Wawancara dilakukan pada tanggal 1 juni 2015 pada pukul 09.00 WIB. Bertempaat di lokasi Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai yang
beralamat di Jalan S.Parman No.23, Tanjung Balai dengan Bapak M. Syafh
Matondang. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan I1.
P : Selamat pagi pak, saya Tri Suci Wulandari mahasiswi USU. Gini pak, saya mau melakukan penelitian disini.
I1 : Iya selamat pagi dek, silahkan duduk.. Ada yang bisa saya bantu dek?
P : Begini pak, saya mau bertanya mengenai arsip disini pak.
I1 : Mengenai arsip sajakan dek? Karena kalo mengenai keuangan kita tidak bisa kasih data dek.
P :Iya pak hanya arsip saja kok, karena judul skripsi saya mengenai arsip pak
I1 : Oh iya, saya sudah lihat disurat yang kamu bawa. Tapi kamu jurusan Ilmu Perpustakaan kenapa judul kamu mengenai arsip?
P : Iya pak, karena Ilmu Perpustakaan berkaitan dengan kearsipan pak.
I1 : oh begitu ya, jadi apa yang ingin kamu ketahui dek? Kalau kira-kira bisa, pasti bapak bantu.
P : iya pak, terimakasih sebelumnya ya pak. Arsip atau dokumen apa saja yang ada disini ya pak?
I1 : Arsip yang tercipta disini ada polis lama, polis baru, program bill lama, bill baru, migrasi lama dan migrasi baru dek.
P : Loh itu apa bedanya pak? Kenapa ada yang lama dan ada yang baru?
I1 : sudah pasti ada bedanya dek, bedanya ada ditampilan depan polis dan isinya. Begitu juga dengan bill dek. Dan sekarang kita pake yang baru dek.
P : oh iya iya, jadi apa saja ya pak dokumen yang ada disini?
I1: dari jenis arsip yang ada, maka kami memiliki beberapa dokumen dek yaitu dokumen SDM, dokumen keuangan, dokumen nasabah, dokumen surat perjanjian.
P : Terus pak SDM, keuangan, nasabah, surat perjanjian itu apa saja ya pak?
I1: dokumen SDM itu ada data-data karyawan yang masih aktif dan tidak aktif. Kalau keuangan ada slip gaji, bukti setoran, bukti pembayaran denda, laporan laba dan neraca. Lalu kalau dokumen nasabah ada polis, data nasabah, pengajuan klaim, sertifikat nasabah. ya kalau dokumen perjanjian sudah pasti
berisi surat perjanjian dek, seperti surat perjanjian kesehatan, perjanjian kerjasama dan permintan pinjaman polis.
P : Dalam 1 hari bisa menghasilkan berapa dokumen ya pak?
I1: Kalau soal itu kita tidak bisa pastikan dek, karena tidak setiap hari ada nasabah baru. Namun dari setoran atau voucher setiap harinya pasti ada dan satu hari bisa menghasilkan 7-10 dokumen.
P : oh begitu ya pak, kalau arsip dinamis disini apa saja pak? Maksudnya arsip yang masih sering digunakan gitu pak.
I1: Oh saya tidak paham arsip dinamis, untung saja kamu jelaskan. Yang masih sering digunakan itu ya seperti voucher, bill, bukti setoran seperti itu dek
P : terus pak dokumen yang ada disini berbentuk tercetak atau bagaimana pak?
I1: Semua dokumen disini berbentuk tercetak dek, pihak kita setiap bulannya mendata semua dokumen sesuai dengan bagiannya.
P : waduh banyak ya pak, pasti sulit menyusunnya ya pak? Bagaimana itu kalau hilang pak?
I1: ya begitulah dek, namanya semua yang kita kerjakan disini manual. Ya kita mendata ulang lagi dokumen yang hilang. Itulah resiko kami dek.
I1: iya dek, masih manual dan disini kita selalu kesulitan. Karena karyawan tidak begitu paham soal arsip dek.
P : Loh memangnya karyawan disini gak berlatar belakang pendidikan arsip ya pak?
I1 : Tidak ada dek, rata-rata ekonomi dek. Makanya kurang paham soal pengelolaan arsip dek. Tapi sebisa kami mengelola dengan benar dek.
P : oh begitu ya pak, jadi kalau untuk penyimpanannya bagaimana pak?
I1: Untuk penyimpanannya sendiri masih bersifat manual, arsip yang masuk atau arsip yang tercipta setiap harinya disusun di dalam rak, setelah sebulan lalu kita jilid dan disimpan di dalam gudang.
P : oh berarti berbentuk seperti kliping gitu ya pak?
I1 : iya dek itu ya seperti kliping. Makanya karyawan kami yang bertugas dibagian penjilidan seperti anak sekolah dituntut untuk membuat kliping.
P : hehe kembali ke masa muda ya pak. Jadi pak itu perawatannya gimana? Apa tidak sulit?
I1: ya begitulah dek. Begini dek, kita semua tahu arsip itu sangat penting untuk kegiatan kantor kita. Maka perawatannya juga pasti sangat sulit, kita disini semaksimal mungkin melakukan pembersihan gudang tempat penyimpanan arsip.
P : Oh, itu rutin pak melakukan pembersihan gudang tersebut?
I1 : iya kita usahakan rutin dek, malah kami sempat membuat jadwal untuk membersihkan gudangnya.
P : oh begitu ya pak. Oh iay pak, kalau sistem penyimpanannya manual juga pasti sangat sulit proses temu balik dokumennya pak. Apa tidak sebaiknya menggunakan sistem komputer pak?
I1: ya, benar dek. Harusnya kita membuat sistem untuk memudahkan karyawan disini menemukan kembali dokumen yang diperlukan. Namun kantor kami hanya mengandalkan dokumen yang telah dijilid tersebut dalam proses temu balik. Jika dokumen yang diperlukan tidak ada, maka karyawan akan mencari ke rak yang berisi dokumen yang belum dijilid atau bisa dibilang dokumen baru.
P : itu sangat membuang waktu pasti ya pak. Jadi pencarian dokumen biasanya berdasarkan apa pak?
I1 : ya dek. Semua dokumen kan ada nomor serinya dek, jadi kita memang melakukan pencarian berdasarkan nomor. Apapun dokumennya dek, namun cara tersebut tidak sepenuhnya membantu karyawan dalam pencarian dokumen.
P : oh begitu ya pak. Mungkin selain pencariannya manual bisa juga karena dokumen terlalu menumpuk pak makanya susah melakukan pencarian. Apa tidak ada pemusnahan pak di kantor ini?
I1 :Kita tidak bisa melakukan pemusnahan dokumen begitu saja, karena pemusnahan dilakukan di kantor pusat di Jakarta. Biasanya kantor pusat melakukan pemusnahan setiap 5 tahun sekali. Tidak semua dokumen di dalam gudang tidak digunakan lagi dek.
P : Waduh keburu numpuk ya pak dokumennya. Apa tidak ada saran ke pusat untuk melakukan pemusnahan disini saja pak?
I1: Sebenarnya kami sudah menyarankan kepada atasan tentang pemusnahan dokumen di kantor cabang. Karena jika pemusnahan bisa dilakukan di kantor cabang maka tidak akan ada penumpukan dokumen di gudang. Tetapi belum ada persetujuan dari atasan untuk melakukan hal tersebut.
P : oh iya kalau seperti itupasti pekerjaan karyawan tidak tertunda-tunda ya pak dan proses temu balik pun bisa lebih baik, ya sudah pak saya rasa sampai sini saja dulu. Maaf ya pak kalau saya mengganggu waktu bapak. Misalnya nanti ada kekurangan data, saya boleh tanya lagikan pak?
I1 : ya boleh dek, kalau saya masih bisa bantu pasti akan saya bantu
P : Iya pak, terima kasih banyak ya pak atas bantuannya. Saya permisi dulu ya pak, siang pak
2. Hasil Transkip Wawancara Informan II
Wawancara dilakukan pada tanggal 2 juni 2015 pada pukul 10.200 WIB. Bertempaat di lokasi Kantor Asuransi Bumiputera Cabang Tanjung Balai yang
beralamat di Jalan S.Parman No.23, Tanjung Balai dengan Bapak M Kurnia
Damanik. Berikut hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan informan disimbolkan dengan I2.
P : Selamat pagi pak, saya Tri Suci Wulandari pak mahasiswi USU. Saya semalam sudah observasi disini sama pak tondang dan saya di suruh jumpain bapak mau nanya soal penyimpanan arsip disini pak.
I2: oh iya dek, semalam juga pak tondang sudah bilang sama saya. Silahkan duduk sini dek. Apa itu yang bisa saya bantu?
P : iya makasih pak, semalam saya sudah tanya sama pak tondang soal penyimpanan arsipnya pak. Dimana ya pak arsip-arsip itu disimpan?
I2: Ini gudang penyimpanan arsip-arsip yang telah dijilid dek. Arsip yang sudah jarang digunakan kita simpan didalam kotak. Sedangkan arsip yang masih aktif dan masih sering digunakan kita simpan di rak rak ini.
P : oh jadi semua ada disini ya pak? Banyak sekali ya pak dokumen arsipnya.
I2: iya dek, makanya terkadang kami susah kalau ada dokumen yang baru yang mau disimpan. Apalagi kalau dokumen sudah dijilid
P : iya ya pak, jadi itu gimana menyimpannya pak? Sesuai dokumen yang ada atau dokumen yang dijilid perbulannya pak?
I2: ini dia dek rak penyimpanannya, kita urutkan susunannya dari mulai bukti setoran, pinjaman, polis, voucher. Nah beda dek, kalau yang didalam gudang itu semua arsip yang sudah dijilid. Jadi karyawan biasanya mencari dokumen di rak-rak ini bukan dokumen yang ada didalam gudang. Sesekali saja karyawan mencari dokumen di gudang jika ada masalah dengan data-data nasabah ataupun yang lainnya.
P : Pasti banyak kesulitan ya pak kalau karyawan memerlukan salah satu dokumen? Karena disini saya lihat tempat penyimpanannya sangat padat
I2: Benar dek, karyawan kami sering kali kesusahan mencari dokumen yang dibutuhkan. Mungkin faktor pencarian yang masih manual, terkadang mereka malas untuk mencari dokumen ke rak dan itu membuat mereka menunda perkerjaannya. Karena pencarian dokumen di rak sangat membuang waktu, apalagi jika dokumen tersebut dibutuhkan pada hari itu juga.”
P : Kalau seperti itu berarti bayak yang mengeluh ya pak saat mencari dokumen?
I2 : ya dek, benar. Sering kali mereka mengeluh jika ingin melakukan pencarian dokumen. Belum ada kelihatan karyawan mencari atau meletakkan dokumen ke rak. Padahal mereka pasti membutuhkan data setiap harinya.
P : Mungkin karyawan disini belum sadar akan pentingnya arsip pak dan susahnya pengelolaan arsip. Terus pak, dokumen yang akan dimusnahkan disortir disini gitu pak?
I2:Iya dek, di gudang ini kita melakukan pensortiran dokumen dek. Dalam jangka waktu 5 tahun kita mensortir dokumen-dokumen yang masih digunakan dan yang akan dimusnahkan lalu mengirimnya ke pusat.
P : oh begitu ya pak. Ya sudah sampai sini dulu ya pak tanya-tanyanya. Makasih banyak ya pak atas waktunya, nanti kalau ada yang belum jelas bisa saya tanyakanlagi kan pak?
I2: oh bisa sekali dek, saya siap membantu kok dek. Hehe
P : iya pak, makasih banyak ya pak.siang pak
LAMPIRAN III
