Salah satu faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan adalah biaya relevan. Biaya relevan meliputi semua biaya yang akan dikeluarkan akan terpengaruh oleh pengambilan keputusan. Oleh karena itu, biaya relevan harus dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan. Pendapatan yang masih akan terjadi, sehingga biaya dan pendapatan pada masa mendatang akan memberikan hasil berbeda, tetapi relevan dalam pengambilan keputusan. Untuk mengidentifikasi biaya relevan dan berbagai alternatif bisa dilakukan dengan mengumpulkan seluruh biaya yang berkaitan dengan masing-masing alternatif, menghapuskan/meniadakan biaya terbenam, mengacuhkan biaya yang sama antara alternatif- alternatif, dan menetapkan keputusan pada data yang telah diperoleh.
Karena hanya biaya dan kegiatan yang dijalankan manajemen seringkali dihadapkan pada beberapa pilihan (alternatif) aktivitas, di mana dan berbagai alternatif tersebut, manajemen harus memilih satu alternatif yang paling menguntungkan bagi perusahaan. Manajemen dalam melaksanakan fungsi perencanaan, koordinasi dan pengendalian akan selalu dihadapkan pada masalah pemilihan alternatif tindakan, rangkaian alternatif tindakan yang ada, manajemen harus mengambil keputusan alternatif tindakan yang mana akan dipilih. Ketepatan pilihan yang dilakukan manajemen besar pengaruhnya dalam pencapaian tujuan perusahaan secara berhasil guna dan berdaya guna. Pengambilan keputusan untuk memilih alternatif tindakan berkaitan dengan masa yang akan datang, oleh karena
itu informasi yang diperlukan (salah satunya adalah informasi biaya) untuk pengambilan keputusan manajemen merupakan informasi akan datang.
Informasi biaya masa yang akan datang bukan seluruhnya merupakan biaya yang relevan untuk pengambilan keputusan, hanya biaya masa yang akan datang yang berbeda di antara alternatif tindakan saja, yang merupakan biaya relevan untuk pengambilan keputusan. Biaya relevan seringkali dikenal dengan biaya marginal atau biaya tambahan (incremental), istilah biaya marginal digunakan secara luas oleh ahli-ahli ekonomi, sedangkan para insinyur pada umumnya berbicara mengenai biaya incremental untuk tambahan biaya yang dikeluarkan apabila suatu proyek atau suatu pelaksanaan pekerjaan diperluas di luar tujuan yang ditetapkan semula.
Biaya relevan adalah biaya yang berbeda dalam suatu kondisi, dibandingkan dengan kondisi-kondisi yang lain, dinamakan pula dengan biaya relevan (relevant cost). Dalam pembahasan digunakan istilah biaya diferensial dan biaya relevan silih berganti dengan pengertian yang sama. Penggunaan biaya relevan, sebagaimana telah dikemukakan, untuk pemilihan alternatif.
Menurut Abbas (2000: 225) bahwa “Biaya relevan merupakan biaya yang harus dipertimbangkan bila kita harus mengambil keputusan untuk menaikkan atau menurunkan produksi. Biaya ini merupakan faktor penting yang harus dipertimbangkan bila kita dihadapkan beberapa alternatif pilihan dalam pengambilan keputusan”.
Pemilihan alternatif mana paling menguntungkan dan berbagai kemungkinan seperti apakah sebaiknya peralatan produksi yang ada diganti
dengan yang baru atau apakah perlu meningkatkan, membatasi atau menghentikan produk tertentu karena tidak menguntungkan atau mengadakan penilaian dan alternatif membeli atau membuat seridiri.
Selanjutnya menurut Hansen dan Mowen (2009 : 70), mendefinisikan biaya relevan adalah biaya masa depan yang berbeda pada setiap alternatif. Semua keputusan berhubungan dengan masa depan sehingga hanya biaya masa depan yang dapat menjadi relevan dengan keputusan.
Pengertian biaya relevan menurut Sunarto (2004 : 7) bahwa : Biaya relevan adalah biaya yang patut dipertimbangkan untuk suatu pengambilan keputusan. Biaya relevan adalah biaya yang jumlahnya berbeda pada dua atau lebih pilihan”.
Menurut Sugiri (2009: 127), mengatakan bahwa : “ Biaya relevan adalah kos yang akan terjadi di masa yang akan datang dan berbeda di antara berbagai alternatif yang sedang dipertimbangkan di dalam suatu keputusan”.
Menurut Krismiaji dan Y Anni Aryani (2011: 206), mengemukakan bahwa: “Biaya relevan adalah biaya masa yang akan datang (future cost) yang berbeda besarnya pada berbagai alternatif. Seluruh keputusan berhubungan dengan masa yang akan datang, oleh karena itu hanya biaya masa mendatang saja yang relevan bagi sebuah keputusan”.
Untuk itu disebut relevan, apabila sebuah biaya tidak hanya berhubungan dengan masa yang akan datang, namun juga biaya tersebut harus berbeda dan satu alternatif ke alternatif lain. Jika biaya masa mendatang jumlahnya sama besar pada berbagai alternatif, maka biaya tersebut tidak memiliki akibat pada
keputusan. Biaya jenis ini dikenal dengan istilah biaya tidak relevan (irrelevant cost). Kemampuan untuk mengidentifikasi biaya relevan dan biaya tidak relevan
adalah sebuah keterampilan pembuatan keputusan yang penting.
Ahmad (2007:119) mengemukakan bahwa biaya relevan adalah semua biaya yang akan terjadi di masa datang. Kecuali Unavoidable Cost, yaitu meliputi:
sunk cost dan biaya yang tidak berbeda.
Berdasarkan definisi di atas, maka dengan demikian biaya relevan mempunyai dua ciri atau karakteristik yaitu:
a. Biaya tersebut akan terjadi dengan diambilnya suatu alternatif sehingga merupakan biaya masa yang akan datang (future cost).
b. Biaya tersebut harus berbeda di antara berbagai alternatif yang ada.
Biaya apa yang relevan dalam pengambilan keputusan? Jawabannya adalah semua biaya yang dapat dihindarkan (avoidable cost) dalam pengambilan keputusan. Pada prinsipnya semua biaya dapat dihindarkan, kecuali biaya tenggelam (sunk cost) atau biaya masa lalu, dan biaya yang akan datang yang tidak berbeda dalam beberapa alternatif. Yang dimaksud dengan biaya tenggelam adalah biaya yang telah terjadi pada masa lalu (historical cost) yang tidak dapat dihindarkan oleh manajer dengan tindakan apapun, oleh karena itu biaya tenggelam atau biaya masa lalu tidak relevan untuk masa yang akan datang dan tak perlu dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan. Biaya masa lalu hanya berguna sebagai dasar untuk menaksir biaya masa yang akan datang, suatu contoh yang menunjukkan bahwa sunk cost tidak relevan atau biaya yang tidak dapat dihindarkan sehingga harus dipisahkan atau diabaikan dalam pengambilan
keputusan adalah keputusan mengganti atau tidak mesin lama dengan mesin baru.
Dalam hal tersebut nilai buku mesin lama merupakan sunk cost dan tidak relevan dalam pengambilan keputusan tersebut (kecuali mesin lama tersebut dapat dijual maka harga jual mesin lama relevan dalam pengambilan keputusan tersebut).
Biaya masa yang akan datang tidak akan relevan dalam suatu keputusan apabila biaya tersebut jumlahnya sama untuk semua alternatif.
Penggunaan data masa lalu hanya sebagai dasar untuk memprediksi biaya masa yang akan datang, biaya relevan bukan hanya apa yang sudah dibayarkan untuk membeli barang di masa yang akan datang. Hubungan data masa lalu atau data historis hanya digunakan untuk pedoman dalam proses peramalan, namun data historis itu sendiri tidak relevan dalam pengambilan keputusan, maka pendekatan manajer dalam menganalisis biaya perlu melakukan Iangkah-Iangkah sebagai berikut:
a. Kumpulkan semua biaya yang akan terjadi yang berkaitan dengan setiap alternatif yang akan dipertimbangkan.
b. Pisahkan biaya masa lalu atau yang merupakan sunk cost.
c. Pisahkan biaya masa yang akan datang yang tidak berbeda dalam setiap alternatif keputusan.
d. Buat keputusan berdasarkan biaya yang masih tersisa, karena biaya tersebut pasti biaya deferensial atau biaya terhindarkan dan biaya tersebut relevan dalam suatu keputusan.