7. Melaksanakan tugas pemanduan kenderaan pada bila-bila masa apabila diarahkan oleh Ketua Jabatan.
8. Membawa kenderaan pejabat (atas kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan) sekiranya ketiadaan pemandu
9. Membantu dan menjadi urusetia bengkel/kursus/mesyuarat sekiranya diarahkan
10. Membantu merekod dan mengurus pengambilan dokumen-dokumen seperti sijil-sijil peperiksaan PT3/SMA/SPM/STPM/STAM dan Surat Akuan/Sijil Berhenti Sekolah.
11. Bertugas di kaunter pertanyaan/kaunter utama mengikut jadual 12. Membantu dalam urusan bank seperti membayar bil dan lain-lain 13. Membantu dalam penyediaan kad perakam waktu
14. Membantu urusan pendaftaran murid baru dan pertukaran murid.
15. Melaksanakan tugas lain yang diarahkan oleh PGB/pentadbir dari semasa ke semasa.
RUJUKAN
i. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2009 Buku Penghuraian Kerja Perkhidmatan Penyelia Asrama (Lampiran P, P1 dan P2)
ii. Surat KPM 500.3/16/Jilid 3(25) bertarikh 31 Mac 2017: Senarai Tugas Penyelia Asrama di Sekolah dan Institusi di bawah KPM
1. Membantu mengurus tugas-tugas domestik, penginapan dan kelengkapan asrama serta sajian makanan.
2. Memastikan kelengkapan asrama dan dewan makan berada dalam keadaan baik, menyelia dapur dan dewan makan, membuat uji rasa makanan serta menyelia pekerja, peralatan dapur dan asrama.
3. Bertanggungjawab ke atas pentadbiran dan pengurusan asrama untuk memastikan peraturan asrama dipatuhi.
4. Turut bertanggungjawab menyediakan serta memastikan tempat tinggal penghuni asrama berada dalam keadaan selamat, bersih dan kemas serta merancang anggaran keperluan kewangan dan mengawal perbelanjaan.
5. Melaksanakan tugas lain yang diarahkan oleh PGB/pentadbir dari semasa ke semasa.
HM59 | Penyelia Asrama
144
(A) ASPEK PENTADBIRAN
1. Menjalankan tugas pendaftaran masuk/keluar penghuni asrama. Contohnya, membantu warden asrama dalam urusan pendaftaran dan penempatan penghuni asrama.
2. Membantu merancang, memantau dan mengemaskinikan senarai nama dan kedudukan/ pembahagian bilik penghuni asrama setiap masa.
3. Memeriksa dan merekodkan maklumat penghuni asrama.
4. Menyediakan laporan statistik bulanan dan tahunan penghuni asrama.
5. Membantu memantau salah laku penghuni asrama dengan menyediakan laporan kepada warden/GPK HEM (sekiranya perlu).
6. Menerima laporan salah laku penghuni asrama, mendokumentasikan dan mengemukakan kepada pihak atasan serta bertanggungjawab ke atas disiplin anggota di bawah jagaan.
7. Menyedia dan merancang jadual tugas dan cuti anggota serta membuat perancangan dan kawalan kewangan asrama (pembelian/perolehan aset asrama).
8. Mengurus stok dan aset di asrama termasuk penerimaan, pendaftaran, penyimpanan, penyelenggaraan, pelupusan dan hapus kira aset.
9. Mengurus surat menyurat, fail dan surat-surat pekeliling yang berkaitan.
(B) ASPEKPERKHIDMATANASRAMA
1. Bertanggungjawab dalam pengendalian dan rekod kunci. Memberi dan menerima kunci daripada penghuni asrama dan menyimpan di tempat yang disediakan.
2. Memantau anggota bawahan dalam aspek pengendalian kunci.
3. Memastikan penghuni asrama mematuhi peraturan asrama.
4. Menyedia dan mengemaskinikan peraturan asrama dari semasa ke semasa.
5. Bertanggungjawab dalam merancang dan memantau penyediaan bilik asrama dan kelengkapan asrama.
6. Menyelaraskan penggunaan bilik asrama supaya digunakan secara optimum.
7. Mengurus penggunaan kemudahan penginapan, makan/minum dan prasarana asrama oleh pihak luar.
(C) ASPEKPENYELENGGARAANFASILITIDANASET
1. Memeriksa peralatan dan mengenal pasti keperluan kelengkapan asrama.
2. Menyediakan laporan anggaran keperluan kelengkapan asrama.
3. Memastikan asrama dan persekitaran berada dalam keadaan bersih dan selesa.
4. Memantau dan memeriksa proses kerja pembersihan di asrama oleh syarikat konsesi.
5. Memastikan pemeriksaan harian mengikut skop yang telah ditetapkan serta menerima aduan kerosakan, memeriksa dan membuat laporan kerosakan peralatan dan kelengkapan asrama kepada pihak konsesi.
6. Menghantar Laporan Kebersihan Bangunan dan Kawasan Asrama kepada pihak pentadbiran sekolah.
(D) ASPEKKESELAMATANDANKEBAJIKAN
1. Menyelia dan menyediakan kemudahan di bilik rawatan serta memastikan kesihatan penghuni asrama sentiasa baik dan melaporkan kepada warden asrama jika terdapat kes-kes yang berbahaya.
2. Melaksanakan pengurusan berkaitan aspek kesihatan penghuni asrama seperti:
a. pengurusan bilik rawatan;
b. pengurusan keperluan pergerakan penghuni asrama ke klinik/hospital (penghuni asrama akan diiringi oleh warden/guru bertugas harian ke klinik/ hospital untuk mendapatkan rawatan);
c. memberi bantuan kecemasan awal kepada penghuni asrama.
d. menyediakan dan mengemaskinikan rekod kesihatan penghuni asrama e. mengurus kebersihan dan keselamatan bilik rawatan.
f. memastikan keperluan alat bantuan keselamatan dan kemudahan di bilik rawatan adalah mencukupi.
g. membantu dalam mematuhi prosedur pencegahan wabak penyakit.
3. Memastikan penghuni asrama mematuhi polisi/peraturan keselamatan dan Kesihatan.
4. Melakukan rondaan bagi memastikan aset, bangunan, kemudahan dan persekitaran (dormitori, tandas, bilik air, bilik-bilik khas, surau, dewan makan dan lain-lain) berada dalam keadaan baik, teratur dan selamat untuk digunakan.
5. Menyediakan pelan tindakan kecemasan dan senarai pegawai yang boleh dihubungi semasa berlaku kecemasan.
6. Membantu merancang pelan tindakan kebakaran dan memastikan pelaksanaan latihan pencegahan kebakaran dijalankan.
(E) ASPEKKAWALANKUALITI
1. Melaksanakan dan memantau setiap proses kerja mengikut arahan pekeliling atau piawaian.
2. Mengambil tindakan sewajarnya jika menerima sebarang aduan berkenaan kemudahan asrama, keselamatan dan kebajikan.
3. Membantu dalam kajian kepuasan pelanggan.
4. Mengumpul, menganalisis, menyediakan laporan kajian dan mendokumentasikan.
146
(F) PENGURUSANKEWANGANDANAKAUNASRAMA
1. Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) tahunan asrama.
2. Mengurus permohonan perolehan bagi pembelian dan perkhidmatan yang melibatkan kelengkapan serta peralatan asrama.
3. Mengurus pembayaran bil-bil bekalan kelengkapan dan peralatan asrama.
4. Mengurus perbelanjaan yang menggunakan peruntukan Baki Peruntukan Bantuan Makanan Asrama.
5. Membantu dalam urusan yang berkaitan Yuran Makan Asrama (YMA).
6. Menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan mengikut penurunan kuasa yang diberikan.
(G) PENGURUSANPERKHIDMATANBEKALANMAKANANBERMASAK
1. Memantau kebersihan dan keceriaan dewan makan dan dapur asrama serta memastikan pekerja dewan makan mematuhi garis panduan kesihatan/kebersihan dewan makan.
2. Membuat tempahan makanan berdasarkan bilangan penghuni asrama semasa tidak kurang dari 48 jam sebelum masa sajian.
3. Bertanggungjawab sepenuhnya dalam aspek berkaitan bekalan makanan di asrama.
(Mengikut Kontrak Perjanjian Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak Asrama).
4. Membantu dan bekerjasama dengan pihak pengurusan dalam menangani kes keracunan makanan.
5. Melaksanakan tugas lain yang diarahkan oleh PGB/pentadbir dari semasa ke semasa.
RUJUKAN
i. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2013 : Pindaan Skim Perkhidmatan Operator Loji, Pemandu Kenderaan dan Penghantar Notis
(A) TANGGUNGJAWAB SETIAP HARI SEBELUM MEMANDU 1. Memastikan tempoh lesen memandu masih sah.
2. Memastikan tempoh cukai jalan masih sah.
3. Memastikan paras bahan api, minyak pelincir, minyak brek, minyak stereng, minyak kotak gear, air radiator dan air alat kesar cermin mencukupi.