IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3 Hasil Analisis
4.3.2 Penilaian tehadap Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil
Pemohon yang ingin menggunakan dana kas kecil baik dengan Formulir Permintan Pembayaran maupun dengan Formulir Cash Advance Voucher harus melalui approval atasan pemohon (Supervisor, Assistant Manager & Manager) sesuai dengan jumlah yang diajukan dan untuk nominal diatas Rp. 100.000 harus melalui approval Assistant Manager Treasury Lampiran 2. Kasir kas kecil hanya perlu memastikan bahwa pengunaan dana kas kecil disertai dengan dokumen pendukung asli dan pengotorisasian yang jelas dan tepat. Pengecekan secara
mendetail yang dilakukan baik ditingkat Supervisor, Assistant Manager maupun Manager tiap departemen pemohon dana sebelum melakukan pengotorisasian penggunaan dana akan membantu kasir dan bagian Treasury dalam memperketat pengeluaran dana kas kecil. Hal yang perlu mendapat perhatian adalah untuk besaran penggunaan dana kas kecil, dana kas kecil di PT. MPM Rent khusus hanya diperuntukkan bagi kegiatan operasional yang nominalnya dibawah Rp. 2.000.000. Sementara pengeluaran diatas Rp. 2.000.000, harus melalui kas bank (kecuali untuk beberapa kasus tertentu yang sifatnya urgent dengan persetejuan General Manager pemohon dana kas kecil). Namun, pada kenyataannya masih ada pengeluaran diatas Rp. 2.000.000 yang beberapa kali dibiayai dari dana kas kecil yaitu kas kecil emergency BSD tanpa diotorisasi oleh General Manager pemohon. Tercatat dari bulan Juni-November 2013, ada 14 Transaksi kas kecil emergency bsd tanpa diotorisasi oleh General Manager pemohon (Tabel 2).
Tabel 2 Pengeluaran kas kecil emergency BSD diatas Rp 2.000.000
Alasan dibayarkannya pengeluaran ini ialah karena General Manager sedang tidak berada dikantor sehingga tidak bisa dimintakan otorisasi sementara kas kecil
Tanggal Jumlah (Rp) 3 Juni 2,360,500 4 Juni 2,841,500 7 Juni 2,142,300 17 Juni 2,639,500 24 Juni 2,045,500 22 Juli 2,411,000 14 Oktober 2,133,500 18 Oktober 2,632,500 28 Oktober 2,006,000 4 November 3,187,000 6 November 2,077,500 11 November 2,984,500 18 November 2,086,500 25 November 2,038,500
emergency BSD merupakan dana emergency yang di peruntukan untuk membayar pengeluaran supir-supir diluar jam operasional kasir sehingga pembayarannya tidak dapat ditunda, karena jika tertunda dikhawatirkan dapat menghambat kegiatan operasional. Selain itu, jumlah Rp. 2.000.000 merupakan jumlah yang masih terlalu besar untuk dibayarkan melalui dana kas kecil. Berdasarkan fungsinya dana kas kecil adalah dana yang digunakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil, sementara nominal Rp 2.000.000 adalah nominal yang cukup besar dan dapat menghabiskan dana kas kecil dengan cepat jika intensitasnya banyak, sehingga membuat fungsi dana kas kecil menjadi tidak optimal.
Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil di PT. MPM Rent sudah menunjukan praktik yang cukup baik, selain kas kecil emergency BSD, permintaan pembayaran lain sudah melalui otorisasi yang sesuai baik di tingkat atasan pemohon maupun di bagian treasury sehingga dapat meminimalisasi terjadinya fraud karena sudah melewati pengecekan yang ketat. Namun permasalahan otorisasi pada kas kecil emergency tersebut perlu mendapat perhatian karena dapat menimbulkan peluang terjadinya fraud dikemudian hari.
Setelah dana kas kecil dibayarkan, kasir kas kecil membuat laporan penggunaan dana kas kecil. Pembuatan laporan penggunaan dana kas kecil dilakukan oleh kasir kas kecil kepada staf treasury PT. MPM Rent. Laporan penggunaan dana kas kecil berbentuk catatan yang tidak berbentuk jurnal atas pengeluaran dana kas kecil di Microsoft Office Excel. Laporan kas kecil dibuat berdasarkan seluruh transaksi yang sudah dibayar oleh kasir kas kecil.
Kasir Kas Kecil Staf Treasury
Gambar 7 Laporan penggunaan dana kas kecil
Saat ini laporan penggunaan dana kas kecil berisi saldo awal pada saat kasir kas kecil dibuka, rincian penggunaan dana kas kecil pada hari tersebut dan saldo akhir pada saat kasir ditutup Lampiran 3. Setiap penggunaan dana kas kecil yang
Membuat laporan penggunaan dana kas kecil setiap hari berdasarkan seluruh transaksi yang sudah dibayarkan di Microsoft Office Excel.
Memeriksa penggunaan dana kas kecil berdasarkan laporan yang dibuat kasir kas kecil beserta lampiran dan dokumen pendukung.
dicatat didalam laporan kas kecil memudahkan pemeriksaan atau pengecekan dana kas kecil. Pada saat pemeriksaan, pengguna informasi hanya perlu mencocokan laporan dana kas kecil dengan dokumen pengeluaran kas kecil (Formulir Permintaan Pembayaran dan Cash Advance Voucher) dan bukti-bukti transaksi.
Laporan kas kecil juga digunakan sebagai dasar untuk melakukan pengisian kembali atas dana kas kecil. Laporan penggunaan kas kecil beserta dokumen pengeluaran kas kecil dan bukti-bukti pendukung diajukan sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil oleh kasir kas kecil ke staf treasury.
Pembuatan laporan penggunaan dana kas kecil di PT. MPM Rent sudah berjalan dengan baik setiap harinya, namun laporan penggunaan dana kas kecil sebaiknya disertai pelaporan cash on hand oleh kasir kas kecil. Pelaporan cash on hand akan secara otomatis membantu pengecekan kesesuaian saldo kas kecil setiap harinya, yaitu dengan menjumlahkan total pengeluaran yang belum diisi kembali, jumlah cash advance dengan cash on hand, sehingga jika terdapat selisih dapat segera ditelusuri dan ditemukan darimana selisih berasal.
4.3.3.Penilaian terhadap proses pengisian kembali dana kas kecil
Pengisian kembali dana kas kecil di PT. MPM Rent melibatkan kasir kas kecil, Staf Treasury, Assistant Manager, Manager Account Payable & Manager Treasury, sementara untuk pencairan melibatkan General Manager Finance & Accounting dan Chief Financial Officer (CFO) untuk melakukan otorisasi berupa penanda-tanganan cek Lampiran 4. Proses pencairan pengisian kembali yang cukup panjang membuat pengawasan terhadap kas kecil semakin ketat dan baik, namun disisi lain hal ini terkadang membuat proses pengisian membutuhkan waktu yang cukup lama. Dokumen-dokumen pengisian kembali dana kas kecil yang sudah diserahkan Staf Treasury kepada Assistant Manager Treasury dan Manager Account Payable terkadang harus tertahan karena harus menunggu Assistant Manager Treasury dan Manager Account Payable selesai mengerjakan pekerjaan lain yang sedang dikerjakan.
Saat ini, pengajuan pengisian dana kas kecil di PT. MPM Rent dilakukan setiap hari (satu hari setelah dana dibayarkan kepada para pemohon). Proses pengisian kembali dana kas kecil memakan waktu 3-4 hari kerja, sehingga
membuat dana pengisian kembali baru cair 4-5 hari setelah dana dibayarkan kepada para pemohon.
Berdasarkan internal memo tanggal 22 Juli 2012, dana kas kecil di PT. MPM Rent ditetapkan sebesar Rp. 35.000.000. Sampai saat ini plafon dana tersebut belum bertambah maupun berkurang. Sementara semakin berkembangnya perusahaan membuat kebutuhan akan dana kas kecil juga semakin bertambah, hal ini terbukti dengan sering terjadinya kekurangan dana kas kecil karena permintaan yang semakin banyak, sementara pengisian dana kas kecil tetap membutuhkan proses yang memakan waktu 4-5 hari kerja setelah dana dibayarkan. Hal ini terlihat pada Lampiran 5.
Pada Lampiran 5 terlihat, bulan November 2013 kas kecil PT. MPM Rent mengalami kekurangan dana kas kecil di tanggal 7, 13, 14, 15, 19, 21, 25, 28 & 29 November 2013 sehingga harus meminjam kepada bagian penerimaan untuk membayar kebutuhan pemohon dana kas kecil. Peminjaman tersebut disesuaikan dengan ketersediaan dana dari bagian penerimaan, sehingga walaupun sudah melakukan pinjaman, pada hari-hari tertentu dimana permintaan dana kas kecil sedang tinggi, kasir kas kecil masih tidak bisa memenuhi seluruh permintaan dana kas kecil dari pemohon karena kekurangan dana kas kecil.
Oleh karena itu, PT. MPM Rent perlu melakukan penambahan dana kas kecil untuk menghindari banyaknya complain dari para karyawan/ supir yang tidak dapat menggunakan dana kas kecil dikarenakan ketidaktersediaan dana kas kecil di kasir. Pada Lampiran 6 terlihat rata-rata pengunaan dana kas kecil PT. MPM Rent selama tahun 2013 adalah Rp. 8.147.570. Dengan waktu pengisian selama empat hari dari saat dana kas kecil dikeluarkan dan rata-rata cash advance Rp. 3.000.000, PT. MPM Rent membutuhkan dana sebesar Rp. 35.590.278 untuk mencukupi kebutuhan para pemohon. Namun, pada Lampiran 5 terlihat fluktuasi permintaan dana kas kecil cukup tinggi setiap harinya dan beberapa kali pengisian dana kas kecil di PT. MPM Rent terlambat dilaksanakan. Oleh karena itu PT. MPM Rent perlu menyiapkan dana cadangan sebesar satu kali pengeluaran, sehingga total dana yang dibutuhkan adalah Rp. 43.737.848. Dengan tambahan dana cadangan tersebut, ketika terjadi keterlambatan pengisian dana kas kecil atau kenaikan permintaan dana kas kecil pada hari-hari tertentu ,
kasir kas kecil tidak mengalami kekurangan atau bahkan kekosongan dana kas kecil.