1. Temuan GAP antara Teori dan Praktik pada Layanan Teknis
Temuan GAP antara teori dan praktik pada layanan teknis yang ditemukan penulis, diantaranya :
1) Pencatatan Terbitan Berseri Khususnya Majalah dan Koran
Majalah merupakan bagian dari terbitan berseri atau “serial” dalam bahasa Inggris. Dalam terbitan berseri termasuk di dalamnya buku tahunan, majalah indeks, dan abstrak serta majalah. Pencatatn pada bahan pustaka berseri mencangkup judul, penerbit, ISSN, volume terbitan berseri, dan keterangan. Sulistyo-Basuki (1993:247) untuk mencatat majalah yang diterima perpustakaan dikenal dengan beberapa sistem seperti: (a) sistem register, (b) sistem buku besar, (c) sistem dua kartu, (d) sistem tiga kartu, (e) kardex, (f) sistem ing-griya. Informasi yang dimuat dalam suatu majalah pasti lebih mutakhir dari pada informasi dalam bentuk lain, seperti buku (Sulistyo-basuki, 1993 : 242). Sehingga pengolahan majalah juga harus diperhatikan.
Menurut Lasa (1994:34) terdapat beberapa langkah dalam proses pengolahan terbitan berseri, yakni
a) Pemeriksaan
Terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan harus diperiksa terlebih dahulu, apakah diterima sebagai hadiah/sumbangan, langganan, pertukaran atau sekedar titipan, kegiatan tersebut hendaknya dilakukan oleh perpustakaan agar tidak terjadi kesalahfahaman dalam pemrosesan. Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim telah melaksanakan
pemerikasaan pada setiap terbitan berkala yang datang. Untuk majalah dan koran Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim telah melanggannya sehingga jelas hal ini dilakukan dengan pembelian. Selain pemeriksaan pengadaan petugas perpustakaan juga melaksanakan pemeriksaan fisik majalah dan Koran. Biasanya hal ini dilakukan pada bagian front office. Karena hal ini juga sangat penting, seperti yang terjadi pada akhir bulan Ramadhan atau menjelang lebaran Kemarin, Koran “jawa pos” selama 2-3 hari tida mengirimkan korannya, sehingga di rapel setelah libur lebaran, dan ternyata rapelan tersebut juga masih ada yang kurang. Hal ini lah alah satu alasan mengapa pemeriksaan itu penting.Pemberian cap, tanda kepemilikan. Setelah pemeriksaan terbitan, dilakukan pemberian stempel atau cap yang diletakkan pada halaman paling depan yakni halaman setelah sampul/cover, dengan syarat tidak menutupi tulisan atau teks pada terbitan berseri tersebut. Pemberian stampel pada majalah atau Koran pada Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim juga dilakukan di Front Office, hal ini dikarenakan majalah dan Koran tidak diolah seperti buku yang harus masuk pada ruang pengolahan.
b) Pencatatan dapat dilakukan dengan cara registrasi dan juga pencatatan buku inventarisasi. Pencatatan atau registrasi ini dilakukan pada kartu registrasi. Data yang perlu dicatat antara lain adalah judul terbitan berseri, ISSN atau International Standard Serial Number, penerbit, alamat, kala terbit, harga langganan, asal terbitan, subjek. Kartu-kartu registrasi ini biasanya hanya ditempatkan pada bagian pengadaan untuk mencatat atau mengontrol masuknya terbitan berseri ke perpustakaan yang mengolahnya. Proses pengolahan majalah atau koran pada Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim masih sampai pada nomor 2 (pemberian stampel kepemilikan), untuk pencatatan kartu registrasi masih
belum terlaksana. Hal ini disinyalir karena tidak ada petugas khusus pada bagian terbitan berkala khususnya majalah dan Koran.
Pencatatan kedua yang bisa dilakukan adalah pencatatan dalam buku inventarisasi. Data yang dicatat dalam sistem kartu ini meliputi judul terbitan berseri, ISSN, nomor inventarisasi tanggal diterima, volume, nomor,bulan, tahun dan lain-lain. Hal ini juga masih belum terlaksana pada Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim. Seperti yang dijelaskan diatas bahwa majalah atau Koran yang datang tidak masuk pada ruang pengolahan seperti pada buku.
c) Pembuatan kartu katalog
Setiap majalah maupun terbitan berkala lainnya yang diterima oleh perpustakaan perlu dibuatkan daftar/katalog. Katalog ini dapat berbentuk buku/printed katalog maupun kartu/card katalog. Katalog tersebut sangat berguna bagi pencarian informasi terutama pengenalan judul dan nomor- nomor yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim pada saat penulis melakukan magang masih belum melaksanakan system katalog pada majalah atau koran yang telah diterimanya. Sehingga jika ada pemustaka yang mencari majalah atau koran pada periode tertentu pastinya sulit untuk menemukannya, karena penempatannya yang tidak tertata dengan system.
2) Penataan Bahan Perpustakaan pada Rak.
Idealnya dalam rak yang digunakan untuk koleksi hanya 75%, 25% dari rak harus kosong, tujuannya dikosongkan adalah untuk kemudahan dalam penarikan/ pengambilan koleksi serta untuk sirkulasi udara (Hermintatik, 2014). Sedangkan pada Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim banyak ditemui rak terisi penuh buku tanpa memperhatikan sirkulasi udara untuk buku.
2. Temuan GAP antara Teori dan Praktik pada Layanan Pemustaka
Temuan GAP antara teori dan praktik pada layanan pemustaka yang ditemukan penulis, diantaranya :
1) Jasa Referensi
Salah satu faktor yang sering dikaitkan dengan reputasi dari sebuah perpustakaan yaitu adanya pustakawan referensi. Pustakawan referensi merupakan pustakawan yang memilki pengetahuan referensi dan memberikan jasa informasi referensi kepada pemustaka. Sehingga pustakwan referensi memiliki pengetahuan yang besar akan pengetahuan umum. Sulistyo-Basuki (2010:7.32) menyebutkan bahwa pustakawan referens bekerja di bagian referens(i) dengan fungsi menafsirkan sumber daya perpustakaan untuk keperluan pemakai, menjalin kontak antara pemakai yang benar dengan materi yang benar.
Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim dalam prakteknya belum menyediakan pustakawan khusus referensi yang memberikan bantuan kepada pemustaka terhadap pertanyaan-pertanyaan referensi. Sejauh ini apabila ada pemustaka yang membutuhkan layanan rujukan akan ditangani oleh pustakawan yaitu Bapak Faizuddin Harliansyah, M.IM selaku kepala perpustakaan, Bapak Mufid, M.Hum. Selaku wakil Kepala perpustakaan, Ibu Ari Zuntriana selaku koordinator pengolahan, dan Ibu Wahyuningtyas, A.Md selaku coordinator pengolahan koleksi tugas akhir. Lebih lanjut Sistyo-Basuki (2010:7.32) ciri khas jasa referens(i) ialah keberadaan staf yang dirancang memberikan jasa referens(i), koleksi karya referens(i) yang dapat diakses oleh publik melalui sebuah ruangan yang khusus didisain untuk jasa referens(i), panduan yang cukup ke sumber daya perpustakaan (penyediaan bagan klasifikasi, katalog, dan indeks) serta interaksi yang tinggi antara staf referens(i) dengan pemakai.
2) Sarana Penelusuran
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim merupakan salah satu perpustakaan yang mulai berkembang ke arah digital. Trivedi(2010:3) menyebutkan beberapa fungsi dari perpustakaan digital, yaitu
Access to large amount of information to users wherever they are whenever they need it, Access to primary information sources, support multimedia content along with text, network accessibility on intrenet and internet, user friendly interface, hypertext links for navigation, client-server architecture, advanced search and retrieval, integrationwith other digital libraries.
(Akses ke sejumlah besar informasi kepada pengguna dimanapun mereka berada kapan pun mereka membutuhkannya, akses ke sumber informasi utama, mendukung konten multimedia bersama dengan teks, aksesibilitas jaringan pada intrenet dan internet, antarmuka yang ramah pengguna, link hypertext untuk navigasi, arsitektur client-server, pencarian lanjutan dan pengambilan, terintegrasi dengan perpustakaan digital lainnya.)
Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim memiliki layanan-layanan yang telah dikembangkan dalam bentuk automasi. Layanan perpustakaan yang telah berbasis automasi atau elektronik yaitu layanan sirkulasi baik peminjaman maupun layanan pengembalian, serta layanan penelusuran dengan menggunakan katalog digital. Katalog perpustakaan dalam bentuk digital merupakan sarana yang dapat dimanfaatkan oleh pemustaka baik dengan menggunakan komputer perpustakaan yang menggunakan jaringan intranet maupun yang dapat diakses diluar perpustakaan dengan memanfaatkan internet. Katalog perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim telah memiliki alamat website yang terkoneksi oleh internet. Katalog online telah memiliki halaman yang mudah digunakan, akan tetapi layanan penelusuran yang dalam pemanfaatannya menggunakan internet ini belum mampu digunakan dengan
baik. Katalog perpustakaan belum bisa digunakan untuk melakukan penelusuran dari luar.
