IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2 Pengujian dan Analisis Data
4.2.1 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil di PT MPM Rent
a. Prosedur Pembentukan dan Metode Dana Kas Kecil yang Digunakan
Berdasarkan dua metode kas kecil yang telah diuraikan pada sub-bab sebelumnya, PT. MPM Rent memilih metode dana tetap (imprest fund) sebagai metode dana kas kecil perusahaan. Alasan perusahaan menggunakan metode ini adalah agar pemeriksaan lebih mudah dilaksanakan, karena dalam metode ini rekening kas kecil selalu tetap. Sehingga, pada saat pemeriksaan pengguna informasi hanya perlu mengecek jumlah uang yang ada dikasir dan bukti-bukti pengeluaran yang ada.
Tahap awal dalam pengelolaan dana kas kecil adalah pembentukan dana kas kecil. Diawali dengan penaksiran nominal alokasi dana kas kecil dari anggaran kas oleh bagian Treasury. Kemudian dibuatkan daftar usulan pembentukan dana kas kecil oleh bagian Treasury dengan penanggung jawabnya adalah Assistant Manager Treasury. Daftar usulan Pembentukan dana kas kecil yang telah dibuat tersebut harus mendapat persetujuan Manager Treasury dan General Manager Finance & Accounting. Setelah disetujui, bagian Treasury memberikan dana kas kecil sebesar jumlah yang telah disetujui kepada pemegang dana (Kasir) kas kecil. Pemegang dana kas kecil menyimpan dana kas kecil ke dalam Cash Box dan menguncinya. Akses Cash Box hanya dimiliki oleh pemegang dana kas kecil.
Berdasarkan internal memo pada tanggal 22 Juli 2012, dana kas kecil di PT. MPM Rent ditetapkan sebesar Rp. 35.000.000. Sampai saat ini plafon dana tersebut belum bertambah maupun berkurang.
b. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil
Prosedur permintaan dana kas kecil pada PT.MPM Rent dapat dilakukan dengan cara:
1. Penggunaan dengan Formulir Permintaan Pembayaran
Dana kas kecil dapat digunakan pemohon dengan mengisi Formulir Permintaan Pembayaran dan melampirkan bukti transaksi dan dokumen pendukung lainnya. Setelah Formulir Permintaan Pembayaran diisi lengkap, bukti transaksi dan dokumen pendukung dilampirkan, pemohon meminta otorisasi di Formulir Permintaan Pembayaran oleh atasan pemohon (yang berwenang), lalu menyerahkan Formulir yang sudah diotorisasi, bukti transaksi dan dokumen pendukung lainnya ke kasir. Permintaan pembayaran dibawah Rp. 100.000 dapat langsung dibayarkan oleh kasir kas kecil setelah dilakukan verifikasi terlebih dahulu. Sedangkan untuk permintaan pembayaran diatas Rp. 100.000 harus diotorisasi terlebih dahulu oleh Assistant Manager Treasury.
2. Penggunaan dengan Formulir Cash Advance Voucher
Cash Advance Voucher digunakan untuk membiayai pengeluaran yang belum ada bukti transaksinya. Penggunaan dengan Cash Advance Voucher dilakukan dengan mengisi permohonan penggunaan dana kas kecil di Formulir Cash Advance Voucher dan melampirkan dokumen pendukung. Formulir Cash Advance Voucher yang sudah diisi lengkap dan dilampirkan dokumen pendukung diberikan ke atasan pemohon (yang berwenang) untuk diotorisasi. Formulir Cash Advance yang sudah lengkap dan diotorisasi, diserahkan ke kasir untuk dimintai otorisasi Assistant Manager Treasury. Setelah diotorisasi Assistant Manager Treasury, kasir kas kecil memberikan dana yang diminta kepada pemohon. Pemohon dapat menggunakan dana kas kecil dengan penuh tanggung jawab, dan melakukan pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil dengan menyertakan bukti transaksi dan Formulir Permintaan Pembayaran yang sudah diotorisasi oleh atasan pemohon (yang berwenang) paling lambat dua minggu setelah dana diterima.
Karena metode dana kas kecil di PT. MPM Rent menggunakan metode imprest system maka pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Pemegang dana kas kecil hanya mencatat di laporan kas kecil dan mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil untuk selanjutnya diajukan untuk pengisian kembali dana kas kecil.
Pada PT. MPM Rent, kasir kas kecil menyelenggarakan catatan yang tidak berbentuk jurnal atas pengeluaran dana kas kecil di Microsoft Office Excel. Catatan tersebut disebut laporan kas kecil. Laporan kas kecil dibuat berdasarkan bukti kas keluar yang sudah dibayar oleh kasir kas kecil. Setiap penggunaan dana kas kecil harus dicatat ke dalam laporan kas kecil agar ketika dilakukan pemeriksaan atau pengecekan, dana tersebut dapat diketahui peruntukannya. Selain itu, dari pencatatan tersebut juga dapat diketahui berapa besar pegeluaran dana kas kecil dan berapa sisa dana kas kecil yang ada ditangan. Laporan kas kecil juga digunakan sebagai dasar untuk melakukan pengisian kembali atas dana kas kecil. Di PT. MPM Rent pembuatan laporan penggunaan kas kecil dilakukan setiap hari (jika ada transaksi) oleh kasir kas kecil. Setelah selesai dibuat, laporan penggunaan kas kecil tersebut diserahkan ke bagian Treasury beserta dokumen pengeluaran kas kecil dan bukti-bukti pendukung untuk diajukan sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil.
c. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Jika dana kas kecil perusahaan sudah menipis atau saldo dana kas kecil diperkirakan tidak akan cukup untuk melayani transaksi pengeluaran dana kas kecil, kasir kas kecil akan mengajukan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. Sampai dengan penelitian ini selesai, pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil di PT. MPM Rent dilakukan setiap hari oleh kasir kas kecil. Karena metode yang digunakan PT. MPM Rent adalah metode dana tetap (imprest fund) maka prosedur pengisian kembali dana kas kecil didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut laporan penggunaan dana kas kecil, sehingga jumlah dana kas kecil akan kembali seperti pada saat awal periode pembentukan dana kas kecil. Proses pengisian kembali dana kas kecil memakan waktu 3-4 hari kerja dari saat pengajuan permintan pengisian kembali.
Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dimulai dengan menyerahkan dokumen pengeluaran kas kecil beserta bukti transaksi dan laporan penggunaan
dana kas kecil kepada staf Treasury untuk kemudian diproses. Staf Treasury melakukan pengecekan dengan memeriksa kembali apakah bukti-bukti transaksi dan dokumen-dokumen sudah benar dan lengkap atau belum, jika sudah lengkap dan tidak ada kekurangan, staf Treasury menginput pengeluaran-pengeluaran tersebut ke software Microsoft Windows AX. Setelah selesai di input oleh staf Treasury dokumen-dokumen diberikan ke Assistant Manager Treasury. Assistant Manager Treasury memverifikasi dokumen-dokumen tersebut dengan data yang diinput di Microsoft Windows AX untuk mengetahui apakah ada kesalahan atau tidak. Setelah dinyatakan cocok dengan data yang telah diinput di Microsoft Windows AX dan tidak ada kesalahan, Assistant Manager Treasury akan mengotorisasi dokumen-dokumen tersebut dan menyerahkannya ke Manager Account Payable untuk kemudian diverifikasi kembali kesesuaian dokumen dan pencatatan di sistem (Microsoft Windows AX) jika tidak ada kesalahan, dokumen diposting di sistem (Microsoft Windows AX). Setelah selesai memposting, dokumen-dokumen tersebut diserahkan kembali ke Staf Treasury untuk dibuatkan jurnal kas keluar di sistem (Microsoft Windows AX) dan cek pengisian dana kas kecil, setelah jurnal kas keluar dan cek selesai dibuat, Assistant Manager Treasury dan Manager Treasury mengecek kesesuaian jumlah pengeluaran dana kas kecil dengan jumlah nominal rupiah yang tertulis pada bukti kas keluar dan cek. Setelah dokumen-dokumen, lembar bukti kas keluar dan cek selesai diproses dan dinyatakan tidak ada masalah, dokumen-dokumen, lembar bukti kas keluar beserta cek tersebut diserahkan ke General Manager Finance & Accounting untuk proses approval dan dilanjutkan dengan penanda-tanganan cek oleh General Manager Finance & Accounting dan Chief Financial Officer (CFO). Setelah approval selesai dan cek telah ditanda-tangani, dokumen-dokumen, lembar bukti kas keluar beserta cek dikembalikan ke staf Treasury untuk selanjutnya dilakukan proses pencairan. Setelah dana pengisian kas kecil cair, staf Treasury akan menginformasikan kepada kasir bahwa dana sudah cair sehingga pengisisan dana kas kecil bisa dilaksanakan. Setiap pembayaran yang telah dilakukan, dan lembar bukti kas keluar ditanda-tangani oleh kasir, Staf Treasury akan mencap lunas lembar bukti kas keluar tersebut dan bukti-bukti pembayaran beserta dokumen pendukungnya, lalu kemudian diarsip dan disimpan.