B. Bidang-bidang Kegiatan Magang
4. Pengolahan Bahan Perpustakaan
Salah satu bagian terpenting dalam perpustakaan ialah pengolahan bahan perpustakaan. Petugas yang bertugas di pengolahan pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim ialah Ibu Ari Zuntriana, Ibu Siti Munawarah, Ibu Zulaikha, serta Bapak Nurul Islam. Alur yang terdapat pada pengolahan bahan perpustakaan di PerpustakaaPusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim dapat digambarkan sebagai berikut
Gambar 3.8 Alur Pengolahan Bahan Pustaka
Pemasangan Pengaman Buku
Siap Dijajarkan di Rak dan Diakses secara Online Selesai Pengolahan Tugas Akhir Pengolahan Digital Penyampulan Pelabelan Upload File Pelabelan Digital Tercetak Pembuatan Cover/CD Case Katalogisasi Digital Registrasi Stempel Tugas Akhir
Pengolahan Bahan Perpustakaan
CD ROM Buku
Untuk magang di bagian pengolahan, penulis mendapat bimbingan pengolahan bahan perpustakaan berupa buku. Pengolahan bahan perpustakaan berupa buku untuk lebih jelasnya sebagai berikut :
1) Pengadan
Pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim, pengadaan buku diperoleh dari membeli dan juga sumbangan, baik itu sumbangan dari instansi lain maupun sumbangan secara pribadi. Pengadaan dengan membeli ada 2 cara, yakni dari lelang jika harga lebih dari RP 200.000.000,00 dan dapat dengan penunjukan langsung jika kurang dari RP 200.000.000,00. Lelang dilakukan ULP yang ada di kantor pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim. Setelah buku yang diadakan datang maka dilakukan pengecekan terhadap buku, pengecekan meliputi :
a) Pencocokan kesesuaian antara daftar kiriman dengan buku yang datang. b) Memastikan jumlah eksemplarnya.
c) Menandai daftar buku yang tidak sesuai. d) Memilah buku yang sesuai dan tidak sesuai. e) Membuat berita acara pemeriksaan.
2) Sebelum dilakukan pengatalogan maka buku dibubuhkan stempel Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
Gambar 3.9 Contoh stempel Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim
Kemudian menuliskan jumlah eksemplar pada buku pertama, dan mengelompokan eksemplar pertama.
3) Pengatalogan
Dalam pengatalogan ada beberapa hal yang harus dilakukan, diantaranya :
a) Memastikan buku apakah benar-benar baru atau hanya penambahan eksemplar.
b) Mengalokasikan nomor registrasi.
c) Menduplikasikan data buku, jika buku tambahan eksemplar.
d) Menganalisa subyek buku.
e) Menetapkan nomor klasifikasi, nomor klasifikasi dilakukan dengan 2 cara yakni menggunakan DDC 22, dan menggunakan sistem klasifikasi islam versi Perpustakaan Pusat UIN Malang yang mana sistem klasifikasi tersebut diperoleh dari perpaduan DDC seksi islam dengan Sistem Klasifikasi Islam Versi Depag RI. Sistem klasifikasi islam versi Perpustakaan Pusat UIN Malang hanya digunakan untuk mengklasifikasikan bahan perpustakaan mengenai islam.
Gambar 3.10 Sistem klasifikasi islam versi Perpustakaan Pusat UIN Malang f) Menetapkan tajuk subyek.
g) Memasukan data bibliografi, nomor klasifikasi dan tajuk subyek pada
library in touch.
Langkah memasukan data buku baru pada library in touch sebagai berikut :
a) Masuklah pada library in touch, kemudian login dengan username dan
password petugas Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim. Setelah berhasil login maka pilih non serial
cataloging, pilih new maka akan muncul tampilan seperti berikut
Kemudian entri data pada kolom tersebut, isi main entry, creator, dan
subyek-nya. Untuk mengecek subyek, maka digunakanlah DDC for
Windows. Setelah data terisi semua dengan benar maka data di save, maka secara otomatis data akan tersimpan pada OPAC. Untuk melihat data yang tersimpan pada OPAC, bisa diakses melalui http://www.lib- uinmalang.net/virtual_library/mlg_opac/opac.html
b) Jika buku copyannya lebih dari satu bisa dilakukan dengan cara pilih non
serial cataloging, pilih search. Jika kolom search sudah muncul masukan
nomor barcode pada kolom search lalu pilih find now. Jika judul yang diinginkan sudah muncul, klik kanan pada judul tersebut kemudian pilih
self list, lalu klik kanan dan pilih duplicate. Dan masukan nomor registrasi dari copyan buku dengan judul yang sama tersebut. Ubah copy order sesuai dengan jumlah copyan dari buku yang berjudul sama tersebut. Setelah itu tekan add.
4) Pembuatan, pencetakan, dan penempelan call number dan barcode pada buku.
Keterangan lambang pada call number :
a) U menunjukan jenis koleksi karena disitu tertera U maka koleksi tersebut masuk jenis koleksi umum, untuk koleksi referensi lambangnya berupa huruf R.
b) 150 menunjukan nomor klasifikasinya
c) JAR, 3 huruf ini melambangkan nama penggarangnya. d) t menunjukan huruf pertama dari judul buku tersebut.
e) C.7 menunjukan bahwa buku tersebut merupakan copyan ketujuh dari judul buku yang sama di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim.
Ukuran dari call number ialah 4,5 cm X 6,5 cm, pemasangannya di punggung buku diukur 4 cm dari bawah.
Gambar 3. 13 tampilan barcode
Keterangan barcode :
a) 2 digit awal dari barcode melambangkan tahun pembelian.
b) Digit ketiga pada barcode melambangkan asal muasal buku tersebut diperoleh (jika didigit tertera angka 2 maka buku tersebut berasal dari sumbangan, dan jika tertera angka 3 maka buku tersebut diperoleh dengan cara membeli).
c) Digit setelah ketiga merupakan nomor urut dari buku tersebut.
Ukuran barcode 2,5 cm X 5,5 cm. Setiap buku memiliki 3 barcode yang diletakan pada sampul depan, halaman judul, dan sampul belakang buku. Barcode tersebut harus menutupi barcode yang asli tercetak pada buku, misalnya barcode ISBN.
5) Pemasangan keamanan buku, baik itu tatle tape maupun RFID TAG, biasanya koleksi yang mahal saja yang dipasangi RFID TAG. Hal ini dikarenakan harga RFID TAG yang mahal. RFID TAG hanya bisa digunakan apabila Elims digunakan. Namun, penggunaan Elims untuk saat ini tidak digunakan dikarenakan Elims tidak cocok dipadu padankan dengan
senayan. Jadi RFID TAG tidak lagi dipasang pada bahan perpustakaan.
Alur pemasangan tatle tape sebagai berikut
Gambar 3.14 Alur Pemasangan Pengaman buku
Persiapan terdiri dari :
a) Menyiapkan buku, tatle tape, dan peralatan stempel.
b) Membuka bagian yang akan dipasangi tatle tape.
Pemasangan tatle tape terdiri dari :
a) Menempelkan tatle tape pada dasar buku agar tidak terlihat.
b) Menutup kembali buku yang telah ditempel tatle tape dan ditekan kuat- kuat agar tatle tape menempel.
Proses penyelesaian terdiri dari
a) Pemberian stempel untuk buku yang sudah dipasangi tatle tape.
b) Jika sudah selesai maka diserahkan pada bagian pemasangan RFID TAG. Lagkah pemasangan RFID TAG, yaitu
a) Menggunting chips RFID TAG yang masih berbentuk gulungan menjadi bentuk per satuan chips.
b) Mengisi data buku (tagging) pada chips RFID TAG dilakukan dengan terlebih dulu melakukan pemindahan data melalui piranti Barcode Reader auto apply/enter.
d) Meletakan chips RFID TAG diatas media RFID Reader.
e) Memastikan dalam chips RFID TAG sudah terdapat dalam buku melalui
software yang ada.
f) Menempelkan chips RFID TAG pada sampul belakang buku. 6) Penyampulan
Penyampulan dilakukan dengan menyiapkan kertas sampul. Ukuran kertas sampul diseuaikan dengan ukuran buku. Tata cara penyampulan seperti penyampulan pada buku secara umumnya. Meletakan buku diantara sampul dan kemudian direkatkan dengan isolasi.
7) Buku siap dijajarkan pada rak koleksi. Penjajaran buku pada rak disesuaikan dengan nomor klasifikasi. Hal ini dilakukan guna mempermudah temu kembali informasi.
Jika bahan perpustakaan mengalami kerusakan maka perlu dilakukan perbaikan. Alur yang dilakukan untuk perbaikan buku rusak sebagai berikut : 1) Menerima buku rusak.
2) Memperbarui status di OPAC menjadi diperbaiki. 3) Mengecek kerusakan buku dan membuat laporannya.
4) Kemudian buku diperbaiki, apabila buku harus dilakukan perbaikan total maka dibawa ke pengolahan untuk diolah kembali.
5) Jika perbaikan sudah selesai maka dilakukan perubahan status di OPAC menjadi tersedia.
