FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN Standar Kompetensi Kompotensi Dasar
C. Pengertian Pengorganisasian 1. Organizing
6. Pengertian Controling a. Arti dan tujuan pengawasan
Pengawasan adalah satu fungsi dalam manajemen yang dilakukan dengan cara menetapkan standar kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan, mendesain sistem umpan balik informasi untuk membandingkan kinerja
yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditentukan, untuk menentukan apakah terjadi penyimpangan dan mengukur apakah penyimpangan itu berarti (signifikan), dan melakukan perbaikan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumber daya perusahaan digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.
Pada bagian ini akan dibahas urgensi, prosedur, dan urutan pengawasan yang bertujuan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Setiap fungsi manajemen memiliki hubungan yang erat antara satu dengan yang lainnya, dimana perencanaan berhubungan erat dengan fungsi pengawasan karena rencana itulah yang menjadi standar atau pedoman dalam melaksankan fungsi pengawasan. Demikian pula fungsi organizing dan directing berhubungan erat dengan fungsi pengawasan karena sesungguhnya fungsi pengawasan merupakan follow up dari fungsi organizing dan directing.
George R. Terry mengemukakan pengawasan adalah“ control is to determine what is accomplishe, evaluate it, and apply corrective measures, if needed, to insure result in keeping with the plan. Selanjutnya Newman mengatakan, “control is assurance that the performance conform to plan. Artinya bahwa pengawasan adalah suatu proses untuk menerapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya, dan bila perlu mengoreksi dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.
Earl P. Strong adalah “Controling is the process of regulating the various factors in an enterprise according to the requirement of its plans”. Artinya pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. Harold Koontz pengawasan
adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.
Pengawasan yang dilakukan baik secara kolektif, berskala, atau pengawasan perunit memiliki tujuan sebagai berikut:
1) Agar pelaksanaan kegiatan mengacu pada rencana agar proses pengawasan terlaksana dengan baik.
2) Untuk melakukan penilaian atau koreksi apabila terjadi penyimpangan (deviasi).
3) Agar tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana.
b. Jenis-Jenis Pengawasan
Pengawasan dalam pandangan islam terbagi dalam dua hal yaitu:
5. Pengawasan/control yang bersumber dari diri sendiri Dasarnya adalah keimanan seseorang yang senantiasa yakin bahwa Allah swt senantiasa mengawasi setiap aktivitasnya. Allah swt berfirman dalam Al-quran surah al-Mujaadilah:7:
“Tidakkah kamu perhatikan, bahwa Sesungguhnya Allah mengetahui apa yang ada di langit dan di bumi? tiada pembicaraan rahasia antara tiga orang, melainkan Dia-lah keempatnya. dan tiada (pembicaraan antara) lima orang, melainkan
Dia-lah keenamnya. dan tiada (pula) pembicaraan antara jumlah yang kurang dari itu atau lebih banyak, melainkan Dia berada bersama mereka di manapun mereka berada. kemudian Dia akan memberitahukan kepada mereka pada hari kiamat apa yang telah mereka kerjakan. Sesungguhnya Allah Maha mengetahui segala
sesuatu”.(al-Mujjadilah:7) 6. Pengawasan yang bersumber dari luar diri (system)
Dasarnya adalah penguatan aturan atau tata tertib yang harus menjadi pedoman utama yang mengatur aktivitas baik yang sifatnya tertulis maupun tidak tertulis/adat.
Pada dasarnya ada tiga dasar pengawasan, yaitu pengawasan pendahuluan (feedforward control atau steering control), pengawasan concurrent (Yes/No), pengawasan umpan balik dan pengawasan multiple atau multiple control system.Dalam fungsi manajemen pengawasan (controling) merupakan fungsi terakhir dalam proses manajemen, sehingga pengawasan perlu dimenej dengan baik agar hasil hasilnya dapat berkualitas.Fungsi perencanaan dan pengendalian dalam proses manajemen memiliki hubungan yang sangat erat karena :
1) Pengawasan/pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan.
2) Pengawasan/pengendalian baru dapat dilaksanakan bila ada rencana
3) Pelaksanaan rencana akan baik, apabila pengawasan/pengendalian dilaksanakan dengan baik pula.
4) Tujuan dapat diketahui apabila telah dilakukan pengawasan/pengendalian.
Kontroversi secara kuantitatif pengawasan dari para ahli didasarkan pada sudut pandang dan termonologi yang digunakan dalam memahami jenis pengawasan, akan tetapi secara garis besar jenis pengawasan dapat digolongkan dalam empat (4) bagian pokok yaitu:
1) Pengawasan karyawan/SDM (Personnel Control) Pengawasan ini ditujukan aspek aktivitas yang dilakukan karyawan dalam bekerja. Misalnya apakah karyawan disiplin, kinerjanya bagus, dan apakah karyawan bekerja sesuai perintah atau rencana.
2) Pengawasan Keuangan (Financial control)
Pengawasan keuangan ini ditujukan pada hal-hal yang berhubungan pemasukan dan pengeluaran perusahaan atau sistem cash flow.
3) Pengawasan Produksi (Production Control)
Pengawasan ini ditujukan pada aspek kuantitas dan kualitas hasil produksi, apakah hasilnya sesuai dengan yang direncanakan atau tidak sesuai dengan yang direncanakan.
4) Pengawasan waktu (Time control)
Pengawasan ini ditujukan pada pengunaan waktu yang digunakan dalam menghasilkan/menyelesaikan pekerjaan, apakah sesuai dengan rencana atau tidak sesuai dengan rencana.
5) Pengawasan teknis (Technical control)
Pengawasan ini ditujukan pada aspek teknis operasional, apakah sesuai dengan prosedur atau tidak sesuai dengan prosedur.
6) Pengawasan penjualan (Sales control)
Pengawasan penjualan bertujuan untuk mengetahui seberapa banyak produk yang diproduksi dapat terjual.
7) Pengawasan penyimpanan (Inventory control) Pengawasan ini ditujukan untuk memastikan keamanan produk yang disimpang.
8) Pengawasan pemeliharaan (Maintenance control) Pengawasan ini ditujukan dalam rangka mengecek kondisi iventaris apakah dilakukan pemeliharaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan atau tidak dilakukan pemeliharaan.
9) Pengawasan waktu
Jenis pengawasan ditinjau dari perseptif waktu pengawasan dapat dibedakan menjadi dua (2) bagian pokok yaitu, pertama pengawasan preventif, kedua pengawasan repressif. Pengawasan preventif dimaksudkan sebagai suatu upaya awal sebelum terjadi penyelewengan terhadap tugas dan kekuasaan yang dimiliki seseorang contohnya seorang karyawan yang baru diterima bekerja disuatu perusahaan maka sebelum resmi bekerja maka terlebih dahulu dilakukan kontrak kerja atau perjanjian kerja guna menghindari hal-hal yang tidak diinginkan seperti penyelewengan jabatan.
Sedangkan pengawasan repressif/kuratif dimaksudkan sebagai bentuk pengawasan setelah kegiatan dilaksanakan atau dengan kata lain upaya penyembuhan, contohnya seorang karyawan mencuri barang miliki perusahaan karena peristiwa ini sudah terjadi maka dilakukan langkah kuratif dengan cara memanggil karyawan tersebut kemudian memberikan sanksi yang sesuai tingkat kesalahannya, sanksi itu bisa berupa demosi, drop out, dan PHK.
a. Tata cara pengawasan
Proses pengawasan biasanya terdiri atas empat tahap atau aktivitas. Keempat aktivitas tersebut secara umum bertujuan untuk membawa perusahaan mendekati tujuannya dengan cara yang paling efektif dan efisien. Aktivitas-aktivitas tersebut adalah menetapkan standar dan metode pengukuran,
melakukan pengukuran kinerja, membandingkan apakah kinerja yang dicapai sesuai dengan standar dan proses, dan melakukan perbaikan-perbaikan yang diperlukan.
Seorang auditor harus mengetahui tata cara pengawasan yang dilakukan agar output dapat dipertanggungjawabkan, adapun tata cara pengawasan dapat dilakukan:
1). Pengawasan langsung
Pengawasan langsung adalah pengawasan pengawasan yang dilakukan langsung oleh manajer/pimpinan terhadap orang dan unit yang dipimpinnya (inspeksi)
2). Pengawasan tidak langsung
Pengawasan atau pemeriksaan laporan dan dokumentasi yang dikirimkan kepada manajer/pimpinan.
3). Kombinasi
Pengawasan yang dilakukan dengan cara mempelajari laporan/dokumen yang dikirim, setelah itu dilakukan observasi langsung untuk mencocokkan laporan dengan kondisi dilapangan.
Objek Pengawasan
1). Pengendalian intren (Internal control)
Yaitu pengendalian yang dilakukan oleh atasan kepada bawahannya, seperti pelaksanaan tugas, prosedur kerja, kedisiplinan dan hal lain yang berkaitan dengan upaya pencapaian tujuan organisasi/perusahaan.
2). Pengendalian ekstren (Eksternal control)
Yaitu pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar organisasi/perusahaan baik lembaga atau masyarakat pengguna (stakeholder).
3). Pengendalian resmi (Formal control)
Yaitu pengawasan yang dilakukan oleh lembaga resmi atau pejabat yang dapat dilakukan oleh internal ataupun eksternal organisasi/perusahaan.
Misalnya BPK, Dikti.
4). Pengendalian konsumen (Informal control)
Yaitu penilaian yang dilakukan oleh stakeholder baik melalui media ataupun secara lisan mengenai suatu organisasi/perusahaan.
AKTIVITAS 7
1. Dari Kasus 1 masalah penurunan kinerja pegawai, diskusikalah mengenai langkah-langkah penyelesaian masalahnya.
2. Dari Kasus 2 masalah tahapan perencanaan buatkanlah hasil analisa kelompok anda.
Rangkuman:
Secara kuantitatif fungsi-fungsi manajemen konsepsi para pakar masih berbeda. Dalam pembahasan materi ini dibahas tentang Plenning, organizing, staffing, actuanting, controling). Menurut pandangan syariah implementasi fungsi-fungsi manajemen harus berlandaskan pada ketentuan Al-quran dan hadis dimana yang menjadi parameternya adalah aspek proses yang dilakukan dalam mencapai suatu tujuan, sedangkan pandangan manajemen konvensional implementasi fungsi-fungsi manajemen diarahkan bagaimana mencapai tujuan hasil secara efektif dan efesien.
Aktivitas 8:
Petunjuk Pengisian
1. Buatlah suatu rancangan kegiatan dalam bentuk proposal yang dimulai dari proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan kegiatan. (Individu)
2. Tulislah apa yang anda akan rencanakan dan rencanakanlah dengan baik apa yang akan anda laksanakan untuk mencapai tujuan minimal 5 kegiatan.
3. Tulislah waktu pelaksanaan kegiatan lengkap dengan petunjuk teknis pelaksanaannya.
4. Evaluasilah apa anda lakukan untuk mengukur sejauh mana keberhasilan dan kekurangan sehingga keberhasilan terus dilanjutkan, dan kekurangan kita perbaiki.
No Aspek Penilaian Skor Kualifikasi/Nilai 1.
Abeng, Tanri, 2007. Profesi Manajemen, Jakarta:Gramedia Pustaka Utama.
Gie, The Liang, 1962. Organisasi dan Administrasi Kantor Modern. Yogyakarta:Percetakan Negara
Hafiuddin, Didin dan Hendri Tanjung, 2008. Manajemen Syariah, Cet pertama, Jakarta : Gema Insani,
Hasibuan, Malayu S.P. 2006, Manajemen: Dasar, pengertian dan masalah, Cet ke-5, Jakarta : Bumi Aksara.
Koontz, Harold dan Cyril O’Donnel. Principles of Management, an Analysis of Management Functions. Tokyo:Kogakusha Company, Ltd. Asian Students Edition.
Manullang. M. 2004. Dasar-dasar manajemen, Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.
Tannenbaum, Robert, 1956. “The Concept of Organization Control”, Journal Of Social Issues, XII No.2.
Referensi
BAB VII MANAGEMENT LEADER DAN LEADERSHIP Standar Kompetensi Kompotensi Dasar Memahami Urgensi
Manajemen Leader dan Leadership
1. Menjelaskan pengertian leader dan leadership
2. Menjelaskan tipe kepemimpina konvensional dan tipe kepemimpinan perspektif syariah 3. Menjelaskan kompotensi
kepemimpinan
3. Menjelaskan konsep kepemimpinan syariah dan konvensional
A. Pendahuluan
Islam memberikan peluang yang sama kepada setiap ummat manusia untuk menjadi manajer/pemimpin, sebagaimana dinyatakan Rasulullah saw dalam hadits yang diriwayatkan Ibnu Umar:
“Setiap kalian adalah pemimpin dan setiap pemimpin harus bertanggungjawab atas kepemimpinannya”.
(Mutafaqun’Alaih dari Ibnu Umar).
Manajer pada dasarnya adalah subjek dalam kegiatan manajemen, artinya manajer adalah orang yang melakukan kegiatan manajemen atau individu yang bertanggungjawab secara langsung untuk memastikan kegiatan dalam suatu organisasi. Penilaian keberhasilan kinerja seorang manajer sangat tergantung dari kinerja bawahannya karena seorang manajer tidak dapat bekerja sendiri. Oleh karena itu seorang manajer harus mampu memimpin bawahannya berprestasi dalam pekerjaannya.Dalam era globalisasi, perusahaan harus memiliki staf dan karyawan yang mampu melayani pasar
global sekaligus pasar lokal yang ingin dilayani dengan cara yang sama.