencakup penilaian kesadaran pegawai terhadap prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen, hukum dan peraturan yang berlaku, serta mengawasi efisiensi dan keefektifan manajemen.
2. Tujuan Pengendalian Internal Penjualan