TINJAUAN KHUSUS
3.1 PENGERTIAN JUDUL
Dalam perencanaan dan perancangan bangunan kali ini mengambil tema adalah mixed use building. Bangunan yang menjadi pokok bahasan kali ini adalah kantor sewa yang dipadudankan dengan mall/ pusat perbelanjaan. Perencanaan dan perancangan kali ini mengambil judul Kantor Sewa dan Mall Elektronik di Surabaya.
Kantor sewa merupakan sebuah bangunan yang sengaja disewakan untuk umum guna menjalankan aktifitas perkantoran. Kantor sewa yang direncanakan kali ini adalah sebuah kantor sewa khusus. Hal ini dikarenakan karena mixed use yang diaplikasikan berupa mall elektronik.
Nantinya, kantor sewa ini akan lebih berintegrasi/ codong disewakan kepada perusahaan-perusahaan khusus, dimana perusahaan-perusahaan ini adalah sebuah industry yang bergerak dibidang teknologi dan elektronik. Hal ini dilakukan guna untuk mendukung fungsi sampingan dari bangunan ini yaitu sebagai pusat perbelanjaan elektronika yang ada di Surabaya.
Sedangkan pusat perbelanjaan khusus elektronik itu nanti sendiri adalah sebuah pusat perbelanjaan yang retail/ took yang ada di dalamnya khusus untuk menjajakan dagangan yang bertemakan teknologi/ elektronik saja. Hal ini dilakukan guna menyeimbangkan fungsi utama dari bangunan ini yaitu sebagai kantor sewa yang notabennya juga khusus bergerak dibidang perusahaan elektronik. Hal itulah mengapa konsep perencanaan dan perancangan kali ini mengambil judul Kantor Sewa dan Mall Elektronik di Surabaya.
50 3.2 STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi adalah bagan yang memperlihatkan tata hubungan kerja antar bagian dan garis kewenangan, tanggung jawab dan komunikasi dalam menyelenggarakan pelayanan dan antar unit pelayanan serta manajemen dari kantor sewa maupun pusat perbelanjaan elektronik
Meskipun tidak bias disamaratakan, namun pada dasarnya ada beberapa fungsi perusahaan yang ditunjukkan dalam struktur organisasi perusahaan yang harus ada. Mengingat posisi tersebut memiliki peran penting dalam proses berjalannya sebuah organisasi perusahaan. Salah satu gambaran struktur organisasi perusahaan diantaranya sebagai berikut :
- General Manajer
Dalam sebuah perusahaan tugas dari GM adalah memimpin perusahaan. Selain itu, seorang GM memiliki tanggung jawab pada keseluruhan system yang berjalan dalam sebuah perusahaan. Dalam melaksanakan fungsinya, GM akan dibantu oleh beberapa manajer yang memiliki fungsi spesialisasi.
Kebijakan GM merupakan hal tertinggi yang harus dipatuhi oleh anggota perusahaan lainnya karena ia merupakan posisi tertinggi yang terdapat di dalam struktur organisasi perusahaan.
- Direktur/ Division
Tugasnya adalah memimpin bagian khusus dalam perusahaan serta melakukan koordinasi antar divisi dan memberikan laporan kepada GM. Setiap bagian, tidak memiliki garis komando lintas divisi sehingga hanya bias mengambil kebijakan pada masing-masing divisi.
Seperti pada divisi marketing, tidak bias memberikan inverse kepada divisi keuangan. Yang bias dilakukan adalah memberikan informasi dan masukan yang dibutuhkan pada bagian lain.
51 Oleh karena itu, direktur memiliki tugas yang sangat terarah sehingga tanggung jawab yang dimilikinya harus mampu ditransparasikan kepada GM dan kepada divisi lain sebagai bukti adanya satu kesatuan visi misi dalam struktur organisasi perusahaan.
- General Affair
Merupakan bagian divisi yang bertugas untuk menyediakan segala kebutuhan dan perlengkapan guna menunjang aktivitas perusahaan. Seperti untuk mengurusi masalah seragam karyawan, mobil dinas, mess karyawan, pemeliharaan lingkungan kantor atau juga memilih mitra kesehatan dengan perusahaan.
Dalam struktur organisasi perusahaan, general affair ini juga mempunyai peranan yang sangat penting dalam memajukan perusahaan karena tanpa keseragaman karyawan yang baik maka perusahaan juga tidak akan terlihat rapid an terkoordinasi.
- Personalia Department
Divisi ini memiliki tugas untuk menjaga kualitas sumber daya manusia perusahaan. Prosesnya dimulai dari masa perekrutan, penggantian jabatan, promosi dan mutasi karyawan, penilaian kinerja, pemberian penghargaan serta menjaga kinerja karyawan.
Dalam proses perekrutan pegawai baru, pihak inilah yang berfungsi secara khusus untuk bisa memilih dan mendapatkan pegawai yangsesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Accounting Department
Merupakan departemen yang bertugas untuk mencatat serta mengatur masalah keuangan perusahaan. Divisi ini juga bertugas untuk mengadakan audit atas kinerja yang sudah dilakukan divisi lain, guna menghindari terjadinya penyalahgunaan khususnya dibidang keuangan, termasuk mengontrol keseimbangan keuangan perusahaan.
52 jika tidak, maka perusahaan akan kehilangan berbagai asset yang berpotensi memajukkan perusahaan.
- Purchasing Department
Divisi ini biasanya dimiliki oleh perusahaan manufaktur. Tugasnya adalah membeli bahan baku produksi. Selain itu divisi ini juga bertugas menjalin kerjasama dengan pihak supplier bahan baku guuna menjamin kelangsungan proses produksi perusahaan
- Marketing Department
Divisi marketing merupakan divisi ujung tombak perusahaan. Sebab, tugas divisi ini adalah memasarkan semua produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Dengan demikian, perusahaan bias mendapatkan keuntungan jika produk yang mereka hasilkan bias laku di pasaran.
- R & D Development
Fungsi dari devisi adalah melakukan penelitian serta mengembangkannya. Penelitian yang dilakukan menyangkut semua kebutuhan perusahaan, yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Seperti melakukan penelitian mengena produk apa yang pada saat ini dibutuhkan oleh masyarakat, atau juga melakukan penelitian mengenai persepsi masyarakat atas produk yang dihasilkan perusahaan. Hasil dari penelitian tersebut akan digunakan untuk menciptakan sebuah system baru yang lebih baik bag proses yang ada di perusahaan.
- Quality Assurance Department
Di perusahaan manufaktur disivi ini bertugas untuk menjaga kualitas produk yang dihasilkan perusaan sebelum dipasarkan ke tengah masyarakat. Produk yang tidak sesuai standar, akan dipisahkan untuk kemudian dikelompokan ke dalam golongan produk gagal.
53 Di perusahaan jasa, seperti bank tugas dari divisi ini adalah melakukan pengawsan atas system yang di jalankan dalam proses pelayanan pada nasabah. Dengan demikian, semua nasabah bisa mendapatkan pelayanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan tersebut.
- Mantenance Deparment
Divisi ini biasanya disiapkan bagi perusahaan menufaktur atau juga bagi perusahaan yang memiliki kantor sendiri. Sementara bagi perusahaan yang gedung kantornya masih bergabung dengan perusahaan lain secara menyewa, biasanya meniadakan divisi ini. Sebab divisi ini bertugas memelihara perangkat yang terkait proses operasional perusahaan. Seperti menjaga mesin produksi, instalasi listrik, pendingin atau menjaga perankat computer. Oleh karenanya, tidak semua perusahaan memiliki divisi ini, khususnya perusahaan jasa dan perusahaan yang gedung kantornya masih dalam status sewa.
- Public Relation Department
Fungsi dari divisi ini adalah menjadi perwajahan perusahaan da pencipta citra perusahaan. Khususnya dilakukan dengan menjalin kerjasama dengan pihak eksternal perusahaan yang terkait dengan operasional perusahaan. Salah satu fungsinya adalah memberikan keterangan pers kepada wartawan apabila terdapat hal yang berkaitan dengan perusahaan tersebut.
- General manager
General Manager merupakan pimpinan utama pada stuktur organisasi Mall Panakkukang yang bertanggung jawab atas segala kegiatan yang berkenaan dengan Mall Panakkukang. Termasuk mengkontrol kinerja dari Building Manager.
- Pengelola
Dalam urusan pegelolaan secara umum, manajemen mall berada di bawah pengawasan pihak pengelola. Pihak pengelola mengatur atau bertanggung
54 promosi, penanggung jawab setiap event atau kegiatan yang dilaksanakan di mall ataupun di luar mall selama masih bersangkutan dengan mall yang dikelola . Sedangkan dalam urusan sewa-menyewa, pihak pengelola memberikan kuasa pada devisi pemasaran.
- Penyewa
Penyewa merupakan pihak yang berhak atas toko atau tenant yang telah mendapatkan legalitas dari pihak pengelola untuk dimanfaatkan sesuai dengan keinginan penyewa.
- Maintenance Building
Maintenance Building merupakan komponen dasar (karyawan) mall yang bertanggung jawab terhadap perawatan ataupun pemeliharaan berbagai macam sarana yang ada. Termasuk pula mengusulkan atas penggantian komponen penunjang mall yang dianggap tidak layak.
Pihak pengelola dengan terperinci melakukan pendataan terhadap seluruh komponen yang ada dalam di dalam mall, hal ini dilakukan untuk memudahkan pihak pengelola ataupun pihak lain apabila membutuhkan data sekunder tentang mall tersebut, seperti jumlah outlet fast food atau jumlah butik. Selain itu, manajemen mall juga sangat memperhatikan kebersihan dan perawatan gedung mall.
Pihak marketing mengurusi User (penyewa) untuk medapatkan legalitas dari pihak pengelola untuk menempati toko yang telah disepakati antara pihak pengelola dan penyewa.
Maintenance ini terbagi atas dua bagian yaitu : 1. Mechanical Electrical
a. Bagian Mechanical bertugas untuk menjaga stabilitas suhu dalam bangunan (AC).
b. Bagian Electrical yaitu bertugas mengatur sistem pencahayaan atau penerangan bangunan (lighting).
55 c. Bagian Pemipaan bertugas untuk membuat sistem pembuangan serta
sanitasi dari air kotor, air bersih dan gas.
- Building Manager
Building Manager memiliki tanggung jawab kerja kepada General Manager. 1. Tugas dan kewajiban
a) Bertugas sebagai controlling dan monitoring atas operasional perusahaan melalui yang dibantu dan berkoordinasi dengan baik terhadap anggota-anggotanya serta memberikan masukan (saran) kepada manajemen mengenai apa yang kurang baik diterapkan pada operation system secara keseluruhan. b) Membentuk Team Work yang dapat diandalkan sebagai pelaksana operasional
perusahaan dan senantiasa memberikan motivas kepada setiap anggota-anggotanya agar bekerja sebagai team yang solid.
c) Membuat standar operasional dan penampilan kerja tim yang cocok serta diinginkan, untuk mencapai hasil pekerjaan yang optimal.
d) Memiliki wewenang dalam memberikan sanksi atas kelalaian karyawan maupun staff dengan sepengetahuan pihak menejemen dan memiliki hak atas mempromosikan staff untuk mendapatkan hak yang lebih baik atas dedikasinya terhadap perusahaan.
2. Proyek
Tugas dari bagian proyek ini adalah perawatan operasioanal sehari-hari bangunan. Yang terdiri dari dua bagian yaitu:
a. Sipil
Bertugas untuk melakukan penambahan dan pengurangan gedung, melakukan pengawasan lapangan kepada para tenant (penyewa) dibantu oleh marketing.
b. Arsitek
Mempunyai tugas untuk mendesain bangunan yang akan disewa, melakukan pengarahan kepada penyewa yang baru tentang standar-standar yang diberlakukan oleh perusahaan.
56 a. Bertanggung jawab atas pemasaran kios kepada calon penyewa.
b. Membuat program promosi tahunan ataupun event-event yang bersifat momentum.
c. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan
- Administrasi
a. Mengurusi segala sistem administrasi perusahaan secara detail dan rapi.
b. Membuat laporan bulanan mengenai hal-hal yang perlu disampaikan kepada Building Manager.
c. Mengurusi surat masuk dan surat keluar.
Berikut ditampilkan bagan struktur organisasi mall elektronik
57
Skema 5 : Struktur organisasi kantor sewa (pengelola)