BAB II KAJIAN PUSTAKA
1. Fungsi Arsip
2.2 Arsip Dinamis
2.2.3. Pengelolaan Arsip Dinamis
2.2.3.3. Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip dinamis merupakan bagian terpenting dalam manajemen kearsipan. Oleh karena itu arsip dinamis harus disimpan dan dikelola dengan baik. Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Wursanto (1999, 87)Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan
b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah
c. Pengambilan arsip ketempat penyimpanan dilakukan dengan mudah
Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan sistem penyimpanan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem-nama (atau sering disebut sistem-abjad), sistem geografis, dan sistem-subjek. Sedangkan berdasarkan urutan angka adalah sistem-numerik, sistem-kronologis, dan sistem-subjek numerik (sistem-subjek dengan kode
nomor). Sistem penyimpanan yang standar adalah sistem-abjad (sistem-nama), sistem-numerik, sistem-geografis, dan sistem-subjek (Amsyah 2003, 71).
Menurut Widjaja (1993, 105) ada lima macam sistem penyimpanan arsip, yaitu:
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem abjad adalah sistem yang diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi, atau kantor. Abjad yang dijadikan dassar kode adalah abjad pertama dari unit pertama dari suatu nama atau judul. Untuk menentukan dengan pasti unit pertama, kedua, ketiga dari judul/nama dalam rangka penyimpanan arsip, maka perlu ditetapkan terlebih dahulu peraturan yang mantap guna tercapainya keseragaman dan mempermudah petugas penata arsip. Judul/nama-nama itu pada umumnya dibagi 4 golingan, yaitu:
• Nama perorangan • Nama perusahaan
• Nama organisasi atau perhimpunan 2. Sistem Subjek (Subject Filing System)
Dalam sistem ini semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok/masalah. Arsip/dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebuh folder/map yang sudah diberi label/tab yang bertuliskan judulya dan terletak di kanan atas secara horizontal. Susunan judul masalah baik yang terdapat pada guide, folder/map hendanknya mengikuti tingkat-tingkat judul masalah yang diatur dari sebelah kanan untuk masalah utama dan selanjutnya msalah kedua (sub masalah) sampai kesebelah kiri laci filling cabinet untuk masalah ketiga (sub-sub masalah)
3. Sistem Nomor/Angka (Numerical Filling System)
Sistem nomor dan angka sering juga disebut kode klasifikasi persepuluhan. Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nmor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. Langkah-langkah yang harus ditempuh penata arsip sama seperti pada sistem abjad dan sistem subjek.
4. Sistem Tanggal (Chronological Filling System)
Susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal. Cara kronologis dipergunakan dalam filling jika arsip merupakan rangkaian yang menyangkut suatu masalah yang sama dan berasal dari instansi yang sama pula.
Penyimpanan dapat juga menggunakan rak-rak arsip yang biasanya dipergunakan untuk penyimpanan arsip yang sudah berstatus in-aktif dan terletak dalam ruang khusus yang terpisah dari ruang ketatausahaan kearsipan.
5. Sistem Wilayah/Derah (Geographical Filling System)
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah/daerah. Sama halnya dengan sistem abjad dan sistem nomor, susunan guide dan folder/mapnya diatur menurut tingkat judul wilayah, seperti Negara, Provinsi, Kabupaten, Kecamatan, dan seterusnya. Sedangkan dalam tempat penyimpanannya itu sendiri sistem wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti abjad atau sistem tanggal.
2.2.3.3.1 Alat-Alat yang dipergunakan dalam Penyimpanan Arsip
Dalam melakukan penyimpanan arsip, pengelola memerlukan alat untuk memudahkan proses penyimpanan, beberapa alat tersebut adalah:
4. Folder (map) ialah semacam map tapi tidak mempunyai daun penutup. 5. Guide (petunjuk dan pemisah) merupakan petunjuk tempat berkas-
berkas arsip disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.
6. Tickler file (berkas pengikat) alat semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip
7. Filling cabinet (lemari arsip) dipergunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi naska-naskah/dokumen bersama dengan guide- guidenya.
8. Rak arsip adalah rak untuk penyimpanan berkas/dokumen tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa proses penyimpanan arsip sangat membutuhkan alat-alat tersebut, selain untuk memudahkan alat tersebut bisa mebantu penyimpanan sesuai dengan sistem yang seharusnya.
2.2.3.3.2 Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip dimulai sejak surat diterima di kantor. Sebelum melakukan penyimpanan pihak pengelola arrsip harus melakukan penyortiran terkebih dahulu untuk memudahkan pengelompokkan.
Menurut Sugiarto (2005, 34) “Prosedur sistem penyimpanan arsip dinamis yaitu: Langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen. Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan
arsip adalah sebagai berikut: pemeriksaan arsip (inspecting), pengindeksan arsip (indexing), memberi tanda, penyortiran, dan penyimpanan/peletakan.”
Sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar itu menurut Amsyah (2003, 71) adalah “sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan penyimpanan dapat diciptakan dari penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat jika diperlukan”.
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa adanya prosedur dalam penyimpanan arsip dalam suatu wadah bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali saat dibutuhkan.
2.2.3.5 Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengaturan ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus:
a. Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-75°F, dengan kelembaban antara 50-60%)
b. Terang (terkena sinar matahari tak langsung)
c. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya
d. Mempunyai ventilasi merata 2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip, salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala
4. Larangan-larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:
b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran
5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihhkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain (Sedarmayanti 2003, 110).
Dari uraian di atas, dapat dikatakan bahwa arsip harus dipelihara dengan baik untuk memperhankan nilai guna arsip tersebut dan juga untuk kelangsungan hidup organisasi dalam mengambil keputusan.
2.2.3.6Penyusutan Arsip
Tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi. Dengan demikian tidak smua arsip harus disimpan terus-menerus karena ada sebagian rsip yang harus dipindahkan dan dimusnahkan.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan masing-masing
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku
c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional (Barthos 2009,101).
Menurut Sedarmayanti (2003, 105) ada 2 macam metode penyusutan 1. Metode Berkala
Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut.
a. Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu b. Metode berkala 2 kalindalam jangka waktu tertentu c. Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum 2. Metode berulang-ulang atau terus-menerus
Adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu.
Untuk mewujudkan pelaksanaan penyusutan arsip diperlukan jadwal retensi arsip yaitu daftar-daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman (Abubakar 1985, 98).
Dari uraian diatas maka dapat diketahui bahwa penyusutan arsip sanga penting di suatu organisasi karena bertujuan untuk mengurangi terjadinya tumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna lagidi lemari penyimpanan.
2.2.3.7Jadwal Retensi Arsip
Setiap arsip ditentuakan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip. Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip,
Menurut Widjaja (1993, 120) “Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang menunjukkan:
a. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (unit pengolah) sebelum dipindahkan ke file in-aktif (pusat penyimpanan arsip).
b. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing sekelompok arsip sebelum dimusnahkan atau pun dipindahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).
Jadwal retensi arsip memiliki tujuan untuk:
a. Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arssip yang tidak memiliki jangka waktu simpan lama
b. Penyusutan sementara arsip-arsip yang ridak diperlukan lagi bagi kepentingan administrasi
c. Pemilihan arsip-arsip bernilai permanen
2.2.3.8Temu Balik Arsip
Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat. Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Penemuan kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual ataupun secara mekanik.Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin.Sedangkan penemuan kembali dengan alat lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (komputer).
Penemuan kembali dokumen dalam pusat penyimpanan adalah tidak langsung, karena harus melalui kartu kendali, akan tetapi fungsi kartu kendali tersebut bukanlah semata-mata untuk keperluan penemuan kembali, karena tanpa kartu kendali pun dokumen dalam file cabinet (berdaarkan indeks) sudah cukup memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan (Widjaja 1993, 177).
Berdasarkan sarana itu sistem filling terususun “selfsindexing”, sehingga kerangka penyusun surat-surat/file dalam file cabinet atau rak dapat dengan mudah terlihat dan surat/file yang aklan digunakan mudah ditemukan kembali (Abubakar 1997, 31).
Menurut (Sedarmayanti (2003, 79) “Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip.”
Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat pada waktu dibutuhkan.
