KAJIAN TEORI
E.4. PROGRAM KERJA
6. Penyusunan Ketentuan Pengendalian Rencana
Ketentuan Pengendalian Rencana bertujuan untuk mengendalikan berbagai rencana kerja, program kerja maupun kelembagaan kerja pada masa
pemberlakuan aturan dalam RTBL dan pelaksanaan penataan suatu kawasan, dan mengatur pertanggungjawaban semua pihak yang terlibat dalam mewujudkan RTBL pada tahap pelaksanaan penataan bangunan
dan lingkungan. Ketentuan pengendalian rencana disusun sebagai bagian proses penyusunan RTBL yang melibatkan masyarakat, baik secara langsung (individu) maupun secara tidak langsung melalui pihak yang dianggap dapat mewakili (misalnya Dewan Kelurahan, Badan Keswadayaan Masyarakat/BKM dan Forum Rembug Desa). Ketentuan Pengendalian Rencana menjadi alat mobilisasi peran masing-masing pemangku kepentingan pada masa pelaksanaan atau masa pemberlakuan RTBL sesuai dengan kapasitasnya dalam suatu sistem yang disepakati bersama, dan berlaku sebagai rujukan bagi para pemangku kepentingan untuk mengukur tingkat keberhasilan kesinambungan pentahapan pelaksanaan pembangunan.
Program kerja diatas dapat dirinci ke dalam tahap-tahap pekerjaan sebagai berikut : 1. Tahap Penyusunan
a. Tahap Persiapan
Dalam tahap persiapan ini hal-hal yang akan dilakukan oleh konsultan mencakup :
(1) Persiapan Administrasi
Persiapan administrasi untuk memulai pekerjaan ini adalah mempersiapkan semua surat-menyurat yang meliputi :
Surat pengantar dari pihak proyek kepada masing-masing instansi untuk pengumpulan data.
Surat tugas untuk personil sebagai pegangan untuk personil. (2) Mobilisasi Personil dan Peralatan
Mobilisasi personil dan peralatan dilakukan setelah kegiatan penyusunan jadwal pelaksanaan, jadwal penugasan personil selesai sehingga diketahui kapan tenaga ahli dan peralatan perlu mobilisasi.
(3) Penyusunan Metodologi dan Kerangka Kerja
Persiapan teknis yang perlu dilakukan adalah penjelasan oleh Ketua Tim mengenai penyamaan persepsi dan standar yang dipakai antara Ketua Tim dan anggota tim, sehingga tidak akan
terjadi kesalahanpahaman dalam pelaksanaan nantinya. Persiapan lainnya yaitu penyusunan metodologi, kerangka kerja, teknik analisa dan penyiapan rencana survey sebagai dasar untuk penetapan metode dan tahapan-tahapan dari pelaksanaan pekerjaan nantinya.
Penyusunan metodologi dan kerangka kerja ini juga meliputi penyusunan :
Bagan alir pekerjaan
Jadwal pelaksanaan pekerjaan
Bagan organisasi pelaksanaan pekerjaan Jadwal penugasan personil
Jadwal penggunaan alat
b. Rapat Koordinasi Awal (Kick off Meeting) Kegiatan Penyusunan RTBL di Provinsi
Segera setelah proses kontrak antara Pejabat Pembuat Komitmen dengan pihak penyedia jasa konsultan RTBL selesai, akan diadakan rapat awal untuk koordinasi sebelum memulai pekerjaan penyusunan RTBL di Provinsi. Rapat akan diselenggarakan oleh PPK Pembinaan Penataan Bangunan dan Lingkungan Provinsi NTB.
Pada rapat tersebut akan disampaikan hal-hal sebagai berikut : (1) Penjelasan lingkup tugas konsultan penyusunan RTBL; (2) Penjelasan tahapan kegiatan yang harus dilaksanakan; (3) Penjelasan deliniasi kawasan studi;
(4) Jadwal penyampaian dan pembahasan laporan; (5) Perkenalan tenaga ahli Tim Penyedia Jasa; dan
(6) Penjelasan sistem koordinasi antara penyedia jasa dengan tim teknis yang terdiri dari unsur Pemerintah Pusat, Satker PBL Provinsi dan Pemerintah Daerah Kab/Kota.
c. Penyusunan Laporan Pendahuluan
Segera setelah rapat koordinasi awal, tim tenaga ahli konsultan RTBL segera menyusun Laporan Pendahuluan serta bahan tayangan yang akan disampaikan pada Rapat Laporan Pendahuluan di tingkat Kabupaten/Kota
pada lokasi kawasan studi RTBL dengan mengundang tim teknis Provinsi dan Pusat, Narasumber Provinsi (berasal dari SKPD Terkait dan/atau Perguruan Tinggi Lokal/Praktisi terkait bidangnya), serta unsur Pemerintah Daerah termasuk diantaranya Bappeda, Dinas Pekerjaan Umum dan Dinas terkait lainnya di Kabupaten/Kota.
Pada Pembahasan Laporan Pendahuluan harus disusun Berita Acara Pembahasan Laporan Pendahuluan yang berisi kesepakatan terhadap substansi Laporan Pendahuluan sebagaimana tertera yang setidaknya memuat substansi sesuai dengan ketentuan mengenai isi materi laporan yang tertera dan khususnya pada bagian Rencana Survey dan Rencana Pelaksanaan Focus Group Discussion (FGD) pada Bagian IX tentang Indikator Keluaran dan Keluaran.
d. Pelaksanaan Survey oleh Tim Konsultan (Penyusunan Peta Deliniasi, peta 1 : 1.000 dengan status 6 bulan terakhir)
Sesuai dengan jadwal dan agenda yang telah disepakati, tim tenaga ahli konsultan RTBL segera melaksanakan survey lokasi sesuai dengan rencana survey yang telah ditetapkan pada pembahasan Laporan Pendahuluan. Dalam pelaksanaan survey tim konsultan diharapkan dapat mengidentifikasi deliniasi kawasan studi dengan potensi-potensi yang ada dan rencana umum blok pengembangan dan panduan rancang bangun di dalam lokasi kawasan RTBL.
e. Pelaksanaan Focus Group Discussion Pertama (FGD - I)
Sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan yaitu setelah dilaksanakan Survey, tim tenaga ahli konsultan RTBL segera mengagendakan dan menyelenggarakan Focus Group Discussion Pertama (FGD - I) di tingkat Kabupaten/Kota pada lokasi kawasan studi RTBL dengan mengundang tim teknis Provinsi, Narasumber Provinsi (berasal dari SKPD Terkait dan/atau Perguruan Tinggi Lokal/Praktisi terkait bidangnya serta unsur Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota termasuk diantaranya Bappeda, Dinas Pekerjaan Umum dan Dinas terkait lainnya unsur kecamatan dan kelurahan, unsur masyarakat umum serta komunitas masyarakat yang terkait dengan studi RTBL di tingkat lokal. Dalam Focus Group
menyampaikan hasil survey awal lokasi untuk dapat dikonfirmasi oleh pihak terkait serta mengidentifikasi sebanyak-banyaknya aspirasi daerah terkait keterpaduan pembangunan di lokasi studi dari masing-masing pihak pemangku kepentingan di daerah yang akan diselaraskan menggunakan perangkat berupa Dokumen RTBL.
Di akhir pelaksanaan Focus Group Discussion Pertama (FGD-I) wajib disusun Berita Acara FGD - I yang ditandatangani bersama oleh peserta yang memuat kesepakatan bersama sebagai berikut :
1) Pengesahan deliniasi kawasan studi oleh pihak berwenang Pemerintah Kabupaten/Kota;
2) Identifikasi potensi dan permasalahan lokal kawasan serta penetapan visi dan misi pada kawasan RTBL;
3) Draft Sistematika Peraturan Bupati/Walikota tentang Penetapan RTBL pada Kawasan Studi;
4) Draft Sistematika Dokumen Rencana Tata Bangunan dan Lingkungan (RTBL);
5) Draft materi RTBL pada bab ‘Program Bangunan dan Lingkungan’ dan bab ‘Rencana Umum dan Panduan Rancangan;
Berita Acara FGD - I harus diberikan kepada Tim Teknis Pusat dan Provinsi.
f. Penyusunan Laporan Antara
Segera setelah dilaksanakannya survey lokasi dan Focus Group Discussion Pertama (FGD-I), tim tenaga ahli konsultan RTBL segera menyusun Laporan Antara serta bahan tayangan yang akan disampaikan pada Rapat Pembahasan Laporan Antara yang setidaknya memuat materi hasil pelaksanaan survey dan hasil pembahasan serta kesepakatan Focus Group
Discussion Pertama (FGD - I).
g. Rapat Pembahasan Laporan Antara
Sesuai dengan jadwal dan agenda yang telah disepakati, tim tenaga ahli konsultan RTBL segera mengagendakan dan menyelenggarakan Rapat Laporan Antara dengan mengundang tim teknis Provinsi dan Pusat, Narasumber Provinsi (berasal dari SKPD Terkait dan/atau Perguruan
Tinggi Lokal/Praktisi terkait bidangnya), serta unsur Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota termasuk diantaranya Bappeda, Dinas Pekerjaan Umum dan Dinas terkait lainnya, unsur kecamatan dan kelurahan, unsur masyarakat umum serta unsur asosiasi/komunitas masyarakat yang terkait dengan studi RTBL di tingkat lokal.
Pembahasan Laporan Antara diselenggarakan di tingkat Kabupaten/Kota pada lokasi kawasan studi RTBL dengan pengundang Rapat Pembahasan Laporan dari Pemerintah Kabupaten/Kota (Walikota/Bupati/Sekda Kabupaten/Kota). Dalam rapat pembahasan Laporan Antara tersebut tim tenaga ahli konsultan RTBL menyampaikan hasil pelaksanaan survey dan hasil pembahasan serta kesepakatan Focus Group Discussion Pertama (FGD-I) dalam bentuk Laporan Antara.
Di akhir pelaksanaan Pembahasan Laporan Antara wajib disusun Berita Acara Pembahasan Laporan Antara dan Notulensinya yang pada intinya merupakan catatan, usulan, masukan dan kesepakatan bersama hasil pemaparan Laporan Antara yang perlu ditindaklanjuti oleh konsultan dalam rangka penyempurnaan Laporan Antara dan ditandatangani bersama oleh peserta yang hadir, sebagaimana tertera yang setidaknya memuat substansi sesuai dengan ketentuan mengenai isi materi laporan yang tertera pada Bagian IX tentang Indikator Keluaran dan Keluaran.
Segera setelah dilaksanakannya pembahasan Laporan Antara di daerah, tim tenaga ahli konsultan segera memperbaiki substansi materi sesuai dengan catatan, usulan, masukan dan kesepakatan bersama yang terjadi pada tahap pembahasan Laporan Antara di daerah.
Setelah seluruh perbaikan selesai dilakukan, tim tenaga ahli konsultan segera menyampaikan produk Laporan Antara yang telah diperbaiki tersebut disertai dengan Berita Acara FGD-I dan Berita Acara Pembahasan Laporan Antara kepada tim teknis Pusat dan Provinsi bersama dengan PPK kegiatan terkait di Satker PBL Provinsi untuk mendapat persetujuan.
h. Pelaksanaan Focus Group Discussion Kedua (FGD - II)
Sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, tim tenaga ahli konsultan RTBL segera mengagendakan dan menyelenggarakan Focus Group
Discussion Kedua (FGD-II) di tingkat Kabupaten/Kota pada lokasi kawasan studi RTBL dengan mengundang tim teknis Provinsi, Narasumber Provinsi (berasal dari SKPD Terkait dan/atau Perguruan Tinggi Lokal/Praktisi terkait bidangnya serta unsur Pemerintah Daerah termasuk diantaranya Bappeda, Dinas Pekerjaan Umum dan Dinas terkait lainnya unsur kecamatan dan kelurahan, unsur masyarakat umum serta komunitas masyarakat yang terkait dengan studi RTBL di tingkat lokal.
Dalam Focus Group Discussion Kedua (FGD-II) tersebut tim konsultan menyampaikan hasil pekerjaan sementara sebagai berikut :
1) Rancangan Laporan Draft Akhir mencakup materi dokumen RTBL sesuai dengan ketentuan pada Peraturan Menteri No. 6 Tahun 2007 tentang Pedoman Rencana Tata Bangunan dan Lingkungan (RTBL), yaitu :
Program Bangunan dan Lingkungan; Rencana Umum dan Panduan Rancangan; Rencana Investasi;
Ketentuan Pengendalian Rencana; dan Pedoman Pengendalian Pelaksanaan.
2) Draft Peraturan Bupati/Walikota tentang Penetapan RTBL pada Kawasan Studi dan Lembar Asistensi Draft Peraturan tersebut dengan SKPD terkait (meliputi tanggal, hal-hal yang memerlukan perbaikan, ttd yang memberikan asistensi).
Di akhir pelaksanaan Focus Group Discussion Kedua (FGD-II) tim tenaga ahli konsultan RTBL wajib menyusun Berita Acara FGD-II dan Notulennya yang ditandatangani bersama oleh peserta FGD-II yang memuat catatan dan masukan serta kesepakatan bersama terhadap dokumen-dokumen tersebut diatas. Berita Acara FGD-II harus diberikan kepada Tim Teknis Pusat dan Provinsi.
i. Penyusunan Laporan Draft Akhir
Setelah pelaksanaan Focus Group Discussion Kedua (FGD-II), tim tenaga ahli konsultan segera menyusun dan melakukan perbaikan masukan-masukan yang disebutkan di dalam Berita Acara FGD-II dan segera
menyusun Laporan Draft Akhir serta bahan tayangan yang akan disampaikan pada Rapat Pembahasan Laporan Draft Akhir yang memuat materi sebagaimana tertera yang setidaknya memuat substansi sesuai dengan ketentuan mengenai isi materi laporan yang tertera pada Bagian IX tentang Indikator Keluaran dan Keluaran, sebagai berikut :
Laporan Draft Akhir mencakup materi dokumen RTBL sesuai dengan ketentuan pada Peraturan Menteri No. 6 tahun 2007 tentang Pedoman Rencana Tata Bangunan dan Lingkungan (RTBL), yaitu :
1) Program Bangunan dan Lingkungan; 2) Rencana Umum dan Panduan Rancangan; 3) Rencana Investasi;
4) Ketentuan Pengendalian Rencana; dan 5) Pedoman Pengendalian Pelaksanaan.
Rancangan Peraturan Bupati/Walikota tentang Penetapan RTBL pada Kawasan Studi yang telah diperbaiki sesuai dengan Hasil FGD-II dengan melampirkan Lembar Asistensi Draft Peraturan tersebut dengan SKPD (Bagian Hukum dan Dinas terkait), meliputi tanggal, hal-hal yang memerlukan perbaikan, tindak lanjut perbaikan dan ttd yang memberi persetujuan perbaikan telah diterima).
j. Pelaksanaan Rapat Pembahasan Laporan Draft Akhir
Pembahasan Laporan Draft Akhir diselenggarakan di tingkat Kabupaten/Kota pada lokasi kawasan studi RTBL dengan pengundang Rapat Pembahasan Laporan dari Pemerintah Kabupaten/Kota (Walikota/Bupati/Sekda Kabupaten/Kota). Adapun yang diundang adalah tim teknis Provinsi dan Pusat , Narasumber Provinsi (berasal dari SKPD Terkait dan/atau Perguruan Tinggi Lokal/Praktisi terkait bidangnya), serta unsur Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota termasuk diantaranya Bappeda, Dinas Pekerjaan Umum dan Dinas terkait lainnya, unsur kecamatan dan kelurahan, unsur masyarakat umum serta unsur asosiasi/komunitas masyarakat yang terkait dengan studi RTBL di tingkat lokal.
Pada tahap ini tim tenaga ahli konsultan didampingi dengan tim teknis Provinsi dan Pusat menyampaikan paparan yang lengkap dan utuh mencakup keseluruhan materi Dokumen RTBL, dan Rancangan Peraturan
Bupati/Walikota tentang Penetapan RTBL pada Kawasan Studi di hadapan kepala daerah (Bupati/Walikota) beserta jajarannya.
Adapun hasil dari paparan ini ialah pernyataan tertulis “disetujui” atau “disetujui dengan catatan” keseluruhan dokumen tersebut oleh kepala daerah (Bupati/Walikota) yang dituangkan dalam Berita Acara Pembahasan Laporan Draft Akhir dan ditandatangani bersama oleh kepala daerah (Bupati/Walikota), Tim Teknis Pusat dan Provinsi serta Tim Tenaga Ahli Konsultan RTBL dan diserahkan ke Tim Teknis Pusat dan Provinsi. Serta perlu diterbitkan surat pernyataan segera akan disahkan menjadi Peraturan Bupati/Walikota dalam Tahun 2014.
k. Penyempurnaan Laporan Draft Akhir
Segera setelah pelaksanaan Rapat Pembahasan Laporan Draft Akhir, tim tenaga ahli konsultan segera bekerja menyempurnakan seluruh dokumen penyusunan RTBL berdasarkan catatan, usulan, masukan dan kesepakatan bersama pada saat dilaksanakannya rapat pembahasan Laporan Draft Akhir.
l. Pelaksanaan Rapat Pembahasan Laporan Akhir
Sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, tim Penyedia Jasa segera mengagendakan dan menyelenggarakan Rapat Pembahasan Laporan Akhir di Pusat dengan mengundang seluruh tim teknis Provinsi dan Pusat dan Narasumber Provinsi (berasal dari SKPD Terkait). Rapat Pembahasan Laporan Akhir diadakan di tingkat pusat dengan agenda finalisasi keseluruhan dokumen produk penyusunan RTBL, sebagaimana tertera yang setidaknya memuat substansi sesuai dengan ketentuan mengenai isi materi laporan yang tertera pada Bagian IX tentang Indikator Keluaran dan Keluaran sebagai berikut :
Laporan Akhir mencakup materi dokumen RTBL sesuai dengan ketentuan pada Peraturan Menteri No. 6 tahun 2007 tentang Pedoman Rencana Tata Bangunan dan Lingkungan (RTBL), yaitu:
1) Program Bangunan dan Lingkungan; 2) Rencana Umum dan Panduan Rancangan; 3) Rencana Investasi;
4) Ketentuan Pengendalian Rencana; dan 5) Pedoman Pengendalian Pelaksanaan.
Final Dokumen Peraturan Bupati/Walikota tentang Penetapan RTBL pada Kawasan Studi (dan melampirkan persetujuan dari Pemerintah Daerah).
Di akhir rapat pembahasan laporan akhir disusun Berita Acara Pembahasan Laporan Akhir yang memuat catatan, usulan, masukan dan kesepakatan bersama dengan tim teknis terkait penyempurnaan keseluruhan dokumen tersebut diatas dan diserahkan ke Tim Teknis Provinsi dan Pusat.
m. Proses Legalisasi/Penandatanganan Produk Dokumen RTBL
Setelah seluruh catatan, usulan, masukan dan kesepakatan bersama yang dituangkan dalam Berita Acara Pembahasan Laporan Akhir ditindaklanjuti oleh tim tenaga ahli konsultan, seluruh dokumen produk penyusunan RTBL tersebut diatas segera disampaikan ke Pemerintah Daerah untuk mendapat legalisasi dalam bentuk penandatanganan oleh pihak-pihak terkait sesuai dengan tugas dan kewenangannya. Apabila proses penandatanganan membutuhkan waktu lebih dan diperkirakan akan selesai melebihi Tahun Anggaran 2014, maka tim tenaga ahli konsultan RTBL diminta untuk membuat Berita Acara Serah Terima Dokumen RTBL yang ditandatangani oleh unsur pihak Pemerintah Daerah yang berwenang. Berita Acara Serah Terima Dokumen ini digunakan sebagai bukti telah selesainya serangkaian proses penyusunan RTBL yang telah menghasilkan keseluruhan produk RTBL yang telah diterima oleh pihak Pemerintah Daerah.
2. Indikator Keluaran dan Keluaran