BAB II TINJAUAN PUSTAKA
II.2. Teori Tentang Sistem Informasi Manajemen
II.2.4. Pengertian Organisasi
Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan seorang pimpinan dengan organisasi yang tercipta di perusahaan yang bersangkutan. Jadi keberhasilan perusahaan tergantung pada organisasi terutama struktur organisasi yang dianut. Menurut Boone dan Katz, definisi organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 (tiga) elemen pokok:
1. Interaksi manusia.
2. Kegiatan yang mengarah pada tujuan. 3. Struktur organisasi itu sendiri.
Kebutuhan perusahaan akan pentingnya peranan organisasi akan disesuaikan dengan seberapa besar anggota perusahaannya. Karena semakin sedikit anggota perusahaan semakin sederhana fungsi-fungsi pengorganisasian yang dilakukan. Demikian juga kalau perusahaan yang mula-mula anggotanya sedikit kemudian berkembang sehingga jumlah anggota terus bertambah semakin banyak maka kebutuhan akan organisasi semakin besar. Misalnya: perusahaan yang memproduksi pakaian jadi, kalau mula-mula hanya mengkhususkan di bidang pakaian jadi wanita maka setelah berkembang dan melihat situasi pasar yang mengakibatkan perlunya perusahaan melakukan diversifikasi produk akan memerlukan tambahan karyawan tidak hanya pada bagian produksi saja tetapi juga bagian penjualan, pemasaran, pembukuan dan lain-lain. Jadi agar lebih jelas dan terarah kewajiban dan wewenang
masing-masing karyawan perusahaan sesuai dengan tugas dan kemampuannya masing-masing.
Pola organisasi dibagi menjadi dua bagian yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Umumnya setiap organisasi formal biasanya mengandung kedua unsur pola tersebut di mana organisasi formalnya yang dijadikan pedoman tegas dalam struktur organisasinya. Sedangkan organisasi informal akan dengan sendirinya muncul karena kebutuhan karyawan untuk bermasyarakat atau bersosialisasi dengan dan berhubungan dengan karyawan yang lain.
Organisasi formal adalah organisasi yang dibentuk secara sadar dan mempunyai tujuan tertentu yang disadari pula dengan menggunakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab maupun pertanggungjawaban dirancang oleh manajer agar pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang telah disepakati bersama.
Dalam organisasi formal semua hubungan kewenangan maupun responsibility akan terlihat dalam bagan struktur organisasi perusahaan, di mana pada bagan tersebut akan diperlihatkan seberapa besar wewenang maupun tanggung jawab yang hams dipikul untuk masing-masing pekerjaan yang merupakan bagian dari pekerjaan yang lebih besar dengan (sasaran yang tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan).
Pada bagan struktur organisasi perusahaan ada 4 (empat) hal yang penting untuk dimengerti dan dipahami sehingga dalam menjalankan tugas atau pekerjaan yang telah menjadi bagian masing-masing tidak terjadi kebimbangan. Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun bagan struktur organisasi adalah wewenang, tanggung jawab, koordinasi maupun pendelegasian wewenang.
Organisasi informal pada struktur organisasi tidak akan terlihat tetapi akan selalu mengikuti keberadaan organisasi formal. Organisasi informal ini keberadaannya tidak direncanakan tetapi terjadi secara otomatis karena hubungan antar perseorangan pada sesama anggota organisasi formal (perusahaan).
Organisasi informal merupakan organisasi yang tercipta karena adanya hubungan antar pribadi yang secara tidak sadar terjadi keberadaannya tanpa didasarkan pada hubungan wewenang formal pada struktur organisasi maupun kesepakatan tujuan bersama. Organisasi informal ini terjadi karena adanya komunikasi antar sesama karyawan yang dengan cepat menyebarkan informasi melalui desas-desus dari mulut ke mulut. Adapun desas-desus itu bisa saja berlebihan, salah, kurang tepat maupun merupakan kebocoran informasi dari atasan yang mungkin benar. Untuk itulah agar organisasi informal bermanfaat bagi perusahaan maka sudah sepantasnya kalau setiap atasan harus bisa menggunakan segi positif keberadaan organisasi informal ini terutama dalam menyampaikan perintah.
Menurut Laudon dalam Philippus (2005) bahwa, “Organisasi adalah struktur sosial resmi yang stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan dan memproses sumber-sumber itu agar menghasilkan output”.
Secara luas sistem informasi dan organisasi saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan denagn organisasi agar memberi informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian tertentu yang penting pada organisasi. Pada saat yang sama, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi baru. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sangat kompleks dan dipengaruhi oleh banyak faktor mediasi yang besar, yaitu:
1. Struktur organisasi, prosedur operasi standar, politik, kultur, lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen. Menurut Max Weber, Sosiolog Jerman, semua biokrasi modern memiliki pembagian yang jelas mengenai tenaga kerja dan spesialisasi. Organisasi mengatur tenaga ahli dalam sebuah struktur hierarki otoritas di mana setiap orang bertanggung jawab terhadap seseorang dan otoritas terbatas pada tindakan-tindakan tertentu. Hierarki adalah hubungan antara atasan dan bawahan di dalam suatu organisasi, yang menyebabkan adanya rantai komando sehingga menyebabkan adanya pelapisan atau tingkatan personil di dalam suatu organisasi. Hierarki dalam organisasi mempengaruhi sistem informasi dan struktur hierarki merupakan kerangka dasar di mana sistem informasi diorganisasikan.
2. Prosedur Operasi Standar. Organisasi yang bertahan selama periode waktu tertentu menjadi sangat efisien, menghasilkan jumlah produk dan jasa terbatas dengan mengikuti aturan-aturan standar. Aturan-aturan rutinitas standar ini dikumpulkan menjadi aturan-aturan, prosedur, dan praktik-praktik yang seksama dan rasional yang disebut prosedur standar pengoperasian (PSP) yang dikembangkan untuk dapat mencakup semua situasi yang mungkin dihadapi. 3. Lingkungan adalah tempat organisasi mengambil sumber-sumber dan
menyediakan barang-barang dan jasa ke lingkungan. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal balik. Pada satu sisi, organisasi terbuka dan tergantung pada lingkungan sosial dan fisik di sekitarnya. Lingkungan biasanya berubah secara lebih cepat daripada organisasi. Alasan utama atas kegagalan organisasi adalah ketidakmampuan untuk mengadaptasi perubahan lingkungan yang cepat dan kurangnya sumber-sumber daya khususnya diantara perusahaan-perusahaan muda untuk bertahan pada masa sulit bahkan dalam periode pendek sekalipun (Freeman et al, 1983).
4. Kultur/budaya. Semua organisasi memiliki asumsi-asumsi yang mendasar, tak diragukan lagi, dan tak terungkapkan (oleh anggotanya) yang menentukan sasaran dan produk mereka. Kultur organisasi adalah kumpulan asumsi fundamental mengenai produk apa yang harus dihasilkan organisasi, bagaimana prosesnya, di mana, dan untuk siapa. Umumnya, asumsi-asumsi kultural ini seluruhnya diyakini begitu saja dan jarang diutarakan secara publik (Schein, 1985).
5. Keputusan manajemen. Pada organisasi pengambilan keputusan oleh para manajer penting dilakukan dalam usaha mengubah organisasi agar sesuai dengan teknologi atau mengatur baik teknologi maupun organisasi untuk mendapatkan kesesuaian yang optimal.
6. Politik. Para anggota organisasi menduduki beragam posisi dengan beragam spesialisasi, perhatian, dan perspektif. Akibatnya mereka memiliki susut pandang yang berbeda mengenai bagaimana sumber-sumber, penghargaan dan hukuman dilaksanakan. Perbedaan-perbedaan ini menjadi persoalan bagi manajer dan karyawan, dan hasilnya adalah pergolakan politik, persaingan, dan konflik di dalam organisasi.