BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Deskripsi Pengendalain Internal Sistem Pembelian Obat Klinik
1. Pengendalian Internal Sistem Pembelian Obat Klinik Santa
1) Prinsip 1: Komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika.
Klinik Santa Elisabeth menetapkan standar perilaku yang harus dipatuhi oleh seluruh karyawan tenaga medis maupun karyawan lainnya dalam bentuk buku pedoman. Buku pedoman berisikan peraturan yang harus dipatuhi oleh seluruh karyawan tenaga medis termasuk di dalamnya aturan kontrak perjanjian, etika dalam melayani pasien, tugas dan tanggung jawab sebagai tenaga medis, kedisiplinan, konsekuensi pelanggaran perjanjian.
Klinik Santa Elisabeth menjunjung tinggi nilai kejujuran dan profesionalisme dalam melayani pasien, misalnya seorang tenaga medis harus bisa mengesampingkan persoalan pribadi dengan pekerjaan melalui sikap ramah, sopan santun, menunjukkan kegembiraan dalam melayani pasien sehingga pasien dapat merasakan penerimaan yang baik, jujur mengakui kesalahan yang dilakukan, jujur dalam pengeluaran obat dari gudang farmasi sekalipun tidak terdapat kartu pengeluaran obat.
Untuk karyawan yang baru diterima, pemimpin memberikan pendampingan secara khusus untuk memperkenalkan lingkungan dan aktivitas di dalam Klinik Santa Elisabeth. Kegiatan evaluasi kinerja dilakukan oleh Klinik Santa Elisabeth secara rutin sekali dalam dua bulan, dan evaluasi profesionalitas dalam bekerja untuk Yayasan dilakukan sekali dalam enam bulan
Peraturan lain yang tidak tertulis dalam buku panduan dikomunikasikan secara langsung kepada karyawan pada saat pengarahan setiap pagi sebelum aktivitas operasional Klinik Santa Elisabeth dimulai dan informasi penting disampaikan melalui pesan whatsapp.
Buku pedoman yang bukan tenaga medis dibuat secara terpisah dan disusun secara detail untuk memudahkan karyawan melihat dan melaksanakan tugas dan tanggung jawab sehari-hari.
2) Prinsip 2: Melaksanakan tanggung jawab pengawasan.
Dewan pengawas Klinik Santa Elisabeth dibentuk oleh Yayasan yang melaksanakan pengawasan terhadap kinerja pengendalian internal sistem pembelian obat. Pengawasan pada sistem pembelian obat dari pihak eksternal adalah dinas kesehatan yang datang secara mendadak dan tidak teratur. Dinas kesehatan melakukan pemeriksaan terhadap Klinik Santa Elisabeth dalam hal obat-obatan, kebersihan lingkungan, kelengkapan administrasi dan kepatuhan terhadap undang-undang yang berlaku.
Pengawasan Klinik Santa Elisabeth pertama-tama dilakukan oleh pemimpin klinik sendiri yang secara langsung ambil bagian dalam aktivitas operasional sehari-hari. Pengawasan kedua dilakukan oleh dewan pengawas Yayasan yang berperan sebagai tempat berkonsultasi saat menemukan kesulitan. Pengawasan inti adalah ketua Yayasan. Ketua Yayasan melakukan pengawasan melalui komunikasi dengan pemimpin Klinik kemudian dari laporan setiap bulan, melalui evaluasi DP3 karyawan, pada saat pengauditan laporan keuangan dan kunjungan yang terjadwal secara teratur. Laporan keuangan Klinik Santa Elisabeth diaudit oleh audit internal Yayasan minimal sekali dalam satu tahun.
3) Prinsip 3: Menetapkan stuktur, wewenang, jalur pelaoran, dan tanggung jawab.
Klinik Santa Elisabeth memiliki struktur organisasi yang jelas menunjukkan tugas dan tanggung jawab dari setiap tingkat.
Pembagian tugas dan tanggung jawab memudahkan setiap karyawan tenaga medis mengetahui tugas dan tanggung jawabnya.
Secara khusus bagi yang berprofesi sebagai bidan melatih diri untuk bisa memberikan perawatan kepada pasien melalui ilmu yang ditemukan di dalam Klinik Santa Elisabeth karena Klinik Santa Elisabeth belum dikenal luas sebagai tempat yang melayani persalinan.
Struktur Klinik Santa Elisabeth berguna dalam membatasi wewenang serta tanggung jawab dan memperlancar jalur pelaporan terhadap segala sesuatu yang dibutuhkan dalam kegiatan operasional sehari-hari. Setiap keputusan harus melalui pemimpin atau orang yang diberi wewenang, dalam hal kesalahan yang dilakukan oleh siapapun di dalam Klinik Santa Elisabeth harus dilaporkan kepada pemimpin atau jika orang yang bersangkutan tidak melaporkan kesalahan yang telah dilakukan maka pihak lain yang mengetahui kesalahan dapat melaporkan kepada pemimpin.
4) Prinsip 4: Komitmen merekrut, mengembangkan dan mempertahankan individu yang kompeten.
Klinik Santa Elisabeth dalam hal memperoleh karyawan yang kompeten dilakukan melalui proses seleksi karyawan. Penerimaan seorang karyawan tenaga medis melalui prosedur yang telah ditentukan oleh Yayasan. Proses seleksi seorang karyawan pertama-tama melalui penerimaan surat lamaran yang diberikan oleh pelamar, kemudian pemimpin klinik melakukan pemeriksaan berkas dan mengajukan kepada Yayasan selanjutnya melakukan wawancara, keputusan seorang diterima atau tidak tergantung dari keputusan Yayasan namun pada keadaan tertentu pemimpin klinik dapat memberikan rekomendasi kepada Yayasan agar seorang pelamar diterima. Jenjang pendidikan bagi calon karyawan baru harus sesuai dengan yang dibutuhkan Klinik Santa Elisabeth yaitu
memiliki latar belakang pendidikan minimal Diploma Tiga (D3) di bidang kesehatan, untuk bagian administrasi, pendaftaran, kasir dan cleaning service minimal lulusan SMA.
Klinik Santa Elisabeth tidak melakukan training secara khusus bagi karyawan tenaga medis baru namun pemimpin Klinik memberikan pendampingan dan pengawasan secara khusus hingga mengenal seluruh lingkungan dan bertindak profesional. Seorang karyawan tenaga medis baru tidak secara langsung diangkat menjadi pegawai tetap melainkan sistem kontrak. Kontrak kerja seorang karyawan akan yang segera berakhir dan tidak akan memperpanjang kontrak harus memberikan surat pengunduran diri tiga bulan sebelum masa kontrak berakhir dan kontrak yang tidak dipatuhi diberi sanksi sesuai peraturan Yayasan.
Karyawan yang ingin memperpanjang kontrak kerja harus memberikan informasi kepada pemimpin untuk melakukan perpanjangan kontrak dan harus melalui evaluasi seluruh karyawan, pemimpin dan ketua Yayasan. Hasil evaluasi menjadi kriteria untuk menentukan apakah seorang karyawan tenaga medis dipertahankan atau tidak dan gaji seorang karyawan dapat ditingkatkan atau tidak.
Seluruh karyawan tenaga medis meningkatkan kompetensi yang dimiliki melalui program yang disediakan oleh Yayasan
walaupun tidak terjadwal secara rutin, selain itu kegiatan webinar, seminar dapat diikuti untuk menambah pengetahuan. Pelatihan internal juga dilakukan oleh klinik melalui tanya jawab kepada dokter yang bekerja di klinik.
5) Prinsip 5: Mendorong akuntabilitas dan tanggun jawab.
Klinik Santa Elisabeth mewajibkan setiap karyawan bertanggung jawab sesuai dengan profesi yang dimilikinya.
Seorang dokter bertindak sebagai dokter, seorang perawat bertindak sebagai perawat, seorang bidan bertindak sebagai bidan, seorang apoteker bertindak sebagai apoteker, bagian administrasi bertanggung jawab dibidang administrasi pasien dan seluruh karyawan di dalamnya bertindak sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya dalam melayani pasien sehingga aktivitas operasi berjalan sesuai dengan tujuan organisasi.
Bagian farmasi bertanggung jawab untuk melihat persediaan obat di gudang dan memberikan informasi bahwa persediaan sudah hampir habis atau sudah habis. Informasi dari gudang persediaan obat menjadi informasi penting untuk melakukan pemesanan pembelian persediaan obat. Klinik Santa Elisabeth melakukan evaluasi sistem pembelian obat setiap kali dalam satu bulan. Proses menentukan jenis obat yang akan dipesan melalui pengalaman bulan sebelumnya, lewat konsultasi dengan dokter dan dari jenis penyakit yang ditangani setiap harinya.
b. Komponen penilaian risiko
Pengendalian internal yang baik didukung oleh adanya penilaian risiko yang dibuat oleh organisasi untuk mengantisipasi risiko yang mungkin terjadi pada masa yang akan datang baik yang berasal dari eksternal maupun dari internal, oleh karena itu penilaian risiko sejak dini menjadi pokok penting dilakukan untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi. Menurut COSO, komponen penilaian risiko terdiri dari empat prinsip yaitu menentukan tujuan yang spesifik, mengidentifikasi dan menganalisis risiko, mempertimbangkan potensi fraud, mengidentifikasi dan menilai risiko yang signifikan.
1) Prinsip 6: Menentukan tujuan yang spesifik
Klinik Santa Elisabeth Padangsidimpuan menetapkan dan menjalankan tujuan pengendalian internal baik tujuan operasi, tujuan pelaporan dan tujuan kepatuhan. Klinik Santa Elisabeth menjalankan kegiatan operasi menentukan dua teknik pengeluaran obat dari gudang yaitu sistem First In First Out (FIFO) dan berdasarkan tanggal masa kadaluarsa. Secara umum sistem pengeluaran obat dari gudang menggunakan FIFO namun disisi lain dapat dilakukan berdasarkan tanggal masa kadaluarsa karena ditemukan persediaan obat yang dikirimkan oleh pemasok dengan tanggal kadaluarsa yang lebih cepat dibandingkan dengan persediaan yang ada di gudang.
Dalam upaya meminimalisir terjadinya penumpukan obat hingga menjadi kadaluarsa, Klinik Santa Elisabeth melakukan pemesanan pembelian persediaan obat dengan jumlah yang terbatas, melakukan Stock Opnem sekali dalam seminggu untuk melihat persediaan obat di gudang masih dapat memenuhi kebutuhan operasional.
Pemasok tidak selalu dapat memenuhi permintaan pembelian, terjadinya keterlambatan pengiriman dan adanya perbedaan harga oleh karena itu Klinik Santa Elisabeth menjalin kerjasama dengan pemasok lebih dari satu. Pemasok dalam partai yang besar berada di Medan dan untuk pemesanan dalam partai yang kecil berada di Padangsidimpuan.
Dalam meningkatkan kualitas pelayanan yang semakin bermutu, Klinik Santa Elisabeth melakukan evaluasi internal secara rutin sekali dalam dua bulan untuk menilai kinerja secara keseluruhan. Evaluasi merupakan wadah untuk berbagi pengalaman, memecahkan masalah dan menemukan solusi.
Tujuan pelaporan Klinik Santa Elisabeth dilakukan dengan membuat laporan rutin setiap bulan, melakukan transfer saldo kas ke Yayasan, menyimpan dokumen penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan setiap harinya. Sebagai bukti kepatuhan kepada peraturan yang berlaku, Klinik Santa
Elisabeth memenuhi syarat dan ketentuan yang ditentukan oleh pemerintah dari dinas kesehatan dalam hal lingkungan dan tata ruang bangunan, pembuangan limbah, penggunakan obat, administrasi Klinik, penggajian, lembur, insentif dan berusaha memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku baik kepada eksternal maupun internal.
2) Prinsip 7: Mengidentifikasi dan menganalisis risiko
Klinik Santa Elisabeth mengidentifikasi dan mengevaluasi setiap risiko yang akan dialami dengan memperhatikan risiko yang sering terjadi maupun yang jarang terjadi. Risiko yang sering dialami yaitu keterlambatan pengiriman obat dari pemasok karena masalah pengangkutan. Pemasok mengirimkan pesanan pembelian namun pengangkutan lambat untuk mengirimkan barang hingga membutuhkan waktu empat hari hingga tiba ditempat yang sebenarnya dapat dilakukan kurang lebih dua atau tiga hari.
Risiko kedua yaitu pemasok tidak dapat memenuhi seluruh permintaan pembelian obat Klinik Santa Elisabeth namun tidak memberikan informasi kepada Klinik sehingga ketika pesanan pembelian tiba di tempat tidak semua pesanan terpenuhi.
Keadaan seperti ini membuat pihak Klinik melakukan komplain dengan pemasok dan harus melakukan pemesanan kembali kepada pemasok lain. Risiko ketiga yaitu, persediaan
obat di gudang telah habis sebelum pesanan tiba dari pemasok, persediaan obat di gudang tidak ada karena tidak disediakan sehigga Klinik Santa Elisabeth melakukan pesanan pembelian dengan segera kepada pemasok yang ada di Padangsidimpuan untuk memenuhi kebutuhan..
Risiko yang jarang terjadi yaitu jumlah obat yang dikirim oleh pemasok tidak sesuai dengan jumlah yang ada di struk pembayaran. Biasanya penyesuaian jumlah obat dengan struk pembelian akan segera dilakukan pada saat obat tiba di tempat sehingga bagian penerima pesanan dari pemasok akan segera melaporkan kepada pemimpin Klinik untuk melakukan komplain dengan pemasok. Kedua yaitu, pasien yang datang ke Klinik Santa Elisabeth kurang merasa puas atas pelayanan yang diterima sehingga pasien memberikan komentar negatif kepada karyawan tenaga medis secara langsung ditempat maupun diluar sehingga menjadi buah bibir dimasyarakat maupun di kalangan tertentu.
Risiko ketiga yaitu, relasi antar pribadi pegawai Klinik Santa Elisabeth yang kurang harmonis karena melakukan kesalahan yang menimbulkan rasa takut dan tidak jujur.
3) Prinsip 8: Mempertimbangkan potensi fraud.
Klinik Santa Elisabeth telah mempertimbangkan risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat menimbulkan adanya
fraud baik dari internal maupun eksternal Klinik Santa Elisabeth.
Faktor internal terjadi yaitu ketidak sesuaian harga obat yang diberikan oleh tenaga medis yang menangani pasien dengan harga yang telah ditentukan oleh Klinik. Untuk menghindari risiko tersebut Klinik Santa Elisabeth Padangsidimpuan membuat daftar harga obat dalam bentuk file di komputer dan tercetak. Daftar obat yang dicetak diletakkan di ruang pemeriksaan tempat kasir dan di gudang farmasi.
Klinik Santa Elisabeth membuat struk pembayaran dengan keterangan yang lengkap secara terkomputerisasi sehingga pasien dapat mengetahui total pengeluaran dari setiap pelayanan yang diberikan. Struk pembayaran terdiri dari dua lembar satu lembar untuk pasien, satu lembar sebagai arsip Klinik Santa Elisabeth dan file struk tersimpan di dalam komputer kasir. Untuk akses masuk ke gudang persediaan dapat dilakukan oleh semua tenaga medis dan orang yang diberi wewenang dan setiap persediaan obat yang keluar dari gudang harus menuju kasir untuk diberi keterangan dan pembuatan struk. Klinik Santa Elisabeth memasang CCTV di setiap ruangan kecuali di gudang persediaan obat.
Klinik Santa Elisabeth melakukan evaluasi rutin untuk setiap bagian untuk menemukan cara yang lebih tepat mengatasi kelemahan maupun kekurangan yang ada.
4) Prinsip 9: Mengidentifikasi dan menilai risiko yang signifikan.
Klinik Santa Elisabeth melakukan perubahan-perubahan untuk mencapai tujuan yang semakin berkualitas. Klinik Santa Elisabeth memberikan sanksi tegas kepada karyawan tenaga medis dan karyawan lainnya atas kesalahan yang dilakukan, merekrut karyawan tenaga medis baru, memberhentikan karyawan yang tidak memenuhi kualifikasi maupun tidak profesional dalam tugasnya, mengubah sistem pembelian obat berdasarkan evaluasi yang dilakukan.
Pada masa pandemi Covid 19, Klinik Santa Elsiabeth mengikuti dan menetapkan protokol kesehatan yang ketat tanpa kecuali. Jam operasional sebelum pandemi Covid berlangsung hingga malam hari dan setelah pandemi terjadi jam operasional malam tidak berlaku lagi. Klinik Santa Elisabeth melakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
c. Komponen aktivitas pengendalian
Komponen aktivitas pengendalian merupakan serangkaian kebijakan, teknik, prosedur, dan mekanisme yang digunakan untuk menjamin bahwa peraturan yang telah dibuat telah dilaksanakan.
Aktivitas pengendalian diperlukan untuk mengetahui bahwa apa yang telah ditentukan terlaksana sesuai dengan tujuannya.
Komponen aktivitas pengendalian terdiri dari tiga prinsip yaitu mengembangkan aktivitas pengendalian, mengembangkan aktivitas pengendalian terkait teknologi, mempertimbangkan kebijakan dan prosedur.
1) Prinsip 10: Mengembangkan aktivitas pengendalian.
Klinik Santa Elisabeth memahami risiko-risiko yang mungkin terjadi di Klinik Santa Elisabeth sehingga risiko yang mungkin terjadi dapat dihadapi dan berada pada tingkat yang dapat diterima dalam rangka pencapaian tujuan. Klinik Santa Elisabeth melakukan pemisahan tugas untuk fungsi pemesanan pembelian, fungsi penerimaan pesanan pembelian dan fungsi penyimpanan tetapi praktinya tidak terlaksana disebabkan tingkat kesibukan yang selalu berbeda-beda setiap harinya.
Fungsi pemesanan pembelian, fungsi penerimaan pesanan pembelian dan fungsi penyimpanan dilakukan oleh orang yang sama yaitu pemimpin Klinik dan pada saat tertentu tanggung jawab tersebut diberikan kepada orang lain.
Untuk mendukung pengendalian internal Klinik Santa Elisabeth menetapkan pengadaan persediaan obat yang dibutuhkan harus atas izin dari pemimpin atau jika pemimpin
tidak berada ditempat harus melalui persetujuan yang diberi wewenang dan melakukan konfirmasi kepada pemimpin.
Terkait dengan pelaporan keuangan, akses untuk laporan keuangan dilakukan oleh pemimpin dan bendahara. Kasir memiliki tanggung jawab untuk proses pembayaran dari pasien didukung pengawasan dari pemimpin pada saat pergantian shift. Setiap pergantian shift kas ditangan harus sesuai dengan catatan buku kas dan bila terjadi selisih penyeseuai harus segera dilakukan dengan mencari penyebab selisih.
Sebagai penanggung jawab atas laporan keuangan pemimpin dan bendahara membuat laporan keuangan secara teratur secara terkomputerisasi, membuat catatan harian yang lengkap, mengarsipkan semua dokumen penerimaan maupun pengeluaran secara teratur berdasarkan tanggal, bulan dan tahun sebagai bukti pendukung keakuratan laporan keuangan kepada Yayasan dan pada saat audit laporan keuangan, dan menggunakan laptop khusus laporan keuangan. Akses untuk laporan keuangan hanya dapat dilakukan oleh pemimpin dan bendahara.
Klinik Santa Elisabeth mendesain gudang penyimpanan persediaan obat untuk menjamin persediaan obat dalam keadaan yang tepat. Klinik Santa Elisabeth melakukan Stock Opname sekali dalam seminggu untuk memastikan persediaan
yang ada mampu berkonsultasi dengan bagian farmasi, dan dokter sebelum pesanan pembelian dilakukan untuk membatasi jumlah persediaan yang akan dipesan dan mencegah risiko terjadinya penumpukan obat hingga menjadi kadaluarsa.
2) Prinsip 11: Mengembangkan aktivitas pengendalian terkait teknologi.
Klinik Santa Elisabeth menggunakan CCTV diseluruh ruangan sebagai kontrol seluruh aktivitas di dalam Klinik Santa Elisabeth kecuali di gudang persediaan obat. Klinik Santa Elisabeth mengubah sistem pencatatan data pasien dari manual kesistem komputerisasi sehingga data pasien harus lengkap mulai dari KTP, golongan darah, alergi obat, penanggung jawab pasien ataupun riwayat penyakit yang diderita. Struk pembayaran menggunakan sistem komputerisasi dengan keterangan yang jelas mulai dari nama dokter dan penanggung jawab pemeriksaan disertai dengan jumlah biaya yang harus dibayar untuk setiap tindakan yang dilakukan. Struk pembayaran terdiri dari dua lembar, satu lembar untuk pasien dan satu lembar untuk arsip Klinik Santa Elisabeth, dan file struk pembayaran tersimpan di dalam komputer kasir. Seluruh ruangan Klink Santa Elisabeth menggunakan AC untuk mendukung kegiatan operasional. Klinik Santa Elisabeth menggunakan laptop khusus untuk membuat laporan dan
laporan keuangan dibuat dengan menggunakan Microsoft excel.
3) Prinsip 12: Mempertimbangkan kebijakan dan prosedur.
Klinik Santa Elisabeth membuat prosedur dalam pengadaan persediaan obat di gudang seperti: prosedur pengadaan persediaan, prosedur penerimaan pembelian, prosedur penyimpanan, prosedur pengeluaran persediaan dari gudang dan melakukan Stock Opname. Setiap prosedur dilakukan oleh pihak yang berbeda, namun pada praktiknya belum berjalan maksimal. Pada saat jumlah pasien meningkat dan pesanan pembelian tiba ditempat, bagian penerimaan barang akan ditanggung jawabi oleh yang diberi wewenang oleh pemimpin tetapi prosedur pemeriksaan barang harus tetap sesuai dengan yang ditetapkan.
d. Komponen informasi dan komunikasi
Informasi dan komunikasi dibangun oleh Klinik Santa Elisabeth untuk kepentingan seluruh kegiatan operasional berjalan sesuai tujuan. Komponen pengendalian internal keempat menurut COSO yaitu informasi dan komunikasi yang terdiri dari tiga prinsip yaitu memperoleh dan menghasilkan informasi yang relevan, komunikasi internal yang efektif, dan komunikasi eksternal yang efektif.
1) Prinsip 13: Memperoleh dan menghasilkan informasi yang relevan.
Klinik Santa Elisabeth membangun komunikasi yang efektif dalam proses pengadaan persediaan obat di gudang farmasi.
Pemimpin sebagai penanggung jawab pengadaan persediaan obat di gudang melakukan Stock Opname terlebih dahulu untuk mengetahui jumlah persediaan yang masih ada di gudang farmasi, kemudian berkomunikasi dengan dokter dan bagian farmasi untuk menentukan jenis dan jumlah obat yang akan dipesan. Proses menentukan jenis obat yang akan dipesan bukan saja dari dokter dan bagian farmasi tetapi berdasarkan jenis penyakit yang banyak ditangani oleh Klinik Santa Elisabeth dan melalui evaluasi yang dilakukan.
Komunikasi menjadi pokok penting untuk mendukung proses pengadaan persediaan. Melalui informasi yang diperoleh, bagian pengadaan persediaan akan mencatat jenis persediaan yang akan dipesan di buku permintaan pembelian selanjutnya akan mengirimkan pesanan pembelian kepada pemasok melalui pesan whatsapp.
Informasi yang berasal dari eksternal seperti dari pemasok yang berkaitan dengan harga obat, jatuh tempo pelunasan hutang, komplain atas pesanan pembelian yang tidak sesuai dengan permintaan, dari dinas kesehatan seperti peraturan yang harus dipatuhi, dan dari masyarakat terkait kepuasan pelayanan kesehatan yang diberikan. Informasi dari dinas kesehatan secara
umum dikelola oleh pemimpin Klinik Santa Elisabeth bersama dengan dewan pengawas dan ketua Yayasan. Infomasi dari pihak internal maupun eksternal menjadi dasar untuk melakukan perbaikan sistem pembelian persediaan obat di gudang farmasi.
2) Prinsip 14: Komunikasi internal yang efektif.
Pada praktiknya Klinik Santa Elisabeth mengkomunikasikan informasi yang berkaitan dengan tujuan dan tanggung jawab yang mendukung pengendalian internal terlaksana sesuai tujuannya.
Pemimpin Klinik Santa Elisabeth melalui briefing setiap hari menyampaikan informasi yang penting untuk seluruh karyawan tenaga medis dan menyampaikan melalui grup wahatsapp.
Penyampaian informasi dilakukan pada saat evaluasi rutin sekali dalam dua bulan, selain itu penyampaian informasi bisa terjadi dalam bentuk privat untuk hal-hal yang khusus seperti teguran.
Komunikasi kepada pihak yayasan dilalukan melalui penerbitan laporan bulana secara rutin yang dikirimkan setiap akhir bulan dan melalui pertemua rutin dengan ketua yayasan pada saat kunjungan rutin.
3) Prinsip 15: Komunikasi eksternal yang efektif.
Pada praktiknya untuk mencapai pengendalian internal Klinik Santa Elisabeth mengkomunikasikan kepada pihak eksternal dalam hal ini pemasok. Klinik Santa Elisabeth mengirimkan permintaan pembelian dengan jenis dan jumlah pesanan obat yang dibutuhkan,
melakukan penawaran harga, komplain atas ketidaksesuaian pesanan pembelian, dan menentukan tanggal jatuh tempo pelunasan hutang. Komunikasi lain untuk pihak eskternal yaitu terhadap dinas kesehatan yang melakukan pengawasan terhadap aktivitas operasional Klinik untuk melihat kesesuaian pelaksanaan dengan prosedur dan peraturan yang berlaku.
e. Komponen aktivitas pemantauan
Pemantauan merupakan suatu proses untuk menilai kualitas kinerja pengendalian internal yang memberikan keyakinan bahwa temuan dan tinjauan telah diselesaikan tepat waktu. Komponen aktivitas pemantauan terdiri dari dua prinsip yaitu evaluasi yang terpisah dan/atau berkelanjutan, dan mengevaluasi dan mengomunikasikan kelemahan pengendalian.
1) Prinsip 16: Evaluasi yang terpisah dan/atau berkelanjutan.
Klinik Santa Elisabeth memilih, mengembangkan dan melaksanakan evaluasi berkelanjutan dan/ atau terpisah untuk memastikan komponen pengendalian internal berfungsi dengan baik.
Evaluasi yang berkelanjutan dibangun untuk meningkatkan kualitas pelayanan. Evaluasi menilai kinerja keseluruhan aktivitas dilakukan sekali dalam dua bulan. Evaluasi dilakukan
Evaluasi yang berkelanjutan dibangun untuk meningkatkan kualitas pelayanan. Evaluasi menilai kinerja keseluruhan aktivitas dilakukan sekali dalam dua bulan. Evaluasi dilakukan