PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
5.1.2. Aliran Informasi dan Aliran Fisik 1.Aliran Informasi Proses Bisnis
5.1.3.3. Pengukuran Atribut Kinerja Flexibility
Flexibility merupakan atribut kinerja yang mengukur kemampuan
perusahaan dalam beradaptasi terhadap perubahan atau variasi permintaan pelanggan, baik dalam jangka waktu pendek maupun jangka waktu yang panjang. Metrik kinerja pada atribut flexibility adalah supply chain response time dan production flexibility.
a. Supply Chain Response Time
Supply chain response time didefinisikan sebagai jumlah hari rantai pasokan untuk merespon perubahan permintaan signifikan yang tidak terencana tanpa biaya pinalti. Untuk mengukur metrik kinerja ini, terlebih dahulu
dilakukan perbandingan antara peramalan produksi dengan produksi aktual untuk mengetahui kapan terjadi variasi permintaan pelanggan yang signifikan. Data peramalan produksi bulan Januari sampai Juni 2013 dapat dilihat pada Tabel 5.7.
Tabel 5.7. Data Peramalan Produksi Berdasarkan Grade Kertas
No Grade Jumlah Produksi (Ton)
Jan Feb Mar Apr Mei Jun
1 5058/1825/4242 15 8 10 15 64 3 2 5050 40 20 0 72 1 70 3 B35C 4 4 1 2 2 7 4 2724T 4 15 0 15 1 15 5 150T 2 1 1 1 0 0 6 553/550 1 0 0 1 0 25 7 773C/170T 41 54 41 85 20 1 8 AA 260 240 250 146 140 120 9 PW25/PW27 1 23 1 50 50 90 10 Repse 2530 1 0 1 1 10 83 11 Booklet 3 1 0 3 0 0 12 2735C 1 0 49 1 5 0 13 2435 1 0 1 1 0 1 Total Produksi 374 366 355 393 293 415
Sumber: Data Sekunder dari PT. XYZ
Data produksi aktual bulan Januari sampai Mei 2013 dapat dilihat pada Tabel 5.8.
Tabel 5.8. Data Produksi Aktual Berdasarkan Grade Kertas
No Grade Jumlah Produksi (Ton)
Jan Feb Mar Apr Mei Jun
1 5058/1825/4242 21 7 8 14 69 0 2 5050 41 19 0 76 3 60 3 B35C 2 7 0 0 0 12 4 2724T 0 14 0 12 0 12 5 150T 0 0 1 0 0 0 6 553/550 0 0 0 0 0 20 7 773C/170T 48 56 43 79 17 0
Tabel 5.8. Data Produksi Aktual Berdasarkan Grade Kertas (Lanjutan)
No Grade Jumlah Produksi (Ton)
Jan Feb Mar Apr Mei Jun
8 AA 305 236 243 115 157 96 9 PW25/PW27 0 42 0 46 49 100 10 Repse 2530 0 0 0 0 16 72 11 Booklet 0 0 0 0 0 0 12 2735C 0 0 57 0 6 0 13 2435 0 0 0 0 0 0 Total Produksi 417 381 352 342 317 372 Total Grade 5 7 5 6 7 7
Sumber: Data Sekunder dari PT. XYZ
Data peramalan produksi pada Tabel 5.7 menunjukkan bahwa data peramalan tersebut selalu berbeda dengan produksi aktual yang terjadi seperti ditunjukkan pada Tabel 5.8. Hal ini menunjukkan bahwa selalu terjadi fluktuasi permintaan pelanggan dan sangat sulit untuk membuat peramalan dengan tepat. Data peramalan produksi dibuat berdasarkan data masa lalu yang dimiliki perusahaan dengan mempertimbangkan aspek eksternal terkait dengan perusahaan customer.
Melalui Tabel 5.7 yang dibandingkan dengan Tabel 5.8, dapat diketahui perbedaan jumlah produksi yang paling signifikan terjadi pada bulan Januari, yaitu untuk grade AA. Selisih jumlah peramalan produksi dengan produksi aktual tersebut adalah sebesar 45 ton. Oleh karena itu, data ini akan digunakan untuk mengukur metrik kinerja supply chain response time.
Grade AA hanya dipesan oleh satu pelanggan yang rutin memesan grade
ini setiap bulannya. Grade ini dipesan pada tanggal 7 Januari 2013 dan diminta untuk dikirim pada beberapa due date. Due date yang diberikan untuk order ini dapat dilihat pada Tabel 5.9.
Tabel 5.9. Due Date untuk Order AA Due Date Kuantitas
Order (Ton) Waktu Tiba
5 Februari 2013 76,25 29 Januari 2013 12 Februari 2013 76,25 7 Februari 2013 19 Februari 2013 76,25 14 Februari 2013 26 Februari 2013 76,25 24 Februari 2013
Total Order 305
Sumber: Data Sekunder dari PT. XYZ
Selanjutnya, waktu ini akan dibandingkan dengan waktu ideal pemenuhan order dengan mempertimbangkan waktu perencanaan, lead time supplier, lead time produksi, dan waktu pengiriman.
1) Waktu perencanaan
Waktu perencanaan terdiri atas waktu proses order oleh bagian customer
service dan waktu perencanaan kegiatan serta kebutuhan oleh bagian PPIC.
Waktu perencanaan dapat dilihat pada Tabel 5.10.
Tabel 5.10. Waktu Perencanaan
Data Jumlah Hari
Rata-rata waktu proses order 1
Rata-rata waktu perencanaan kegiatan dan
kebutuhan 1
Total Waktu Perencanaan 2
Sumber: Informasi dari Bagian Customer Service 2) Lead Time Supplier
Supplier PT. XYZ tidak hanya berada di Indonesia, tetapi juga berada diluar negeri. Bahan baku yang digunakan oleh perusahaan dikirim dari luar negeri secara langsung dengan menggunakan kapal atau pesawat terbang, namun pada umumnya supplier mengirimnya dengan kapal. Bahan baku untuk membuat kertas adalah bubur kertas atau wood pulp.
Wood pulp terbagi lagi menjadi dua, yaitu serat pendek atau soft wood dan serat panjang atau hard wood. Kedua bahan inilah yang dikirim langsung dari luar negeri. Secara umum, bahan yang dibutuhkan untuk memproduksi kertas terbagi atas empat jenis, yaitu pulp, CaCO3, chemical, dan deformer. Pulp
merupakan bahan baku, sedangkan lainnya merupakan bahan penolong dalam kegiatan produksi. Berdasarkan informasi dari bagian purchasing dan produksi,
lead time yang dibutuhkan oleh supplier untuk memenuhi permintaan
perusahaan dapat dilihat pada Tabel 5.11.
Tabel 5.11. Lead Time Supplier
Bahan Rata-rata Lead
Time
Maksimum Lead Time
Pulp (luar negeri) 2 Bulan 3 Bulan
CaCO3, chemical, dan
deformer (luar negeri) 2 Bulan 3 Bulan
CaCO3, chemical, dan
deformer (dalam negeri) 3 Minggu 1,5 Bulan
Sumber: Informasi dari Bagian Purchasing dan Produksi
Berdasarkan Tabel 5.11, diketahui bahwa rata-rata lead time supplier yang berada diluar negeri adalah 2 bulan, sedangkan supplier dalam negeri adalah 3 minggu. Perusahaan selalu menyediakan inventory bahan baku untuk keperluan selama 1,5 bulan kedepan, sehingga saat ada pesanan, perusahaan tidak perlu menunggu bahan baku datang dari supplier karena akan membutuhkan waktu lebih lama lagi untuk pemenuhan order.
Berdasarkan informasi dari bagian PPIC, tidak dilakukan pemesanan bahan baku tambahan untuk memproduksi order ini dikarenakan stok bahan baku yang dimiliki masih cukup.
3) Waktu Produksi
Bahan baku yang digunakan untuk satu siklus produksi adalah sebesar 500 kg untuk masing-masing jenis pulp NBKP dan LBKP dengan sistem batch. Hasil yang dapat diperoleh adalah sekitar 98% dari total bahan baku yang digunakan. Kapasitas produksi mesin adalah 18 ton per hari dengan tiga shift kerja.Perhitungan waktu produksi adalah sebagai berikut:
produksi Kapasitas Jumlahorder = Ton 18 Ton 6,25 7 = 4,24 Hari ≈ 5 Hari
Maka, untuk dapat menghasilkan kertas dari 76,25 ton bahan baku, secara ideal dibutuhkan waktu selama 5 hari. Proses penyelesaian atau finishing terdiri atas proses pemotongan kertas menjadi lembaran-lembaran dan proses pemeriksaan kualitas kertas secara visual. Customer menghendaki order ini dalam bentuk ream, sehingga bentuk bobbin tidak diperhitungkan.
Proses pemotongan ini dilakukan oleh mesin dan berlangsung dengan cepat, sehingga tidak membutuhkan waktu yang lama untuk tahap ini. Sedangkan, untuk proses pemeriksaan kualitas membutuhkan waktu yang cukup lama karena harus memeriksa kualitas setiap lembaran kertas dengan teliti.
Proses packaging terdiri atas proses penyusunan ream kertas didalam pallet dan proses pemberian label. Proses ini juga disertai dengan pemeriksaan kualitas lagi sebelum dimasukkan kedalam pallet, sehingga dibutuhkan waktu lebih lama pada tahap ini. Waktu yang dibutuhkan untuk proses penyusunan 1 pack kertas tidak bisa ditentukan secara pasti, dikarenakan hal ini tergantung oleh kualitas kertas yang diperiksa.
Jika terdapat kecacatan, maka harus dipisahkan dan dikumpulkan, kemudian diberi tanda jenis kecacatan yang terdapat pada lembaran kertas tersebut. Akan tetapi, bagian produksi menyatakan dapat diperkirakan rata-rata waktu yang dibutuhkan, yaitu 20 menit untuk penyelesaian 1 pack kertas.
4) Waktu Pengiriman
Waktu pengiriman merupakan waktu yang dibutuhkan untuk mengirim order kepada pelanggan dimulai dari waktu keberangkatan order dari gudang perusahaan hingga sampai ditempat pelanggan tujuan. Transportasi yang digunakan terdiri atas angkutan darat, laut, dan udara.
Pada umumnya, perusahaan menggunakan angkutan laut untuk pengiriman ke luar wilayah Sumatera Utara, dan menggunakan angkutan darat untuk pengiriman ke wilayah Sumatera Utara dan sekitarnya. Penggunaan angkutan udara hanya digunakan apabila ada permintaan khusus dari pelanggan yang menginginkannya saja dan hanya jika kuantitas pesanan sedikit. Rata-rata waktu pengiriman order kepada pelanggan selama bulan Januari hingga Juni 2013 dapat dilihat pada Tabel 5.12.
Tabel 5.12. Rata-rata Waktu Pengiriman Order
Tujuan Lama Pengiriman
Pengiriman Laut (Vessel)
Jawa Timur 4 Hari
Bekasi 2 Hari
Malaysia 1 Hari
Pengiriman Darat (Truck)
Pematang Siantar 1 Hari (±5 Jam)
Jawa Timur 9 Hari
Bekasi 5 Hari
Pengiriman Udara
Malaysia 1 Hari (±1 Jam)
Pihak perusahaan juga harus mempertimbangkan waktu tunggu produk di gudang apabila belum tersedianya moda atau transportasi yang digunakan. Berdasarkan informasi dari bagian customer service, rata-rata waktu tunggu produk di gudang adalah 1 hari. Perusahaan biasanya telah membuat jadwal dan kontrak terlebih dahulu dengan pihak transportasi. Apabila transportasi dibutuhkan secara tiba-tiba tanpa ada perjanjian sebelumnya, pada umumnya waktu yang dibutuhkan untuk menunggu ketersediaan transportasi tersebut hanya 1 hari karena perusahaan transportasi yang bersangkutan selalu mengusahakan agar transportasi yang dibutuhkan segera tersedia.
Berdasarkan perhitungan yang dilakukan terhadap waktu perencanaan, waktu produksi, dan waktu pengiriman, dapat dibuat rekapitulasi untuk response time ideal proses produksi grade AA pada Tabel 5.13.
Tabel 5.13. Rekapitulasi Response Time Ideal
Data Response Time
Ideal (Hari)
Waktu Perencanaan 2
Waktu Produksi 5
Waktu Pengiriman 4
Waktu Tunggu di Gudang 1
Total 12
Sumber: Perhitungan Waktu Berdasarkan Data Sekunder
Waktu perencanaan hanya dibutuhkan satu kali untuk setiap order. Maka, waktu perencaan hanya ikut diperhitungkan pada response time untuk due date pertama, yaitu tanggal 5 Februari 2013. Oleh karena itu, untuk ketiga due date selanjutnya, response time idealnya adalah 10 hari. Berdasarkan data purchase
order, diketahui bahwa order ini mengalami revisi satu kali dikarenakan
Proses revisi tersebut selesai pada tanggal 15 Januari 2013, sehingga order tersebut baru dapat diproduksi pada tanggal 15 Januari 2013 untuk produk pada due date yang pertama. Perhitungan response time aktual per due date untuk order ini adalah sebagai berikut:
Waktu tiba – Waktu mulai produksi = 29 Januari 2013 – 15 Januari 2013 = 14 Hari
Maka, hasil perhitungan response time aktual per due date untuk order ini dapat dilihat pada Tabel 5.14.
Tabel 5.14. Hasil Perhitungan Response Time Aktual per Due Date Due Date Waktu Mulai
Produksi Waktu Tiba
Response Time Aktual (Hari)
5 Februari 2013 15 Januari 2013 29 Januari 2013 14 12 Februari 2013 20 Januari 2013 7 Februari 2013 18 19 Februari 2013 26 Januari 2013 14 Februari 2013 19 26 Februari 2013 31 Januari 2013 24 Februari 2013 24 Sumber: Data Sekunder dari PT. XYZ
Perbandingan antara response time aktual dengan response time ideal dapat dilihat pada Tabel 5.15.
Tabel 5.15. Perbandingan antara Response Time Aktualdengan Response Time Ideal
Due Date Response Time Aktual (Hari) Response Time Ideal (Hari) 5 Februari 2013 14 12 12 Februari 2013 18 10 19 Februari 2013 19 10 26 Februari 2013 24 10
Sumber: Data Sekunder dan Perhitungan Berdasarkan Data Sekunder
Berdasarkan Tabel 5.15, terlihat perbedaan yang sangat signifikan antara response time aktual dengan response time ideal untuk due date pertama hingga
keempat. Hal ini tentu saja dipengaruhi oleh banyak faktor yang akan dibahas selanjutnya. Oleh karena itu, metrik kinerja ini belum mencapai target, sehingga harus dievaluasi untuk dapat meningkatkan kinerjanya.
b. Production Flexibility
Production flexibility didefinisikan sebagai jumlah hari untuk meraih 20% perubahan pesanan yang tidak terencana tanpa biaya pinalti. Perhitungan ini dilakukan dengan menggunakan data produksi pada bulan Januari sampai Juni 2013. Perhitungan production flexibility adalah sebagai berikut:
1) Jumlah Sisa Hari Tersedia
PT. XYZ melakukan kegiatan produksi setiap hari selama 24 jam. Proses produksi hanya berhenti pada saat tertentu untuk maintenance mesin dan peralatan produksi yang telah dijadwalkan oleh bagian engineering dan bagian produksi atau disebut dengan scheduled delay. Selain itu, terdapat juga penyebab yang tidak terduga atau disebut unscheduled delay. Perhitungan total hari untuk scheduled delay dan unscheduled delay adalah sebagai berikut:
Jam 24 delay) d Unschedule + delay (Scheduled = Jam 24 Jam) 28,27 Jam (20,09 = Jam 24 Jam 48,36 = 2,02 Hari
Hasil perhitungan total hari untuk scheduled delay dan unscheduled delay dapat dilihat pada Tabel 5.16.
Tabel 5.16. Hasil Perhitungan Total Hari untuk Scheduled dan Unscheduled Delay Bulan Scheduled Delay (Jam) Unscheduled Delay (Jam) Total Scheduled dan Unscheduled Delay (Jam) Total Scheduled dan Unscheduled Delay (Hari) Januari 20,09 28,27 48,36 2,02 Februari 13,44 28,22 41,66 1,74 Maret 10,37 33,70 44,06 1,84 April 23,52 38,98 62,50 2,60 Mei 73,30 34,97 108,26 4,51 Juni 18,72 36,00 54,72 2,28
Sumber: Data Sekunder dan Perhitungan Berdasarkan Data Sekunder
Scheduled dan unscheduled delay menyebabkan jumlah hari yang tersedia
dalam sebulan untuk berproduksi menjadi berkurang. Perhitungan jumlah sisa hari yang tersedia untuk kegiatan produksi adalah sebagai berikut:
Jumlah hari dalam sebulan - Total hari scheduled delay dan unscheduled delay = 31 – 2,02
= 28,98 Hari
Hasil perhitungan jumlah sisa hari yang tersedia untuk kegiatan produksi dapat dilihat pada Tabel 5.17.
Tabel 5.17. Jumlah Sisa Hari Tersedia
Data Jan Feb Mar Apr Mei Jun
Jumlah hari dalam sebulan (Hari) 31 28 31 30 31 30 Scheduled delay dan unscheduled
delay (Hari) 2,02 1,74 1,84 2,60 4,51 2,28
Jumlah sisa hari tersedia (Hari) 28,98 26,26 29,16 27,4 26,49 27,72 Sumber: Data Sekunder dan Perhitungan Berdasarkan Data Sekunder
2) Jumlah Hari yang Digunakan untuk Produksi
Jumlah hari yang digunakan untuk kegiatan produksi dalam sebulan dipengaruhi oleh jumlah pesanan, kapasitas produksi, dan jumlah hari yang
tersedia. Untuk memproduksi pesanan sebanyak 417 ton pada bulan Januari dengan kapasitas produksi 18 ton per hari, dibutuhkan waktu selama 24 hari. Perhitungan jumlah waktu yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
produksi Kapasitas pesanan Jumlah = Ton 18 Ton 17 4 = 24 Hari
Akan tetapi, pada kenyataannya waktu yang dibutuhkan adalah 28,98 ≈ 29 hari. Pada bulan Februari hingga Juni juga terjadi hal yang sama, dimana jumlah hari untuk produksi lebih banyak daripada yang seharusnya.
Bagian produksi mengatakan bahwa hal ini disebabkan oleh penggunaan mesin secara continue yang menyebabkan proses produksi harus terus berjalan. Jika order untuk bulan ini sudah diproduksi semuanya, maka akan langsung dilanjutkan dengan proses produksi untuk order bulan selanjutnya.
3) Sisa Hari yang Tersedia
Sisa hari yang tersedia merupakan selisih antara jumlah sisa hari tersedia dengan jumlah hari yang digunakan untuk kegiatan produksi. Dalam hal ini, untuk setiap bulannya tidak terdapat available day dikarenakan seluruh hari yang tersedia digunakan untuk memproduksi order pelanggan.
4) Peningkatan Produksi
Peningkatan produksi yang ditetapkan adalah sebesar 20%. Perhitungan jumlah peningkatan produksi untuk bulan Januari adalah sebagai berikut:
Jumlah pesanan/order x 20% = 417 Ton x 20% = 83,40 Ton
Maka, pada bulan Februari, jumlah peningkatan produksi adalah sebanyak 76,20 ton, bulan Maret sebanyak 70,40 ton, bulan April sebanyak 68,40 ton, bulan Mei sebanyak 63,40 ton, dan bulan Juni sebanyak 74,40 ton.
5) Jumlah Hari yang Dibutuhkan untuk Penyelesaian Peningkatan Produksi (Production Flexibility)
Jumlah hari yang dibutuhkan untuk penyelesaian peningkatan produksi dipengaruhi oleh kuantitas peningkatan produksi dan kapasitas produksi. Perhitungan jumlah hari yang dibutuhkan untuk penyelesaian peningkatan produksi (production flexibility) bulan Januari adalah sebagai berikut:
produksi Kapasitas produksi n peningkata Jumlah = Ton 18 Ton 83,40 = 4,63 Hari ≈ 5 Hari
Maka, jumlah hari yang dibutuhkan (production flexibility) untuk bulan Januari, Februari, dan Juni adalah sekitar 5 hari, sedangkan bulan Maret sampai Mei adalah sekitar 4 hari. Rekapitulasi hasil perhitungan production flexibility dapat dilihat pada Tabel 5.18.
Tabel 5.18. Rekapitulasi Hasil Perhitungan Production Flexibility
Data Jan Feb Mar Apr Mei Jun
Jumlah hari dalam sebulan (Hari) 31 28 31 30 31 30 Scheduled delay dan unscheduled
delay (Hari) 2,02 1,74 1,84 2,60 4,51 2,28
Jumlah sisa hari tersedia (Hari) 28,98 26,26 29,16 27,4 26,49 27,72
Total order (Ton) 417 381 352 342 317 372
Jumlah hari yang digunakan untuk
produksi (Hari) 28,98 26,26 29,16 27,4 26,49 27,72
Sisa hari yang tersedia (Hari) 0 0 0 0 0 0
Jumlah peningkatan produksi
sebesar 20% (Ton) 83,40 76,20 70,40 68,40 63,40 74,4
Production flexibility (Hari) 5 5 4 4 4 5
Sumber: Data Sekunder dan Perhitungan Berdasarkan Data Sekunder
Berdasarkan Tabel 5.18, diketahui bahwa tidak terdapat sisa hari untuk memenuhi 20% perubahan pesanan dari pelanggan. Pihak produksi menyatakan bahwa, sebenarnya pabrik mampu untuk memenuhi hal ini dikarenakan selama
bulan Januari sampai Juni 2013 tidak pernah terjadi penambahan order secara tiba-tiba dari pelanggan saat kegiatan produksi untuk order awal sudah dijalankan, sehingga pabrik hanya memproduksi order yang memang telah disepakati dari awal.
Jika proses produksi untuk order bulan depan tidak dilakukan terlebih dahulu, maka masih terdapat sisa hari yang tersedia untuk dapat memenuhi peningkatan permintaan tersebut. Perhitungan jumlah hari yang digunakan untuk produksi dengan proses produksi ideal adalah sebagai berikut:
produksi Kapasitas pesanan/ Jumlah order = Ton 8 1 on T 417 = 23,17 Hari
Perhitungan sisa hari yang tersedia dengan proses produksi ideal untuk bulan Januari adalah sebagai berikut:
Jumlah sisa hari tersedia - Jumlah hari yang digunakan untuk produksi = 28,98 Hari – 23,17 Hari
= 5,81 Hari
Rekapitulasi hasil perhitungan production flexibility dengan proses produksi yang ideal dapat dilihat pada Tabel 5.19.
Tabel 5.19. Rekapitulasi HasilPerhitungan Production Flexibility dengan Proses Produksi Ideal
Data Jan Feb Mar Apr Mei Jun
Jumlah hari dalam sebulan (Hari) 31 28 31 30 31 30 Scheduled delay dan unscheduled
delay (Hari) 2,02 1,74 1,84 2,60 4,51 2,28
Jumlah sisa hari tersedia (Hari) 28,98 26,26 29,16 27,40 26,49 27,72
Total order (Ton) 417 381 352 342 317 372
Jumlah hari yang digunakan
Tabel 5.19. Rekapitulasi HasilPerhitungan Production Flexibility dengan Proses Produksi Ideal (Lanjutan)
Data Jan Feb Mar Apr Mei Jun
Sisa hari yang tersedia (Hari) 5,81 5,09 9,60 8,40 8,88 7,05 Jumlah peningkatan produksi
sebesar 20% (Ton) 83,40 76,20 70,40 68,40 63,40 74,40
Production flexibility (Hari) 5 5 4 4 4 5
Sumber: Data Sekunder dan Perhitungan Berdasarkan Data Sekunder
Berdasarkan penjelasan yang telah diberikan oleh pihak produksi dan perhitungan yang ditunjukkan pada Tabel 5.19, maka dapat disimpulkan bahwa pabrik masih mampu memenuhi 20% order apabila terjadi peningkatan permintaan secara tiba-tiba dari pelanggan, dikarenakan sisa hari yang tersedia lebih banyak daripada jumlah hari yang dibutuhkan untuk penyelesaian peningkatan produksi (production flexibility). Maka, metrik kinerja ini sudah mencapai target, sehingga tidak dibutuhkan perbaikan atau evaluasi untuk metrik kinerja ini.