BAB III METODE PENELITIAN
A. Data Penelitian
2. Struktur Organisasi dan Perusahaan
Untuk mengintegrasikan kegiatan-kegiatan agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan sebaik-baiknya, maka perlu dibentuk satu organisasi yang merupakan langkah pertama kearah pelaksanaan rencana yang telah disusun sebelumnya.
Agar organisasi tersebut berjalan menurut pola rencana yang telah disusun maka harus berpedoman kepada perencanaan yang telah disusun sebelumnya. Organisasi yang efisien akan membantu berhasilnya suatu badan usaha dalam mencapai tujuan. Sedangkan tujuan dari pimpinan perusahaan adalah mencapai kerjasama yang erat diantara bawahannya. Dengan demikian antara pimpinan dan kepala-kepala bagian yang lainnya harus ada koordinasi untuk menciptakan komunikasi dua arah antara pimpinan dengan bawahannya demikian juga sebaliknya.
Bagaimanapun baiknya struktur organisasi dari perusahaan ini kegiatannya tidak akan dapat berjalan dengan lancar apabila badan usaha tersebut tidak terdapat pembagian tugas ataupun pembagian kerja yang jelas.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang diatur untuk menyumbangkan tenaga dan pikirannya kepada suatu tujuan tertentu. Sedangkan struktur organisasi adalah satu cara atau sistem yang menjadikan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas, tanggungjawab dan wewenang serta menetapkan hubungan-hubungan ataupun unsur-unsur organisasi yang sah dengan yang lain, yang memungkinkan orang untuk bekerjasama dan lebih efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan.
Struktur organisasi yang baik harus dapat dikembangkan dan diubah sesuai keadaan. Bila struktur organisasi perusahaan tidak baik, maka ada kemungkinan perusahaan akan mengalami kegagalan, sebab berhasil atau tidak suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh struktur organisasi yang ada, disamping faktor manusia sebagai pengelola atau yang menangani faktor-faktor produksi yang tersedia atau dimiliki perusahaan. PT. Tolan Tiga Indonesia telah mempunyai sektor organisasi yang diterapkan dapat membantu pelaksanaan kegiatan sehari-hari dalam usaha mencapai tujuannya.
Adapun fungsi dan tanggung jawab struktur organisasi pada PT. Tolan Tiga Indonesia Medan adalah sebagai berikut:
a. Presiden Director
Merupakan eksekutif tertinggi dalam perusahaan PT. Tolan Tiga Indonesia Medan yang memiliki kekuasaan dan tanggung jawab terhadap seluruh kegiatan perusahaan yang tugas utamanya adalah:
1) Memimpin, mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi semua
pelaksanaan kegiatan yang ada di perusahaan,
2) Melakukan koordinasi dengan instansi yang ada hubungannya dengan kegiatan perusahaan,
3) Mengambil keputusan dalam segala bentuk kebijakan untuk mencapai tujuan perusahaan,
4) Mengawasi anggaran penerimaan dan belanja produksi,
5) Memutuskan persoalan-persoalan prinsipil yang tidak dapat diselesaikan oleh pembantu-pembantunya.
b. Internal Audit Departemen
Penanggungjawabnya adalah seorang manager. Manager departement ini bertanggungjawab atas terlaksananya internal control yang baik yang menyangkut finansial dan non finansial diseluruh organisasi perusahaan. Setiap lingkup aktivitasnya mencakup seluruh departement di kantor pusat Medan, demikian juga seluruh perkebunan termasuk pengolahan pabrik dan instansi lainnya.
Departement ini bertugas:
1) Mengecek pembukuan tiap departement untuk mengetahui pengeluaran pembelian tiap departement telah dilakukan dengan wajar,
2) Mengadakan invertarisasi terhadap harta-harta perusahaan baik harta tetap maupun persediaan hasil produksi perusahaan,
3) Pengecekan harga-harga barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. c. Finance and Accounts Departement
Departement keuangan dan akuntansi dipimpin oleh seorang Direktur dibantu oleh General dan Manager sekaligus merupakan penanggung jawab terhadap kegiatan dari pada departement ini. Fungsi utama departement ini adalah menangani hal-hal yang menyangkut pembukuan dan keuangan, perpajakan dan asuransi menurut Undang-Undang dan peraturan yang berlaku. Sedangkan tugas pokoknya:
1) Menyusun anggaran setiap kebun,
2) Menyusun dan membuat laporan keuangan, 3) Menyusun anggaran belanja perusahaan,
4) Menyusun hutang piutang perusahaan,
5) Mengurus penerimaan dan pengeluaran uang kas, giro dan gaji. d. Marketing Departement
Departement ini juga dipimpin seorang Direktur yang bertanggung jawab terhadap penjualan seluruh komoditi dari semua perkebunan sepanjang tidak ditangani oleh Antwerp (yang merupakan group perusahaan SIPEF di Antwerpen). Disamping itu departement ini pun bertanggungjawab terhadap pembelian bahan baku dari pihak luar, pengaturan logistic, transportasi, pengapalan dan pergudangan.
Tugas pokok dari Marketing Departement ini adalah:
1) Mengurus dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan pemasaran dan penjualan hasil perkebunan seperti pengaturan logistic, transportasi, pengapalan, pergudangan, penagihan pembayaran dari pembeli, ketentuan perdagangan, credit rating dan resiko pasar,
2) Mengatur jadwal pengiriman hasil ke luar negeri,
3) Mengurus segala perlengkapan yang didatangkan dari luar negeri seperti pembelian mesin-mesin untuk keperluan pabrik dan alat-alat yang harus di beli dari luar negeri.
Dalam melaksanakan tugasnya Direktur Marketing Departement ini dibantu oleh manager bagian penjualan dan bagian pemasaran.
e. Estates Departement
Estate Departement adalah merupakan anggota Dewan Direksi yang membawahi 2 sub bagian yaitu bagian pembelian (purchasing section) dan bagian
teknik (engineering departement). Departement ini dipimpin atau dikepalai oleh seorang manager.
Tugas-tugas estate departement sebagai berikut:
1) Menetapkan kebijaksanaan prosedur kultur teknis untuk mendapat persetujuan pelaksanaannya dari perusahaan bersangkutan.
2) Menata semua perkebunan berpegang dan bertindak sesuai estimasi yang telah disetujui termasuk perubahannya.
3) Memonitor semua kegiatan perkebunan. f. Purchasing Section
Seksi pembelian bagian dari Estate Departement yang harus membuat laporan kepada Estate Departement. Tugasnya adalah melakukan pembelian secara terpusat atas kebutuhan perlengkapan materil kebun dan berusaha mendapatkan manfaat dari pembelian dalam partai besar. Pembelian dilakukan melalui lelang, dimana kondisi lain juga memungkinkan. Dalam pelaksanaanya Purchasing Section dibagi menjadi beberapa seksi A, B, C, D, dan seksi E yang tugasnya adalah memeriksa jenis-jenis barang dan bertanggungjawab atas kebenaran dan keberadaan barang tersebut. Tugas-tugas dari seksi-seksi tersebut adalah:
1) Seksi A
Tugas seksi A adalah memeriksa jenis-jenis barang dan bertanggungjawab atas keberadaanya. Barang-barang yang diperiksa seksi A adalah:
a) Barang-barang yang berhubungan dengan teknik, b) Barang-barang capital,
c) Spare part, WH traktor, Grade, Exacator, dan unit-unit lainnya, d) Penjualan barang-barang bekas kebun.
2) Seksi B
Tugas seksi B adalah memeriksa jenis-jenis barang dan bertanggungjawab atas keberadaanya. Barang-barang yang diperiksa seksi B adalah:
a) Barang-barang yang berhubungan dengan lapangan, b) Pestisida, insektisida, herbisida, pelumas, dan lain-lain, c) Spart part Hounting Crane, Scew Press.
3) Seksi C
Tugas seksi C adalah memeriksa jenis-jenis barang dan bertanggungjawab atas keberadaanya. Barang-barang yang diperiksa seksi C adalah:
a) Surat menyurat,
b) Kontrak berkas, dan lain-lain, c) Urusan Vulkanisir ban, d) Filling / administarasi. 4) Seksi D
Tugas seksi D adalah memeriksa jenis-jenis barang dan bertanggungjawab atas keberadaanya. Barang-barang yang diperiksa seksi D adalah:
a) Barang-barang cetakan, b) Pengiriman barang ke kebun, c) Pembelian cash,
g. Engineering Departement
Bagian teknik adalah juga bagian dari estates departement dan personalnya melapor kepada manager estates departement.
Adapun tugas dari engeneering departement antara lain:
1) Mengunjungi kebun-kebun dan melihat semua bagian-bagian atau mesin-mesin, peralatan agricultur serta kendaraan-kendaraan dirawat secara baik dan pemakaiannya seefisien mungkin,
2) Membuat rekomendasi demi kemajuan proses produksi dengan operasi secara efisien,
3) Mengadakan pengawasan terhadap pembangunan dan pemasangan peralatan baru,
4) Menjalin hubungan dengan instansi pemerintahan di bidang pengawasan, 5) Untuk terjamin semua peraturan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
yang ada,
6) Pengadaaan peralatan capital yang sesuai dengan situasi yang diperlukan. h. Human Resources and Development (HRAD)
HRAD mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk:
1) Menetapkan dan melaksanakan peraturan-peraturan dan ketentuan-ketentuan demi kelancaran jalannya perusahaan di Medan,
2) Mengurus dan menyelesaikan permasalahan dibidang yang meliputi kegiatan-kegiatan:
a) Hal-hal yang menyangkut pertanahan,
c) Semua masalah yang menyangkut ketentuan dan syarat-syarat penggajian, pengobatan atau perawatan, kesejahteraan, mutasi dan lain-lain,
d) Semua yang berkaitan dengan kendaraan perusahaan di Medan,
e) Pemakaian sarana-sarana rekreasi (bungalow di Parapat dan Berastagi). 3) Mengurus program yang mantap dan pengarahan yang jelas serta terarah
dalam pengaturan tenaga kerja dan personalia yang merupakan penggerak dari maju mundurnya perusahaan yang meliputi:
a) Program kaderisasi,
(1) Penerimaan tenaga kerja (recriutment), (2) Penempatan tenaga kerja (replacement), (3) Pembinaan keterampilan,
(4) Proses tata aturan kenaikan jenjang fungsi. b) Program pendidikan staff dan karyawan, c) Pengaturan cuti,
d) Mengatur standar fasilitas yang dikaitkan dengan fungsi tugas (implementasi terhadap peraturan menteri atau kebijaksanaan-kebijaksanaan direksi dan intern perusahaan).
General Manager Departement administrasi dan tenaga kerja bertanggungjawab terhadap seluruh fungsi utama dari departement ini, sedangkan kepala operasional departement ini diangkat oleh Presiden Direktur.
i. Coorporate Affair (CA)
Sebagai sekretaris perusahaan bertanggungjawab agar perusahaan berjalan sesuai anggaran dasar perseroan dan peraturan perundang-undangan mengenai perusahaan.
Disamping itu sekretaris perusahaan berkewajiban untuk memastikan bahwa rapat-rapat pemegang saham, demikian juga rapat dewan komisaris dan direksi terlaksana dengan baik, di agendakan serta dibuat dan disiapkan pada waktunya. Aspek hukum dari laporan perusahaan harus di pedomi, semua data resmi dipelihara dan dilaksanakan sebagaimana mestinya, misalnya buku registrasi saham, buku notulen dan lain sebagainya.
Sebagai penasehat hukum diharapkan memberikan advis yang menyangkut masalah hukum. Disamping itu penasehat hukum ini berfungsi sebagai perantara. Dengan pengacara dan notaris perusahaan. Dalam hal ini tbeidak termasuk masalah tanah yang ditangani administration dan personal departement dan sebagai penasehat hukum perusahaan, bertanggungjawab juga terhadap urusan dengan BKPM dan pada waktu-waktu tertentu mengenai Pasar Bursa Jakarta. j. Environment & Conservation Departement
Departement environment&conservation ini memiliki tugas dan tanggungjawab untuk:
1. Batas area pekerjaan dan wewenang,
2. Departemen E&C menjamin untuk mematuhi peraturan dan hukum lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja,
3. Mendukung departemen E&C untuk memastikan persiapan persentase yang baik dan dokumen dari sertifikat kebun dan pabrik,
4. Memantau terus menerus wewenang atau tugas dari kebun dan pabrik yang berhubungan dengan hukum dan peraturan,
5. Dealing dengan konsultan, dan mengorganize untuk kunjungan konsultan ke perusahaan.