Oleh
HENDRIANTO
H24104013
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
ii
RINGKASAN
HENDRIANTO (H24104013). Analisis Prosedur dan Sistem Pengendalian Internal Dana Kas Kecil. Dibimbing Oleh BUDI PURWANTO.
Pengendalian internal terhadap kas selaku aktiva yang paling likuid sudah seharusnya diperketat. Penyalahgunaan terhadap penggunaan kas sangat rentan terjadi, mengingat kas sebagai aktiva yang mudah dipindahtangankan dan sulit dibuktikan kepemilikannya.
Tujuan dari penelitian ini ialah (1) Menganalisis prosedur pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent, (2) Menghitung jumlah persediaan dana kas kecil yang optimal untuk menghindari kekosongan dana kas kecil pada PT. MPM Rent, dan (3) Menganalisis pengendalian internal yang diterapkan terhadap pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent.
Data yang digunakan dalam penelitian ini ialah data primer dan data sekunder. Data primer didapatkan melalui wawancara dengan bagian Treasury di PT. MPM Rent. Sedangkan data sekunder didapatkan dari studi pustaka, buku-buku, internet, artikel serta data dari PT. MPM Rent yang mendukung kelancaran penelitian ini.
Penelitian ini dilakukan dengan dukungan metode analisis deskriptif kuantitatif. Analisis deskriptif kuantitif diawali dengan mengumpulkan data-data yang dibutuhkan, kemudian dianalisis dan diinterpretasikan sesuai dengan landasan teori yang berlaku.
iii
ANALISIS PROSEDUR DAN SISTEM PENGENDALIAN
INTERNAL DANA KAS KECIL PADA PT. MPM RENT
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen
Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh
HENDRIANTO
H24104013
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
iv
Judul Penelitian : Analisis Prosedur dan Sistem Pengendalian Internal Dana Kas Kecil Pada PT.MPM Rent
Nama : Hendrianto
NIM : H24104013
Disetujui oleh Pembimbing
Ir. Budi Purwanto, ME NIP 196307051994031003
Diketahui Ketua Departemen
Dr. Mukhamad Najib, STP, MM NIP 197606232006041001
v
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 16 Februari 1989. Penulis merupakan anak kedua dari enam bersaudara dari pasangan Maswik dan Euis Bunayah. Penulis mengawali pendidikan di TK Islam Al-Kautsar pada tahun 1994. Kemudian melanjutkan pendidikan Sekolah Dasar (SD) Negeri Pondok Kopi 08 Pagi pada tahun 1995 hingga tahun 2001. Pendidikan tingkat menengah pertama diselesaikan penulis di SMP Negeri 199 Jakarta pada tahun 2004. Penulis melanjutkan pendidikan menengah atas di SMA Negeri 59 Jakarta dan lulus pada tahun 2007. Penulis melanjutkan pendidikan Diploma 3 di Politeknik Negeri jakarta jurusan Akuntansi dan lulus pada tahun 2010. Pada tahun 2010, penulis diterima sebagai mahasiswa Program Sarjana Alih Jenis Manajemen, di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
vi
KATA PENGANTAR
Puji serta syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmatNya sehingga skripsi ini dapat diselesaikan. Tidak lupa shalawat serta salam penulis panjatkan bagi Nabi kita Muhammad SAW. Tema skripsi penulis dalam penelitian yang dilaksanakan pada bulan Agustus 2013 sampai Desember 2013 ini ialah analisis prosedur dan pengendalian internal, dengan judul Analisis Prosedur dan Sistem Pengendalian Internal Dana Kas Kecil Pada PT. MPM Rent.
Penyusunan skripsi ini tidak terlepas dari bantuan dan bimbingan oleh berbagai pihak. Hasil penelitian ini diharapkan berguna bagi perusahaan, penulis, dan seluruh pihak yang berkepentingan. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan ini masih terdapat kekurangan, sehingga saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan skripsi ini sangat penulis harapkan. Penulis berharap penelitian yang dilakukan dapat diterima dan bermanfaat bagi seluruh pihak yang berkepentingan.
Bogor, Mei 2014
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam penulisan skripsi ini, penulis telah mendapatkan sumbangan pikiran, bimbingan, dukungan, dorongan dan doa dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan kepada:
1. Bapak Ir. Budi Purwanto, ME. selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, menuntun, mengarahkan dan membimbing penulis dengan penuh kesabaran.
2. Bapak Dr. Eko Ruddy Cahyadi, S. Hut., MM. dan
Bapak Ali Mutasowifin, SE, M. Ak. yang telah meluangkan waktu sebagai dosen penguji.
3. Keluarga tercinta yang senantiasa memberikan kasih sayang, doa dan dukungan baik moril maupun materil serta bantuan teknis maupun non teknis tanpa henti kepada penulis.
4. Segenap pimpinan dan pegawai Finance & Accounting Division PT. MPM Rent yang telah memaklumi dan memberikan izin kepada penulis selama penyusunan skripsi ini.
5. Staf pengajar dan karyawan/wati di Program Sarjana Alih Jenis Departemen Manajemen, FEM IPB.
6. Segenap teman-teman Program Sarjana Alih Jenis Manajemen Angkatan 8. 7. Pihak-pihak lainnya yang tidak bisa disebutkan satu persatu, namun sangat
viii
1.4 Ruang Lingkup Penelitian ... 4
1.5 Manfaat Penelitian ... 5
II.TINJAUAN PUSTAKA ... 6
2.1 Dana kas kecil ... 6
2.1.1 Pengertian dana kas kecil ... 6
2.1.2 Prosedur dana kas kecil ... 6
2.2 Sistem Pengendalian Internal ... 14
2.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal ... 14
2.3 Pengendalian Internal Terhadap Dana Kas Kecil... 15
III.METODE PENELITIAN ... 18
3.1 Kerangka Pemikiran ... 18
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 19
3.3 Jenis Data dan Metode Pengumpulan Data ... 20
3.4 Metode Penelitian ... 20
IV.HASIL DAN PEMBAHASAN ... 22
4.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 22
4.2 Pengujian dan Analisis Data ... 22
4.2.1 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil di PT. MPM Rent ... 23
4.2.2 Pengendalian Internal atas Dana Kas Kecil ... 27
4.3 Hasil Analisis ... 30
4.3.1 Penilaian terhadap Prosedur Pembentukan dan Metode Dana Kas Kecil yang Digunakan PT. MPM Rent. ... 30
4.3.2 Penilaian tehadap Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil31 4.3.3 Penilaian terhadap proses pengisian kembali dana kas kecil ... 34
ix 1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Metode Dana Tetap ... 7
2 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil ... 9
3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Metode Dana Tetap ... 10
4 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil Metode Dana Berfluktuasi ... 13
5 Kerangka Berfikir... 19
6 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil ... 30
7 Laporan Penggunaan Dana Kas Kecil... 33
DAFTAR TABEL No Halaman 1 Unsur Pengendalian Internal (Mulyadi, 2001) ... 16
2 Pengeluaran kas kecil emergency BSD diatas Rp 2.000.000... 32
DAFTAR LAMPIRAN No Halaman 1 Pengeluaran dana kas kecil periode Januari 2013 - Desember 2013 ... 41
2 Flow Chart permintaan dana kas kecil... 43
3 Laporan Pengeluaran Dana Kas Kecil ... 43
4 Flow Chart pengisian dana kas kecil ... 44
5 Pengeluaran dana kas kecil periode Oktober-Desember 2013 ... 45
6 Rata-rata pengeluaran dana kas kecil tahun 2013 dan perhitungan dana Kas kecil optimal ... 48
7 Pengendalian internal berdasarkan teori dan impelementasi pada PT. MPM Rent ... 49
1.1. Latar Belakang
Semakin berkembangnya suatu usaha maka semakin besar tanggung jawab pimpinan perusahaan atas pengelolaan aktiva perusahaan. Berkembangnya suatu usaha akan diikuti dengan bertambahnya aktiva perusahaan, sehingga pengawasannya harus semakin diperketat. Perusahaan harus membuat suatu sistem pegendalian yang baik serta memberikan pengarahan untuk dapat melindungi aktiva dari penyalahgunaan.
Sistem pengendalian internal yang dirancang dengan baik akan membantu manajemen menetapkan sebuah kebijakan. Selain itu, mendorong terciptanya efisiensi, melindungi aktiva dari penyalahgunaan seperti pemborosan, kecurangan, pencurian, serta turut menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya.
Sistem pengendalian internal harus diterapkan perusahaan untuk menjaga harta kekayaannya. Penerapannya atas kas dianggap sangat penting karena kas merupakan aktiva yang sangat likuid dan paling rentan terhadap penyalahgunaan, mudah dipindahtangankan, dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya sehingga kas sering menjadi sasaran pencurian. Sistem pengendalian internal terhadap kas akan memisahkan beberapa fungsi, diantaranya fungsi penyimpanan, fungsi pelaksanaan dan fungsi pencatatan. Tanpa adanya fungsi-fungsi tersebut, kas akan sangat mudah digelapkan. Itulah sebabnya dalam akuntansi, prosedur-prosedur untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan sangat penting.
terhadap pengeluaran kas sama pentingnya atau bahkan lebih penting daripada penerimaan kas karena intensitasnya yang lebih sering terjadi.
Cek dapat membantu perusahaan dalam pengendalian pengeluaran kas. Namun akan tidak ekonomis jika perusahaan harus menggunakan cek untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil. Selain menyebabkan pemborosan waktu juga memakan banyak biaya. Oleh karena itu perusahaan menyediakan dana kas kecil (petty cash fund) berupa dana tunai untuk melakukan pembayaran atas pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil.
Walaupun jumlah pengeluaran dana kas kecil relatif kecil, tetapi intensitas pengeluarannya tinggi, sehingga jumlah totalnya selama periode akuntansi cukup besar. Oleh sebab itu dana kas kecil bisa menjadi sasaran penyelewengan baik sengaja atau tidak oleh pihak-pihak yang terkait dengan prosedur pengeluaran dana kas kecil. PT. MPM Rent merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang transportasi, dimana bisnis utamanya adalah rental (penyewaan) mobil dan bisnis pendukungnya adalah penyediaan jasa supir. Saat ini PT. MPM Rent mempunyai sekitar 14.000 mobil dan 3.100 supir yang setiap harinya memerlukan biaya untuk beroperasi. Sama seperti perusahaan-perusahaan lainnya, untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil, PT. MPM Rent juga menggunakan dana kas kecil. Dana kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai pengeluaran operasional harian para supir serta pengeluaran-pengeluaran lainnya yang jumlahnya relatif kecil. Pengelompokan pengeluaran-pengeluaran dana kas kecil di PT. MPM Rent setiap harinya dibagi menjadi enam kelompok : 1. Kas Kecil Operasional Supir GA, merupakan kas kecil yang dikelola oleh
bagian General Affair (GA) PT. MPM Rent yang digunakan untuk membiayai biaya operasional (tol, parkir, BBM) supir yang bertugas antar-jemput karyawan PT. MPM Rent, baik pada saat berangkat dan pulang kantor (dari daerah tempat tinggal karyawan ke kantor), maupun pada saat jam kerja kantor (visit customer, meeting, dll).
3. Operasional Supir Jepang: Merupakan biaya operasional (tol, parkir, BBM) supir yang bertugas antar-jemput karyawan jepang.
4. Operasional Koordinator: Merupakan biaya operasional (tol, parkir, BBM) koordinator supir yang bertugas mengawasi supir setiap harinya.
5. Kas Kecil Emergency BSD: Merupakan kas kecil yang disediakan untuk membiayai operasional (tol, parkir, transport, derek & BBM) supir operasional kendaraan yang bertugas mengantar dan menjemput kendaraan untuk rental baru atau rental yang sudah selesai, dan kendaraan yang mau diperbaiki atau sudah selesai diperbaiki dari atau ke customer ketika kasir kas kecil tutup, dari jam 17.00-08.00 hari berikutnya.
6. Operasional Lain-Lain: Merupakan biaya operasional lain-lain baik yang sifatnya rutin seperti uang makan supir, messenger dan mekanik; biaya pulsa internet; maupun yang sifatnya conditional seperti biaya pembelian spare part kendaraan yang sifatnya urgent, biaya entertainment customer, biaya derek kendaraan, biaya pembelian makan karyawan lembur, biaya penggantian kerugian ke customer, biaya tilang, dan reimburse biaya tol, parkir, bbm karyawan yang bertugas keluar kantor menggunakan uang pribadi.
Setelah dikumpulkan, saldo pengeluaran dana kas kecil menunjukan angka yang cukup besar Lampiran 1. Namun, ditengah jumlah saldo pengeluaran yang cukup besar tersebut, masih ada keluhan dari karyawan dan para supir mengenai ketersediaan dana kas kecil. Para supir dan karyawan mengeluhkan dana kas kecil yang seringkali kosong. Tercatat pada bulan Oktober-Desember 2013, kasir kas kecil mengalami kekurangan dana kas kecil sebanyak 25 kali Lampiran 5 sehingga harus melakukan peminjaman ke bagian penerimaan.
1.2.Perumusan Masalah
Perusahaan perlu merancang sebuah kebijakan sistem pengendalian internal yang dapat mengendalikan dana kas kecil, menjamin ketepatan catatan akuntansi dan menjaga keterkaitan pada kebijakan-kebijakan perusahaan, yaitu pemisahan tanggung jawab yang jelas dan otorisasi transaksi-transaksi kas yang tepat. Tingginya saldo pengeluaran dana kas kecil dan banyaknya keluhan mengenai sering habisnya dana kas kecil dari karyawan merupakan masalah yang sedang terjadi di PT. MPM Rent. Oleh karena itu, perlu dianalisis pengelolaan dana kas kecil dan sistem pengendalian internal yang diterapkan PT. MPM Rent untuk melindungi kas kecil dari penyelewengan. Berdasarkan uraian tersebut, dapat dirumuskan beberapa permasalahan berikut:
1. Bagaimana prosedur pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent?
2. Berapa jumlah persediaan dana kas kecil yang optimal untuk menghindari ketidaktersediaan dana kas kecil?
3. Bagaimana upaya pengendalian internal yang diterapkan terhadap pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent?
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Menganalisis prosedur pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent.
2. Menghitung jumlah persediaan dana kas kecil yang optimal untuk menghindari kekosongan dana kas kecil pada PT. MPM Rent.
3. Menganalisis sistem pengendalian internal yang diterapkan terhadap pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent.
1.4.Ruang Lingkup Penelitian
1.5.Manfaat Penelitian
Melalui penelitian ini diharapkan terdapat hasil yang dapat dimanfaatkan perusahaan untuk :
1. Mengetahui penyebab besarnya saldo pengeluaran dana kas kecil dan seringnya terjadi kekosongan dana kas kecil di PT. MPM Rent.
2. Menentukan kebijakan untuk menyelesaikan masalah-masalah kas kecil di PT. MPM Rent.
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Dana kas kecil
2.1.1. Pengertian dana kas kecil
Berikut adalah pengertian dana kas kecil menurut pandangan para ahli akuntansi :
“Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayarkan dengan cek atau giro.” (Baridwan, 2006). “Dana kas kecil adalah sejumlah dana yang digunakan untuk membiayai pengeluaran tunai perusahaan karena tidak mungkin dibayar dengan cek.” (Haryanto dkk, 2007). “Dana yang berisikan sejumlah kecil kas yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil.” (Tunggal, 2009). Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kas kecil adalah uang tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran perusahaan yang nilainya relatif kecil dan tidak ekonomis jika menggunakan cek atau giro.
2.1.2.Prosedur dana kas kecil
Dalam mengelola dana kas kecil, terdapat prosedur-prosedur yang harus dilakukan agar dana kas kecil dapat dikelola dengan baik. Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001) penyelanggaraan dana kas kecil dapat diselenggarakan dengan dua metode yaitu metode dana tetap (imprest method) dan metode dana berfluktuasi (fluctuating balance method). Baik dengan metode dana tetap maupun metode dana berfluktuasi penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur, yaitu:
1. Prosedur pembentukan dana kas kecil
a. Metode dana tetap (imprest method)
i. Prosedur pembentukan dana kas kecil metode dana tetap (imprest method)
Dibawah ini merupakan bagan alir prosedur pembentukan dana kas kecil metode dana tetap (Mulyadi, 2001)
Gambar 1 Prosedur pembentukan dana kas kecil metode dana tetap (Mulyadi, 2001)
Pada Gambar 1, bagian utang mencatat pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas keluar dengan jurnal :
Debit : Dana kas kecil
Kredit : Bukti kas keluar yang akan dibayar
kas keluar tersebut, bagian kasa (keuangan) membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa (keuangan). Bagian jurnal mencatat pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut :
Debit : Bukti kas kecil yang akan dibayar
Kredit : Kas
ii. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil metode dana tetap (imprest method)
Gambar 2 Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil metode dana tetap (Mulyadi, 2001)
dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan.
iii. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil metode dana tetap (imprest method)
Pengisian kembali dana kas kecil dalam metode dana tetap didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil dan dicatat dengan mendebit rekening biaya.
Menurut Mulyadi (2001), bagan alir prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan metode dana tetap dilukiskan pada Gambar 3
Permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian utang. Bagian utang membuat bukti kas keluar sesuai jumlah rupiah yang dicantumkan dalam permintan pengisian kembali kas kecil. Bukti kas keluar dicatat di dalam register bukti kas keluar oleh bagian utang. Contoh jurnal:
Debit : Biaya administrasi dan umum
Debit : Biaya pemasaran
Kredit : Bukti kas keluar yang akan dibayar
Bukti kas keluar lembar ke-2 diserahkan oleh bagian utang ke bagian kartu biaya untuk kepentingan rincian biaya administrasi dan umum dan biaya pemasaran dalam kartu biaya yang bersangkutan. Bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh bagian utang ke bagian kasa (keuangan). Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, bagian kasa (keuangan) membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan pada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa. Bagian jurnal mencatat pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut:
Debit : Bukti kas keluar yang akan dibayar Kredit : Kas
b. Metode dana berfluktuasi (fluctuating balance method)
i. Prosedur pembentukan dana kas kecil metode dana berfluktuasi (fluctuating balance method)
ii. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil metode dana berfluktuasi (fluctuating balance method)
Jurnal yang dibuat yang bersangkutan dengan pembentukan, pemakaian dan pengisian kembali dana kas kecil adalah sebagai berikut:
Pembentukan dana kas kecil dicatat dalam register bukti kas keluar dan
register cek dengan jurnal:
Register bukti kas keluar:
Debit : Dana kas kecil
Kredit : Bukti kas keluar yang akan dibayar
Register Cek:
Debit : Bukti kas keluar yang akan dibayar
Kredit : Kas
Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan jurnal:
Debit : Biaya administrasi dan umum
Debit : Biaya pemasaran
Kredit : Dana kas kecil
Pengisian kembali dana kas kecil dicatat dengan register bukti kas keluar
dan register cek dengan jurnal:
Register bukti kas keluar:
Debit : Dana kas kecil
Kredit : Bukti kas keluar yang akan dibayar
Register cek:
Debit : Bukti kas keluar yang akan dibayar
Kredit : Kas
Gambar 4 Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil metode dana berfluktuasi (Mulyadi, 2001)
Debit : Biaya administrasi dan umum
Debit : Biaya pemasaran
Kredit : Dana kas kecil
Karena jumlah setiap transaksi pengeluaran kas melalui dana kas kecil relatif kecil, maka pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil tidak dilaksanakan dengan mencatat satu-persatu bukti pengeluaran kas kecil, namun satu kelompok dokumen tersebut selama jangka waktu tertentu (harian dan mingguan), bukti pengeluaran kas kecil dikumpulkan oleh bagian jurnal untuk jangka waktu tertentu, disusun rekapitulasi, dan dicatat hasil rekapitulasinya dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. Bagian jurnal kemudian menyerahkan bukti pengeluaran dana kas kecil kepada bagian kartu biaya. Atas dasar bukti pengeluaran kas kecil, bagian kartu biaya mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil dalam kartu biaya.
iii. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil metode dana berfluktuasi (fluctuating balance method)
Dalam metode dana berfluktuasi pengisian kembali dana kas kecil didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
2.2. Sistem Pengendalian Internal
2.2.1.Pengertian Sistem Pengendalian Internal
Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Berikut adalah beberapa definisi pengendalian internal yang dikemukakan para ahli :
akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha, dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan.
b. Menurut Hery (2008) pengendalian internal adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aktiva atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersediaanya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa ketentuan (peraturan) hukum/ undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan.
c. Menurut Messier, Glover, Prawitt (2008), pengendalian internal merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, dan personel entitas lainnya yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (1) keandalan laporan keuangan, (2) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (3) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yag berlaku.
Dari beberapa pengertian diatas, penulis menyimpulkan, sistem pengendalian internal adalah sistem yang dibuat perusahaan untuk melindungi aktiva atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, meningkatkan efisiensi, memberikan keyakinan tersedianya data akuntansi yang akurat dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah ditentukan.
2.3.Pengendalian Internal Terhadap Dana Kas Kecil
Karena sifatnya yang sangat mudah dipindahtangankan, maka kas merupakan elemen yang rawan dicuri atau diselewengkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengawasan yang ketat terhadap kas.
Tabel 1 Unsur Pengendalian Internal (Mulyadi, 2001)
a. Unsur sistem pengendalian internal mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dan fungsi penyimpanan, agar data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dijamin keandalannya.
b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas kecil tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh pemegang dana kas kecil dari awal sampai akhir, tanpa campur tangan pihak lain. unsur pengendalian internal mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi oleh lebih dari satu fungsi agar terciptanya internal check.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Pengeluaran kas kecil harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. Transaksi kas kecil diotorisasi dengan pejabat berwenang dengan menggunakan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil.
b. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (jika menggunakan metode imprest) atau dalam jurnal pengeluaran kas kecil (jika menggunakan metode fluktuasi) harus didasarkan bukti pengeluaran kas kecil yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan dilampiri oleh dokumen-dokumen pendukung yang lengkap.
3. Praktik yang sehat
a. Saldo dana kas kecil yang merupakan jumlah kas yang ada ditangan perlu dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya dengan cara menyimpannya dalam lemari besi dan menempatkan kasir disuatu ruangan yang terpisah.
b. Dokumen dasar dan dokumen pendukung pengeluaran kas kecil harus dibubuhi cap “lunas” oleh pemegang dana kas kecil setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
d. Secara periodik ataupun mendadak diadakan perhitungan atau pencocokan jumlah fisik kas kecil yang ada ditangan dengan jumlah kecil menurut catatan. Perhitungan fisik kas (cash account) yang ada ditangan perusahaan harus dilakukan secara periodeik maupun mendadak untuk mencegah karyawan perusahaan menggunakan kesempatan penyelewengan penggunaan kas kecil. Besarnya saldo yang dihitung harus sama dengan jumlah kas kecil yang dibentuk berdasarkan surat keputusan direktur keuangan dikurangi dengan jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan namun belum diganti.
e. Dana kas kecil yang ada ditangan diasuransikan dengan asuransi kerugian Jika jumlah dana kas kecil yang ada ditangan jumlahnya relatif besar sehingga dipastikan akan timbul kerugian yang besar jika terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan sebaiknya membuka asuransi untuk menghindari resiko kemungkinan tersebut.
f. Pemegang dana kas kecil atau kasir kas kecil diasuransikan (Fidelity Bond Insurance)
Untuk menghindari kerugian akibat penyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan yang diserahi tugas sebagai penyimpan dana kas kecil maka karyawan tersebut harus diasuransikan. Fidelity Bond Insurance menjamin penggantian atas kerugian yang timbul atas penyelewengan yang dilakukan oleh kasir.
g. Kasir kas kecil dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian kas kecil yang ada ditangan.
Untuk menjaga fisik kas yang ada ditangan, maka kas kecil perlu diberi perlengkapan yang memadai. Umumnya setiap perusahaan menempatkan kasir disebuah ruangan yang tidak semua karyawan diperkenankan melakukan akses kedalamnya, tanpa ijin dari pejabat yang berwenang. Selain itu perlu pula disediakan lemari besi untuk melindungi kas yang ada ditangan perusahaan yang biasa dibuka oleh pihak-pihak yang berhak dan berwenang.
h. Bukti penerimaan kas kecil harus dibatalkan atau dirusak sesudah diserahkan untuk pengisisan kembali, sehingga hal itu tidak dapat digunakan untuk pengisian yang kedua.
III. METODE PENELITIAN
3.1.Kerangka Pemikiran
PT. MPM Rent merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang transportasi, dimana bisnis utamanya adalah Rental (penyewaan) mobil dan bisnis pendukungnya adalah penyediaan jasa supir. Saat ini PT. MPM Rent mempunyai sekitar 14.000 mobil dan 3.100 supir yang setiap harinya pasti memerlukan biaya untuk beroperasional.
Seperti telah dijelaskan dalam latar belakang, kas merupakan aktiva yang sangat likuid dan paling rentan terhadap penyalahgunaan dan penyelewengan, oleh karena itu pengendalian internal yang baik dibutuhkan untuk meminimalisasi atau bahkan menghilangkan penyalahgunaan dan penyelewengan tersebut.
Selain kas bank, untuk pembiayaan operasional, PT. MPM Rent juga menyediakan dana kas kecil (petty cash fund) yang berupa dana tunai untuk melakukan pembayaran atas pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Dana kas kecil di PT. MPM Rent biasanya digunakan untuk me-reimburse pengeluaran operasional harian para supir dan karyawan PT. MPM Rent, seperti pengeluaran untuk tol, parkir, BBM, uang makan siang, dan pengeluaran-pengeluaran lainnya yang jumlahnya relatif kecil. Walaupun jumlah pengeluaran-pengeluaran dana kas kecil relatif kecil, tetapi intensitas pengeluaran ini sering terjadi, sehingga jumlah totalnya selama periode akuntansi cukup besar. Oleh sebab itu dana kas kecil bisa menjadi sasaran penyelewengan baik sengaja atau tidak oleh pihak-pihak yang terkait dengan prosedur pengeluaran kas kecil, baik prosedur pencatatan, pengeluaran sampai pengisian kembali.
waktu pelaksanaannya tidak diberitahu sebelumnya. Dari hasil pemeriksaan atau inspeksi tersebut akan terlihat sejauh mana pengendalian internal tersebut dapat mengamankan dana kas kecil dari penyalahgunaan dan penyelewengan.
Untuk lebih jelasnya berikut ini disajikan kerangka pemikiran seperti pada Gambar 5 berikut ini :
Gambar 5 Kerangka Pemikiran
3.2.Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini akan dilakukan di Kantor PT. MPM Rent yang beralamat di Jalan Sunburst CBD Office Park Lot. 2 Jalan kapten Soebijanto Djojohadikusumo
Analisis Deskriptif Kuantitatif PT. MPM Rent
Prosedur dana kas kecil
Hasil Analisis
Pembentukan dana kas kecil
Permintaan dan pertanggungjawaban
dana kas kecil
Pengisian dana kas kecil
Sistem Pengendalian Internal Dana Kas Kecil
Organisasi Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
no. 10-12, BSD, Tangerang. Penelitian ini dilaksanakan kurang lebih lima bulan, dimulai pada bulan Agustus sampai dengan Desember 2013.
3.3.Jenis Data dan Metode Pengumpulan Data
Data-data yang akan dikumpulkan untuk penelitian ini terdiri dari data primer dan data sekunder.
3.3.1.Data Primer
Data primer merupakan data atau informasi yang dikumpulkan untuk tujuan tertentu yang sedang dihadapi.Data ini diperoleh dari sumber pertama melalui prosedur dan teknik pengambilan data yang dapat berupa wawancara (interview), observasi, maupun penggunaan instrumen pengukuran yang khusus dirancang sesuai tujuannya.
Data primer diperoleh melalui wawancara langsung dengan bagian Treasury PT. MPM Rent. Melalui wawancara diajukan pertanyaan mengenai pengelolaan dana kas kecil, prosedur pengisian dan sistem pengendalian internal yang diterapkan untuk menghindari kecurangan-kecurangan.
3.3.2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan kumpulan data yang berisikan informasi yang telah ada dan sebelumnya telah dikumpulkan untuk tujuan yang lain. Data ini biasanya berupa data dokumentasi, arsip-arsip, studi pustaka, buku-buku, artikel dari media cetak maupun internet, dan lain sebagainya. Pencarian data sekunder ini bertujuan untuk mendapatkan inforrasi dan teori-teori yang berhubungan dan mendukung permasalahan yang dibahas, sehingga peneliti dapat memahami permasalahan secara lebih mendalam. Data sekunder dalam penelitian ini diperoleh dari studi pustaka, buku-buku, internet, artikel serta data dari PT. MPM Rent itu sendiri.
3.4.Metode Penelitian
Analisis deskriptif dilakukan dengan mengumpulkan data, mencari fakta, kemudian menjelaskan dan menganalisis data dengan cara pengumpulan dan penyusunan data, selanjutnya dianalisis dan diinterpretasikan berdasarkan landasan teori yang ada.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.Gambaran Umum Perusahaan
PT. MPM Rent didirikan tahun 1993 dengan nama PT. Autosale Lancar Mandiri. Perusahaan ini menjadi perusahaan penyewaan mobil di tahun 2001 dan dibeli oleh PT. Austindo Nusantara Jaya di tahun 2008. PT. MPM mengakuisisi perusahaan di akhir tahun 2011 dan mengubah namanya menjadi PT. MPM Rent. Saat ini PT. MPM Rent merupakan perusahaan penyewaan mobil terbesar kedua di Indonesia dengan total armada sekitar 14.000 unit.
PT. MPM Rent memberikan layanan otomotif lengkap termasuk penyewaan mobil, jasa pengemudi, manajemen armada, car pooling, perbaikan body kendaraan dan asuransi. PT. MPM Rent selalu memberi layanan berkualitas dengan cara memastikan seluruh pengemudinya melalui seleksi penerimaan yang ketat serta menjalani pelatihan. Kurang dari 20% pelamar, diterima untuk program pelatihan pengemudi dan hanya setengahnya yang dinyatakan lulus dari program. Selain itu PT. MPM Rent juga memiliki layanan pelanggan selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Mobil-mobil PT. MPM Rent rata-rata hanya digunakan selama tiga tahun, setelah itu dijual melaui perusahaan lelang. Dengan memiliki dan mengoperasikan sendiri bengkel dan body repair-nya, kondisi mobil-mobil sewaan di PT. MPM Rent dipastikan dalam kondisi yang prima karena telah melalui proses perawatan yang baik dan berkala.
4.2. Pengujian dan Analisis Data
Dana kas kecil di PT. MPM Rent khusus hanya diperuntukkan bagi kegiatan operasional yang nominalnya dibawah Rp 2.000.000. Sementara pengeluaran diatas Rp 2.000.000 harus melalui kas bank (kecuali untuk beberapa kasus tertentu yang sifatnya urgent dengan persetejuan General Manager pemohon dana kas kecil). Hal ini dilakukan untuk mengoptimalkan fungsi utama dana kas kecil, yaitu untuk membiayai pengeluaran yang nominalnya kecil, selain itu juga untuk mencegah semakin cepat habisnya dana kas kecil jika dipakai untuk membiayai pengeluaran yang jumlahnya besar.
diantaranya :
I. Biaya tol parkir
II. Biaya BBM (Bahan Bakar Minyak)
III. Biaya transport antar-jemput mobil supir operasional kendaraan IV. Biaya entertain customer
V. Biaya konsumsi pelatihan karyawan & supir VI. Biaya pembuatan kunci duplikat
VII. Biaya makan siang supir operasional, kurir & mekanik VIII. Biaya operasional koordinator supir
IX. Biaya makan karyawan lembur
Penyajian komponen biaya-biaya tersebut terdapat pada Lampiran 8.
4.2.1.Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil di PT. MPM Rent
a. Prosedur Pembentukan dan Metode Dana Kas Kecil yang Digunakan
Berdasarkan dua metode kas kecil yang telah diuraikan pada sub-bab sebelumnya, PT. MPM Rent memilih metode dana tetap (imprest fund) sebagai metode dana kas kecil perusahaan. Alasan perusahaan menggunakan metode ini adalah agar pemeriksaan lebih mudah dilaksanakan, karena dalam metode ini rekening kas kecil selalu tetap. Sehingga, pada saat pemeriksaan pengguna informasi hanya perlu mengecek jumlah uang yang ada dikasir dan bukti-bukti pengeluaran yang ada.
Berdasarkan internal memo pada tanggal 22 Juli 2012, dana kas kecil di PT. MPM Rent ditetapkan sebesar Rp. 35.000.000. Sampai saat ini plafon dana tersebut belum bertambah maupun berkurang.
b. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil
Prosedur permintaan dana kas kecil pada PT.MPM Rent dapat dilakukan dengan cara:
1. Penggunaan dengan Formulir Permintaan Pembayaran
Dana kas kecil dapat digunakan pemohon dengan mengisi Formulir Permintaan Pembayaran dan melampirkan bukti transaksi dan dokumen pendukung lainnya. Setelah Formulir Permintaan Pembayaran diisi lengkap, bukti transaksi dan dokumen pendukung dilampirkan, pemohon meminta otorisasi di Formulir Permintaan Pembayaran oleh atasan pemohon (yang berwenang), lalu menyerahkan Formulir yang sudah diotorisasi, bukti transaksi dan dokumen pendukung lainnya ke kasir. Permintaan pembayaran dibawah Rp. 100.000 dapat langsung dibayarkan oleh kasir kas kecil setelah dilakukan verifikasi terlebih dahulu. Sedangkan untuk permintaan pembayaran diatas Rp. 100.000 harus diotorisasi terlebih dahulu oleh Assistant Manager Treasury.
2. Penggunaan dengan Formulir Cash Advance Voucher
Cash Advance Voucher digunakan untuk membiayai pengeluaran yang belum
ada bukti transaksinya. Penggunaan dengan Cash Advance Voucher dilakukan dengan mengisi permohonan penggunaan dana kas kecil di Formulir Cash Advance Voucher dan melampirkan dokumen pendukung. Formulir Cash
Advance Voucher yang sudah diisi lengkap dan dilampirkan dokumen
pendukung diberikan ke atasan pemohon (yang berwenang) untuk diotorisasi. Formulir Cash Advance yang sudah lengkap dan diotorisasi, diserahkan ke kasir untuk dimintai otorisasi Assistant Manager Treasury. Setelah diotorisasi Assistant Manager Treasury, kasir kas kecil memberikan dana yang diminta
Karena metode dana kas kecil di PT. MPM Rent menggunakan metode imprest system maka pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan
akuntansi. Pemegang dana kas kecil hanya mencatat di laporan kas kecil dan mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil untuk selanjutnya diajukan untuk pengisian kembali dana kas kecil.
Pada PT. MPM Rent, kasir kas kecil menyelenggarakan catatan yang tidak berbentuk jurnal atas pengeluaran dana kas kecil di Microsoft Office Excel. Catatan tersebut disebut laporan kas kecil. Laporan kas kecil dibuat berdasarkan bukti kas keluar yang sudah dibayar oleh kasir kas kecil. Setiap penggunaan dana kas kecil harus dicatat ke dalam laporan kas kecil agar ketika dilakukan pemeriksaan atau pengecekan, dana tersebut dapat diketahui peruntukannya. Selain itu, dari pencatatan tersebut juga dapat diketahui berapa besar pegeluaran dana kas kecil dan berapa sisa dana kas kecil yang ada ditangan. Laporan kas kecil juga digunakan sebagai dasar untuk melakukan pengisian kembali atas dana kas kecil. Di PT. MPM Rent pembuatan laporan penggunaan kas kecil dilakukan setiap hari (jika ada transaksi) oleh kasir kas kecil. Setelah selesai dibuat, laporan penggunaan kas kecil tersebut diserahkan ke bagian Treasury beserta dokumen pengeluaran kas kecil dan bukti-bukti pendukung untuk diajukan sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil.
c. Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Jika dana kas kecil perusahaan sudah menipis atau saldo dana kas kecil diperkirakan tidak akan cukup untuk melayani transaksi pengeluaran dana kas kecil, kasir kas kecil akan mengajukan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. Sampai dengan penelitian ini selesai, pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil di PT. MPM Rent dilakukan setiap hari oleh kasir kas kecil. Karena metode yang digunakan PT. MPM Rent adalah metode dana tetap (imprest fund) maka prosedur pengisian kembali dana kas kecil didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut laporan penggunaan dana kas kecil, sehingga jumlah dana kas kecil akan kembali seperti pada saat awal periode pembentukan dana kas kecil. Proses pengisian kembali dana kas kecil memakan waktu 3-4 hari kerja dari saat pengajuan permintan pengisian kembali.
dana kas kecil kepada staf Treasury untuk kemudian diproses. Staf Treasury melakukan pengecekan dengan memeriksa kembali apakah bukti-bukti transaksi dan dokumen-dokumen sudah benar dan lengkap atau belum, jika sudah lengkap dan tidak ada kekurangan, staf Treasury menginput pengeluaran-pengeluaran tersebut ke software Microsoft Windows AX. Setelah selesai di input oleh staf Treasury dokumen-dokumen diberikan ke Assistant Manager Treasury. Assistant
Manager Treasury memverifikasi dokumen-dokumen tersebut dengan data yang
diinput di Microsoft Windows AX untuk mengetahui apakah ada kesalahan atau tidak. Setelah dinyatakan cocok dengan data yang telah diinput di Microsoft Windows AX dan tidak ada kesalahan, Assistant Manager Treasury akan
mengotorisasi dokumen-dokumen tersebut dan menyerahkannya ke Manager Account Payable untuk kemudian diverifikasi kembali kesesuaian dokumen dan pencatatan di sistem (Microsoft Windows AX) jika tidak ada kesalahan, dokumen diposting di sistem (Microsoft Windows AX). Setelah selesai memposting, dokumen-dokumen tersebut diserahkan kembali ke Staf Treasury untuk dibuatkan jurnal kas keluar di sistem (Microsoft Windows AX) dan cek pengisian dana kas kecil, setelah jurnal kas keluar dan cek selesai dibuat, Assistant Manager Treasury dan Manager Treasury mengecek kesesuaian jumlah pengeluaran dana
kas kecil dengan jumlah nominal rupiah yang tertulis pada bukti kas keluar dan cek. Setelah dokumen-dokumen, lembar bukti kas keluar dan cek selesai diproses dan dinyatakan tidak ada masalah, dokumen-dokumen, lembar bukti kas keluar beserta cek tersebut diserahkan ke General Manager Finance & Accounting untuk proses approval dan dilanjutkan dengan penanda-tanganan cek oleh General Manager Finance & Accounting dan Chief Financial Officer (CFO). Setelah
4.2.2.Pengendalian Internal atas Dana Kas Kecil
Salah satu tugas pimpinan perusahaan adalah melindungi aktiva perusahaan dari pemborosan, pencurian, dan penyalahgunaan. Bila perusahaan semakin besar dan semakin kompleks, maka peranan pembukuan dan akuntansi menjadi semakin penting untuk mengawasi penerimaan dan pengeluaran kas, mencegah pengeluaran kas yang tidak sah, dan mencegah kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Hal-hal tersebut diatas merupakan sebagian dari bentuk pengendalian internal. Sebagaimana telah diketahui, keandalan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan sangat ditentukan oleh baik atau tidaknya pengendalian internal yang berlaku di perusahaan. Jika pengendalian internal dirancang dan diterapkan dengan baik oleh manajemen dalam pengelolaan perusahaannya, maka laporan keuangan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan akan ter.jamin ketelitian dan keandalannya. Sistem pengendalian yang lemah akan menyebabkan kekayaan perusahaan tidak terjamin keamanannya, karena informasi yang tidak teliti dan tidak handal.
Berkaitan dengan hal tersebut, PT. MPM Rent melakukan berbagai pengendalian internal agar pengelolaan dana kas kecil dapat berjalan dengan baik. Pengendalian internal yang dilakukan oleh PT. MPM Rent adalah sebagai berikut:
a. Aspek organisasi
Struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional secara tegas merupakan bagian penting perusahaan untuk melakukan kegiatan pokok perusahaan. Pemisahan fungsi yang jelas pada masing-masing bagian bertujuan untuk mengetahui secara jelas dan pasti sesuai dengan kedudukannya di dalam struktur organisasi.
Organisasi yang telah memisahkan tanggung jawab serta memberikan kewenangan terhadap masing-masing bagian terkait dengan proses pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent ditunjukkan dengan :
i. Adanya pemisahan fungsi penyimpanan dana kas kecil oleh kasir dengan fungsi pencatatan ke dalam sistem (oleh Staf Treasury).
Treasury) dengan fungsi pengotorisasian atau penanda-tanganan CEK
pengisian dana kas kecil (General Manager Finance & Accounting dan Direktur Keuangan).
iv.Transaksi penerimaan kas kecil (pengisian dana kas kecil) melibatkan kasir kas kecil, staf Treasury, Assistant Manager treasury, Manager Account Payable (AP), Manager treasury, General Manager Finance & Accounting & Direktur Keuangan. Pengeluaran dana kas kecil melibatkan kasir kas kecil, pemohon dana, atasan pemohon dana & Asst. Manager treasury (utk transaksi diatas Rp. 100.000).
b. Aspek sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang berlaku pada PT. MPM Rent adalah :
i. Setiap permintaan dana kas kecil, harus menggunakan formulir permintaan dana kas kecil yang sudah di otorisasi.
Permohonan penggunaan dana harus menggunakan formulir permintaan pembayaran atau formulir Cash Advance Voucher yang sudah di otorisasi. Permohonan dengan nilai; ≤ Rp. 250.000 harus diotorisasi oleh Supervisor pemohon dana, ≥ Rp 250.000 - Rp 500.000 oleh Assistant Manager pemohon dana, ≥ Rp 500.000 oleh Manager pemohon dana. Dalam beberapa kasus tertentu, pembayaran diatas Rp 2.000.000 boleh dibayarkan melalui dana kas kecil setelah mendapat otorisasi dari General Manager pemohon. Dengan pengendalian ini setiap pengeluaran dengan nilai-nilai tersebut diatas pasti diketahui baik oleh Supervisor, Assistant Manager, Manager maupun General Manager dari pemohon dana.
ii. Otorisasi Assistant Manager Treasury.
Setiap permohonan penggunaan dana kas kecil diatas Rp 100.000 harus diotorisasi terlebih dahulu oleh Assistant manager Treasury.
iii.Otorisasi General Manager Finance & Accounting dan Chief Financial Officer (CFO)
Setiap pengisian dana kas kecil harus melalui otorisasi General Manager Finance & Accounting dan Chief Financial Officer (CFO).
Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti pengeluaran kas kecil yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan dilampiri oleh dokumen-dokumen pendukung yang lengkap.
c. Aspek praktik yang sehat
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi pada PT. MPM Rent ditunjukkan dengan:
1. Cap lunas dari bagian keuangan pada saat dana cair diterima.
Dengan pengendalian ini pencairan dana secara dobel tidak dapat dilakukan, karena bukti-bukti pengeluaran dan dokumen-dokumen pendukung yang telah selesai diproses untuk pengisian kembali dana kas kecil telah dicap lunas setelah dana diterima oleh kasir kas kecil.
2. Laporan penggunaan dana kas kecil dibuat setiap hari oleh kasir kas kecil. Dengan pembuatan laporan penggunaan dana kas kecil setiap hari, perusahaan/ manajemen dapat mengetahui pengeluaran-pengeluaran apa saja yang terjadi setiap harinya.
3. Penanda tanganan bukti kas keluar oleh kasir kas kecil setelah dana kas kecil diambil.
Pengendalian ini juga tidak memungkinkan pengambilan dana kas kecil secara dobel karena adanya tanda tangan dari kasir kas kecil setelah dana kas kecil diambil.
4. Verifikasi dokumen secara terperinci.
Setiap dokumen yang berhubungan dengan penggunaan kas kecil diverifikasi secara terperinci, karena kelengkapan dan keaslian dokumen merupakan salah satu syarat pencairan dana dari bagian keuangan.
5. Pencocokan data yang di input di Microsoft Windows AX dengan hard copy. Setelah data hard copy diterima, Assistant Manager Treasury segera melakukan pengecekan dengan data di Microsoft Windows AX untuk mencocokan dan memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam data tersebut. 6. Dokumen harus dilengkapi bukti-bukti pengeluaran.
Setiap dokumen harus dilengkapi bukti-bukti pengeluaran asli seperti kuitansi, justifikasi, notulen dll.
Penaksiran kecil. Saldo dana kas kecil yang ada ditangan harus sama dengan jumlah dana tetap kas kecil setiap periodenya dikurangi dengan jumlah pengeluaran kas kecil yang telah terjadi menurut catatan kasir kas kecil dan bukti-bukti pengeluaran kas. Di PT. MPM Rent cash opname ini dilakukan setiap satu minggu sekali, namun sesekali dilakukan juga dengan mendadak.
8. Kasir kas kecil dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian kas kecil yang ada ditangan.
Untuk menjaga fisik kas yang ada ditangan, kasir kas kecil diberikan cash box untuk menyimpan uang yang dilengkapi dengan kode pengaman dan ditempatkan disebuah ruangan yang tidak semua karyawan diperkenankan melakukan akses kedalamnya, tanpa ijin dari pejabat yang berwenang. Selain cash box, lemari besi (brankas) juga telah disediakan untuk menyimpan cash
box kas kecil, uang tunai perusahaan dan dokumen-dokumen serta barang penting lainnya ketika jam kerja selesai yang hanya bisa dibuka oleh pihak-pihak yang berhak dan berwenang (bagian Treasury).
4.3.Hasil Analisis
4.3.1.Penilaian terhadap Prosedur Pembentukan dan Metode Dana Kas Kecil yang Digunakan PT. MPM Rent.
Prosedur pembentukan dana kas kecil di PT. MPM Rent terdapat pada bagan dibawah ini :
Staf Asst. Manager Manager General Manager Treasury Treasury Treasury Finance & Accouting
Gambar 6 Prosedur pembentukan dana kas kecil
Manager Treasury dan General Manager Finance & Accounting, menunjukan prosedur yang melalui sistem otorisasi yang berlapis sehingga dapat meminimalisasi tingkat error, karena sudah melalui pengecekan oleh Manager Treasury & General Manager Finance & Accounting.
Untuk metode dana kas kecil yang digunakan, PT. MPM Rent menggunakan metode dana tetap sebagai metode dana kas kecil yang digunakan di perusahaan. Alasan PT. MPM Rent menggunakan metode dana tetap, bahwa pemeriksaan akan lebih mudah dilaksanakan karena dalam metode ini rekening kas kecil selalu tetap. Sehingga pada saat pemeriksaan, pengguna informasi hanya perlu mengecek jumlah uang yang ada dikasir dan bukti-bukti pengeluaran yang ada.
Pemilihan metode dana tetap sebagai metode dana kas kecil di PT. MPM Rent merupakan keputusan yang tepat, karena metode dana tetap (Imprest Fund) memiliki pengendalian yang baik dalam pengelolaan dana kas kecil dan pengawasannya lebih mudah sehingga dapat meminimalisasi terjadinya kecurangan-kecurangan dan penggunaan dana untuk pengeluaran-pengeluaran yang tidak perlu. Jumlah uang yang tersisa ditambah bukti-bukti pengeluaran harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan dalam satu periode. Hal yang perlu dilakukan dan diperhatikan dalam penggunaan metode ini adalah review plafon rekening kas kecil setiap tahun untuk mengetahui apakah rekening kas kecil perlu ditambah atau mungkin dikurangi seiring perkembangan perusahaan. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan saldo dana kas kecil di PT. MPM Rent sudah optimal, sehingga dapat meminimalisasi kemungkinan terjadinya dana idle yang terlalu banyak akibat kelebihan saldo maupun complain karena kekurangan dana kas kecil.
4.3.2.Penilaian tehadap Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil
mendetail yang dilakukan baik ditingkat Supervisor, Assistant Manager maupun Manager tiap departemen pemohon dana sebelum melakukan pengotorisasian
penggunaan dana akan membantu kasir dan bagian Treasury dalam memperketat pengeluaran dana kas kecil. Hal yang perlu mendapat perhatian adalah untuk besaran penggunaan dana kas kecil, dana kas kecil di PT. MPM Rent khusus hanya diperuntukkan bagi kegiatan operasional yang nominalnya dibawah Rp. 2.000.000. Sementara pengeluaran diatas Rp. 2.000.000, harus melalui kas bank (kecuali untuk beberapa kasus tertentu yang sifatnya urgent dengan persetejuan General Manager pemohon dana kas kecil). Namun, pada kenyataannya masih ada pengeluaran diatas Rp. 2.000.000 yang beberapa kali dibiayai dari dana kas kecil yaitu kas kecil emergency BSD tanpa diotorisasi oleh General Manager pemohon. Tercatat dari
bulan Juni-November 2013, ada 14 Transaksi kas kecil emergency bsd tanpa diotorisasi oleh General Manager pemohon (Tabel 2).
Tabel 2 Pengeluaran kas kecil emergency BSD diatas Rp 2.000.000
Alasan dibayarkannya pengeluaran ini ialah karena General Manager sedang tidak berada dikantor sehingga tidak bisa dimintakan otorisasi sementara kas kecil
emergency BSD merupakan dana emergency yang di peruntukan untuk membayar
pengeluaran supir-supir diluar jam operasional kasir sehingga pembayarannya tidak dapat ditunda, karena jika tertunda dikhawatirkan dapat menghambat kegiatan operasional. Selain itu, jumlah Rp. 2.000.000 merupakan jumlah yang masih terlalu besar untuk dibayarkan melalui dana kas kecil. Berdasarkan fungsinya dana kas kecil adalah dana yang digunakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil, sementara nominal Rp 2.000.000 adalah nominal yang cukup besar dan dapat menghabiskan dana kas kecil dengan cepat jika intensitasnya banyak, sehingga membuat fungsi dana kas kecil menjadi tidak optimal.
Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil di PT. MPM Rent sudah menunjukan praktik yang cukup baik, selain kas kecil emergency BSD, permintaan pembayaran lain sudah melalui otorisasi yang sesuai baik di tingkat atasan pemohon maupun di bagian treasury sehingga dapat meminimalisasi terjadinya fraud karena sudah melewati pengecekan yang ketat. Namun permasalahan otorisasi pada kas kecil emergency tersebut perlu mendapat perhatian karena dapat menimbulkan peluang terjadinya fraud dikemudian hari.
Setelah dana kas kecil dibayarkan, kasir kas kecil membuat laporan penggunaan dana kas kecil. Pembuatan laporan penggunaan dana kas kecil dilakukan oleh kasir kas kecil kepada staf treasury PT. MPM Rent. Laporan penggunaan dana kas kecil berbentuk catatan yang tidak berbentuk jurnal atas pengeluaran dana kas kecil di Microsoft Office Excel. Laporan kas kecil dibuat berdasarkan seluruh transaksi yang sudah dibayar oleh kasir kas kecil.
Kasir Kas Kecil Staf Treasury
Gambar 7 Laporan penggunaan dana kas kecil
Saat ini laporan penggunaan dana kas kecil berisi saldo awal pada saat kasir kas kecil dibuka, rincian penggunaan dana kas kecil pada hari tersebut dan saldo akhir pada saat kasir ditutup Lampiran 3. Setiap penggunaan dana kas kecil yang
dicatat didalam laporan kas kecil memudahkan pemeriksaan atau pengecekan dana kas kecil. Pada saat pemeriksaan, pengguna informasi hanya perlu mencocokan laporan dana kas kecil dengan dokumen pengeluaran kas kecil (Formulir Permintaan Pembayaran dan Cash Advance Voucher) dan bukti-bukti transaksi.
Laporan kas kecil juga digunakan sebagai dasar untuk melakukan pengisian kembali atas dana kas kecil. Laporan penggunaan kas kecil beserta dokumen pengeluaran kas kecil dan bukti-bukti pendukung diajukan sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil oleh kasir kas kecil ke staf treasury.
Pembuatan laporan penggunaan dana kas kecil di PT. MPM Rent sudah berjalan dengan baik setiap harinya, namun laporan penggunaan dana kas kecil sebaiknya disertai pelaporan cash on hand oleh kasir kas kecil. Pelaporan cash on hand akan secara otomatis membantu pengecekan kesesuaian saldo kas kecil setiap harinya, yaitu dengan menjumlahkan total pengeluaran yang belum diisi kembali, jumlah cash advance dengan cash on hand, sehingga jika terdapat selisih dapat segera ditelusuri dan ditemukan darimana selisih berasal.
4.3.3.Penilaian terhadap proses pengisian kembali dana kas kecil
Pengisian kembali dana kas kecil di PT. MPM Rent melibatkan kasir kas kecil, Staf Treasury, Assistant Manager, Manager Account Payable & Manager Treasury, sementara untuk pencairan melibatkan General Manager Finance &
Accounting dan Chief Financial Officer (CFO) untuk melakukan otorisasi berupa penanda-tanganan cek Lampiran 4. Proses pencairan pengisian kembali yang cukup panjang membuat pengawasan terhadap kas kecil semakin ketat dan baik, namun disisi lain hal ini terkadang membuat proses pengisian membutuhkan waktu yang cukup lama. Dokumen-dokumen pengisian kembali dana kas kecil yang sudah diserahkan Staf Treasury kepada Assistant Manager Treasury dan Manager Account Payable terkadang harus tertahan karena harus menunggu Assistant Manager Treasury dan Manager Account Payable selesai mengerjakan pekerjaan lain yang sedang dikerjakan.
membuat dana pengisian kembali baru cair 4-5 hari setelah dana dibayarkan kepada para pemohon.
Berdasarkan internal memo tanggal 22 Juli 2012, dana kas kecil di PT. MPM Rent ditetapkan sebesar Rp. 35.000.000. Sampai saat ini plafon dana tersebut belum bertambah maupun berkurang. Sementara semakin berkembangnya perusahaan membuat kebutuhan akan dana kas kecil juga semakin bertambah, hal ini terbukti dengan sering terjadinya kekurangan dana kas kecil karena permintaan yang semakin banyak, sementara pengisian dana kas kecil tetap membutuhkan proses yang memakan waktu 4-5 hari kerja setelah dana dibayarkan. Hal ini terlihat pada Lampiran 5.
Pada Lampiran 5 terlihat, bulan November 2013 kas kecil PT. MPM Rent mengalami kekurangan dana kas kecil di tanggal 7, 13, 14, 15, 19, 21, 25, 28 & 29 November 2013 sehingga harus meminjam kepada bagian penerimaan untuk membayar kebutuhan pemohon dana kas kecil. Peminjaman tersebut disesuaikan dengan ketersediaan dana dari bagian penerimaan, sehingga walaupun sudah melakukan pinjaman, pada hari-hari tertentu dimana permintaan dana kas kecil sedang tinggi, kasir kas kecil masih tidak bisa memenuhi seluruh permintaan dana kas kecil dari pemohon karena kekurangan dana kas kecil.
kasir kas kecil tidak mengalami kekurangan atau bahkan kekosongan dana kas kecil.
4.3.4.Penilaian terhadap Pengendalian Internal atas Dana Kas Kecil
Dalam bukunya, Mulyadi (2001:517) menyatakan, unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi prosedur pencatatan, serta unsur praktik yang sehat. Aspek-aspek tersebut dan pengendalian internal yang terjadi di PT. MPM Rent dapat terlihat pada Lampiran 7.
a. Aspek organisasi
Seperti terlihat pada Lampiran 7, dalam aspek organisasi, PT. MPM Rent sudah menetapkan prosedur yang memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional. Organisasi yang telah memisahkan tanggung jawab serta memberikan kewenangan terhadap masing-masing bagian terkait dengan proses pengelolaan dana kas kecil.
b. Aspek sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Begitu juga dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang berlaku pada PT. MPM Rent, Sistem otorisasi sudah menunjukan praktik yang baik. Otorisasi dari level Supervisor, Assistant Manager,Manager & General Manager sudah diberlakukan di PT. MPM Rent. Begitu juga di departemen Treasury, Assistant Manager harus mengotorisasi pengeluaran diatas Rp 100.000. Dengan
pengendalian ini setiap pengeluaran dengan nilai-nilai tersebut diatas pasti diketahui baik oleh Supervisor, Assistant Manager, Manager maupun General Manager dari pemohon dana dan Assistant Manager Treasury (untuk pengeluaran
diatas Rp. 100.000).
Prosedur pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas juga sudah memenuhi prosedur yang baik, karena pencatatan dalam jurnal peneluaran kas sudah didasarkan pada bukti pengeluaran kas kecil yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan dilampiri oleh dokumen-dokumen pendukung yang lengkap.
c. Aspek praktik yang sehat
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan terhadap prosedur dan sistem pengendalian internal dana kas kecil di PT. MPM Rent dapat disimpulkan sebagai berikut :
a. Prosedur pengelolaan dana kas kecil yang diselenggarakan PT. MPM Rent terdiri dari prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil, serta prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Prosedur pembentukan dana kas kecil melibatkan Staf Treasury, Assistant Manager Treasury, Manager Treasury & General Manager Finance
& Accounting. Prosedur pengeluaran dana kas kecil melibatkan pemohon
dana kas kecil, kasir kas kecil dan Assistant Manager Treasury. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil, melibatkan Staf Treasury, Assistant Manager Treasury, Manager Treasury, Manager Account Payable, General
Manager Finance & Accounting & Chief Financial Officer (CFO).
b. Dari hasil perhitungan, saldo dana kas kecil yang optimal di PT. MPM Rent adalah Rp. 43.737.848. Oleh karena itu, PT. MPM Rent perlu menambah saldo dana kas kecil sebesar Rp. 8.737.848.
dana kas kecil dan pemegang dana kas kecil. PT. MPM Rent merasa belum perlu mengasuransikan dana kas kecil dan pemegang dana kas kecil tersebut karena sudah merasa cukup dengan pengendalian-pengendalian internal yang saat ini diterapkan.
2. Saran
Berikut ini saran untuk meningkatkan prosedur dan pengendalian internal terhadap dana kas kecil pada PT. MPM Rent:
a. Pengisian dana kas kecil sebaiknya dijadwalkan secara rutin agar dapat lebih dipersiapkan dengan baik. Salah satu penyebab kekosongan dana kas kecil di PT. MPM Rent adalah karena pengisian dana kas kecil terlambat dilaksanakan, oleh karena itu, pengisian dana kas kecil yang dijadwalkan secara rutin diharapkan dapat meminimalisasi keterlambatan pengisian dana kas kecil. b. Bagian Treasury dipimpin oleh Assistant Manager Treasury dengan diketahui
oleh Manager Treasury sebaiknya melakukan review alokasi dana kas kecil secara rutin setiap periode akuntansi, untuk menghindari kelebihan ataupun kekurangan dana kas kecil.
c. Kas kecil emergency BSD sebaiknya dibayarkan melalui kas bank, untuk d. Pengendalian internal terhadap pengelolaan dana kas kecil PT. MPM Rent
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan. 2008. Intermediate Accounting. Yogyakarta (ID): BPEE.
Haryanto, dkk. 2007. Pengantar Akuntansi 2. Depok (ID): Lembaga Penerbit Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Jakarta.
Hery. 2008. Pengantar Akuntansi 1. Jakarta (ID): Badan Penerbit Fakltas Ekonomi UI.
Ikatan Akuntan Indonesia. 2007. Standar Profesional Akuntan Publik. Jakarta (ID): Salemba Empat.
Messier, Glover, Prawitt, 2005. Audit & Assurance. Jakarta (ID): Salemba Empat. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta (ID): Salemba Empat.
LAMPIRAN
Lampiran 2 Flow Chart permintaan dana kas kecil
Pemohon Kasir Kas Kecil Asst. Manager Treasury
Lampiran 3 Laporan Pengeluaran Dana Kas Kecil
Menyerahkan Form Permintaan Pembayaran yang sudah diisi lengkap dan di otorisasi oleh atasan yang berwenang serta melampirkan bukti transaksi dan dokumen pendukung lainnya.
Verifikasi kelengkapan dokumen dan otorisasi pada Form Permintaan Pembayaran.
< 100 000 ≥ 100 000
Verifikasi kelengkapan dokumen dan otorisasi pada Form Permintaan Pembayaran.
Lampiran 4 Flow Chart pengisian dana kas kecil
Kasir Kas Kecil Staf Treasury Asst. Manager Treasury Manager Account Payable
